b. Godkende dagsorden, tidsrammer og forretningsorden for rådsmødet, valg af stemmetællere og redaktionsudvalg

Transkript

1 Mellemfolkeligt Samvirke Rådsmøde 2018 den 9. og 10. juni 2018 Bilag 01.b Dagsorden for det ordinære rådsmøde i Mellemfolkeligt Samvirke Velkomst og åbning af Rådsmødet a. Valg af dirigenter b. Godkende dagsorden, tidsrammer og forretningsorden for rådsmødet, valg af stemmetællere og redaktionsudvalg 2. Året der er gået: a. Forkvindens mundtlige beretning b. Årsregnskab c. Rapport fra Parlamentarisk Revision d. Bestyrelsens beretning om den rullende politiske plan e. MS Årsrapport f. rapport fra Kontaktgruppen 3. Det kommende år: a. Budget b. Den rullende politiske plan Indkomne forslag 5. Valg til bestyrelse og parlamentarisk revision 6. Valg af statsautoriseret revisor 7. Præsentation af: a. Bestyrelse b. Parlamentarisk revision c. Kontaktgruppens medlemmer 8. Eventuelt 9. Afslutning Page 1 of 5

2 Dagsordens punkt Bilag 1. ÅBNING AF RÅDSMØDET a) Valg af dirigenter b) Godkendelse af: Dagsorden og tidsrammer Forretningsorden for Rådsmødet c) Valg af stemmetællere redaktionsudvalg Bilag 01.b.01 Rådsmøde maj 2018 program og tidsramme Bilag 01.b Dagsorden og oversigt over bilag Bilag 01.b.02 Rådets forretningsorden Dette dokument præsenterer programmet og tidsrammerne for rådsmødet. Dokumentet er fremsendt den 9. maj 2018 Det er dette dokument, som du læser nu og som giver dig en kort præsentation af alle bilagene til rådsmødets enkelte dagsordenspunkter med fokus på: - Dokumentets indhold. - Hvornår det er udsendt. - Hvordan Rådet skal behandle det. Dokumentet blev fremsendt den 16. maj 2018 Dette dokument beskriver, hvilke regler der gælder for Rådets arbejde. Dokumentet er fremsendt med mail den 9. maj Rådsmødet skal ved mødets start godkende forretningsorden, hvorefter det er dirigenternes opgave at sikre, at forretningsordenen bliver fulgt. 2. ÅRET DER ER GÅET a) Forkvindens Introduktion mundtlige Denne beretning er forkvindens mundtlige tale til Rådet og sætter særligt beretning fokus på politiske udfordringer nationalt og internationalt samt andre områder, der har haft særlig prioritet eller budt på særlige udfordringer for Mellemfolkeligt Samvirke i det forgangne år. b) Årsregnskab Bilag 02.b.01 Præsentation Årsrapport Bilag 02.b.02 Årsrapport Bilag 02.b.03 Oversigt over mål og modaliteter Bilag 02.b.04 Planet and People Bilag 02.b.05 Revisions-protokollat Hvordan skal Rådsmødet behandle beretningen: Hvis du syntes, at der er indhold i den mundtlige beretning, som du gerne vil diskutere mere, så skal du bringe dem op i de indledende bordgruppediskussioner, når der er fokus på Året, der er gået. rullende politiske plan Introduktion til dokumenterne Præsentation af årsregnskabet giver et overblik over med ekstra detaljer omkring de enkelte indtægtsområder (på engelsk). Bør læses først Årsrapport er det reviderede regnskab. Bør læses Oversigt over mål og modaliteter. Kan skimmes Planet and People er et første forsøg på at afrapportere mere konsistent på miljøpåvirkning og social impact. Kan skimmes Revisionsprotokollatet er den eksterne revisions kommentarer til årsregnskabet. Bør læses Dokumenterne bliver fremsendt inden den 28. maj 2018 Rådets opgave er at godkende eller afvise årsregnskabet Hvis du har konkrete spørgsmål til dokumenterne er du velkommen til Anders Hamming (formand for FAC) anha@ucsyd.dk Annette Them Serup ase@ms.dk eller Kirsten Devantier kid@ms.dk Bilag 02.c Parlamentarisk revisions rolle er ifølge vedtægterne: Page 2 of 5

