Forretningsorden. for bestyrelsen i Faaborg Vest Antenneforening

Transkript

1 Forretningsorden for bestyrelsen i Faaborg Vest Antenneforening 1 Bestyrelsens virksomhed 1.1 Denne forretningsorden gælder som supplement til bestemmelserne i foreningens vedtægter. Bestyrelsens virksomhed udøves i øvrigt i overensstemmelse med gældende lovgivning og generalforsamlingens beslutninger. 1.2 Nærværende forretningsorden opbevares i bestyrelsens forhandlingsprotokol. 1.3 Alle bestyrelsesmedlemmer, nuværende som fremtidige, skal underskrive den til enhver tid værende forretningsorden og skal endvidere have udleveret et eksemplar heraf samt foreningens vedtægter. 1.4 Foreningens generalforsamlingsvalgte revisor modtager ligeledes et eksemplar af forretningsordenen samt vedtægterne. 2 Bestyrelsens konstituering 2.1 I umiddelbar forlængelse af enhver generalforsamling, hvor der har været valg til bestyrelse, træder bestyrelsen sammen og konstituerer sig med formand, kasserer og sekretær og fordeler andre hverv mellem sig. 2.2 Ved et bestyrelsesmedlems varige forfald, kan bestyrelsen vælge at videreføre bestyrelsen uden indkaldelse af suppleant til bestyrelsen. 2.3 Formanden har den daglige ledelse af foreningen og bestyrelsens virksomhed, repræsenterer foreningen udadtil og udfører bestyrelsens beslutninger. 3 Møder 3.1 Bestyrelsen afholder møder mindst 4 gange årligt og i øvrigt, når formanden skønner det fornødent, eller det begæres af et bestyrelsesmedlem. Møderne indkaldes af formanden med mindst 14 dages varsel, medmindre helt specielle forhold nødvendiggør kortere varsel. Indkaldelse udsendes til alle bestyrelsesmedlemmer som Formanden udarbejder forslag til dagsorden for eventuelle bilag til et bestyrelsesmøde og udsender dette pr. senest dagen før mødets afholdelse. Dagsorden godkendes endeligt på mødet. Ethvert bestyrelsesmedlem af bestyrelsen kan forlange en sag sat på dagsordenen. 3.4 Dagsorden for de ordinære bestyrelsesmøder omfatter mindst: 1. Forelæggelse og godkendelse ved underskrift af referat vedrørende sidste bestyrelsesmøde. 2. Orientering ved formand om alle væsentlige forhold siden sidste møde. 3. Gennemgang af seneste periodeopgørelse af regnskabet. 4. Punkter til behandling. 5. Bekræftelse af dato for næste bestyrelsesmøde. 6. Eventuelt. 3.4 To bestyrelsesmedlemmer kan forlange, at formanden indkalder bestyrelsen til møde med angivelse af den sag, der ønskes behandlet. Formanden skal da indkalde bestyrelsen inden 7 dage. Fristen kan forlænges i tilfælde af ferie og andet fravær. 3.5 Samtidig med indkaldelsen tilsendes der hvert enkelt bestyrelsesmedlem dagsorden og i fornødent omfang relevant informations- og beslutningsmateriale vedrørende de enkelte punkter, der skal behandles. 3.6 Afbud meldes til formanden. 3.7 Formanden eller bestyrelsens flertal kan invitere andre til at deltage i bestyrelsens møder eller behandling af en konkret sag

