FRIVILLIGE 2015/16. Version 1.7

Transkript

1 FRIVILLIGE 2015/16 Version 1.7

2 INDHOLDSFORTEGNELSE Indholdsfortegnelse... 2 Velkommen... 3 Procedurer for team... 3 Tilmelding... 3 Fordele... 3 Beklædning og profil... 4 Alkoholpolitik... 4 Kontaktpersoner... 4 Teambeskrivelser... 5 Banden... 5 Baren... 6 Billetsalg... 8 Borddækning... 9 Indløb Kontrol Logger Musik, lys & Speak Tidtager & sekretær Service P-vagt Gulvtørrer vestjyskbank Lounge Actona & PwC Sky Lounge Aftermatch Maskot Version januar 2016 Side 2

3 VELKOMMEN Team Tvis Holstebro vil også i fremtiden være Nordvestjyllands håndboldflagskib. Flere af vores initiativer skal være med til at højne interessen for håndboldspillet både som aktiv og tilskuer. Netværket af TTH-samarbejdsklubber har til hensigt at styrke samarbejdet mellem håndboldklubberne og øge tilknytningen til Team Tvis Holstebro og derved opbakningen til ligaholdene. Velkommen på holdet PROCEDURER FOR TEAM Der er udarbejdet procedurer for hvert team. Dette er gjort for at sikre, at alle er klar over deres opgave. Derved sikrer vi, at de forskellige teams gør tingene ensartet, og at overlap sker så smidigt som muligt. Samtidig er der udarbejdet tjeklister, som dog ikke er udtømmende. De vil løbende blive ajourført efterhånden, som alle finder en smartere og mere hensigtsmæssig måde at gøre tingene på. Vigtigst er at alle husker, at en smule mere besvær for en selv, kan være en stor lettelse for andre. TILMELDING Kampene oprettes i et onlinebaseret planlægningssystem, Deltaplan. Heri tildeles hver frivillig en brugeradgang, og kan tilmelde sig de udbudte poster. Det er ligeledes her man angiver, hvis man ønsker at spise i forbindelse med en kamp. Tilmelding til spisning kan ske som udgangspunkt indtil 3 hverdage før kampdag. FORDELE Frivilligkort Frivilligere modtager et frivilligkort, der giver adgang til alle hjemmekampe i Gråkjær Arena. Kortet er personligt, og må ikke udlånes. Tag venner og familie med Gennem sæsonen vil det til udvalgte kampe være muligt at invitere venner og familie med til gratis håndbold. Særskilte invitationer udsendes. Sæsonkort Frivillige kan købe et sæsonkort til alle hjemmekampe i Gråkjær Arena til halv pris gældende for ægtefælle og/eller samlever på samme adresse. Version januar 2016 Side 3

4 BEKLÆDNING OG PROFIL Frivillige skal bære det udleverede beklædning, når de er på vagt. et må IKKE anvendes som fritidstøj. Ophører man som frivillig skal det udleverede tøj afleveres retur på forlangende. Beklædningen kan variere fra team til team. Visse teams skal bære navneskilte. ALKOHOLPOLITIK Det er ikke tilladt at nyde alkohol under sin vagt, i pauser eller under kampene. KONTAKTPERSONER Frivillig Ansvarlig Marianne Skydsgaard marianne@tvisholstebro.dk Marketingskoordinator Line Kristoffersen line@tvisholstebro.dk Version januar 2016 Side 4

5 TEAMBESKRIVELSER Banden Teamet gør arenagulvet klar til kamp, nedlægger gulvreklamer, og klargør LED-banden. Under kampen er teamet standby ved nedbrud på LED og hvis der opstår løse gulv reklamer. Arbejdet ligger primært før- og efter kampen. Personerne i teamet skal være omhyggelige, da reklamerne skal sidde meget præcist. Der er et team til herrekampene, og et team til damekampene. Ved dobbeltkampe stiller et team op, og det andet pakker sammen. Teamet møder ca. 2 timer før kamp, og holder fri ca. 1 time efter kampen. 10 personer. sker efter opsætning og inden kampstart. Overtøj m.v. ophænges ved teamets knagerække i fitnessrummet. Opsætning af LED og kontrol af visning. Bemanding altid ved LED computer, her foretages kontrol af playlister: før kamp, 1. halvleg, Pause, 2. halvleg og Efter kampen. Nedlægning af gulvreklamer efter oversigt med placeringerne. Opsætning af faste skilte række 2 over LED. Vil være angivet i oversigt. Afdækning af alle Gråkjær Arena Holstebro skilte. Vil være angivet i oversigt. Finde koste og stole frem i hjørnerne til gulvtørrer. Sørge for reklameforhæng ved indløbshjørnet. Køre boldsponsorstativ ind på banen (mellem midtercirklen og dommerbordet), når spillerne har forladt banen efter opvarmning. Hvis der er boldsponsor, vil det være angivet i oversigt. Efter indløb og før kampstart skal boldsponsorstativ fjernes fra banen og sættes på plads ved gulvreklamehylderne. Hvis der er boldsponsor, vil det være angivet i oversigt. Back-up for gulvtørrer, hvis de udebliver. Efter kampen placereres alle rekvisitter retur i banderummet. Udfylde rekvisitliste, når der mangler gulvbandetape m.v., og når gulvreklamer trænger til rensning eller er defekte. Rekvisitliste afleveres på kontoret. Version januar 2016 Side 5

