Vibeke og David relaterede til det arbejde, Allan Flyvbjerg og Ellen Frandsen havde igangsat vedrørende en sær-stå for uddannelser med klinikdrift.

Transkript

1 OG ORAL SUNDHED Institutledelsesmøde Den 12. september 2016 Kl KOP seminarrum Referat Faste deltagere: Ann Wenzel, Bente Nyvad, David Kraft, Dirk Leonhardt, Dorte Haubek, Eva Karring, Flemming Isidor, Helle Tolboe, Jan Tagesen, Mariann Bøje, Marie Cornelis, Paolo Cattaneo, Peter Svensson, Rodrigo Lopez, Siri Beier Jensen, Susie Esmann, Vibeke Bælum Gæster: Afbud: Marie Cornelis, Paolo Cattaneo, Helle Tolboe, Peter Svensson, Susie Esmann, Dirk Leonhardt, Eva Karring Dato: 24. august Økonomirapport 2 Siri orienterede om de nye retningslinjer for overførsel af over-/underskud, som umiddelbart ikke er en fordel for instituttet. Der er fastsat en overførselsadgang på 2,5 % af årets omsætning, og det tidligere IO vil som resultat af den nye model overføre et overskud på 2,5 mio. kr. fra 2015 til Det tidligere SKT skal til gengæld overføre et underskud på 1,7 mio. kr., og der arbejdes på at finde en løsning på, hvordan det kan dækkes. Hertil kommer, at det i finanslovsforslaget lægges op til, at en særbevilling til det tidligere SKT på 2,1 mio. kr. til køb af udstyr, fjernes. For det tidligere SKT, der ikke har mulighed for indtjening, er det en særlig udfordring at miste så stort et beløb, og instituttet er derfor i samarbejde med SKT i København ved at undersøge de nærmere omstændigheder ved bevillingen. wfj@dent.au.dk Side 1/6 Vibeke og David relaterede til det arbejde, Allan Flyvbjerg og Ellen Frandsen havde igangsat vedrørende en sær-stå for uddannelser med klinikdrift. 2. Status på fusionsproces Siri konstaterede, at fusionen kører efter planen - trods Allan Flyvbjergs netop annoncerede afgang pr. 1. oktober. Ole Steen Nielsen, der konstitueres som dekan, arbejder videre ud fra de eksisterende aftaler, og fakultetet bakker op om linjen. IOOS har særlig fokus på den støtte, instituttet er lovet til fusionen, og tog det op på det seneste møde med dekanen. Desværre var det ikke muligt at sikre støtte til renovering af 10 stole på SKT, der ikke blev istandsat i forbindelse med resten af stolene. Institut for Odontologi og Oral Sundhed Aarhus Universitet Vennelyst Boulevard Aarhus C Tlf.: Fax: sun@au.dk health.au.dk/

2 Til gengæld kører nu et fælles pilotprojekt: Teamklinik. Projektet foregår i pauser fra den almene undervisning og handler ikke så meget om det faglige, men mere om synergi mellem uddannelserne, at øge bevidstheden om professionsprofiler/kompetencer og kortlægge teammekanismer, og den kliniske undervisning foregår i rammer, der ligner en praksis, hvor tandlægestuderende, tandplejestuderende, klinikassistentelever og kliniske tandteknikerstuderende samarbejder. Der er etableret et klinikafsnit med seks stole, som er bemandet med undervisere og studerende på sidste del af deres studie fra alle fire uddannelser. Teamklinikken har til huse i stol og holder åbent mandag til torsdag kl Side 2/6 Projektet er egentlig startet på SKT, før fusionen kom på tale, med henblik på at sikre praktikforløb til klinikassistentelever. Flere i kredsen beklagede, at de ikke har været orienteret og inddraget tidligere i processen. Siri konstaterede, at det var et godt eksempel på, at der skal bygges stærkere kommunikationsveje i det nye, fælles institut. Mariann mente, at der måtte foreligge en projektbeskrivelse, hvilket vil blive undersøgt. Der er efterfølgende udsendt PP med information. Emnet gav anledning til mere generel bekymring om øgede krav til/ behov for kommunikation i fusionsprocessen. Dorte pegede på, at der mangler fælles fora, hvor separate klinikafsnit kan mødes, og mente, at ansvaret for den store kommunikationsopgave ville være en stor byrde at lægge på sektionslederne. Siri lovede at tænke dette med i den nye organisation. Siri fortalte, at hun som bekendt allerede har holdt mange individuelle møder og fortsat deltager i alle mødefora på de gamle institutter og dermed samler vigtig viden til brug for organiseringen af IOOS. Der er etableret en midlertidig, fælles ledergruppe bestående af Siri, Eva, Ann, Paolo, Mariann og Anne B. Christensen, Caroline Hørsted og Kirsten Sender, hvilket også skal sikre kommunikation på tværs. Alle møderne har været en positiv oplevelse, og mange meningsfyldte fusionsprojekter er allerede blevet tydelige. Der vil blive nedsat grupper, hvor de fagsansvarlige involveres, og en ny organisationsstruktur vil blive lavet. Der vil også blive etableret et fælles LSU-forum med max. 5 ledelsesrepræsentanter og max. 10 medarbejderrepræsentanter. Fusionen er i gang.

