M Ø D E R E F E R A T B E S T Y R E L S E S M Ø D E

Transkript

1 M Ø D E R E F E R A T B E S T Y R E L S E S M Ø D E Tid/sted Onsdag den 14. juni 2017 kl Mødenr.: Deltagere Bestyrelsen: Stig Brogård Andersen (SBA) Claus Svold (CS) Jan Haugsted Petersen (JHP) Jørgen Ejlskov (JE) Gert Nielsen (GN) Judith Domino (JD) Manager: Bo Vaaben (BV) Afbud Referent Gæster: Chefgreenkeeper Hans Peter Ingvorsen (HP) Deltager under dagsorden punkt 3 Bo Vaaben (BV) Dagsorden: Pkt. 1 Godkendelse dagsorden - SBA Sagsfremstilling Godkendelse af dagsorden. Beslutning Godkendt uden kommentarer Pkt. 2 Godkendelse af mødereferat - SBA Sagsfremstilling Godkendelse af mødereferatet fra bestyrelsesmødet den Beslutning Godkendt og underskrevet uden kommentarer info@vgc.dk CVR nr

2 Pkt. 3 Golfspilleren i Centrum - BV Sagsfremstilling Gennemgang og drøftelse af resultaterne efter medlemsundersøgelsen Golfspilleren i Centrum maj Beslutning Generelt viser resultaterne efter medlemmer og gæsters vurdering af baneforhold og øvrige faciliteter maj 2017 en yderst positiv tendens i forhold til samme periode Bestyrelsen er helt opmærksom på at der fremadrettet er indsatsområder på specielt banen, som kræver Baneudvalgets fortsatte opmærksomhed. Men følger med tilfredshed den positive trend. Undersøgelsen viser igen tilfredsstillende resultater i forhold til klubbens øvrige forhold som Restaurant, Proshop og træningsfaciliteter og sekretariat. Åben Pkt. 4 Sectionerne Sagsfremstilling Evaluering af Sectionernes rettigheder på foranledning af henvendelse fra medlem Poul Bernd. Bilag Henvendelse fra Poul Bernd bilag 1 Beslutning Bestyrelsen kvitterer for henvendelsen men er grundlæggende ikke enig i Poul Bernds konklusioner omkring sectionerne. Det er bestyrelsens opfattelse at golfklubben helt overordnet har 3 velfungerende og velledede sectioner, som gennem årene har været og er en naturlig grundstamme i golfklubbens tilbud til alle klubbens medlemmer. Skiftende bestyrelser har gennem tiderne fastlagt pligter og rettigheder for sectionerne, med det klare formål at tilgodese såvel sectionerne som klubbens øvrige medlemmer. Foranlediget af Poul Bernds henvendelse har bestyrelsen samskrevet disse beslutninger i en samlet Forretningsorden (bilag 2). Forretningsordenen vil frem over være tilgængelig på hjemmesiden. Når der sidst på året vælges nye captains/formænd i de respektive sectioner, vil BV gennemgå Forretningsordenen for den evt. nye ledelse. Pkt. 5 Status projektgrupperne Sagsfremstilling Status i projektgrupperne: - Integration af nye medlemmer i Vejle Golf Club (JE) Hvordan kan nye medlemmer fastholdes? - Revurdering af klubbens sponsorkoncept (GN og JHP) Hvordan kan klubben tiltrække flere sponsorer? - Indtægtskabende aktiviteter (JD og CS) Bl.a. revision af medlemskategorier og rettigheder, greenfeeaftaler mv.

3 Beslutning Status Integration af nye medlemmer Projektet er igangsat og 15 nyere medlemmer deltager i første møde torsdag den 15. juni. Revurdering af klubbens sponsorkoncept Der er aftalt et inspirationsmøde med ekstern konceptudvikler primo august Indtægstskabende aktiviteter Efter indledende møde indsamles relevant statistik materiale, data i forhold til konkurrencesituationen mv. Åben Pkt. 6 Nyt fra Baneafdelingen Baneudvalget har udarbejdet en overordnet plejeplan for banen, som er tilgængelig fra hjemmesiden. Foreningsafdelingen Der er p.t. startet lidt over 100 TRYOUT er. I forhold til samme periode sidste år et fald på ca. 50. Sportsafdelingen Spiller Danmarksturnering på hjemmebane i weekenden. Restauranten Stor tilfredshed i forhold til samarbejdet. Forpagterne giver udtryk for tilfredshed med omsætningen. Specielt udviklingen de sidste måneder. Sekretariatet Furesø inviterede i efteråret 2016 til et Benchmarksamarbejde med bl.a. VGC. VGC s regnskaber og andre data er efter aftale fremsendt til Furesø Golfklub. Udskiftnig i regnskabsfunktionen i Furesø Golfklub har betydet at de først forventer at kunne fremlægge resultater i efteråret Med afsæt i den nylige Energimærkning af klubhus mv. arbejdes i samarbejde med eksterne leverandører på et samlet oplæg til optimering af golfklubbens energiforsyning. Datoen for næste generalforsamling er fastlagt til tirsdag den 6. marts Der er p.t. modtaget 4 motivationer til 3 forskellige golfhuller i VGC til deltagelse i Dansk Golfs konkurrence Danmarks bedste golfhul. Mødet afsluttet kl