2 3.8 Møderne skal finde sted i Faaborg, med mindre samtlige bestyrelsesmedlemmer samtykker i, at mødet afholdes et andet sted. 4 Beslutninger 4.1 Bestyrelsesmøderne ledes af formanden Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når indkaldelse er sket som anført i pkt. 3 og mindst halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne er til stede. 4.3 Beslutninger træffes ved simpel stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende. 4.4 Såfremt to bestyrelsesmedlemmer forlanger det, skal afstemning ske skriftligt og hemmeligt. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. 4.5 Beslutninger kan også træffes ved telefonmøder eller skriftlig votering, herunder pr. e- mail, såfremt alle bestyrelsesmedlemmer er enige om denne fremgangsmåde. 4.6 Originale dokumenter, der skal opbevares i papirform, opbevares hos formanden. 5 Protokol 5.1 Formanden drager omsorg for, at der føres en forhandlingsprotokol over bestyrelsens forhandlinger og beslutninger: 5.2 Føres protokollen efter løsbladsystem, forsynes hver side med formandens initialer. 5.3 Af protokollen skal fremgå: 1. Tid og sted for mødet, 2. Hvem har deltaget, 3. Hvem der har ledet mødet, 4. Dagsorden samt beslutninger for hvert enkelt punkt i henhold hertil, 5. Hvem der har ført protokollen. 5.4 Et eksemplar af protokollen udsendes til alle bestyrelsesmedlemmer senest 14 dage efter mødet. Eventuelle indsigelser skal meddeles formanden senest inden 14 dage efter modtagelsen af protokollen. Ellers betragtes protokollen som godkendt. 5.5 Forhandlingsprotokollen underskrives på det efterfølgende bestyrelsesmøde af bestyrelsens tilstedeværende medlemmer. 6 Fortrolighed 6.1 Bestyrelsen skal uden for bestyrelsens kreds holde fortrolighed om medlemmernes forhold, både personlige, økonomiske og driftsmæssige. Bestyrelsen skal respektere relevante lovbestemmelser, herunder særligt EU's Persondataforordning (GDPR), Databeskyttelsesloven og Teleloven. 6.2 Tilsvarende gælder fortrolige oplysninger i forhold til leverandører og samarbejdspartnere. 6.3 Fortrolige oplysninger kan meddeles tekniske samarbejdspartnere (support og service) i det omfang, det er nødvendigt for udøvelsen af deres virksomhed. 7 Økonomi og revision 7.1 Som supplement til vedtægternes bestemmelser om økonomi er følgende fastsat. Kassereren har ansvaret for den økonomiske forvaltning af foreningens midler. 7.2 Alle indtægter og udgifter bogføres i C5 regnskabssystem, som ligeledes er integreret med foreningens administrationsmodul. 7.3 Alle foreningens likvide aktiver er indsat i Sparekassen Fyn - Sjælland A/S på konto , der er en anfordringskonto med tilhørende webbank faciliteter. 7.4 Formanden og kassereren kontrollerer alle udefra kommende regninger og sammen er de herefter bemyndiget til at betale disse inden for rammerne af det af bestyrelsen godkendte - 2 -

3 budget. Dispositioner ud over budgettet skal forelægges bestyrelsen til godkendelse. 7.5 Formandens udlæg/udgifter skal godkendes af bestyrelsen hvis beløbet overstiger kr ,00. Øvrige bestyrelsesmedlemmers udlæg/udgifter skal godkendes af formanden. 7.6 Kassereren har bemyndigelse til at disponere over foreningens bankkonto via webbank. Der etableres samme adgang for formanden, der dog kun må benytte adgangen til webbank til betalinger efter beslutning i bestyrelsen efter kassererens død, inhabilitet eller varige forfald eller længere midlertidigt fravær. Formanden skal dog lejlighedsvis tjekke bankkontoen samt orientere bestyrelsen, hvis han finder anledning hertil. Øvrige bestyrelsesmedlemmer kan efter ønske få adgang til at få direkte indsigt på kontoen via webbank. 7.7 Kassereren scanner udgiftsbilag til pdf og udsender dem pr. forud for et bestyrelsesmøde til hele bestyrelsen til orientering. 7.8 På hvert bestyrelsesmøde fremlægger kassereren en saldobalance fra regnskabssystemet, samt kontoudtog for bankkontoen frem til seneste månedsskifte. 7.9 Alle betalinger sker ved bankoverførsler fra foreningens bankkonto. Foreningen har ingen kontantbeholdning, ingen checks og ingen debet- eller kreditkort Kassereren fører og ajourfører en liste over foreningens materialer og udstyr, herunder hvem der har lånt eller opbevarer det Kassereren opstiller og udtaler sig om årsregnskabet inden dets forelæggelse til godkendelse i bestyrelsen. Herefter sendes regnskabet til godkendelse hos den generalforsamlingsvalgte revisor. Bestyrelsen kan forelægge revisor og valgte revisor sager til udtalelse, der sendes til den samlede bestyrelse Kassereren udarbejder sammen med revisor en kontoplan, der endeligt godkendes af bestyrelsen Bestyrelsen kontrollerer, at foreningen er forsvarligt forsikret og gennemgår mindst hvert andet år foreningens forsikringer. Økonomiske forhold mellem foreningen og bestyrelsesmedlemmer I vedtægterne er det forudsat bestyrelsen og dens medlemmer at udføre en række opgaver og pligter for foreningen, og efter vedtægternes kan udgifter/udlæg til varetagelse af disse hverv, afholdes af foreningen Konkret har bestyrelsen besluttet, at der kan udbetales ydelser til bestyrelsen på følgende funktioner: - Omdeling af materiale i papirform til medlemmerne er fastsat til 9,00 kr. pr. husstand. - Kørselsgodtgørelse for kørsel i foreningens tjeneste, f.eks. ved møder med leverandører, faglige møder og messer samt møder med andre antenneforeninger og sammenslutninger. Der afregnes efter statens højeste sats. - Andre udgifter til deltagelse i møder og arrangementer. - TV-pakke og internet stilles gratis til rådighed for hele bestyrelsen. - Der udbetales en ydelse til 3 stk. bestyrelsesmedlemmer for brug af privat telefon, internet, PC og deltagelse i mødet m.m. i foreningens tjeneste. Beløbet fastsættes hvert år og må ikke overstige, hvad Skat godkender udbetalt skattefrit. - Foreningen betaler udgifter til foreningens formand og kasserer til køb af pc og printer, scanner og programmer, backup m.m. Disse ydelser skal ligge inden for, hvad der uden beskatning kan stilles til rådighed for en medarbejder på arbejdsplads eller hjemmekontor. Formand og kasserer kan på samme måde som en medarbejder i en virksomhed anvende udstyret til privat brug. - Foreningen stiller adgang til mobil og IP-telefoni med frit opkald for formanden og kassereren. - Honorarer til bestyrelsesmedlemmer, idet der er fastsat følgende honorarer: - Formand kr ,00 årligt - Kasserer kr ,00 årligt - Teknik- og pakkeskift kr ,00 årligt - 3 -