3 3. Opfølgning på strategimøde den 24. august Siri takkede for deltagelsen i strategiarbejdet den 24. august og glædede sig over at se en tydelig rød tråd i gruppernes input, der samtidig harmonerer fint med det tidligere SKTs punkter. Dette betyder, at der kan meldes fælles ind fra IOOS, selvom der egentlig var lagt op til, at der kunne meldes ind for det tidligere IO og SKT for Hovedpunkterne er blandt andet: Forskning: Arbejdet med en fælles forskningsstrategi påbegyndes. Uddannelse: Nye studieordninger har høj prioritet for hele IOOS. Der skal fokus på evalueringsmetoder, dimittender og pædagogik. Talent: Alle faggrupper og studerende skal omfattes. På det tidligere SKT er der en stærk tradition for efter- og videreuddannelse af undervisere, og man ser her talent lidt bredere. Viden: Myndighedsbetjening skal evalueres, der skal skæres i opgaverne, og nye skal vurderes med henblik på at undgå at bruge for mange ressourcer, der ikke honoreres. Dette skal opvejes imod den goodwill og positive medieomtale, myndighedsbetjening også indebærer. Side 3/6 4. Planer om gebyr på for sent betalte patientregninger Siri oplyste, at der fra 1. oktober vil komme et gebyr på 100 kr. samt renter på ubetalte patientregninger, der overskrider betalingsfristen med mere end 30 dage. Det tidligere SKT har ikke mange patient-regninger. Der nedsættes en gruppe, der skal drøfte en ensartet politik fremover. 5. APV- status på kontaktgruppens arbejde David fortalte, at kontaktgruppens forslag til fælles handleplaner skulle godkendes i LSU og LAMU og bad institutledelsen om at forholde sig til de konkrete punkter: Den daglige ledelse: Lederne skal støttes i det videre arbejde med forbedringen af det psykiske arbejdsmiljø i enhederne. Dette vil blive beskrevet nærmere i et nyhedsbrev fra Siri. Emnet vil fremover blive en fast del af LUS (LederUdviklingsSamtale) med Siri, og det indarbejdes i samtaleguiden for MUS for ledere. Det skal være tydeligt for medarbejderne, at ledelsen tager APV alvorligt. I erkendelse af, at emner som stress, trivsel, ensomhed, mobning etc. kan være vanskelige at tage op på fællesmøder, vil trivsel fremover indgå i MUS. Eventuelle generelle problemer kan derefter tages op i ledergruppe. Anerkendende kommunikation: Kan bruges som et værktøj til at opnå en god tone samt bedre trivsel og er meget afgørende i en fusionsproces, hvor det er vigtigt at være opmærksom på, at der måske er forskellige udgangspunkter/ tilgangsvinkler. Helt konkret vil der blive udarbejdet materiale med tips og gode råd om den gode dialog. Dette vil blive indarbejdet i IOOSs overordnede kommunikationsstrategi, og der arrangeres en temadag om emnet. Stress: Der udarbejdes konkrete og handlingsorienterede vejledninger til ledere og medarbejdere, der bliver opmærksomme på personer med stress. Dorte og