6 Baren Teamet bemander barerne i Arenaen og sælger sodavand, is, slik og franske hotdogs til tilskuerne. Dette foregår i henholdsvis TANG-baren og HTH-baren. Teamet skal være smilene og skal kunne takle stressede situationer, da det meste af salget foregår på 15 minutter (pausen). Personerne skal samtidig kunne håndtere pengemodtagelse. Dagleder møder 1½ time før kampstart. De øvrige personer møder ½ time før kampstart. Man har fri ca. en ½ time efter kampen er slut. 2-4 personer i HTH-baren (som altid er åbent) og 2-4 personer i TANG-baren. Dagleder spiser når baren er klar og resten er mødt ind. Øvrige spiser før de møder. Overtøj m.v. ophænges i det lille lager ved HTH-baren, hvor der er en knagerække. Afhente barinfo, nøgle, pengekasse m.v. på TTH-kontor. Opsætning og tilslutning af betalingsterminaler. Kontrol af fadølsautomat (strøm på køl og åbn for kulsyre). Afskoldning af fadølshaner og smagning af øl. Klargøre pølsevarmer. Klargøre og påfyld kaffemaskine. Klargøre og påfyld baconchips. Gennemgang og udfyldning af kontrolskema for fødevaremyndighed. Kontrol af beholdning af varer (sodavand, fadøl, ketchup, senneup, sodavand, chips m.v.). Kontrol af beholdning af udstyr (papirruller til betalingsterminal, tænger, klude og skåle), Slukke fadølsautomat og lukke for kulsyre. Afskoldning af fadølshaner. Slukke og rengøre kaffemaskine. Slukke og rengøre pølsevarmer. Slukke maskine til opvarmning af chips. Skrald og affald bortskaffes i containere (spørg serviceteam fra gang til gang om containere i hallen må benyttes ellers skal det i containere bag ved hallen). Tom emballage sættes pænt og samlet på gulvet i baren. Aftørre overflader. Opfyldning af køleskabe m.v. Version januar 2016 Side 6

7 Brugte klude afleveres i Arenaens køkken. Opfyldning med nye klude. Tænger og skåle afleveret i Arenaens køkken. Afstem betalingsterminaler + bon i pengekasse. Aflevere pengekasse, nøgler m.v. på TTH-kontoret. Øvrigt Forplejning til dommerbord op pressepladser. Der gives besked fra kontoret ved specielle forhold som fx Fan Dag med gratis kaffe m.v., således kander med kaffe kan påfyldes i vestjyskbank Lounge og medtages til baren. Kontoret giver besked, hvis fadøl, sodavand m.v. må sælges med rabat grundet holdbarhed. Version januar 2016 Side 7

8 Billetsalg Teamet sørger for salg af løssalgsbilletter på kampdagen, og udlevering af billetter i forbindelse med hjemmekampe samt salg af fanartikler. Teamet står også for ind scanning af billetter ved indgangen. Ligeledes sørger teamet for udlevering af armbånd til sponsorer og andre gæster. Teamet skal være smilene og skal kunne klare stressede situationer. Første scanner møder 2 ½ timer før kampstart. Resten møder 1 ¾ time før kampstart. Scanning til Erhvervsklub og gæster åbner 1 ½ time før kampstart. Billetsalget åbner 1 time før kampstart, ligesom scanning åbner for alle øvrige. Billetsalget lukker 15 minutter efter kampstart. Ved dobbeltkampe 15 minutter efter sidste kampstart. Til udvalgte kampe er der længere åbent. 4-5 personer fordelt på billetsalg og scanner pr. kamp. sker når billetsalget er lukket og scanning afsluttet. Overtøj m.v. ophænges ved TTH-kontorets omklædningsrum. Opsætning af markeringsbånd ved scannersted. Åbning af begge døre i begge trappetårne (fra foyeren) og tjekke det løbende (nogen har for vane at smække dem i). Hente tilmeldingslister og armbånd til sponsorer og gæster på kontoret. Hente løssalgsbilletter, billetter til udlevering m.v. på kontoret. Hente pengekasse og dankortmaskine + klargøring heraf på kontoret. Hente prisskilt og salplansoversigt på kontoret. Hente scannere på kontoret og klargøre/teste disse. Hente og opsætning af fanartikler og prisskilt fra depotrum. Luk og afstem dankortmaskine. Markeringsbånd nedtages. Fanartikler retur på depotrum og aflevere salgsliste i pengekasse. Aflevere rekvisitter og materialer retur til kontoret. Aflevere nøgler, dankortmaskine og pengekasser på kontoret. Version januar 2016 Side 8

