Referat fra møde nr. 29 i DVC's certificeringsudvalg

Transkript

1 Referat fra møde nr. 29 i DVC's certificeringsudvalg Tid og sted: 26. februar 2008, kl IdealCombi A/S, Hurup Til stede: Jens Erik Gram (JE) Michael Vesterløkke (MV) Johny Jensen (JHJ) Per Møller Nielsen (PM) Peter B. Vestergaard (PBV) Bjarne Sørensen (BJS) Dagsorden: Det fremsendte forslag til dagsorden, dateret den 18. februar 2008, blev godkendt, og dagsordenen fremstod dermed som følger: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Bekræftelse og underskrift af referat fra forrige møde 3. Evt. opfølgning på væsentlige punkter i referatet vedr. 13. december Behandling af regnskab for år Drøftelser og godkendelse af årsberetning 6. Drøftelser vedr. afvikling af årsmødet den 27. marts Almen orientering fra sekretariatet 8. Nyt fra VinduesIndustrien 9. Fastlæggelse af næste møde 10. Eventuelt P:\Certificeringsudvalg\Referat nr. 29, februar 2008 Side 1 af 9

2 ad 2 Bekræftelse og underskrift af referat fra forrige møde Referatet fra 13. december 2007 havde efter fremsendelsen givet anledning til enkelte bemærkninger, der er medtaget i referatet, inden det blev lagt ud på DVC s hjemmeside på medlemsdelen. Referatet blev således bekræftet som godkendt og underskrevet af de tilstedeværende, der havde deltaget i mødet. ad 3 Evt. opfølgning på væsentlige punkter i referatet vedr. 13. december 2008 Under opfølgningen oplyste BJS med henvisning til kommentarerne under punkterne intern audit og DANAK besøg, at procedure 9.1 var blevet ajourført mht. henvisningen til det korrekte bilagsnummer, samt at DVC s personaleoversigt ligeledes var blevet ajourført. Ligeledes følges der nu op på registreringer af reklamationer siden sidste kontrolbesøg ved hvert kontrolbesøg. Derudover var der ingen kommentarer fra udvalget. ad 4 Behandling af regnskab for år 2007 BJS oplyste, at det officielle regnskab med revisorpåtegning udsendes til medlemmerne i forbindelse med indkaldelsen til årsmødet. Udsendelsen er planlagt til at ske i begyndelsen af uge 11. Det officielle regnskab vil blive hæftet sammen med årsberetningen, inden det udsendes til medlemmerne. BJS gennemgik de enkelte poster i regnskabet og besvarede herefter spørgsmål til de enkelte poster i regnskabet. MV påtalte, at der var en fejlangivelse af resultatet i udkastet til årsberetningen under punktet Økonomien. Det er fejlagtigt angivet, at resultatet er kr. bedre en budgetteret. Det korrekte resultat er kr. BJS erkendte fejlen, som vil blive rettet, inden årsberetningen udsendes til medlemmerne. Regnskabet for år 2007 fremviser udgifter, der er kr. mindre end indtægterne, hvilket er kr. bedre end budgetteret, da der i budgettet var indregnet et driftsunderskud på kr. Regnskabet for 2007 viser en markant større omsætning og tilsvarende større udgifter end budgettet. Dette skyldes primært den ovenfor nævnte større aktivitet på henholdsvis orienteringsmøder og optagelse samt klager via virksomheder og forbrugere. Samlet set har indtægterne været ca. 25 % større end budgetteret, medens udgifterne har været ca. 23 % større end det budgetterede. P:\Certificeringsudvalg\Referat nr. 29, februar 2008 Side 2 af 9

