Referat. 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt uden bemærkninger.

Transkript

1 Møde den: 29. oktober 2018, kl Mødelokale: bygning 1611, lokale 121B Institut for Odontologi og Oral Sundhed LSU (lokalt samarbejdsudvalg) møde Referat Deltagere fra LSU: Siri Beier Jensen (formand), Linda Fischer (næstformand), Dirk Leonhardt (cheftekniker, Centrallaboratoriet), Eva Karring (studieleder, tandlægeuddannelsen), Ulla Bæk Lindtoft (uddannelsesleder, tandplejer- og klinisk tandteknikeruddannelser), Lise Hove (AC-underviser, tandplejeruddannelsen), Sussi Madsen (bioanalytiker), Jeanette Lyk, (undervisningsassistent), Steffen Junker (lektor), Annette Smed Svanholm (suppleant for Susan Burlund), Lone Nyhuus (suppleant for Jørn Lund Jepsen). Afbud fra: Susan Burlund (faglærer), Gitte Bak Ditlefsen (sekretær), Jørn Lund Jepsen (afdelingstandlæge), Flemming Isidor (professor i Protetik, sektionsleder) Referent: Anne Brønden Gandrup (HE HR) 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt uden bemærkninger. 2. APV Følgegruppen Orientering v/siri Følgegruppen til den kommende Arbejdspladsvurdering (APV) 2019 er nu på plads og består af Siri Beier Jensen, David Kraft (daglig arbejdsmiljøleder), Ulla Bæk Lindtoft (ledelsesrepræsentant fra LSU), Dirk Leonhardt (ledelsesrepræsentant fra LSU og LAMU), Linda Fischer (næstformand i LSU), Tina Kærgaard Nielsen (næstformand i LAMU) og Bente Maibøl Jensen (medarbejderrepræsentant fra LAMU). Lise Hove ønskede at udtræde af følgegruppen, og LSU meddelte, at der ikke umiddelbart indgår en ny medarbejderrepræsentant som erstatning for Lise. APV-undersøgelsen gennemføres 25. februar 13. marts Resultaterne offentliggøres på hjemmesiden primo april 2019, og den lokale opfølgning og dialogmøder går herefter i gang. David indkalder følgegruppen til et planlægningsmøde, inden resultaterne af APV-undersøgelsen foreligger, og kommer med udkast til en plan for arbejdet. Der blev spurgt til eventuelt sammenfald med studiemiljøundersøgelsen, hvilket ikke er tilfældet, da studiemiljøundersøgelsen først gennemføres i Opfølgning på workshoppen med Caroline vedr. stresshåndtering Drøftelse v/alle og orientering v/siri Stresshåndteringsworkshoppen d. 10. september på LSU/LAMU-fællesmødet blev evalueret i relation til arbejdsform/metode: Der var enighed om i LSU, at metoden havde fungeret rigtig godt, og at casen havde givet anledning til mange gode diskussioner rundt omkring. Samtidigt var der stor ros til Caroline fra AU HR, Udvikling og arbejdsmiljø, som faciliterede