4 Bilag 1 Lige vilkår for alle Kære VGC ledelse Som bekendt har mine fokusgruppeinterview påpeget behov/ønsker om at VGC skaber rum og lige vilkår for alle typer golfspillere Jeg selv ( og mange andre ) finder Mens/ladies sections muligheder som udtryk for det modsatte. Mit point er at det kan ikke være rigtigt, at en mindre gruppe medlemmer kan/får lov til at sidde på på 40 % af prime time tiderne sommeren igennem Hermed mener jeg at 2 ud af 5 hverdage mellem kl 15 og 20 som nok er prime time for de fleste. Det betyder at 40% af prime time de facto lukker 2 sløjfer for alle andre end den relativt mindre gruppe medlemmer der spiller men/ladies section. Enten ved 1. at man signalerer at Section er en lukket turnering ( der gik 2 år før at jeg fandt ud af det ikke var sandt hvad Section medlemmerne på banen fortalte mig ) eller 2. at der er 2 x 3 Gunstarter ( altså formelt lukket for andre ) om året eller 3. at Section medlemmerne starter forfra/bagfra/oppefra/nedefra for at man ikke forsinker hinanden Jeg finder det ganske urimeligt at en mindre gruppe medlemmer: 1. har fordele som ingen andre har uden at betale for det 2. kan få reserveret tid uden at det gavner klubben. Elite/junior/Kanin og andre lignende matcher beslaglægger oftest kun en sløjfe og er til gavn for VGC i en bredere sammenhæng. Det er Section ikke efter min mening. 3. får lov til at fylde så meget i prime time på bekostning af os andre fuldt betalende Argumentet om at Section er en del af en forretningsorden og at den har kørt i flere år gør kun sagen værre efter min mening og er måske én af årsagerne til det dårlige ry Section har blandt mange andre medlemmer. Der er mange løsninger på dette efter min mening problem; løsninger som ikke behøves at mindske interessen for Section men som gør brugen af - og kontingentbetaling til VGC mere fair for de alm. medlemmer Jeg håber VGC ledelsen vil justere Section reglerne så vi andre også kan spille til hverdag efter fyraften. Mvh Poul Bernd

5 Bilag 2 Forretningsorden - klubber i klubben Vejle Golf Club har 3 officielle "klubber i klubben" Senior Section, Ladies Section og Mens Section Som officiel klub har Sectionerne adgang til at præsentere deres aktiviteter på Vejle Golf Clubs hjemmeside Tidsbestilling På Sectionernes respektive spilledage indføres boldrende efter følgende model: Senior section spiller på mandage 18 huller 9 huller For 9 i tidsrummet I tidsrummet Bag 9 i tidsrummet Ladies Section spiller på tirsdage 18 huller For 9 i tidsrummet Bag 9 i tidsrummet Mens Section spiller på torsdage 18 huller For 9 i tidsrummet Bag 9 i tidsrummet Boldrende betyder at andre spillere på dagen kan flette ind efter gældende regler. Gunstart Ovennævnte officielle klubber i klubben har mulighed for 3 gunstarter på deres respektive spilledage i løbet af sæsonen. Forudsætningen er, at datoerne meddeles til Turneringsudvalget senest den 1. november året før. Gennemførelsen af matchen som en gunstart kræver min. 60 deltagere. Greenfee Evt. greenfeespillere til sectionernes arrangementer kan deltage mod betaling af ½ greenfee. Sponsorsamarbejde Det henstilles at sectionerne ikke indgår evt. sponsorsamarbejde med leverandører, der må antages at være i konkurrence med klubbens forpagtere af restaurant og pro-shop. Øvrige grupperinger og klubber i klubben Alle andre grupperinger og uofficielle klubber i klubben behandles efter samme regler og vedtægter som gælder for dem som enkeltpersoner. Vejle, den 15. juni 2017 Bestyrelsen