Medarbejderrepræsentant Lise Garkier Hendriksen

Transkript

1 DAGSORDENPUNKT 2, BILAG 2.1 REFERAT AF BESTYRELSESSEMINAR, D AUGUST 2015 BERNSTORFF SLOT, JÆGERSBORG ALLÉ 93, 2820 GENTOFTE 2 5. S E P T E M BE R 2015 JOURNAL NR /32150 DELTAGERE Universiteter Jesper Lindholm Jens Vedsted-Hansen Jesper Ryberg Ewa Chylinski Jørn Vestergaard Rådet Ole Hartling Carsten Fenger Dorthe Elise Svinth Ruth Lauge 25. AUGUST 2015 Medarbejderrepræsentant Lise Garkier Hendriksen Medarbejdere Jonas Christoffersen Louise Holck Eva Grambye Ann Lisbeth Ingerslev Ulla Dyrborg Charlotte Schwartz-Hansen (ref) Afbud Stig Langvad Trine Nørby Olesen (Grønland) Tim Jensen Pernille Backhausen TID EMNE, FORMÅL ANSVARLIG 1. Godkendelse af dagsorden (beslutning) Kommentar: Formanden foreslog at tilføje et punkt om medlemskab af Økonomiudvalget inden frokost d. 25. og valg af nyt udvalgsmedlem som første dagsordenpunkt d. 26. FMD Bestyrelsen anmodede om, at fremtidige dagsordener bliver nummeret. Beslutning: Dagsordenen blev godkendt med ovenstående ændringsforslag. 2. Godkendelse af referat (beslutning) FMD 1/12

2 Bilag: 1. Referat af 19. maj Kommentarer: Bestyrelsen havde ingen kommentarer til referatet. Beslutning: Referatet blev godkendt. 3. Formandens beretning (orientering) Bilag: Ingen. FMD Kommentar: På det ekstraordinære bestyrelsesmøde d blev Dorte Elise Svinth enstemmigt valgt til ny formand (per ). Formanden bakkede denne beslutning op og oplyste, at afgående og tiltrædende formand havde aftalt at drøfte, hvordan overgangen kan ske bedst muligt. Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4. Direktørens beretning (orientering) Bilag: 2. Status på institutmål 2015; 2.1 Mini-APV 2015 DIR Kommentar: Direktøren berettede om: Fremdriften på institutmål 2015: Status på de 10 mål er generelt tilfredsstillende, idet 2 mål er opfyldt, 1 mål er delvist opfyldt, 6 mål forventes opfyldt inden årets udgang og 1 mål forventes ikke opfyldt. Resultaterne af mini-apv Mini-APV en viser generelt fremgang. Fremgangen er dog ikke så stor som håbet på alle spørgsmål. Mini-APV en har givet ledelsen to vigtige opmærksomhedspunkter, der følger af den internationale strategi: Rolleklarhed/fordeling og stress. Modsat tidligere APV er har instituttet denne gang data på afdelingsniveau, hvilket muliggør en målrettet indsats. Afdelingslederne er derfor nu godt i gang med opfølgningen, ligesom der er vedtaget en opdateret handlingsplan i Samarbejdsudvalget. Instituttet vil bede fremtidige leverandører af APV-rapport om benchmarking med andre (f.eks. statslige) arbejdspladser. Bestyrelsen understregede ønsket om fortsat at blive orienteret om udviklingen på arbejdsmiljøområdet. Snarlig opstart på et EU projekt om NHRI er, som bestyrelsen godkendte den med et forbehold om instituttets kapacitet til at styre EU-projektet. I forhandlingerne om rammerne for projektet har instituttet 2/12

