M Ø D E R E F E R A T B E S T Y R E L S E S M Ø D E

Transkript

1 M Ø D E R E F E R A T B E S T Y R E L S E S M Ø D E Tid/sted Onsdag den 31. august 2016 kl Mødenr.: Deltagere Bestyrelsen: Stig Brogård Andersen (SBA) Claus Svold (CS) Jan Haugsted Petersen (JHP) Gert Nielsen (GN) Manager: Bo Vaaben (BV) Øvrige deltagere Chefgreenkeeper Hans Peter Ingvorsen (HP) deltager også under spisning Afbud Referent Afbud: Jørgen Ejlskov (JE) Judith Domino (JD) Bo Vaaben (BV) Dagsorden: Pkt. 1 Godkendelse dagsorden - SBA Sagsfremstilling Godkendelse af dagsorden. Beslutning Godkendt uden kommentarer. Åben/lukket Åben Pkt. 2 Godkendelse af mødereferat - SBA Sagsfremstilling Godkendelse af mødereferatet fra bestyrelsesmødet den Beslutning Godkendt og underskrevet uden kommentarer. Åben/lukket Åben info@vgc.dk CVR nr

2 Pkt. 3 Status golfbanen - HP Sagsfremstilling Chefgreenkeeper Hans Peter Ingvorsen gennemgår status for banen og dræningsprojektet på Parken 5 Beslutning HP s indlæg til bestyrelsen var koncentreret omkring færdiggørelse af dræningsprojektet af Parken 5. HP s gennemgang blev taget til efterretning af bestyrelsen. Erfaringerne efter dræningen af Parken 5 skal danne baggrund for en samlet dræningsplan for hele baneanlæget. En plan som bestyrelsen vil fremlægge på klubbens næste generalforsamling i marts Bilag Notat fra HP omkring færddigørelse af dræningsprojektet på Parken 5 Åben/lukket Åben Pkt. 4 Sagsfremstilling Beslutning Bilag Åben/lukket Lukket Pkt. 5 Vision og fokusområder - SBA Sagsfremstilling Status i forhold til klubbens vision og fokusområder. Beslutning Bestyrelsen har igangsat en proces omkring justering og tilretning af Visionens fokusområder for de enkelte områder. Bestyrelsen er særligt opmærksom på at den overordnede udfordring for golfbanen fortsat er dræning. Fastlæggelse af en overordnet dræningsplan for klubbens anlæg, vil derfor være det højest prioriterede fokusområde for banen, samtidig med at der skal være skærpet fokus på banens helhedsindtryk. Den endelige fastlæggelse af fokusområderne for banen og de øvrige områder Medlemmer/foreningen, Sporten og Forretningen arbejder bestyrelsen med henover efterårets møder. Bilag Vision og fokusområder Åben/lukket Åben Pkt. 6 Halvårsregnskab - BV Sagsfremstilling Gennemgang af regnskab og budget for 1. halvår Beslutning BV gennemgang af regnskabet for 1. halvår og forventede afvigelser i forhold til det budgeterede blev taget til efterretning. Der forventes på nuværende tidspunkt et nul-resultat. Åben/lukket Åben

3 Pkt. 7 Sagsfremstilling Beslutning Bilag Åben/lukket Pkt. 8 Sagsfremstilling Beslutning Åben/lukket Lukket Pkt. 9 Nyt fra sekretariatet - BV Sagsfremstilling Nyt fra Baneafdelingen - Baneudvalget inviterer til banevandring mandag den 5. september Knud Roed er fremover Senior Sections repræsentant i Baneudvalget Foreningsafdelingen - P.t. 162 TRYOUT hvor 46 er frigivet - Turneringsudvalget har igangsat mange aktiviteter for at øge interessen for Klubmesterskaberne Sportsafdelingen - Klubbens 1. hold Herrer spiller oprykningspil mod Odder den 3. september 2016 Pro en - Har med succes igangsat et særligt træningstilbud til medlemmer med hcp. over 36 Sekretariatet - Nedsættelse af en projektgruppe i forbindelse med klubbens 50 års jubilæum i 2020 er udsat - Skema med oversigt over medlemskategoriernes rettigheder blev udleveret (er tilængelig på hjemmesiden) - Poul Bernds arbejde med fokusgrupper er fortsat i positiv fremdrift Åben/lukket Åben Mødet afsluttet kl

