Referat af hhv. stiftende, konstituerende og første bestyrelsesmøde i SOSU Sjælland

Transkript

1 Referat af hhv. stiftende, konstituerende og første bestyrelsesmøde i SOSU Sjælland D. 20. januar 2011 kl Adresse: Hotel Scandic, Nørretorv 57, 4100 Ringsted Indkaldt til mødet var 1. Niels Ulrich Hermansen, borgmester i Ringsted kommune 2. Ellen Manelius Knudsen, regionsmedlem, Region Sjælland 3. Lars Holte, kommunaldirektør i Odsherred Kommune 4. Kasper Sonne, omsorgschef i Faxe Kommune 5. Claus Hensing, chef for uddannelse og kompetenceudvikling i Region Sjælland 6. Hanne Hermansen, næstformand i FOA Holbæk 7. Lissi Lund, afdelingsnæstformand i FOA Sydsjælland 8. Allan Kjærgaard-Pedersen, sektorformand i FOA i Roskilde 9. Bente Elkjær, institutleder og professor ved Danmarks Pædagogiske Universitetsskole 10. Per B. Christensen, direktør i børne og kulturforvaltningen i Næstved kommune 11. Claus Lindeskov Hansen, SSH elev i afdeling Greve 12. Hanne Lærke Nielsen, medarbejder i afdeling Næstved 13. Jamshid Gholamian, medarbejder i afdeling Greve 14. Søren Clausen, direktør i SOSU Sjælland Gæster: Jørgen Smith, revisor Anders Sevelsted, vicedirektør SOSU Sjælland Carl Edward Tronhjem, kvalitetschef, SOSU Sjælland Referent: Lizette Ramlyng, medarbejder i Ledelsessekretariatet i SOSU Sjælland

2 Referat Stiftende møde 1. Valg af mødeleder v/søren Clausen Direktøren indstillede Niels Ulrich Hermansen indtil formanden er valgt. Indstillingen blev godkendt. Medlemmerne præsenterede herefter sig selv../. bilag 1 - vedtægter 2. Valg af medlemmer til bestyrelsen ved selvsupplering v/søren Clausen Direktøren indstillede på baggrund af drøftelser med fusionsstyregruppen følgende medlemmer: Per B. Christensen og Bente Elkjær Indstillingen blev enstemmigt besluttet../. bilag 2 - CV./. bilag 3 - CV Konstituerende møde 1. Valg af formand og evt. næstformand v/mødelederen Mødelederen indstillede Per B. Christensen til formand, og Hanne Hermansen til næstformand i bestyrelsen. Indstillingen blev enstemmigt vedtaget. Bestyrelsesmøde Formanden takkede for valget og den tillid der var vist ham og Hanne Hermansen.

3 Formanden ville gerne have to ekstra punkter til dagsorden, hhv. punkt 0 og punkt 8. Dette blev ønske blev godkendt. Under punkt 7 havde Hanne Hermansen en tilføjelse, i forhold til et ekstra udvalg. 0. Sammenlægningsredegørelsens ledelsesmæssige konsekvenser v/formanden De tre fusionsbestyrelser har besluttet at ansætte en direktion, som den nye bestyrelse, så at sige overtager. Direktionen består af 3 personer, hhv. Søren Clausen, direktør og tidl. direktør i SOSU Næstved, Anders Sevelsted, vicedirektør for økonomi, administration, vejledning og service, tidligere direktør i SOSU Greve. Hanne Vaagø Tost, vicedirektør, for uddannelserne og kursuscentret samt Ledelsessekretariatet, tidligere direktør i SOSU Vestsjælland. Hanne Vaagø Tost vil deltage på et senere bestyrelsesmøde, så bestyrelsen kan hilse på hende. Sammenlægningsredegørelsen blev taget til efterretning af bestyrelsen. 1. Forretningsorden v/formanden herunder: mødefrekvens, location, tidspunkt for møderne, temaer etc. Udarbejdelse af dagsorden 1, stk 3: - Det indskrives at formandskabet udgør bestyrelsens forretningsudvalg, der i samarbejde med direktøren udarbejder dagsorden. 1 stk. 6: Der ligger en temmelig stor bemyndigelse vedr. personaleledelse. Det ville formanden gerne gøre opmærksom på. 1 stk. 7.: Normalt er det sådan at bestyrelsen forholder sig til den overordnede personaledel, så bestyrelsen alene skal sikre at der udarbejdes personalepolitikker, ikke godkende disse. Konsekvensrettelse i 1 stk. 7. 3, stk. 2: Omhandlende bemyndigelse af formandskab til at indgå resultatlønskontrakt. Punktet ønskes ændret således, at det er formanden der godkender resultatlønskontrakten, og ikke bestyrelsen. Det betyder at bestyrelsen kun orienteres om kontrakten. Claus Hensing påpegede at kontrakten skal ligge tæt op af den valgte strategi. Ellen Knudsen var enig, og foreslog en tilføjelse i forretningsorden om, at