4 - Internetsupport kr ,00 årligt - Øvrige bestyrelsesmedlemmer p.t. kr ,00 årligt 9 Arbejdsfordeling i bestyrelsen 9.1. Alle medlemshenvendelser og medlemskontakter varetages af bestyrelsen således: - Tilslutning, pakkeskift og internet tilmelding foretages af Helge Rosendahl og Gert Jensen. - Henvendelser omkring betaling og spørgsmål til udsendte fakturaer foretages af kassereren Michael Christensen. - Løsning af tekniske problemer med internet varetages af Morten Led som ansvarlig for internet 9.2. På antenneforeningens hjemmeside og oplyses om adresse og telefon nr. for foreningen. 10 Behandling af klager Hvis et medlem eller en leverandør vil klage, henvises de til at klage skriftligt, evt. pr. e- mail, til formanden Den eller de, der klages over, skal have lejlighed til at udtale sig om klagen Bestyrelsen undtagen den/de, der er klaget over, der er inhabile, afgør klagen. Afgørelsen skal ligge inden for vedtægterne Formanden kan træffe midlertidige afgørelser i klagesagen indtil den kan behandles af den samlede bestyrelse. Såfremt klagen vedrører formanden selv, ligger kompetencen hos den øvrige bestyrelse. 11 Prioritering af foreningens administrative arbejde 1. Generel drift af kabelnet, tv og internet. 2. Enkeltmedlemmers tv og internet. 3. Betaling af forfaldne regninger. 4. Indledende kontakter med medlemmer og leverandører. 5. Opkrævning af kontingent m.m. 6. Bogføring, referatskrivning, møder, planlægning. Alt under hensyn til, at vedtægtsmæssige og aftalte tidsfrister skal overholdes. 12 Vedtagelse og ændring af forretningsorden m.m Alle oplysninger, mundtlige som skriftlige, herunder dokumentationsmateriale, som et bestyrelsesmedlem modtager er fortrolige Hvert enkelt medlem er ansvarlig for, at det materiale vedkommende modtager ikke kommer udenforstående i hænde Fratræder et bestyrelsesmedlem, skal han til bestyrelsens formand tilbagelevere fortroligt materiale, han måtte være i besiddelse af, og som han har modtaget i sin egenskab af bestyrelsesmedlem, samt eventuelle genparter og kopier heraf Vedtagelse eller ændring af denne forretningsorden skal ske på to på hinanden følgende bestyrelsesmøder. Efter første vedtagelse er forretningsordenen gældende indtil næste bestyrelsesmøde. Således vedtaget første gang på bestyrelsesmødet den og endeligt vedtaget på bestyrelsesmødet den xx

5 Underskrevet af samtlige bestyrelsesmedlemmer: - 5 -