3 c) Beretning fra Parlamentarisk Revision Rapport fra Parlamentarisk Revision Det er den parlamentariske revisions opgave at styrke Rådets mulighed for at træffe kvalificerede beslutninger ved at give Rådet indblik i områder, som den parlamentariske revision finder vigtige. Den parlamentariske revision skal blandt andet: - Drøfte og tilse, at de målsætninger og handlepunkter, som er vedtaget politisk, er blevet udmøntet i den givne periode; - Belyse hvorvidt der er transparens i foreningens forvaltning, herunder at følge og revidere om økonomistyring og regnskaber efterlever de politiske målsætninger; - Vurdere om Rådets muligheder for at følge foreningens virke er tilstrækkelige til at Rådet kan udøve dets funktion. Rapporten uddyber indledningsvis parlamentarisk revisions rolle og beskriver derefter, hvilke områder der har været fokus på i d) Bestyrelsens rapport om den rullende politiske plan 2018 Bilag 02.d.01 Bestyrelsens beretning om den rullende politiske plan 2018 MEDLEM AF PARLAMENTARISK REVISION Der skal på Rådsmødet i år vælges et medlem til Parlamentarisk Revision. Har du lyst til at blive medlem af parlamentarisk revision, kan du stille op ved at udfylde opstillingsgrundlag til parlamentarisk revision, som du modtog sammen med indkaldelsen til Rådsmøde Dokumentet blev sendt inden den 16. maj 2018 Rapporten er et baggrundspapir til Rådets drøftelse af Året, der er gået. Der bliver en kort mundtlig præsentation på Rådsmødet. Hvis du syntes, at der er emner, du gerne vil diskutere mere, så skal du bringe dem op i de indledende bordgruppediskussioner, når der er fokus på Året, der er gået. Henrik Hagemann henrik@hagemann.dk eller John Hansen hansenjohn49@gmail.com Denne beretning beskriver, hvordan Bestyrelsen i samspil med Sekretariatet siden rådsmødet i maj og frem til rådsmødet i 2018 har arbejdet med de opgaver, som Rådet fastlagde i den rullende politiske plan for Rapporten er et baggrundspapir til Rådets drøftelse af Året, der er gået. Hvis du syntes, at der er emner, du gerne vil diskutere mere, så skal du bringe dem op i de indledende bordgruppediskussioner, når der er fokus på Året, der er gået. MEDLEM AF BESTYRELSEN Der skal på Rådsmødet i år vælges fem individuelle medlemmer til bestyrelsen og to suppleanter. Derudover skal der vælges to kollektive medlemmer til bestyrelsen, et for 1 år og et for 2 år. Har du lyst til at blive medlem af bestyrelsen, kan du stille op ved at udfylde opstillingsgrundlaget til bestyrelsen, som du modtog sammen med indkaldelsen til Rådsmøde Dokumentet blev fremsendt den 16. maj 2018 Rådet skal efter drøftelserne om Året der er gået enten godkende eller afvise bestyrelsens beretning om den rullende politiske plan Page 3 of 5