3 BJS gennemgik herefter de enkelte poster i noterne til regnskabet. Efter en nærmere drøftelse af de enkelte poster i regnskabet samt driftsresultatet blev regnskabet enstemmigt godkendt. Udvalget havde herefter en drøftelse omkring, hvorvidt den anførte ændring i % fremover kunne angives i forhold til regnskabet i det foregående år, da ændring i % op imod budgettet ikke giver en tilfredsstillende visning af udviklingen fra år til år. BJS har efterfølgende haft en nærmere dialog med Instituttets regnskabsafdeling, der har oplyst, at der regnskabsteknisk ikke vil være noget problem i at angive udviklingen i procent op imod resultatet i de enkelte poster ved det foregående regnskabsår. Forholdet vil blive rettet fra og med regnskabet for året 2008 med tilhørende noter. BJS gennemgik herefter DVC s Takster og gebyrer for ydelser vedrørende produktcertificering I DVC s takster og gebyrer for 2008 er der sket følgende prisstigninger Gælder fra 1. januar til 31. december Prisen for optagelsesbesøg hæves fra kr. til kr. Prisen for et kontrolbesøg er følgende for de 3 omsætningsgrupper: Under 10 mio. hæves prisen fra kr. til kr. Mellem 10 mio. og 25 mio. hæves prisen fra kr. til kr. Over 25 mio. hæves prisen fra kr. til kr. VI-medlemmer ydes en rabat på 10 % i henhold til en aftale mellem VinduesIndustrien og Teknologisk Institut. Udvalget havde herefter en nærmere drøftelse om prisfastsættelsen i DVC s takster og gebyrer for ydelser vedrørende produktcertificering. På baggrund af drøftelserne blev det besluttet at fastholde den nuværende struktur. P:\Certificeringsudvalg\Referat nr. 29, februar 2008 Side 3 af 9

4 ad 5 Drøftelser og godkendelse af årsberetning Udvalget påpegede, at den på side 3 under punktet Indledning anførte tekst om kundeklager manglede en angivelse af en statistik vedr., hvorvidt kundeklagerne havde været berettiget eller ej. En gennemgang af sagsakterne vedrørende besigtigelser i forbindelse med kundeklager over DVC producenter viste, at der ikke kunne gives en entydig angivelse af, om kundeklagen havde været helt eller delvis berettiget, da behandlingen af kundeklager ofte resulterer i, at kunden får lidt mere end berettiget af vinduesproducenten for at få en afslutning på sagen. Det er derfor fra sekretariatet blevet besluttet, at nedennævnte tekst, angivet med gult, tilføjes i afsnittet under indledningen. Der har i løbet af året været en del henvendelser vedr. kundeklager over DVC producenter. Heraf har ca. 35 sager resulteret i en besigtigelse, hvor kunderne i de fleste af sagerne har fået helt eller delvist medhold i deres klage. Generelt har sagerne omhandlet problemer med overfladefinish og produktkvalitet. P:\Certificeringsudvalg\Referat nr. 29, februar 2008 Side 4 af 9

5 ad 6 Drøftelser vedr. afvikling af årsmødet den 27. marts 2008 BJS oplyste, at indkaldelsen til årsmødet var udsendt til DVC s medlemmer sammen med Nyt fra DVC i januar måned 2008, samt at dagsordenen for mødet vil blive udsendt i begyndelsen af uge 11. Udvalget blev informeret om indholdet i indkaldelsen, der er udformet som anført nedenfor: Indkaldelse til årsmøde Med henvisning til punkt 4.11 og bilag 2 i DVC s vedtægter indkaldes der hermed til årsmøde Torsdag den 27. marts 2008 på Østergaards Hotel, Silkeborgvej 94, Herning. Mødet holdes i forlængelse af VinduesIndustriens generalforsamling og afvikles efter følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af dagsorden 3. Aflæggelse af årsberetning 4. Orientering om regnskab for Opstilling og valg af medlemmer til certificeringsudvalget 6. Information om produktstandarden DS/EN : Eventuelt Beretningen, regnskab for 2007 (vedlagt). Det forventes, at årsmødet er slut omkring kl Udvalget foreslog Jens Erik Gram som dirigent på årsmødet. Jens Erik Gram meldte afbud til årsmødet, og Peter Vestergaard modtog derefter valget og vil fungere som dirigent på årsmødet den 27. marts Pkt. 3. Aflæggelse af årsberetning Michael Vesterløkke fremlægger årsberetning. Udvalget gav herefter formanden inspiration til punkter, der kunne nævnes i formandens beretning. P:\Certificeringsudvalg\Referat nr. 29, februar 2008 Side 5 af 9