3 konsulteret en tysk konsulent. Projektet indebærer støtte til nationale menneskerettighedsinstitutioner globalt, regionale netværk for NHRI er og det globale netværk for NHRI er, ICC. Projektbevillingen beløber sig til 5 mio. EURO over tre år og involverer er en række samarbejdspartnere. Instituttet vil anvende samarbejdsaftalen med Udenrigsministeriet til at supplere de utilstrækkelige overhead som EU giver. Instituttet forventer, at kontrakten med EU bliver underskrevet i oktober. Beslutning: Bestyrelsen tog beretningen til efterretning efter en række spørgsmål og drøftelser, ikke mindst i forhold til de mål, som ikke var opnået, og som ikke blev skønnet at kunne blive opfyldt som forventet kvartals regnskab og budgetopfølgning (orientering) Bilag: 3.1 Regnskab og prognose 1. halvår 2015 DIR Kommentar: Økonomi- og Administrationschef, Ann Lisbeth Ingerslev orienterede om regnskabet for første halvår af 2015 og prognose for året samt fremtidig revision. Prognosen er positiv. Regnskabet viser et merforbrug på projektaktiviteter, hvilket hovedsagelig skyldes utilstrækkelige overheadindtægter fra projektaktiviteterne (se uddybende forklaring nedenfor). Direktionen har haft fokus på fællesudgifterne ved at være generelt tilbageholdende og nogle udgiftsposter er blevet beskåret. Der er ikke udskudt investeringer eller andet, der kan vise sig at blive en kritisk udgift i Fremtidig revision. Instituttet forventer snart at indgå aftale med Udenrigsministeriet om revision. I en såkaldt Paragraf 9 aftale uddelegerer Rigsrevisionen en del af revisionsopgaven til et revisionsfirma. Instituttet har foreslået, at revisor udpeges af bestyrelsen. Det vil ske efter indhentelse af tilbud og drøftelse i økonomiudvalget. Instituttets udgift til revisionen vil forløbe sig til ca kr p.a. Direktøren gav en uddybende forklaring af udfordringen med rentabiliteten af projekterne. Den utilstrækkelige overhead, der samlet set opnås på projekterne skyldes bl.a. Danidas lønsatser, der i mange tilfælde er lavere end den reelle løn. Endvidere er der projekter, hvor der ikke betales de forudsatte 80% i overhead. Sluttelig drøftede bestyrelsen økonomiudvalgets sammensætning. På et bestyrelsesmøde i maj besluttede 3/12

4 bestyrelsen, at udvalget skal have to medlemmer ud over bestyrelsesformanden. Dorte Elise Svinth valgtes da som tredje medlem. Der skal nu vælges et udvalgsmedlem til erstatning af fratrådte Pernille Backhausen, ligesom der på sigt skal findes et udvalgsmedlem til erstatning for den nye bestyrelsesformand Dorte Elise Svinth, når denne måtte beslutte at trække sig fra udvalget formentlig om ca. seks måneder. Ruth Lauge havde på opfordring stillet sig til rådighed, og formanden opfordrede andre interesserede til at henvende sig til udvalgets formand, Carsten Fenger, inden punktet var på dagsordenen næste dag. Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning, idet det lå bestyrelsen væsentligt på sinde, at der sikres en balance i årets regnskab og ikke et merforbrug ift. budgettet. Bestyrelsen hilste velkomment, at der var opnået enighed med Udenrigsministeriet vedr. 9 revision, og takkede for det store arbejde, som der var lagt i dette. 6. Bestyrelsens udpegning (beslutning) Bilag: 4. Indstilling, 4.1 Brev til UM om ændring af bestyrelsens sammensætning; 4.2 Rådets indstilling til model for udpegning FMD Kommentar: Bestyrelsen drøftede indgående spørgsmålet med afsæt i de tidligere drøftelser i bestyrelsen, henvendelsen til Udenrigsministeren i maj, høringen af Rådet og Rådets høringssvar. Der var forskellige synspunkter om fritstilling af Rådets udpegning til bestyrelsen vs. en binding på et-tre mandatområder. Bestyrelsen var enig om, at bestyrelsen til hver en tid skal besidde de kompetencer, der er nødvendige for at sikre god og nødvendig ledelse af instituttet. Bestyrelsen var desuden enig om, at pluralisme er et vigtigt afsæt for hele instituttets arbejde, som bestyrelsen og Rådet er en del af. Bestyrelsen var endvidere enig om, at menneskeretten ikke stiller bestemte krav til, hvordan grupper af borgere skal repræsenteres. Behovet for pluralisme i ledelsen kan og skal sikres på flere måder end ved udpegning af repræsentanter for bestemte interesser. Instituttet skal drage omsorg for, at relevante udsatte grupper og minoriteter tænkes ind i instituttets arbejde og herunder i bestyrelsens beslutninger, og at dialogen med Rådet skal styrkes med 4/12