2 workshoppen. Derudover havde det en givtig effekt, at casen først blev præsenteret på dagen, og at forberedelse dermed ikke var muligt. Det gav anledning til spontane udmeldinger. Samtidigt var der bred enighed om, at tiden havde været for knap, så skal samme metode anvendes en anden gang, fordrer det, at der er afsat mere tid. Lise bemærkede, at den reviderede stresshåndteringsfolder tager højde for de tilbagemeldinger, der kom på LSU/LAMU-fællesmødet, og spurgte ind til, hvordan lederne er klædt på til at arbejde med stresshåndteringsfolderen. Siri oplyste, at David har sendt en mail ud til lederne d. 22/10 i samarbejde med Caroline, som aftalt på LSU-mødet i september, og orienterede om indholdet i mailen. Lise bemærkede hertil, at nødvendig viden og kompetencer om stress med fordel kan defineres yderligere. Siri imødekom dette behov, og det undersøges i øjeblikket, hvordan og hvornår nødvendig viden om stress foldes ud på et tværgående ledelsesmøde. Derudover blev det bemærket, at forkortelserne TR og AMR bør rettes til henholdsvis tillidsrepræsentant og arbejdsmiljørepræsentant ved revision af stresshåndteringsfolderen. Siri orienterede herefter om planerne for arbejdet med stresshåndteringsfolderen fremadrettet: Folderen behandles på medarbejdermøder lokalt, når lederne er klædt på til at arbejde med denne Caroline kommer og deltager i et af de førstkommende videndelingsmøder i 2019 Til medarbejderudviklingssamtalerne (MUS) i 2019 overvejes det, hvorvidt supplerende spørgsmål som berører stress, kan indgå. Bilag 1: Revideret stresshåndteringsfolder 4. Evaluering af samarbejdsudvalgskursus d. 19. september Drøftelse v/alle Samarbejdsudvalgskurset blev kort evalueret, herunder hvad fungerede/fungerede ikke: Overordnet var der positive tilbagemeldinger på kurset. Der var en opfattelse af, at gruppearbejde havde fyldt meget, og der var delte meninger om, hvorvidt dette havde været hensigtsmæssigt. En ulempe, der blev nævnt herved, var det logistiske og tidskrævende i at skulle frem og tilbage mellem lokaler gentagne gange, hvilket den ene af grupperne havde oplevelsen af. Et af de positive aspekter, der blev nævnt ved gruppearbejdet, var dynamikken og energien, der opstod. Det blev i den sammenhæng foreslået at overføre mere gruppearbejde til LSU-møderne. Siri delte sin positive opfattelse af, at dagen havde været givtig og bemærkede til metoden, at den gode model er nok et sted midt imellem udelukkende gruppearbejde og søjlearbejde.

3 Det blev herefter drøftet, hvilke erfaringer/ideer vi skal arbejde videre med i LSU? Herunder: Udviklingsarbejde i LSU: Under gruppearbejdet på samarbejdsudvalgskurset opstod ideer til to potentielle udviklingsområder: Etablering af en personaleforening og udvikling af kompetenceudviklingsstrategi. Der var tilslutning til at integrere udvikling i LSU-årshjulet og i første omgang at arbejde videre med en undersøgelse af, hvorvidt der er opbakning til en personaleforening på instituttet. Det blev vedtaget at drøfte dette yderligere på næste møde i december. Forinden søger Anne (HE HR) inspiration fra en nyligt etableret personaleforening i Administrationscenter Health (PEACH). Det, vi ikke nåede: Af relevante emner, som ikke blev berørt på dagen, blev nævnt mobilisering af kollegaerne og suppleantens rolle. Mobilisering af kollegaer blev defineret som overlevering af relevant information fra LSU-møderne til kollegaerne. Der var enighed om, at det er en vanskelig opgave ved store medarbejdergrupper. Diskussionen gik herefter på, hvordan man bedst klædes på som suppleant til diskussioner, man ikke har været en del af, og som eksempel blev nævnt evaluering af stresshåndteringsworkshoppen. Der var enighed om, at overlevering af relevant information bør finde sted mellem medlem og suppleant. Siri foreslog afslutningsvist, at udvikling tænkes ind i LSU-årshjulet til næste år, og der var opbakning fra LSU hertil. Bilag 2: Tavlenoter fra dagen 5. Økonomi Orientering v/ Siri Beier Jensen Siri gav en status på økonomien på Institut for Odontologi og Oral Sundhed: Økonomirapport ØR3 er netop afsluttet. I 2017 og 2018 har der været mange specifikke reduktioner i uddannelsesindtægter på instituttet, blandt andet som følge af aktivitetsnedgang i praktikcenteret. Flere medarbejdergrupper har oplevet medarbejderreduktioner ved ikke-genbesatte vakante stillinger. Instituttet ser på nuværende tidspunkt ud til at komme ud af 2018 med et relativt lille underskud på 2,2 mio. kr. inkl. intern opsparing. Siri anerkendte det store arbejde med at komme i mål, da mange besparelser er opnået ved ikke at genbesætte de vakante stillinger, men også ved at effektivisere arbejdsgange og genforhandle kontrakter, eks. indkøbsaftaler. Budgetterne lægges i øjeblikket for Heri forventes det at instituttet sparer på udgifter til husleje, og det afklares fortsat, hvordan lokalerne skal fordeles på instituttet. Der er nedsat en arbejdsgruppe til at belyse dette.