6 Pkt. 4. Orientering om regnskab for 2007 Bjarne Sørensen orienterer om regnskab for 2007 og prisliste for Pkt. 5. Opstilling og valg af virksomhedsrepræsentanter til udvalget Per møller Nielsen, der er opstillet for VinduesIndustrien, er på valg, da hans 2. valgperiode udløber den 30. marts Per møller Nielsen er villig til genvalg. Valg af suppleant for virksomhedsrepræsentanterne Da Lars Jensen ikke kan genopstille som suppleant, blev som ny suppleant Knud Erik Hansen-Vestkær, Rationel Vinduer A/S, bragt i forslag. Pkt. 6. Information om produktstandarden EN :2006 Bjarne Sørensen orienterer overordnet om den kommende CE mærkning, herunder en uddybning af den information, der er givet i Nyt fra DVC, januar 2008 og den dertil vedlagte checkliste i forbindelse med virksomhedernes selvevaluering i forbindelse med CE mærkning iht. produktstandarden DS/EN :2006. ad 7 Almen orientering fra sekretariatet, herunder Status vedr. certifikater ved årets udgang 110 aktive certifikater 45 virksomheder er under reduceret besøgsfrekvens 3 virksomheder er under skærpet kontrol 2 virksomheder er udmeldt i løbet af virksomhed er gået konkurs Der er aflagt 13 optagelsesbesøg i løbet 2007 i hhv. Danmark, Lithauen, Polen, Ukraine og Tyskland. Der er endvidere aflagt 2 optagelsesbesøg i februar måned 2008, et i Lithauen og et i Tyskland. Økonomi Perioderegnskabet for januar og februar foreligger ikke endnu. P:\Certificeringsudvalg\Referat nr. 29, februar 2008 Side 6 af 9

7 Klager fra forbrugere Siden mødet i december har der været en del henvendelser, hvoraf 5 sager har resulteret i en besigtigelse. Generelt har sagerne omhandlet problemer med overfladefinish og produktkvalitet. Kortlægning af frivillige mærkningsordninger BJS informerede om det spørgeskema, der var fremsendt af Erhvervs- og Byggestyrelsen. Udvalget gav i forbindelse med gennemgangen af de enkelte punkter forslag til besvarelse af spørgeskemaet. DVC Nyhedsbrev, januar 2008 BJS informerede om det i januar til medlemmerne udsendte nyhedsbrev og den vedlagte checkliste i forbindelse med virksomhedernes selvevaluering i forbindelse med CE mærkning iht. produktstandarden DS/EN :2006. ad 9 Nyt fra VinduesIndustrien Johny Jensen informerede overordnet om følgende: VinduesIndustriens Tekniske Bestemmelser, 7. udgave - januar 2008 forligger nu i endelig udgave og er overgivet til DVC. BJS oplyste i den forbindelse, at DVC den 23. januar 2008 har ansøgt DANAK om udvidelse af akkrediteringen til at omfatte den nye udgave af de Tekniske Bestemmelser og være gældende som certificeringsgrundlag fra og med 1. maj VinduesIndustrien er desuden i gang med at udarbejde et tillæg til de Tekniske Bestemmelser i samarbejde med industrien, omfattende krav til overfladebehandling af fyldinger. Endvidere er Bruger- og Håndværkervejledning under revision, således at den fremover vil indeholde det informationsmateriale, der kræves af virksomhederne i forbindelse med den kommende CE mærkning. VinduesIndustrien har forsøgt at samle beslagsleverandørerne om en fælles afprøvning af pudsebeslag i forbindelse med topvendevinduer. Dette har ikke været muligt, og VinduesIndustrien har derfor selv foranlediget en afprøvning. P:\Certificeringsudvalg\Referat nr. 29, februar 2008 Side 7 af 9

8 ad 9 Fastlæggelse af næste møde Tidspunktet for næste møde i efteråret 2008 kunne ikke fastsættes endeligt. Det blev derfor aftalt, at indkaldelsen til næste møde sker via , når den interne audit og DANAK besøgene er gennemført. ad 10 Eventuelt Per Møller Nielsen informerede herefter om, hvorledes produktionen af vinduer og døre sker på IdealCombi via en gennemgang af produktionen fra start til slut. Udvalget udtrykte stor tilfredshed med gennemgangen. Mødet sluttede kl Århus, den 6. marts 2008 Bjarne Sørensen P:\Certificeringsudvalg\Referat nr. 29, februar 2008 Side 8 af 9

9 Foranstående referat er i forbindelse med udvalgsmøde nr. 30 den. bekræftet som godkendt af de tilstedeværende: Michael Vesterløkke Jens Erik Gram Johny Jensen Per Møller Nielsen Peter B. Vestergaard P:\Certificeringsudvalg\Referat nr. 29, februar 2008 Side 9 af 9