4 Færdiggørelse af dræn på Parken 5. Pris contra omstændigheder: 1) Prisen stiger med afstanden mellem dræning. 2) Prisen stiger med antallet af store sten i jorden. 3) Prisen stiger med jordens vådhed 4) Prisen stiger med hastighed for dræning. 5) Prisen stiger med mindre gene. 6) Prisen stiger med outsourcing. 7) Prisen stiger med årstid. 8) Prisen stiger med ekstra slidsning. 9) Prisen stiger med finish. 10) Prisen stiger med hastighed for reetablering. 11) Etc. Samlet dræningspris for en fuld dræning af hullet eksklusiv greenen og rundt om teestederne er i skrivende stund forsigtigt beregnet til ca kroner. Med den geologiske rapport og sidste års dræning havde vi i år et umiddelbart godt grundlag for at gå videre med dræning på Parken 5. Alle situationer/golfbaner er forskellige, men den geologiske rapport var/er sigende: Slidsedræn kan ikke undgås!? Selv om flere eksperter er overbeviste om, at vi skyder helt over målet ved at slidsedræne med 1 meters mellemrum og kan nøjes med at dræne som sidste år, så er det meget tydeligt, at sidste års dræning stort set ikke har effekt, hvis den står alene. Selvfølgelig vil denne dræning virke bedre og bedre på sigt, når regnorm, jordskælv og vandets egen ledeevne slår mere og mere i gennem. Men vi taler dels om meget små procentfordele, dels om laaaang tid og dels om et ønske om en langt hurtigere dræningsevne end i landbruget, dels om en konstant komprimering af jorden og dels om ekstreme skygge og læ forhold. Faktisk er det ret tydeligt, at vi selv efter slidsedræning SKAL ud og Vertiquake/Vertidræne/efterslidse og køre store mængder sand/kompost på, hvis hullet skal indfri golfspillernes forventning om stand og spilbarhed. Efter at have konsulteret forskellige eksperter i ind- og især udland, gik vi i gang med at dræne den forreste del på Parken 5. Arbejdets omfang og sværhedsgrad overraskede den meget erfarne dræningsmand (Palle), da den ekstremt våde lerjord samtidig indeholder mange store sten. Det ville have hjulpet ganske betragteligt på arbejdet, hvis jorden havde været meget mere tør, men det ville kræve godt 5-7 uger med tørvejr og god vind, hvilket næppe kommer indenfor en overskuelige fremtid.. Resultatet blev efter forholdene rigtig godt selv efter kraftig regn er der væsentlig forskel på drænet og udrænet areal. De næste par år kan vi højst sandsynligt ikke køre ud og lave topslidsedræn i stedet vil vi som førnævnt skære vandledende riller med en Vertiquake. Topdressning med sand gik fint, og flere år med topdressning af sand er hullet garanteret tørt hele året rundt undtagen ekstreme nedbørsmængder. Ulemperne var selvfølgelig, at arbejdet tog meget længere tid end forudset af Palle og jeg, og samtidig var sliddet på fræsemaskinen ekstremt, hvilket samlet øger prisen markant. Prissætningen af opgaven var stort set ens fra 5 forskellige drænfirmaer med de svære forhold in mente. Alt efter hastighed af arbejdet, tætheden og dybden af dræn samt alle andre mindre faktorer, så ville en færdig dræningspris for hele hullet typisk ende på godt 1,0 til 1,2 millioner kroner. Herefter gik jeg så i gang med at optimere løsningen for at lande på et realistisk økonomisk plan uden at gå alt for meget på kompromis med dræning, tid etc. Ved bl.a. at bruge sidste års dræn som hoveddræn og lade mandskabet fra VGC deltage med maximum ydeevne kunne vi ende på ca kr. inkl. moms, hvis forholdene var som forventet. Den øgede mængde slid samt det markante og nødvendige merforbrug af timer giver desværre højst sandsynligt en ekstraudgift på ca kr., når vi skal færdiggøre arealet fra træet midt i fairway og ned til greenen. Endvidere vil tidsforbruget komme op på ca. 10 arbejdsdage alt afhængig af vejrforholdene. Personalet i VGC og vores første samarbejdspartner er i dag gået i gang med at dræne igen. Han har købt en ny

5 og efter sigende bedre maskine til vores forhold, men det holdt desværre langt fra stik. Nu er næste skridt et forsøg med en kædegraver, og de kommer fredag morgen. En anden af vores udvalgte samarbejdspartnere er klar til at gå i gang igen på tirsdag. Det har ikke været så tørt som nu i 3 måneder og vejrudsigten ser fin ud, så det er meget positivt for tid/økonomi i projektet. Det er en selvfølge ligesom med alt andet arbejde på banen, at vi prøver at lave mindst mulig gene for spillerne under arbejdet. VGC, 31. august, HP.