5 henblik på Rådets virke efter lovens 5, stk. 2. Der var på den baggrund et stort flertal for, at Rådet skulle fritstilles i sit valg af repræsentanter til bestyrelsen. Et enkelt af de tilstedeværende medlemmer talte imod dette, men omvendt for en bunden rotationsordning med henvisning til, at dette i noget omfang ville kunne sikre de nuværende gruppers fortsatte tilstedeværelse i bestyrelsen. Beslutning: Bestyrelsen indstiller til Udenrigsministeriet, at der fremover ikke bør være bindinger på Rådets udpegning af medlemmer til bestyrelsen, og dette sker med en ordlyd, der konkret blev opnået enighed om på mødet. 7. Risikostyring (drøftelse og beslutning) Bilag: 5. Diskussionsoplæg vedr. risikoarbejde. FMD Kommentar: Direktøren præsenterede direktionens overvejelser omkring risikostyring og krisehåndtering. Der er tre typer af kriser: Snigende potentiel krise (f.eks. Rigsrevisionens revision af otte statslige institutioners mangelfulde håndtering af persondata); Pludselig krise (f.eks. medarbejdere, der rejser i højrisiko-områder) og yoyo krise (f.eks. rod i økonomien). Instituttets kommunikation i fm. en krise skal nøje tilpasses krisens karakter og konsekvens. I tilfælde af, at der er mistanke om, at det er direktøren, der har svigtet, er det bestyrelsesformanden, der kommunikerer med pressen. Spørgsmålet blev rejst, hvordan bestyrelsesmedlemmer (ud over formanden) skal forholde sig til pressehenvendelser i fm. kriser. Jonas Christoffersen mindede om, at det tidligere er besluttet, at enkeltmedlemmerne henviser til bestyrelsesformanden, og at spørgsmålet kan blive inkluderet i de fremtidige drøftelser om snitfladerne mellem bestyrelsen og direktøren. Bestyrelsen takkede for et godt diskussionsoplæg, og drøftede derefter erfaringer fra andre steder, og hvilket informationsniveau bestyrelsen ønsker i f.m. kriser i instituttet. Et medlem tilbød at fremsende et format til rapportering af risici i forskellige typer projekter (baseret på indikatorer). Bestyrelsen drøftede spørgsmålet om selvstændige udtalelser fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer. Direktøren oplyste, at spørgsmålet tidligere havde været drøftet i 5/12

