Politik, Analyse og Digitalisering. Referat fra det ordinære lokal MED-udvalgsmøde den 20. marts 2018 kl i Direktionens flexrum

Transkript

1 6. marts 2018 Politik, Analyse og Digitalisering Sagsnr.: 18/52 Dokumentnr.: Politik, Analyse og Digitalisering Referat fra det ordinære lokal MED-udvalgsmøde den 20. marts 2018 kl i Direktionens flexrum Deltagere: Charlotte Larsen, Pia Koch Hauge, Anna Ellesgaard, Finn Lassen, Gitte Kiel, Lene Clausen og Claus Eggertsen. Christine Gärtner deltog kun i de sidste 4 punkter. Lea Dragsbæk deltog i stedet for Lars Peter Mosgaard. Referent: Pia Koch Hauge Fraværende: Lars Peter Mosgaard og Anette P. Lund. Pkt. 1. Dagsorden Beslutning MED-udvalgets sammensætning v/charlotte På MED-mødet 26. januar 2018 blev sammensætningen af MED-udvalget i Politik, Analyse og Digitalisering godkendt som nedenfor oplyst, gældende indtil 1. marts 2019: Lea deltager i stedet for Lars Peter Mosgaard indtil videre. Der er ikke valgt en ny repræsentant for TR i HK, Anette Lund, hvorfor pladsen er vakant indtil der vælges en ny TR for HK. Lederrepræsentanter: Charlotte Kirk Larsen Formand Pia Koch Hauge Arbejdsmiljøleder Lars Peter Mosgaard. Medarbejderrepræsentanter: Anna Ellesgaard - Næstformand Gitte Kiel Claus Eggertsen Christine Gärtner (TR) Anette P. Lund (TR) Finn Lassen Arbejdsmiljørepræsentant og Lene Clausen Arbejdsmiljørepræsentant. Suppleanter: Jesper Kirkbak - suppleant for medarbejdersiden. Gitte Kiel Suppleant for Finn Lassen som arbejdsmiljørepræsentant. Sekretær: Gitte Kiel Anette P. Lund stopper som TR for HK pr. 31/3, og udtræder derfor af MED-udvalget med udgangen af marts Der er ikke valgt en ny repræsentant for HK i afdelingen. Side 1 / 5

2 Pkt. 2. Forretningsorden for MED-udvalget v/anna I fortsættelse af tidligere drøftelser af forretningsorden på MED-kurset, blev det på MED-mødet 26/ aftalt, at Anna og Gitte laver udkast til forretningsorden for MEDudvalget. Gruppen drøftede oplæg. Oplægget blev tilrettet og godkendt med de faldne bemærkninger. Udkast til forretningsorden vedhæftes i dok /18 til drøftelse og godkendelse. Pkt. 3. Udkast til politik vedr. processen for lønforhandling v/charlotte. Charlotte orienterede om status. Forslaget skal behandles på maj mødet i MED. Arbejdsgruppens sammensætning er ændret som følge af Vibeke Jensens fratræden. Christine Gärtner indtræder i arbejdsgruppen i stedet. Lea Dragsbæk indtræder i stedet for Lars Peter Mosgaard. Der er indkaldt til møde i arbejdsgruppen den 4. april. Pkt. 4. Regnskab for 2017 v/charlotte Eftersendes når det er modtaget fra Økonomi. Der er sendt materiale fra Finn den 15. marts 2018 som blev gennemgået. Regnskabet i Politik og Analyse ser fint ud, der er et beregnet overskud for Regnskabet i IT og Digitalisering ser fint ud, der er også her et overskud for Regnskabet i SkoleIT ser fint ud, der er her også et overskud. Vi drøftede hvorvidt IT i deres regnskaber skal visualisere udgifterne til IT udstyr. Vi drøftede de kommende besparelser i 2019 og frem. Pkt. 5. Budgetopfølgning for 2018 v/charlotte Blev behandlet sammen med pkt. 4. Eftersendes når det er modtaget fra Økonomi. Pkt. 6. Budgetproceduren for 2019 v/charlotte Den administrative tidsplan i 2018 vedr. budget 2019 drøftes i Direktionen den 15/3, og eftersendes herefter. Materialet (dok ) blev gennemgået. Alle serviceområder skal fremover effektivisere med 0,5 pct. i 2019 og 1 pct. i 2020 og frem. Lederne skal selv beslutte, hvordan de gennemfører effektiviseringerne. De skal ikke forelægges til politisk godkendelse. Side 2 / 5