6 Vision Danmarks smukkeste golfbane Revideret juni 2013

7 Visionen Overordnet vision: Vi vil give gode golfoplevelser til medlemmer og gæster på Danmarks smukkeste golfbane Denne overordnede vision indebærer følgende del-visioner for bane, medlemmer/forening, sport og forretning: Vi vil have Danmarks smukkeste golfbane, der kvalitetsmæssigt kan måle sig med landets bedste Vi vil være en rummelig klub, der er kendetegnet af socialt samvær om gode og unikke golfoplevelser Vi ønsker at Vejle Golf Clubs elite skal være repræsenteret på højt niveau i dansk golf, og ønsker i særlig grad at udvikle egne talenter Vi vil have en velfungerende organisation og en sund økonomi som fundament for vores ambitiøse udvikling af bane og klub Visionen skal være indenfor synsvidde men udenfor rækkevidde, hvor vi ved fælles hjælp og arbejde kan indfri vores forventninger til et positivt og givende klubliv i Vejle Golf Club. Nærværende vision viser altså en situation, hvor vi ikke er endnu, og som ikke ligger lige om hjørnet. Visionen er langsigtet, og der skal arbejdes målrettet over en længere periode for at indfri den. Målet er at vi får størst muligt positivt udbytte af at være medlem af en velfungerende forening og spille golf på Danmarks smukkeste golfanlæg. I det følgende uddybes del-visionerne med langsigtede målsætninger og konkrete fokusområder for

8 Banen Vision for banen Vi vil have Danmarks smukkeste golfbane, der kvalitetsmæssigt kan måle sig med landets bedste. Målsætninger Banen skal kontinuerligt udvikles såvel golf-, oplevelses- som naturmæssigt Det betyder, at Banen skal i højsæsonen kunne måle sig med Danmarks bedste Banen skal være udfordrende for alle golfspillere og være spilbar på en måde, så alle får mulighed for succes Banen skal være fuldt tilgængelig for spil på minimum 18 huller hele året Fokusområder I forlængelse af den gennemførte renovering af baneanlægget skal der i samarbejde med banearkitekten udarbejdes og igangsættes en flerårig udviklingsplan for klubbens øvrige områder og faciliteter der skal udarbejdes og igangsættes en flerårig dræningsplan for klubbens samlede baneanlæg samarbejdet med kommunens ansvarlige for skovområderne skal fastholdes og videreudvikles der skal vedvarende være fokus på aktiviteter og tiltag som kan tilgodese spillehastigheden Vejle Golf Club råder over et særdeles alsidigt anlæg, der giver mulighed for at golfspillere på et ethvert niveau får gode, sjove og berigende oplevelser. Banen er meget varieret, og standarden er høj. Vi ønsker yderligere at udvikle anlægget og dets unikke kvaliteter, så vi med en høj grad af troværdighed kan kalde os Danmarks smukkeste. Banen skal indgå som et vigtigt aktiv i profileringen af Vejle Golf Club som Danmarks Smukkeste og være attraktiv for spillere på alle niveauer. Ansvarlig: Baneafdelingen

9 Medlemmerne/foreningen Vision for foreningen Vi vil være en rummelig klub, der er kendetegnet af socialt samvær om gode og unikke golfoplevelser Målsætninger Det betyder, at Vi vil være det naturlige valg for nuværende og potentielle golfspillere i Vejle og omegn. Vi vil øge og fastholde medlemstallet omkring Vi vil fastholde og understøtte klubbens mange gode aktiviteter og traditioner Vi vil kontinuerligt udvikle og afprøve nye aktiviteter til medlemmer (matcher, turneringer og andre tiltag), der sikrer klubbens gode sociale liv og attraktive golftilbud Fokusområder Fortsat fokus på at tiltrække nye medlemmer Udvikle tilbud med henblik på at fastholde medlemmer og inddrage nyere golfere i klublivet Inddrage klubber i klubben i udviklingen af klubbens sociale liv Udvikle og afprøve tiltag hvor naturen omkring klubben er i fokus Vejle Golf Club eksisterer alene i kraft af og for sine medlemmer. Vejle Golf Club er en rummelig forening, der skal danne rammen om både gode golfoplevelser og givende socialt klubliv omkring spillet. Vejle Golf Clubs rummelighed betyder, at vi favner både den typiske voksne fritidsgolfer, børn og unge og eliten, der dyrker sporten til det højeste niveau. Ansvarlig: Foreningsafdelingen