6 bestyrelsen, der havde besluttet, at det kun er bestyrelsesformanden, der udtaler sig på bestyrelsens vegne, og at medlemmer derfor henviser til formanden. Formanden og direktøren koordinere udtalelser i påkommende tilfælde. Der var enighed om, at de enkelte naturligvis kan udtale sig på egne vegne som forskere eller i anden sammenhæng. Der var desuden enighed om, at spørgsmålet om udtalelser på instituttets vegne vil indgå i det fremadrettede arbejde om bestyrelsens arbejde og blive drøftet mere gennemgående ved en senere lejlighed. Beslutning: Bestyrelsen gav udtryk for, at den følte sig betrygget i, at instituttet arbejder ansvarligt med risikostyring. Direktøren inkluderer fremover i sin beretning på de ordinære bestyrelsesmøder væsentlige kriser og risici med afsæt i det udsendte skema, der blev hilst velkomment som let tilgængeligt og overskueligt. Der udarbejdes ikke yderligere interne processer og kriterier for, hvornår en risiko skal løftes op på bestyrelsesniveau. I stedet vil der løbende være drøftelse af afgrænsningen mellem direktøren og formanden. Spørgsmålet om udtalelser på instituttets vegne vil indgå i det fremadrettede arbejde om bestyrelsens arbejde og blive drøftet mere gennemgående ved en senere lejlighed. 8. Midtvejsstatus på strategi (drøftelse) Bilag: 6. Indstilling; 6.1 Midtvejsstatus på strategi DIR Kommentar: Direktøren indledte med at sige, at midtvejsstatus skal ses i sammenhæng med dagsordenens efterfølgende to punkter, om hhv. institutmål 2016 og drøftelse af proces for 2020-strategi: Direktionen ønsker at høre fra bestyrelsen, på hvilke områder bestyrelsen ønsker yderligere oplysninger og/eller analyser for at kunne gå i gang med 2020-strategi i Bestyrelsen drøftede oplægget indgående og tiltrådte i al væsentlighed direktionens vurdering af den nuværende situation. En række forhold blev drøftet med henblik på inddragelse i det videre arbejde med strategien, herunder næste dag. 6/12

7 Beslutning: Bestyrelsen tog strategistatus til efterretning. 9. Kaminpassiar Kommentar: Kort, uformel præsentation af bestyrelsesmedlemmerne Ruth Lauge og Jørn Vestergaard. 26. AUGUST 2015 TID EMNE, FORMÅL ANSVARLIG 10. Valg af medlem af økonomiudvalget FMD Bilag: Ingen. Kommentar: Den kommende formand, Dorthe Elise Svinth, oplyste, at hun og formanden for økonomiudvalget havde drøfter spørgsmålet videre. Jørn Vestergaard var blevet foreslået som medlem af udvalget og havde stillet sig til rådighed. Dorthe Elise Svinth ønskede at være medlem af udvalget, indtil hun havde den fornødne indsigt i økonomien, ligesom hun fandt det mest hensigtsmæssigt at vurdere besættelsen af posterne i det samlede økonomiudvalget i lyset af de kommende drøftelser om reduktion af bestyrelsen. Dorthe Elise Svinth og Carsten Fenger indstillede derfor, at bestyrelsen nu vælger ét nyt medlem af udvalget, og at Ruth Lauge, der har betydelig erfaring med projektøkonomi, vælges. Formanden for Økonomiudvalget bekræftede, at Jørn Vestergaards væsentlige indsigt i økonomistyring mv. var særdeles nyttig, og vil blive anvendt i det fremadrettede arbejde. Beslutning: Ruth Lauge vælges som nyt medlem af økonomiudvalget indtil 1. september Internationalt område, mål og vision (til orientering) Bilag: Ingen. DIR Kommentar: Den nye internationale vicedirektør, Eva Grambye, orienterede bestyrelsen om planer for det internationale område i den kommende strategiperiodeperiode ( ). Eva Grambye har holdt samtaler med alle medarbejdere i internationalt område og i Forskningsafdelingen. Konklusionen på samtalerne er, at den internationale strategi er forankret i det internationale område, og at de tre 7/12

