Emne Bestyrelsesmøde Dagsorden: 1. Sidste referat Eventuelt Udvalg for gæste- og baneservice Regnskab og budgetter 10. Markedsføringsudvalget

Transkript

1 Emne Bestyrelsesmøde Dato: 26. september 2016 kl. 17:30 21:00 Sted: Skovbo Golfklub Mødedeltagere: Henning Sørensen (HS) Mads Bjørn Hansen (MH) Flemming Skovlund (FS) Henrik Jensen (HJ) Birgit Mindegaard (BM) Kristoffer Fabricius (KF) Flemming Lehnert (FL) Majbritt Brændeholm (MB) Fraværende: FS og BM - afbud Referent: MB Næste møde: Mandag den kl Dagsorden: 1. Sidste referat 2. Eventuelt 3. Regnskab og budgetter Opfølgning på likviditet Regnskab og Økonomistyring Greenfee priser for Bestyrelsen Mission/Vision Indfrielse af lånebeviser Ekstra momsrefusion Miljøpolitik Rygepolitik Forretningsorden Kontingentfritagelse 5. Golfspilleren i Centrum (GiC). 6. Regel- og etiketteudvalg 7. Baneudvalg 8. Husudvalg Status på forpagtningen Husudvalg 9. Udvalg for gæste- og baneservice Evaluering af sæsonen 10. Markedsføringsudvalget Influenza vaccine Aktivitetsplan for Sponsorudvalget 12. IT udvalg 13. Sportsudvalg Begyndere på bagni 14. Klubberne i klubben 15. Administration Status på medlemmer pr : 16. Eventuelt Næste møde: Mandag, den kl Side 1

2 1. Sidste referat 2. Eventuelt Beslutninger siden sidst: 3. Regnskab og budgetter Opfølgning på likviditet Likviditeten udvikler sig positivt som forventet og er på et acceptabelt niveau. Regnskab og Økonomistyring Vores greenfee indtægt ligger, på nuværende tidspunkt, bedre end sidste år. Det samlede resultat forventes at følge budgettet baseret på samlet set lidt færre indtægter, der modsvares af en stram udgiftsstyring samt de tidligere besluttede reduktioner i de budgetterede udgifter. Greenfee priser for 2017 Hvad skal vores greenfee priser være til næste år? KF og MB udarbejder et oplæg til næste bestyrelsesmøde. 4. Bestyrelsen Mission/Vision Resultatet fra mission/visionsmøde vil blive omtalt i næste klubnyt. Indfrielse af lånebeviser Bestyrelsen har modtaget henvendelse fra medlemmer, der ønsker at donere deres obligationslån til klubben. HJ har afklaret hos SKAT, at medlemmer der giver sit lånebevis (kr. 8000) til klubben ikke kan trække donationen fra i skat. Hvis medlemmerne alligevel ønsker at donere lånet til klubben skal de være mere end velkommen. Interesserede kan henvende sig til sekretariatet. Ekstra momsrefusion Kasserer har undersøgt om Skovbo Golfklub kan få ekstra momsrefusion ved at etablere en forening med et almennyttigt formål. En sådan momsrefusion kræver bl.a. at minimum 100 medlemmer donerer min. 200 kr. hvert år. Beløbet må/kan ikke fratrækkes i SKAT eller i kontingentet. Sammenholder vi den salgs- og købsmoms vi har i dag, kan det ikke betale sig, oplyser vores revisor. Bestyrelsen ønsker ikke at benytte den beskrevne model til at søge om ekstra momsrefusion. Miljøpolitik Udarbejdelse af miljøpolitik. Punktet genoptages på næste bestyrelsesmøde. Side 2