4 resultatlønskontrakten kommer på som et punkt på et bestyrelsesmøde før den indgås og godkendes af formanden. Så bestyrelsen kan bakke op om kontrakten. Søren Clausen uddybede, at den ønskede ændring skyldes at der er nogle deadlines som skal overholdes i forhold til rapportering af resultatlønskontrakten til ministeriet, og disse deadlines hænger ikke altid sammen med bestyrelsesmøderne. Beslutning: Bestyrelsen ønsker at indgå i drøftelsen af succeskriterierne i kontrakten som skal være i sammenhæng med institutionens strategi, men den endelige kontrakt kan indgås af formanden. 7, stk. 2: Hvad menes der med en intern revisor? Revisor Jørgen Smith uddybede: En ekstern revisor er en rigsrevisor. På dennes vegne udpeges en såkaldt intern revisor, som dog ikke er intern som vi normalt forstår det. Det er PricewaterhouseCoopers for institutionens vedkommende. Beslutning: Efter intern revisor skrives i parentes, at den er udarbejdet af den tilknyttede revisor. Derudover skal det rettes at årsrapporten er udarbejdet af revisoren. Det er ikke korrekt, det er institutionen der udarbejder den. Er der i de efterfølgende dage nogle medlemmer der falder over andre passus der evt. skal ændres, er de velkomne til at kontakte direktøren og formanden. Beslutning: Forretningsordnen udsendes til skriftlig høring, når rettelser er indarbejdet, og underskrives på næste bestyrelsesmøde../. bilag 4 - Forretningsorden 2. Orientering om SOSU Sjælland v/søren Clausen Søren Clausen gav en kort orientering om institutionen, uddannelserne, geografi og lokationer. Orienteringen blev taget til efterretning, med den tilføjelse at bestyrelsen på de kommende bestyrelsesmøder ønsker at forholde sig til uddannelserne og skolens lokationer.

5 ./. bilag 5 - organisationsdiagram SOSU SJ./. bilag 6 - fusionsredegørelse./. bilag 7 fusionsgodkendelse./. bilag 8 fusionstilskud 3. Budget og revision v/revisor Jørgen Smith fra PricewaterhouseCoopers samt vicedirektør Anders Sevelsted Revisor orienterede om hhv. revisors opgaver og bestyrelsens opgaver. Reglerne er nærmere beskrevet bl.a. i Lov om institutioner for erhvervsrettet uddannelse. Formandskabet og direktøren laver til næste møde et årshjul, dvs. et oplæg til hvilke emner der skal på møderne og hvornår. Orienteringen blev taget til efterretning. Fremlæggelse af budget v/anders Sevelsted Da de tre skoler pt. har forskellige databaser, er det ikke muligt at udskrive et samlet budget via Navision Stat. Derfor er det fremsendte budget lavet i Excel. Budgettet udviser et positivt resultat for Formanden spurgte revisor og Anders Sevelsted om der var oplysninger vedr. de tre gamle skoler som den nye bestyrelse skal være opmærksom på. Revisoren henviste til perioderegnskabet som har været sendt ud sammen med dagsorden. Heraf fremgår det at alle tre skoler har haft et overskud medio Næstveds meget store overskud stammer fra salget af Herlufsvænge til Region Sjælland. Egenkapitalen er samlet set mio. kr. Formanden påpegede at der vil komme flere drøftelser i bestyrelsen i forhold til budget og økonomi. Formanden ønskede at ministeriets kodeks for godt bestyrelsesarbejde sendes med referatet ud.