4 Det blev drøftet, om budgetter og regnskaber bør deles på LSU, men der var på nuværende tidspunkt ikke en opfattelse i LSU af at være klædt tilstrækkeligt på til at drøfte disse tal i detaljer. 6. Udkast til honorering for efter- og videreuddannelse på IOOS Orientering v/siri og kvalificering v/alle Den tværgående ledelse har i samarbejde med koordinator for IOOS Efter- og Videreuddannelse Helle Hornhaver, HR og Økonomi udarbejdet udkast til IOOS fælles retningslinje for honorering af medarbejdere som bidrager med undervisning på vores efter- og videreuddannelse. Siri understregede, at undervisningen på efter- og videreuddannelseområdet på Institut for Odontologi og Oral Sundhed er baseret på et frivillighedsprincip og oplever et stort engagement i forhold til opgaven. Afklaring i ledelsesgruppen havde betydet, at bilaget ikke var klar til at blive sendt ud før indeværende møde. Det blev vedtaget at udkastet sendes ud efter indeværende møde med henblik på mulighed for kommentarer fra LSU. Der vil være en frist på 14 dage til at melde tilbage. Bilag 3: Udkast til honorering (eftersendt d med frist for kommentarer mandag d ) 7. Erfaringsudveksling gensidig orientering Drøftelse v/ alle Sussi bemærkede, at der er en del dyrt laboratorieudstyr, som skal udskiftes i takt med at det bliver slidt op og forældet, og foreslog, at der blev lavet en opsparing hertil, eksempelvis via fondsmidler. Siri bemærkede hertil, at problematikken er gældende for mange afdelinger, og at det ikke er muligt at lave en decideret opsparing til formålet, da det er lovmæssigt begrænset, hvor meget instituttet har mulighed for at opspare. Siri tager opmærksomheden med videre til forskningsledergruppen. 8. Lokale kriterier (lønforhandling 2019) Drøftelse v/alle Der er for Institut for Odontologi og Oral Sundhed hidtil ikke tilføjet lokale kriterier til de ordinære lønforhandlinger. De foregående ordinære lønforhandlinger tog derfor afsæt i de generelle lønkriterier for Health. Det blev i LSU d. 11. juni 2018 drøftet, hvorvidt de kommende lønforhandlinger i 2019 fortsat skal tage udgangspunkt i disse kriterier, eller om der er behov for en lokal tilføjelse. Siri har søgt inspiration ved institutlederne på henholdsvis Institut for Retsmedicin og Institut for Biomedicin, som opererer med supplerende kriterier. Tilbagemeldingen fra Institut for Biomedicin var en oplevelse af, at de supplerende kriterier ikke blev brugt aktivt. Institut for Retsmedicin opererer aktivt med følgende supplerende kriterium:

5 Prioritering af medarbejdere, der stabilt varetager og bidrager med omhyggelighed og ansvarlighed i diverse opgaver samt myndighedsbetjening Det blev påpeget, at Institut for Retsmedicin har et særligt fokus på myndighedsbetjening, som ikke er relevant for IOOS. Det blev vedtaget at arbejde videre med en formulering, hvor myndighedsbetjening ikke fremgår. Siri understregede i øvrigt, at hun fortsat i høj grad tager højde for nærmeste leders vurdering. Bilag 4: Lønkriterier Health 9. Eventuelt Siri gav en status på julefrokosten d. 14. december 2018: Som det blev annonceret pr. mail fra Enette Berndt Knudsen, julefestudvalget, vil der være en fælles Murder Mystery-event fra kl. 16 (tilmelding påkrævet). Programmet i øvrigt er ligeledes udsendt pr. mail. Det skal bemærkes, at lokalet til velkomstdrinken bliver lavet om, da det er optaget.