10 Sporten Vision for sporten Vi ønsker at Vejle Golf Clubs elite skal være repræsenteret på højt niveau i dansk golf, og ønsker i særlig grad at udvikle egne talenter Målsætninger Det betyder, at vi vil i første række opnå målsætningen gennem udviklingen af egne talenter Vi vil have så højt en kvalitet i elitearbejdet at det kan tiltrække og fastholde talenter og elitespillere Vi vil prioritere og støtte klubbens elite Vi vil være særligt fokuserede på juniorelitearbejde og gerne i samarbejde med naboklubber Vi vil fortsat prioritere et bredt juniorarbejde Vi vil arbejde på at flere dyrker golf som konkurrencesport Fokusområder Tiltrække og fastholde egne juniormedlemmer ved at skabe glæde ved golfspillet og muligheder for at udvikle golffærdighederne Skabe et elite- og konkurrencemiljø for udvalgte spillere Fastholde tilbud om konkurrencegolf for bredere grupper af medlemsskaren (f.eks. Regionsgolfturneringen, klubmesterskaber mm) Udbygge rekrutteringen og udviklingsarbejdet for konkurrencegolfere med f.eks. holdsamlinger og træning Forhøjet prioritering af in- og ekstern formidling af afdelingens tiltag og resultater Flertallet af Vejle Golf Clubs medlemmer dyrker ikke golf som egentlig konkurrencesport. Men Vejle Golf Club er også en klub for elite og for sportsligt ambitiøse. Og vi ønsker, at det sportslige konkurrence-element skal tilbydes til en lidt større del af medlemsskaren. Ansvarlig: Sportsafdelingen

11 Forretningen Vision for forretningen Vi vil have en velfungerende organisation og en sund økonomi som fundament for vores ambitiøse udvikling af bane og klub Målsætninger Det betyder, at Vi vil kontinuerligt udvikle og tilpasse vores organisation til udfordringerne Vi vil sikre forretningsmæssig ideudvikling, så vi har gode indtjeningsmuligheder gennem ajourførte attraktive tilbud til konkret definerede målgrupper Vi vil gennem et fortsat konkurrencedygtigt kontingent fastholde nuværende medlemstal og sammensætning, og dermed sikre klubbens grundlæggende økonomiske fundament Vi vil være det oplagte valg for green fee spillere, company-days og andre indtægtsgivende arrangementer Fokusområder Modernisering af hjemmeside med henblik på endnu bedre medlemsinfo og styrket markedsføring Udvikle indtægtsgrundlag for greenfee og arrangementer, så der varigt realiseres indtægter, der mindst er på niveau med budget 2013 Udvikle og afprøve muligheder for yderligere synergi i samarbejdet med restaurant, træner og andre samarbejdspartnere Intensivere synliggørelsen af Vejle Golf Club i lokalsamfundet, erhvervslivet og overfor Golf-Danmark Der skal udarbejdes en redegørelse om fordele og ulemper ved at klubbens baneanlæg anvendes til landsdækkende golfaktiviteter Den fundamentale forudsætning for realisering af vision og målsætning er en velfungerende organisation med en stærk økonomi. Den større konkurrence på golfområdet og den aktuelle finanskrise gør denne udfordring endnu mere aktuel. Ansvarlig: Sekretariatet

12 Fuldtidsmedlem Hverdagsmedlem Greenfeemedlem Long distance medlem Studiemedlem Junior frigivet til stor bane Junior ikke frigivet til stor bane U10 Korthulsbanemedlem TRYOUT frigivet til stor bane TRYOUT ikke frigivet til stor bane Passiv Medlemskabet giver dig følgende rettigheder Frit spil på stor bane alle dage Frit spil på stor bane hverdage til kl Spil på stor bane mod betaling af greenfee Frit spil på korthulsbanen alle dage Frit spil på korthulsbanen hverdage til kl Spil på kortshulsbanen mod betaling af greenfee Fri benyttelse af træningsfaciliteter alle dage Fri benyttelse af træningsfaciliteter hverdage til kl Fri benyttelse af træningsfaciliteter mod betaling af greenfee DGU kort DGU kort med F Rabatordninger Gensidige rabataftaler med andre klubber Greenfeeclub no. 1 Gæst med til ½ greenfee i VGC Gæst med på korthulsbanen uden betaling