9 Borddækning Teamet dækker op og gør klar i lounges før kampene. Typisk er der mellem gæster. Kapaciteten er ca. 650 gæster. Det er forskelligt, alt efter hvornår lokalerne er ledige. Typisk sker det dagen før kampen - det aftaler teamet indbyrdes. 4-6 personer pr. kamp. Før kampstart. Afhente loungeskema med info til brug af bordopstilling og borddækning på kontoret. Bordopdækning inkl. blomster, reklamemateriale m.v. Opfyldning af køleskabe, skabe med sodavand, vand, øl, rødvin og hvidvin m.v. Tænde fadølsautomater. Åbn ikke for kulsyre. Opfyldning af krus, servietter, olielamper, stearinlys, lightere, dækkeservietter, klude, affaldsposer, plastteskeer. Opfyldning af rekvisitter herunder the, sukker, mælk. Udfylde mangelliste, hvis lagerbeholdning er ved at være tom. Aflevere nøgler og loungeskema på kontoret. Version januar 2016 Side 9

10 Indløb Teamet tager imod indløbsbørn i foyer til de kampe, hvor der er indløbsbørn. Teamet skal give indløbsbørn de informationer, de har brug for samt guide dem om spillerindløb. Teamet skal kunne håndtere mange børn på en gang. Personen møder 45 minutter før kampstart og følger indløbsbørn på plads efter kampstart. 1-2 person pr. kamp. Før vagtstart. Overtøj m.v. ophænges ved TTH-kontorets omklædningsrum. Afhentning af nøgle og run down. Finde rekvisitter. Indløbsbørn hentes i foyer. Instrukser til indløbsbørn. Tjek med speaker og lysmand/musik. Få børnene ud fra fitness efter indløb og anvise siddepladser. Aflevering af nøgle og flag på kontoret. Version januar 2016 Side 10

11 Kontrol Kontrolteamet har deres plads uden for vestjyskbank Lounge samt PwC & Actona Sky Lounge før kampen og i pausen. Teamet står ved dørene og kontrollerer at personerne har korrekt adgang til lounges. Teamet skal også kunne tackle gæster med fx glemte billetter på en god måde - så alle får en god oplevelse. Teamet møder 1 time før kampen. 4-8 personer pr. kamp. Før vagtstart. Overtøj m.v. ophænges i garderoben på 2. sal (ved A2 Øre). Kontrol uden for alle døre til lounges før loungeevents, før kampstart og 5 minutter før pausestart og indtil lounges lukker. Version januar 2016 Side 11

12 Logger Teamet registrerer alle hændelser under kampene til brug for statistik, live-opdateringer m.v. Teamet skal have et godt øje for håndbolden og skal kunne fokusere på kampen samtidig med at notere alle de mange hændelser. Teamet møder 30 minutter før kampstart - og er typisk færdig 15 minutter efter kampens afslutning. 2 personer (en observatør og en "taster") pr. kamp. Før vagtstart. Overtøj m.v. ophænges ved TTH-kontorets omklædningsrum. Afhentning af udstyr på kontoret. Kontrol af system før kampen. Logning af kampen. Udstyr retur til kontoret. Version januar 2016 Side 12

13 Musik, lys & Speak Teamet skaber den fede stemning i Gråkjær Arena. Der sidder speaker, der sørger for at annoncere scoringer, udvisninger mv. Ligeledes hvis der skal givers meddelelser før/under/efter kampen. Der sidder en person til at styre lys, musik og reklamer ved spilstop, scoringer osv. Musk og lyd møder 60 minutter før kampstart. Speaker møder møder 30 minutter før kampstart. 2 personer. Før vagtstart. Overtøj m.v. ophænges ved TTH-kontorets omklædningsrum. Afhentning af grej på kontoret. Opsætning og test af computere til musik og lys. Tjek af lyd i hallen og mikrofonen. Tjek at den trådløse mikrofon virker, hvis meddelelser skal annonceres af personer skal på gulvet. Cleare forløbet og opgaver til kampen i teamet og med indløbsansvarlig. Følge det udarbejdede speak og musikprocedure for kampen. Sluk for lyd og lukke computerne ned. Aflevere rekvisitter på kontoret. Version januar 2016 Side 13