6 Fremlæggelsen blev godkendt./. bilag 9 budget 2011./. bilag 10 halvårsregnskab Vederlag til bestyrelsen v/søren Clausen Kutyme er at man anvender den bekendtgørelse der ligger fra ministeriet, og som er sendt ud med dagsorden. Der betales ikke honorar, men vederlag. Formand og næstformand får de beløbsrammer der er nævnt i bekendtgørelsen. Der betales for transport og evt. kurser, papir og andre brugsmaterialer. Beslutning: Bestyrelsen vedtog at følge bekendtgørelsen vedrørende vederlæggelse. Evt. høj takst i forhold til kørsel, skal besluttes af formanden, som udfærdiger bemyndigelsesblanket../. bilag 11 bekendtgørelse fra undervisningsministeriet./. bilag 12 ændring af bekendtgørelse 5. Bemyndigelse af formandskab til at indgå resultatlønskontrakt v/formanden Punktet blev drøftet under punkt Handleplan for øget gennemførelse v/kvalitetschef i SOSU Sjælland, Carl Edward Tronhjem Bestyrelsen skal udarbejde målsætninger/indsatsområder (Handleplan for øget gennemførelse) for skolen som skal indsendes til ministeriet senest d. 1. marts Det er formanden der underskriver Handleplanen. Et mål er et frafald på max 5 %, for at imødekomme kravet fra ministeriet om 95 % gennemførelse. SOSU Sjælland har gennemført en elevtrivselsundersøgelse. Den kan danne baggrund for at fokusere på områder som kan medvirke til at øge gennemførslen. Følgende indsatsområder foreslås: Læsevejledning

7 Samarbejde mellem skole og praktik Undervisningsevaluering Socialt miljø og relationer Særligt indsatsområde: Medietek pædagogisk it De gennemgåede bilag medsendes referatet, og de indsatsområder der foreslås skal udfoldes til bestyrelsen. Der blev stillet spørgsmålstegn fra flere medlemmer til den målsætning der var foreslået, som var lig tallene for Kan overliggeren ikke hæves? Hanne Hermansen mente at man midt i en stor fusionsproces skulle være varsom med at stille højere krav. Beslutning: Bestyrelsen anerkender at ledelsen har en opgave i forhold til fusionen overfor personale og elever. Bestyrelsen ser dog samtidig gerne, at niveauet hæves, og at man bruger best practice fra de tre tidligere skoler. 7. Udpegning til råd og bestyrelser v/søren Clausen Udpegning til Erhvervsakademi Sjællands bestyrelse, et bestyrelsesmedlem - direktøren er medlem parallelt. Beslutning: Lars Holte blev valgt. Udpegning til VEU centerrådet ved VEU-center øst og øerne. Allan Kjærgaard-Pedersen har haft pladsen indtil nu, udpeget af de nu afgåede bestyrelser i Greve og Næstved, og har tilbudt at fortsætte. Direktøren er tilforordnet i rådet og tillige tilforordnet VEUcenterrådet for VEU-center Vestsjælland. Beslutning: Allan Kjærgaard-Pedersen blev valgt. To medlemmer til Slagelse Uddannelsesråd. Hanne Hermansen sidder i dette råd.. Beslutning: Formanden bad direktionen om at udpege en embedsmand. Der er mange kommuner og mange uddannelsesråd.

8 8. Mødeplan v/formanden Forretningsudvalget sender mødedatoer ud efterfølgende. Formanden bad direktionen om at arbejde med sagskoncept fremover. Gerne lidt fyldigere punkter, og færre bilag. 9. Eventuelt Der udsendes pressemeddelelse med valg af formand og næstformand, og hvilke råd vi sidder med i. I bekendtgørelsen skal stå at skolen kan gøre en forskel. SOSU Sjælland har et hold elever med til SOSU Skills, som er et mesterskab for SOSU elever. I starten vil møderne ligge i Ringsted. Borgmester Niels Ulrich Hermansen stiller gerne lokaler til rådighed.