Referat af Bestyrelsesmøde. Sønderborg Forsyning i selskaberne:

Transkript

1 Referat af Bestyrelsesmøde Sønderborg Forsyning i selskaberne: Sønderborg Forsyning Holding A/S Sønderborg Vandforsyning A/S Sønderborg Spildevandsforsyning A/S Sønderborg Affald A/S Nordborg Kraftvarme A/S Østerlund Varme A/S Sønderborg Forsyningsservice A/S Mandag den 26. oktober 2009 kl Deltagere: Erik Lauritzen, Jan Prokopek, Erik Teichert, Jette Bøjskov Lars Riemann, Erik Renner, Erik Petz, Thorkild Bruhn, Jørn Rørbæk Afbud: Christian Gregersen, Peter Hansen, Ole Stisen, Svend Albrechtsen Referent: Lars B. Riemann Dagsorden bestyrelsesmøde: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde 24/ Beretning - Ledelsens beretning - Økonomi Perioderegnskab, likviditet - Projektstatus 4. Budgetforslag Budgetforslag - Takster 5. Strategi for Sønderborg Forsyning - Vision, Mission og målsætning 6. Orientering - Prisloft - Logo / Hjemmeside 7. Eventuelt 8. Næste møde LBRI/ Side 1 af 6

2 Referat: 1. Godkendelse af dagsorden Jan Prokopek ønskede punkter vedrørende: - Budgetsammenhæng med Sønderborg Kommunes prioriteringer - Jordsalg - Principiel drøftelse om reetablering efter jordarbejder - Nyansættelser og styring af dette i forhold til Kommunen. Erik Lauritzen foreslog at punkterne vedr. jordsalg og reetablering optages under eventuelt og de to andre punkter behandles i forbindelse med budgetgennemgangen. Med disse tilføjelser blev dagsordenen godkendt. Erik Lauritzen opfordrede bestyrelsesmedlemmerne til at indsende dagsordenpunkter, inden indkaldelsen til bestyrelsesmødet bliver udsendt. Det blev kommenteret at indkaldelse og materialet til mødet blev udsendt meget sent før mødet. Lars Riemann beklagede dette og lovede at indkaldelse og materiale udsendes i bedre tid før møderne fremover. 2. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde 24/ Referatet fra det sidste bestyrelsesmødet den 24. august 2009 blev godkendt og underskrevet af alle tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. 3. Beretning Ledelsens beretning Der var forud for bestyrelsesmødet fremsendt en skriftlig beretning. Lars B. Riemann præsenterede fire væsentlige punkter fra beretningen: Folder event Folder event hvor medarbejdere fra Forsyningen fire forskellige steder har delt brochurer ud om Sønderborg Forsyning og gjort opmærksom på deres nye forsyningsselskab. FAS konvertering FAS konvertering af afregning af dagrenovation forventes afsluttet i løbet af oktober/november som den sidste del af konverteringen. Samtidigt arbejdes der på en samlet afregning overfor borgerne fra Forsyningens side. Spildevandsplan Spildevandsplanen har været i offentlig høring med meget få kommentarer og er sendt videre i kommunens godkendelsesprocedure. Spildevandsplanen behandles på Teknik- & miljøudvalgets møde den 5. november. Affaldsplan LBRI/ Side 2 af 6

3 Affaldsplanen står umiddelbart for en godkendelse i økonomiudvalget og i Byrådet, for derefter i december at blive sendt i offentlig høring. Resultatet afventes, idet planens endelige udformning har afgørende indflydelse på Sønderborg Forsynings budget. Lars Riemann understregede vigtigheden af både spildevands- og affaldsplanen, idet de to planer udgør en stor del at aftalegrundlaget mellem Sønderborg Kommune og Sønderborg Forsyning. De tiltag kommunen ønsker iværksat indenfor spildevands- og affaldsområdet er beskrevet i disse planer og forsyningen er sat til at udføre disse opgaver. Jan Prokopek kommenterede at han ikke kunne godkende ansættelserne og igangværende ansættelser, set i lyset af at Kommunen står umiddelbar foran en større sparerunde med risiko for reduktion af medarbejderstaben. Jan Prokopek fremførte at Sønderborg Forsyning i højere grad skulle tilpasse sig Kommunens udvikling på personaleområdet. Erik Lauritzen foreslog at de ansættelser, der er foretaget står ved magt, og at de der endnu ikke er udmøntet i ansættelser sættes i bero, indtil der er redegjort budgetmæssigt og funktionsmæssigt for dem. Med disse kommentarer blev ledelsens beretning taget til efterretning. Økonomi - Perioderegnskab, likviditet Erik Renner præsenterede perioderegnskabet til og med 30/ se vedlagte præsentation. Regnskabet viser et samlet underforbrug på i alt ca. 17 mio. DKK i forhold til budget. Ledelse har gennemgået regnskabet ekstra grundigt for at se om der mangler at blive optaget udgifter eller om der ligger større regninger og venter. Dette er ikke tilfældet og det må konstateres at underforbruget fremkommer som et resultat af færre produktionsomkostninger, dvs. forbrug samt meget konservativ budgettering i forbindelse med selskabsdannelsen. Afdelingerne holder igen med omkostningerne, hvilket viser økonomisk ansvarlighed i organisationen. På baggrund af dette forventes det at årets resultat realiseres og selskabsskatten derfor forventes at blive på det budgetterede niveau. Bestyrelsen tog perioderegnskabet til efterretning. Likviditeten blev præsenteret. Den aktuelle likviditetsoversigt er en smule unormal idet den forholdsvis store sum, som står under Sønderborg Forsyningsservice A/S, er opstået ved en konteringsfejl fra KMD s side, hvor de seneste indbetalinger blev tilført en kommunal konto og ikke retteligen til Forsyningens konti. Ved tilbageførslen er pengene overført til Sønderborg Forsyningsservice A/S og vil derefter blive fordelt ud på de selskaber, der retteligen skal have pengene. Fejlen hos KMD er nu rettet og vil ikke blive gentaget. Erik Renner har undersøgt om der kan opnås bedre aftaler med banken end den nuværende med hensyn til renter af indeståender. Idet Forsyningens selskaber har meget store udsving på indeståenderne, er det vanskeligt at forhandle en bedre aftale på plads med banken. LBRI/ Side 3 af 6