14 Tidtager & sekretær Tidtagerbordet styrer kampens gang - i samarbejde med kampens observatør og dommere. Det er her måltavlen styres. Der udarbejdes online kamprapport med alle kampens hændelser, resultater m.v. Teamet skal kende håndboldreglerne godt samt have spilforståelse og være i stand til at bevare overblikket. Ved tidtagerbordet sidder 2 personer - en tidtager og en sekretær. Teamet møder 45 minutter før kampstart. 3 personer (1 tidtager, 1 assistent og 1 sekretær). Før vagtstart. Overtøj m.v. ophænges ved TTH-kontorets omklædningsrum. Afhente nøgle og rekvisitter på kontoret. Computer opstilles og testes (leveres efter afslutning af teknisk møde). Tjekke alle rekvisitter er tilstede. Holdopstilling indtastes på måltavlen. Timeout-kort og holder hertil ligges frem til observatør. Kontrol af kamprapport efter kampafslutning, indhente accept fra begge hold samt godkende og sende kamprapporten endeligt i det onlinebaserede system. Rekvisitterne tjekkes, rengøres og pakkes sammen. Nøgle, rekvisitterne og computer afleveres på kontoret. Version januar 2016 Side 14

15 Service Teamet sørger for at tilskuerne finder deres siddeplads på en hurtig og nem måde. Teamet skal også svare på spørgsmål. Ved dobbelt kampe står teamet kontrol ved alle nødudgange i pauser mellem halvlege og kamp (defineret start 5 minutter før), således tilskuere ikke åbner dørene fx. for at ryge. Efter kampen hjælper teamet med oprydning af diverse affald i arenaen og affald bortskaffes. Teamet møder 1 time og 15 minutter før kampstart og er færdig, når arenaen er ryddet. 4-6 personer pr. kamp. Før vagtstart. Overtøj m.v. ophænges ved TTH-kontorets omklædningsrum. Afhentning af lommelygter og overtræksveste på kontoret Oprydning i arenaen. Pantflaskerne afleveres sammen med lommelygter på kontoret eller ved anvist placering. Version januar 2016 Side 15

16 P-vagt Teamet fører adgangskontrol for vores VIP-gæster til parkeringsområde tæt ved areanen. Arbejdet sker udendørs i al slags vejr. Teamet møder 2 timer inden kampstart og har fri, når kampen starter. Visse kampe 1½ timer før kampstart (uden spisning i lounges). 1 person pr. kamp. Efter vagten er slut. Overtøj m.v. ophænges ved TTH-kontorets omklædningsrum. Afhente overtøj og lommelygte i skabet ved kontoret. Afleveres retur, når vagten er slut. Version januar 2016 Side 16

17 Gulvtørrer Teamet tørrer halgulvet, når der ved spilstop anvises fra kampens dommere. De sidder/står i to af banens hjørner. Teamet skal være klar ved banen 15 minutter før kampstart og har fri, når kampen er slut. 2-4 personer. Før vagtstart. Overtøj m.v. ophænges ved Bande-teamets knagerække i fitnessrummet. Afhente beklædning ved billetsalget (trøje og bukser). Afleveres retur, når vagten er slut. Version januar 2016 Side 17

18 vestjyskbank Lounge Teamet giver Erhvervsklubbens medlemmer og andre gæster en super oplevelse. Teamet hjælper med at få hele arrangementet til at glide i loungen. Teamets arbejdsopgaver er at servicere gæsterne med drikkevarer, assistere ved servering og oprydning bagefter. Teamet skal have let til smil og samtidig kunne takle stressede situationer. 2 timer og 30 minutter før kampstart - og er færdig, når der er ryddet op efter kamppausen. Ved kampe uden spisning dog 1 time og 30 minutter før kampstart personer pr. kamp. Ingen fast spiseregel. Overtøj m.v. ophænges i garderoben på 2. sal (ved A2 Øre). Nøgler og skema med loungeinfo afhentes på kontoret. Tænde lys på bordene. Tjek at lysstofrør i loftet er slukket og at kun pendlerne er tændt. Tjek af fadølsanlæg. Åbn kulsyre. Låse køleskabe op. Drikkevarer gøres klar efter skema med loungeinfo. Kaffe brygges og stilles på bordene. Cleare forløbet med madleverandør. Hjælp med opfyldning af buffet, hvor det ikke kræver hygiejnekursus. Afrydning service på bordene, og køres det i arenaens køkken. Klargøre til pausen efter skema med loungeinfo. Stolene sættes op. Alle borde tørres af. Slukning af fadølsautomater og luk kulsyre. Åbne fustager må ikke afmonteres. Alle olielamper slukkes og stilles i skab. Blomster smides ud og vaser stilles i skabet. Alt overskydende mad smides ud, medmindre madleverandør tager det med retur. Alt affald bæres i container. Tomt pantemballage kommes i returpantkassen. Tomme fustager placeres i køkkenet. Version januar 2016 Side 18