4 Rodrigo fandt forslaget positivt, men understregede, at stress, der bunder i strukturelle problemer, bør løses strukturelt. Side 4/6 Siri takkede for det store arbejde, kontaktgruppen har lavet indtil videre og pointerede, at trivsel skal have meget høj prioritet - ikke mindst i lyset af fusionen. Hun bekræftede, at der var sat ekstra penge af til fusionen fra fakultetet. 6. Automatisk afvisning af ansøgere, der ikke uploader undervisningsportfolio Siri bad om institutledelsens holdning til en beslutning om automatisk afvisning af ansøgere, der ikke uploader undervisningsportfolio, der er på vej i fakultetsledelsen. Det er hensigten, at det skal gælde for nedenstående stillingskategorier: Ph.d.-er Undervisningsassistenter Post.docs. (hvis det angives i stillingsopslaget) Forskere/ seniorforskere, (hvis det angives i stillingsopslaget) Afdelingstandlæger (DVIP) Kliniske lærere (DVIP) Undervisere til specialtandlægeuddannelsen Studieadjunkter For IOOS er en automatisk afvisning problematisk i forhold til afdelingstandlæger og kliniske lærere, der kommer fra praksis og ikke nødvendigvis har undervisningserfaring. Vibeke kommenterede mere generelt på det nye system/ ansættelsesprocedure, som ikke virkede gennemarbejdet. F.eks. bør bedømmelser rationaliseres, så der undgås dobbeltarbejde: De oplysninger, ansøgeren har lagt ind i systemet, skal bedømmeren ikke også bruge tid på at lægge ind. Gentagelser af spørgsmål bør fjernes, og det samme gælder spørgsmål, der ikke er relevante for den pågældende stillingskategori (f.eks. skal ansøgere til postdoc-stillinger oplyse undervisningserfaring, men en postdoc skal ikke undervise). Vibeke mente desuden, at HR ikke skelner mellem bedømmelses- og ansættelsesudvalg. Siri bad Vibeke om at samle alle hendes observationer på uhensigtsmæssigheder. Siri har allerede talt med Ebbe om at lave en ny stillingsbetegnelse for D-VIP, der passer på IOOS, og hvor forskning ikke indgår, og hun vil nu tage de nye bemærkninger med til HR samt kredsens holdninger til automatisk afvisning af ansøgere, der ikke uploader undervisningsportfolio, med til fakultetsledelsen. Siri rundede af med en oplysning om et forslag fra HR om uddelegering af ansvar for udpegning af bedømmere fra institutlederen til sektionslederne i forbindelse med ikke-karrierestillinger. Forslaget er ikke umiddelbart anvendeligt på IOOS, og vil derfor ikke blive indført i denne form.

5 Faste punkter Side 5/6 Viceinstitutleder for uddannelse orienterer Eva Karring var syg, og punktet er derfor udsat. Viceinstitutleder for forskning orienterer Paolo Cattaneo havde meldt afbud til mødet. Siri orienterede om aftalt praksis for oprettelse af projektkonto: Skemaet sendes til projektøkonom Thomas Poulsen, der sender videre til Siri for godkendelse. Rodrigo fortalte, at der kan være forskel i det beløb, henholdsvis HR og fonde oplyser i forbindelse med bevillinger. Flemming mente, det f.eks. kunne være beregning af feriepenge, der gjorde forskellen. Siri vil afklare med Ebbe og give kredsen besked. (Efterfølgende har økonomicontroller Emil Hornung-Nissen udsendt mail til IOOS med afklaring af dette; Økonomi har de rette tal). Meddelelser Orientering fra aktuelle møder Institutforum 29. august: Teamklinikken blev drøftet. Institutledermøde hos dekanen 6. september: Den nye, fælles mail: Signaturen må kun have et AU-logo+instituttets navn. Der kommer besked ud om, hvilke sektioner der må anføres. Skiltning: Fusionspuljen vil dække udgiften til nye skilte. Det er ikke afklaret, om Tandlægeskolen over bygningens indgang bevares. Advisory Board 8-9. september: Siri orienterede: Hun havde fremlagt 4 emner, instituttet ønskede rådgivning om fra Advisory Board: Organisation i fusionen Økonomi Fælles kultur Ny studieordning Advisory Board her under Mike Curtis gav gode, konkrete råd, og der blev etableret vigtige kontakter. Eventuelt Siri bad om input til emner, der kan tages op i forbindelse med rektors besøg den 10. oktober. Følgende emner blev foreslået: Økonomi: Det er dyrt at drive klinik!

6 Instituttet har en historik, der betyder, at der allerede var strammet meget op på økonomien inden, det blev en del af AU og dermed blev ramt af universitetets generelle sparekrav. Som autorisationsgivende uddannelse kan vi ikke bare skære noget af undervisningen væk for at spare. Ann: Ifølge Danmarks Statistik: Fra 2007 til 2014 er ressourcer til forskning på universiteterne generelt steget med 56 %, mens de til odontologi er faldet med 5%. Identitet: Er instituttets klinik at betegne som et hospital, en klinik eller et ambulatorium (ingen indlæggelser)? Fusion: Yderligere usikkerhed om identitet. Dette kan i sig selv medføre mere stress. Siri mindede om, at bøgerne på 3. sal (fra containerne), kun opbevares til 30. september. Side 6/6