8 afdelinger i internationalt område har dygtige ledere. Dog fylder administration, og der er behov for rolleafklaring især i f.t. det internationale sekretariat. Der er behov for større viden om, hvad kolleger laver og kan. Instituttet har et fantastisk godt ry ude i verden: Instituttet har ry for at være operationelle og pragmatiske og for at udføre arbejde af høj faglig kvalitet og for at være dyre Internationalt områdes styrke er kombinationen af lokal/kontekstviden, legitimitet, forskningskapacitet og dokumenterede resultater. Den store udfordring for området er funding. Et advisory board kan styrke instituttets samarbejde med nye aktører, og Eva Grambye foreslog emnet drøftet fremadrettet. Der var mange komplimenter til Eva Grambyes præsentation. Der fulgte en drøftelse af instituttets internationale arbejde nu og i fremtiden, herunder i forhold finansiering, merværdi og impact, partnerskaber, synergi med det nationale og krav til kompetencer og arbejdsmetoder. Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning med henvisning til drøftelsen under punktet. 12. Institutmål 2016 (beslutning) Bilag: 7. Indstilling; 7.1 Institutmål 2016 (bruttoliste) DIR Kommentar: Direktøren præsenterede baggrunden for, at der lægges op til, at bestyrelsen skal pege på 5-10 særlige mål. Bestyrelsen tiltrådte d et nyt redskab til strategisk målopfølgning med henblik på at gennemføre en styring efter færre, men mere strategisk udvalgte mål. Institutmålene for 2016 er således det, som bestyrelsen mener, at det er særligt vigtigt for direktionen at fokusere på i det sidste år af strategien. Direktionen præsenterede kort de enkelte mål, hvorefter bestyrelsen drøftede målene. Bestyrelsen var enig om at udvælge nedenstående 8 mål, uden at dette dog skulle ses som udtryk for en nedprioritering af modernisering og effektivisering af bestyrelsesarbejdet, der ikke blev valgt som særligt prioriteret institutmål. Beslutning: Bestyrelsen valgte følgende otte mål som institutmål 2016: Kommunerne, enkeltsager, udsatte grupper, menneskeret og vækst, SDG erne, NHRI er, finansiering, effektivitet. 8/12

9 13. Proces for udvikling af ny tyvetyve-strategi (drøftelse og beslutning) Bilag: 8. Procesoplæg vedr. strategi 2020 DIR Kommentar: Direktøren præsenterede nogle overordnede kriterier til brug for vurdering af instituttets generelle udvikling. Bestyrelsen drøftede på et overordnet plan udviklingen med udgangspunkt i en række generelle kriterier, der kan sammenfattes således: Instituttet skal have gennemslagskraft og kunne dokumentere effekten af sit virke. Det skal kunne levere og være synligt for borgerne, ligesom der skal fastholdes adgang til FN/EU/Europarådet. Instituttet skal have fagligheden i centrum og være et attraktivt sted at arbejde. Det gode rekrutteringspotentiale skal fastholdes, ligesom rotationsmuligheder kan overvejes. Den interne inspiration og synergi mellem nationalt og internationalt arbejde skal styrkes. Instituttet skal være rentabelt og konkurrencedygtigt. Projekter er omkostningskrævende, og der skal fortsat arbejdes med at udvikle rammevilkårene og omkostningsniveau, ligesom der skal tænkes nyt om projektstruktur (hoved-/underleverandør), projektimplementering (lokalkontorer/wilders Plads), opgavetyper (konsulentopgaver og andet) og skalering efter behov. Instituttet skal øge uafhængigheden af politiske prioriteringer og bevillinger med respekt både for institutionens statslige forankring og for donorindflydelsen. Fundraising skal styrkes og donorbasen skal udvides med fokus på både private og offentlige bevillinger, herunder fonde og EU. Instituttet skal fastholde sin legitimitet med udgangspunkt i den globale indsats for menneskerettigheder. Kontinuitet i udviklingen skal fasholdes, og den internationale strategi skal have tid til at blive udfoldet. Direktøren præsenterede endvidere nogle kriterier til brug for prioriteringen af konkrete indsatser eller områder. Bestyrelsen drøftede spørgsmålet med udgangspunkt i en række generelle kriterier, der kan sammenfattes således: Mål Forandring Hvad er målet for indsatsen? Kan vi opstille effektmål? Hvad er forandringsteorien bag indsatsen? 9/12