3 Rygepolitik EU har den 07. juni 2016 vedtaget, at alle arbejdsgivere har pligt til at have en skriftlig politik for brugen af e-cigaretter. Arbejdstilsynet kan udstede bøder til virksomheder, der ikke overholder loven. De nye regler kræver, at der på arbejdspladser og steder med offentlig adgang, skal udarbejdes en skriftlig politik for brugen af e-cigaretter. Da Skovbo Golfklub allerede har en rygepolitik er denne politik nu også gældende for E- cigaretter. Hele politikken kan ses på vores hjemmeside under Klubben. Forretningsorden Der er udarbejdet en forretningsorden, som bestyrelsen har underskrevet. Forretningsordenen vil blive offentliggjort på klubbens hjemmeside under Bestyrelsen. Kontingentfritagelse Bestyrelsen og kontoret får ofte henvendelse fra medlemmer, der er blevet syge og derved ikke kan få det fulde udbytte af deres medlemskontingent. Bestyrelsen drøftede endnu engang dilemmaet. Bestyrelsen i Skovbo Golfklub varetager det sæt vedtægter, der er vedtaget af vores medlemmer, og disse giver ikke mulighed for at afvige vedtagne regler. Selvfølgelig kan bestyrelsen godt se dilemmaet ved pludselig opstået sygdom, men bestyrelsen vil ikke vurdere, hvilken sygdom der kan give kontingentfritagelse og hvilke der ikke kan. Hvis vi behandler enkeltsager, vil vi helt sikkert lave forskelsbehandling set ud fra den enkeltes synsvinkel og det er ikke i klubbens interesse. Samtidig vil vores budgetgrundlag skride og vores indtægtsforudsætning vil være noget usikker. Derfor fastholder bestyrelsen (endnu engang) at tilbagebetaling af kontingent som følge af sygdom og lignende jfr. vores vedtægter ikke kan imødekommes. 5. Golfspilleren i Centrum (GiC). 6. Regel- og etiketteudvalg 7. Baneudvalg 8. Husudvalg Status på forpagtningen Der har været afholdt møde med potentielle ansøgere til forpagtningen af vores cafe. Vi har fået flere rigtig gode bud på en fremtidig forpagter. Klubben forventer at kunne indgå en aftale med en meget lovende ansøger fra årsskiftet. Vi forsøger at gøre det attraktivt for en ny forpagter at drive cafeen. Samtidig vil vi arbejde på at gøre det klarere for medlem- Side 3

4 merne, at jo større opbakning der er til cafeen, jo bedre service kan vi forvente og jo længere holder forpagtningsaftalen. Husudvalg Formål, mål og rammer. MH arbejder videre med grundlaget for et fremtidig husudvalg. Emner, der skal behandles i udvalget er eksempelvis, mulig udvidelse eller ændre indretning af klubhus samt udvidelse eller overdækning af terrassen. Praktiske opgaver omkring bane og hus ønsker vi bliver varetaget af en frivilligkoordinator. Har du tid og lyst til at være frivilligkoordinator i Skovbo Golfklub bedes du rette henvendelse til MH. 9. Udvalg for gæste- og baneservice Evaluering af sæsonen Punktet tages med på bestyrelsesmøde i slutningen af sæsonen. 10. Markedsføringsudvalget Influenza vaccine Der er sendt en mail ud til klubbens medlemmer med tilbud om en influenza vaccination til kr. 200,-. Pengene går ubeskåret til klubben. Vi håber der er mange af vores medlemmer der vil støtte initiativet også for at undgå sygedage. Aktivitetsplan for 2017 KF udarbejder en aktivitetsplan for 2017 som skal behandles på bestyrelsesmødet i november. 11. Sponsorudvalget 12. IT udvalg 13. Sportsudvalg Begyndere på bagni Begynderudvalget har ønsket at vores nye begynderne kan prøve at spille på bagni én mandag i sæsonen, for at vise vores flotte bane frem for klubbens nyeste medlemmer. Bestyrelsen har sagt ok. Rammerne er, at medlemmer der er kommet til klubben sidste år og indeværende år inviteres øvrige medlemmer spiller forni. Banen lukkes i Golfbox kl og fleksmedlemmer skal betale for spil på bagni. Datoen lægges ind i kalenderen fra sæsonstart. 14. Klubberne i klubben Side 4

5 15. Administration Status på medlemmer pr : År 2016 Medlemsstatus feb. juni august sep Fuldtidsmedlemmer Fuldtidsmedlemmer Fuldtidsmedlemmer Pensionistmedlemmer Hverdagsmedlemmer Fleksmedlemmer Aktive i alt Passive medlemmer Prøvemedlemmer I alt - ikke DGU medlemmer Eventuelt Næste møde: Mandag, den kl Side 5