4 e) MS Årsberetning Bilag 02.e.01 Kort introduktion til Mellemfolkeligt Samvirkes Årsberetning Helle Munk Ravnborg (forkvinde i MS) på: hmra@ms.dk Andreas Dybkjær-Andersson (næstformand i MS) på: adan@ms.dk Tim Whyte på: trw@ms.dk Årsberetningen er bestyrelsens skriftlige redegørelse for, hvordan Mellemfolkeligt Samvirke har arbejdet med implementering af strategien Fællesskaber for en bæredygtig og retfærdig verden i kalenderåret. Ligesom sidste år er Mellemfolkeligt Samvirkes Årsberetning elektronisk, hvilket giver mulighed for også at vise i film og billeder. Årsberetningen vil give dig et overblik over nogle af de vigtigste resultater samt eksempler og cases, der illustrerer nogle af de forandringer, som vi har været med til at skabe i. Du finder Årsberetningen på hjemmesiden. MS årsberetning er et baggrundspapir til Rådets drøftelse af Året, der er gået. Der bliver ikke nogen mundtlig præsentation på Rådsmødet, men hvis du synes, at der er emner, du gerne vil diskutere mere, så skal du bringe dem op i de indledende bordgruppediskussioner, når der er fokus på Året, der er gået. Helene Bach hba@ms.dk f) Rapport fra Kontakt Gruppen Bilag 02.f.01 3 DET KOMMENDE ÅR a) Budgetoverslag Bilag 03.a Budgetoverslag Rapporten er et baggrundspapir til Rådets drøftelse af Året, der er gået. Dokumentet er en præsentation af 3 års budget som dækker perioden Præsentationen af budgettet er til orientering for rådet. Anders Hamming (formand for FAC) anha@ucsyd.dk Annette Them Serup ase@ms.dk eller Kirsten Devantier kid@ms.dk b) Den rullende politiske plan Bilag 03. b Udkast til den rullende politiske plan Introduktion til dokumentet Dette dokument er bestyrelsens bud på de områder den kommende bestyrelse bør have fokus på i bestyrelsesåret Dokumentet er fremsendt den 16. maj 2018 Rådet vil behandle dette emne i to omgange: 1. Lørdag eftermiddag Her vil Helle Munk Ravnborg give en kort introduktion til bestyrelsens forslag til den rullende politiske plan (handlingsplan for bestyrelsens arbejde). Der vil kort blive mulighed for at stille afklarende spørgsmål. Hvis du syntes, at der er områder, der skal ændres i eller tilføjes til denne plan for bestyrelsens arbejde i det kommende år, kan du evt. i samspil med andre rådsmedlemmer stille forslag om ændringer til den rullende politiske plan. Page 4 of 5

5 4. INDKOMNE FORSLAG Bilag Indkomne forslag 2. Søndag formiddag Den egentlige behandling af den rullende politiske plan finder sted søndag formiddag. Rådsmødet nedsætter ved mødets begyndelse et redaktionsudvalg, som får til opgave at planlægge Rådets behandling af den rullende politiske plan , således at Rådet kan tage stilling til ændringsforslagene, inden planen sættes til endelig afstemning på rådsmødet. Helle Munk Ravnborg (forkvinde i MS) på: hmra@ms.dk Andreas Dybkjær-Andersson (næstformand i MS) på:adan@ms.dk Tim Whyte på: trw@ms.dk Indtil 26. maj har Rådsmedlemmerne mulighed for at indsende forslag som de ønsker at få behandlet på Rådsmødet til maw@ms.dk. Det er ikke sikkert at der vil være nogle forslag. 5. VALG TIL BESTYRELSE OG PARLAMENTARISK REVISION VALG TIL BESTYRELSE OG PARLAMENTARISK REVISION (PR) Bilag Opstillede kandidater til bestyrelsen 6. VALG AF STATSAUTORISERET REVISOR VALG AF STATSAUTORISER ET REVISOR 7. PRÆSENTATION AF: Bilag Indstilling vedrørende valg af Statsautoriseret Revisor Dette er en oversigt over de rådsmedlemmer, der har valgt at stille op til bestyrelsen i , som har sendt deres opstilling til maw@ms.dk inden den 25. maj. Det er muligt at stille op til bestyrelsen frem til søndag formiddag kl Dette er en oversigt over de rådsmedlemmer, der har valgt at stille op til Parlamentarisk Revision i , som har sendt deres opstilling til maw@ms.dk inden den 25. maj. Det er muligt at stille op til P R frem til søndag formiddag kl Dokumentet er indstilling vedr. Valg af ekstern revision Rådet skal godkende valg af ekstern revision BESTYRELSE, PARLAMENTARISK REVISION OG KONTAKTGRUPPENS MEDLEMMER 8. EVENTUELT 9. AFSLUTNING Page 5 of 5