10 Væsentlighed Trend Komparativt Partnere Kommunikation Synergi Kompetence Ressourcer Konsekvenser Realistisk Hvorfor er emnet væsentligt? Hvor mange berøres og hvordan (alvor*antal)? Er emnet led i en trend (nyt) eller er det kommet for at blive (varigt)? Har vi komparative fordele eller ulemper? Har vi en særligt mandatbaseret opgave (forpligtelse)? Er der partnere/partnerskaber af betydning for indsatsen? Kan indsatsen kommunikeres for omverden? Betyder den noget for instituttets omdømme? Er der synergi mellem nationalt/internationalt? Kan den i modsat fald udvikles på en praktisk håndterbar måde? Hvilke kompetencer kræves? Har vi dem eller skal vi skaffe/udvikle dem? Hvad koster det at løfte opgaven (nuværende niveau eller mere/mindre)? Hvordan finansieres det (nuværende bevillinger eller nye)? Er der efterspørgsel kan det være indtægtsgivende? Hvilke konsekvenser for organisation og medarbejdere vil en op/nedprioritering have? Er det realistisk at prioritere indsatsen? Beslutning: Bestyrelsen gav bredt set udtryk for det signal, at instituttet fortsat bør være én samlet institution med nationalt og internationalt arbejde i rimelig balance, og at udviklingen navnlig skal sigte mod at øge gennemslagskraften og uafhængigheden. Bestyrelsen tiltrådte proces for udvikling af 2020-strategi, således at der er behov for at bestyrelsen i de kommende måneder fastlægger de overordnede pejlemærker og afklarer grundlæggende dilemmaer, inden medarbejderne inddrages i det konkrete skrive arbejde efterfølgende i det nye år, idet formanden og direktøren afklarer den nærmere proces, således at der tages højde for bestyrelsens inddragelse og en hensigtsmæssig proces med medarbejdere og centrale interessenter. 10/12

11 14. Valg af ministerier til deltagelse i rådsarbejdet (beslutning) Bilag: 9. Oversigt over ministerier. Kommentar: Som konsekvens af den nye regering af , er der sket ændringer i sammensætningen af ministerierne, hvorfor det var indstillet af optage følgende ministerier: Beskæftigelsesministeriet, Forsvarsministeriet, Justitsministeriet, Udenrigsministeriet, Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling, Social- og Indenrigsministeriet, Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet, Sundheds- og Ældreministeriet. Det blev yderligere foreslået at optage Kulturministeriet og Skatteministeriet, der begge arbejder med områder, hvor menneskerettighederne er relevante. Beslutning: Bestyrelsen besluttede at tilbyde følgende ministerier optagelse i Rådet for Menneskerettigheder: Beskæftigelsesministeriet, Forsvarsministeriet, Justitsministeriet, Udenrigsministeriet, Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling, Social- og Indenrigsministeriet, Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet, Sundheds- og Ældreministeriet, Kulturministeriet og Skatteministeriet. 15. Bestyrelsens samarbejde (drøftelse) Bilag: Ingen. FMD Kommentar: Ole Hartling overlod ordet til den nye formand, Dorthe Elise Svinth. Dorte Elise Svinth planlægger at tale med alle bestyrelsesmedlemmer med henblik på bestyrelsens fremtidige sammensætning og rolle, ligesom hun vil kontakte rådets formand og drøfte samarbejdet mellem bestyrelsen og rådet. Dorte Elise Svinth håber, at bestyrelsen kan blive en aktiv spiller i rådets udviklingsarbejde. Det er endvidere vigtigt for Dorte Elise Svinth, at hun og direktøren får planlagt det fremtidige samarbejde. Desuden orienterede Dorthe Elise Svinth om, at der 11/12

12 ville blive udsendt en pressemeddelelse den 1. september, der annoncerede formandsskiftet. Dorte Elise Svinth sluttede af med på bestyrelsens vegne på ny at takke Ole Hartling for hans indsats og dedikation som bestyrelsesformand gennem fire år, hvorfor bestyrelsen ville tage godt vare på de fremskridt, som var opnået, og lade dem være afsættet for den videre udvikling for instituttet. Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 16. Tak for i dag 12/12