3 Herudover skal der udarbejdes et omprioriteringskatalog med forslag til servicereduktioner på 1 pct. af budgettet, som skal forelægges til politisk beslutning. Pkt. 7. Udskiftning af IT-udstyr v/finn og Charlotte Mange kolleger oplever, at it-systemerne er langsomme og ustabile. Det er f.eks. Acadre CM/MM og Outlook. Om det skyldes ringe serverfacilitet eller ringe udstyr på arbejdspladserne er ikke afdækket. Det er dog fra flere kolleger italesat, at det itudstyr, vi har, er gammelt, og at det er en stressfaktor, når det ikke virker eller giver hurtig respons. Med nyt udstyr afmonterer man risikoen for, at it-begrænsningen ligger hos os selv. Standardudstyr for en PC-arbejdsplads er en stationær pc i dag. Hvis man vil have dockingstationer, skal afdelingen selv finansiere. Dette er vi klar over ikke er tidssvarende, da mange har bærbar pc i dag. Så det arbejder vi med en ændring af. Det kræver dog et oplæg til budgettet, da hver bærbar arbejdsplads er 2500 kr. dyrere end en stationær pc. Der vil herefter blive lavet en plan for udskiftning. Det er besluttet, at dagsordensamlerne skal have nye pc er. Der spørges fra øvrige kolleger, hvorfor det kun er disse udvalgte, der skal have nyt, når næsten alle har gammelt udstyr, og alle plages af langsomme systemer. Der ønskes drøftet udskiftning af f.eks. pc er over 4 år og indførelse af en fast udskiftningsturnus, så 4 år gammelt udstyr løbende udskiftes. På sidste møde aftaltes det, at Charlotte undersøger hos IT, hvad udskiftningsreglen er på IT udstyret. IT-teamet oplyser, at standardudstyr for en pc arbejdsplads pt. udgøres af 1 stationær PC, skærm, mus og tastatur med ledning. Ønskes der andet udstyr, afholdes udgifterne hertil af den enkelte afdeling. Dvs. at f.eks. bærbare, dockingstationer, ekstra skærme og trådløs mus er udstyr som afdelingerne selv skal finansiere. Praksis er, at hvis udstyr skal skiftes og det ikke er standardudstyr, er det den pågældende afdeling der betaler. Der er ingen regler om alder på udstyret. Pkt. 8. Telefonpolitik for Politik, Analyse og Digitalisering v/finn MED-udvalget gennemgik på sidste møde de politikker/regler, som tidligere er godkendt i afdelingerne. Finn har sammenskrevet materialet. Politikken blev godkendt med en tilføjelse i forhold til vejledning i forbindelse med feriemelding i Outlook. Side 3 / 5

4 Det blev aftalt, at Finn er ansvarlig for at tilrette /17 Telefonpolitikken i forhold til, at IT og Digitalisering har deres egne retningslinjer omkring telefoni. Det anbefales, at den tilrettede telefonpolitik (dok /18) godkendes. Pkt. 9 Orientering om personaleforhold v/charlotte a) Orientering om generelle personalemæssige forhold, praktikanter, mv. b) Gensidig orientering Charlotte orienterede om strejke 4. april 2018 og lockoutvarsling 10. april Chefer, elever og tjenestemænd er ikke omfattet af lockouten. Lockout er de facto en feriehindring. Hvis man er i tvivl om, hvorvidt man er omfattet af strejke/lockout, skal man henvende sig til sin TR eller HR. Rekruttering der søges pt. en kommunikationsmedarbejder og en jurist (barselsvikariat). Der starter en grafiker i seniorjob hos Kommunikation den 3. april 2018 til udgangen af Der har været henvendelse omkring rygning: 1. Der ryges foran hovedindgangen 2. Der ryges ved køkkenudgangen bag rådhuset. Reglerne om rygning indskærpes derfor. Der må ryges i/ved cykelskurene på hver side af rådhuset. Pkt. 10. Orientering om arbejdsmiljø v/pia, Finn og Lene a) Orientering om evt. nyheder på arbejdsmiljøområdet. b) Orientering om sygefravær v/finn Statistik vedhæftes i dok /18 c) Arbejdsmiljøforum 2018 finder sted tirsdag den 9 oktober i Helle Hallen. Programmet for dagen er under udarbejdelse. Tilmelding skal ske via kursuskatalogen og det er muligt fra mandag den 12 marts. MED-udvalgets deltagelse drøftes. a) APV og Trivselsundersøgelsen kommer i uge Denne gang bruges et nyt system som leveres af Rambøl. b) Sygefraværet topper i Politik, Analyse og Digitalisering. c) Arbejdsmiljørepræsentanterne deltager. IT og Udvikling har afprøvet nogle høreværn som støjdæmpende foranstaltning. Det blev drøftet, om det var en potentiel mulighed i de andre afdelinger. Vi tager emnet med på et fælles personalemøde, hvor Tommy kan vise hvad høreværnene kan. Side 4 / 5

5 Pkt. 11. Punkter til senere drøftelse i MED-udvalget: a) Udkast til politik vedr. processen for lønforhandling (Maj 2018). b) Fraværspolitik og retningslinjer for fleks. (Maj 2018) c) Budgetopfølgning d) Hver afdeling drøfter på deres personalemøde, om der er emner, som skal medtages som besparelser i 2019/2020 inden punktet behandles på MED mødet i maj Der aftales et ekstraordinært møde den 7./8. maj, så vi kan nå at drøfte budgetønsker inden de skal afleveres den 9. maj. d) Budgetforslag 2019, herunder forslag til besparelser. e) Afvikling af MUS/GRUS f) Pkt. 12. Eventuelt Pia orienterede om en oversigt, der er sat i gang i forhold til hvem i Politik, Udvikling og Kommunikation, der har Iphone og IPad, hvordan det bruges arbejdsmæssigt og hvilke frekvenser vi skal fastsætte for udskiftning af udstyret. Side 5 / 5