19 Låse køleskabe. Aflevering af nøgler og skema med loungeinfo på kontoret. Version januar 2016 Side 19

20 Actona & PwC Sky Lounge Teamet giver Erhvervsklubbens medlemmer og andre gæster en super oplevelse. Teamet hjælper med at få hele arrangementet til at glide i loungen. Teamets arbejdsopgaver er at servicere gæsterne med drikkevarer, assistere ved servering og oprydning bagefter. Teamet skal have let til smil og samtidig kunne takle stressede situationer. 2 timer og 30 minutter før kampstart - og er færdig, når der er ryddet op efter kamppausen. Ved kampe uden spisning dog 1 time og 30 minutter før kampstart. 2-4 personer pr. kamp. Ingen fast spiseregel. Overtøj m.v. ophænges i garderoben på 2. sal (ved A2 Øre). Nøgler og skema med loungeinfo afhentes på kontoret. Tænde lys på bordene. Tjek at lysstofrør i loftet er slukket og at kun pendlerne er tændt. Tjek af fadølsanlæg. Åbn kulsyre. Låse køleskabe op. Drikkevarer gøres klar efter skema med loungeinfo. Kaffe brygges og stilles på bordene. Cleare forløbet med madleverandør. Hjælp med opfyldning af buffet, hvor det ikke kræver hygiejnekursus. Afrydning service på bordene, og køres det i arenaens køkken. Klargøre til pausen efter skema med loungesinfo. Stolene sættes ind til bordene. Alle borde tørres af. Slukning af fadølsautomater og luk kulsyre. Åbne fustager må ikke afmonteres. Alle olielamper slukkes og stilles i skab. Blomster smides ud og vaser stilles i skabet. Alt overskydende mad smides ud, medmindre madleverandør tager det med retur. Alt affald bæres i container. Tomt pantemballage stilles bag ved baren i respektive kasser. Låse køleskabe. Version januar 2016 Side 20

21 Aflevering af nøgler og skema med loungeinfo på kontoret. Version januar 2016 Side 21

22 Aftermatch Teamet bemander baren i foyen til Aftermatch. Teamets arbejdsopgaver er at servicere gæsterne med drikkevarer og foretage let oprydning bagefter. Teamet skal have let til smil og samtidig kunne takle stressede situationer. 10 minutter efter kampafslutning. Ved dobbeltkampe efter sidste kamp. 2-3 personer pr. kamp. Ingen. Overtøj m.v. ophænges ved TTH-kontorets omklædningsrum. Hente pengekasse og dankortmaskine på kontoret (anvendes i en af barerne). Tjek af fadølsanlæg. Åbn kulsyre. Låse køleskabe op. Slukning af fadølsautomater og luk kulsyre. Åbne fustager må ikke afmonteres. Låse køleskabe. Tomt pantemballage stilles bag ved baren i respektive kasser. Aflevering af nøgler, pengekasse og dankortmaskine på kontoret. Version januar 2016 Side 22

23 Maskot Teamet udfylder maskotten. Teamets arbejdsopgave er generelt at medvirke til aktivt at skabe stemning i foye og arenaen ved at henvende sig til fans ved at gestikulere. / hvornår skal maskotten være på Alle kampe: Aktiv på banen under lysshow, ved længere spilstop og i pauser alt efter antallet af spilstop. Hverdags kamp: 45 minutter før kampstart i foye. Weekend kamp: Efter kampafslutning i foye ca. 15 minutter. 1 personer pr. kamp. Før vagtstart. Overtøj m.v. ophænges ved TTH-kontorets omklædningsrum. Hente nøgle på kontoret samt tøj/udklædning. Hente vand i baren til eget forbrug. Aflevering af nøgle på kontoret. Version januar 2016 Side 23