4 Bestyrelsen tog likviditeten til efterretning. Projektstatus Thorkild Bruhn præsenterede de igangværende projekters status og økonomi. Projektstatus ser godt ud og det forventes at de planlagte projekter for året kan gennemføres til tiden og budgettet. Der er endda opnået forholdsvis store besparelser på en række anlægsprojekter i forhold til budget. Det forventes dog at der er anlægsprojekter til en værdi af ca. 9,4 mio. DKK, som enten løber hen over årsskiftet eller som udskydes til Bestyrelsen tog projektstatus til efterretning. 4. Budgetforslag 2010 Budgetforslag Erik Renner præsenterede budgetforslaget for samtlige selskaber. Budgetforslagene er udarbejdet i tæt samarbejde med de budgetansvarlige medarbejdere. Budgetforslaget er udarbejdet med udgangspunkt i regnskabets bogførte udgifter fra første halvår 2009, omregnet til et helt år og justeret med almindelige lønog prisstigninger. Herefter har den enkelte budgetansvarlige vurderet hver eneste post i regnskabet for den specifikke afdeling for Budgetforslaget viser dels et driftsregnskab og en oversigt over anlægsinvesteringer. Disse to er samlet i en pengestrømsanalyse, hvor afskrivningerne fra driftsregnskabet trækkes ud igen og der regnes direkte i aktiver. Derefter er regnskabet fremregnet over de næste 10 år for at kunne sammenlignes med det ved selskabsdannelsens opstillede budget. Herved sikres at forudsætningerne, der er lagt til grund for selskabsdannelsen reflekteres i den nye budgetlægning. Anlægsinvesteringen indgår i pengestrømsanalysen under punktet Tilgang anlæg, netto Jan Prokopek kommenterede at der var budgetteret med nyansættelser i 2010 og at han fandt dette uacceptabelt jævnført med Kommunens nuværende situation. Erik Lauritzen svarede at der fra ledelsens side, skal redegøres for disse ansættelser og at de derfor indtil videre er sat i bero. Lars Riemann svarede at han fandt ansættelserne velbegrundede ud fra et driftmæssigt synspunkt både økonomisk og driftssikkerhedsmæssigt, men at bestyrelsen selvfølgelig kan få en nærmere redegørelse for hver enkelt ansættelse og planlagt ansættelse. Jan Prokopek henviste til en tidligere bestyrelsesbeslutning, at Sønderborg Forsyning indtil videre skal bruge Kommunens IT afdeling, og at det derfor ikke er nødvendigt at ansætte en IT medarbejder. LBRI/ Side 4 af 6

5 Lars Riemann svarede at dette selvfølgelig skal drøftes medkommunens IT afdeling, idet de indtil nu ikke har ønsket at påtage sig administrationen af Forsyningens tekniske EDB systemer bl.a. renseanlæggenes styring, men de selvfølgelig skal spørges igen. Jan Prokopek kommenterede investeringen i køretøjer fremover bør tilgodese grønne investeringer og så vidt muligt skal være miljøvenlige. Både Jan Prokopek og Erik Lauritzen ønskede fremhævet hvilke anlægsinvesteringer, der kan henføres under grønne tiltag eller miljøforbedringer. Thorkild Bruhn svarede at ud af de ca. 50 mio. DKK der investeres i spildevandsprojekter udgør de ca. 38 mio. DKK i miljøprojekter i form af kloakseparering og bassiner. For Sønderborg Affald A/S er budgettet lagt ud fra at den nye affaldsplan bliver godkendt, men at der ventes med investeringen i nye affaldsbeholdere indtil der skal laves en ny aftale med vognmændene på dagrenovationsområdet. Med disse kommentarer tog bestyrelsen budgetpræsentationen til efterretning. På bestyrelsesmødet i december fremlægges endeligt budgetforslag til vedtagelse. Her forlod Jan Prokopek mødet grundet andre mødeaktiviteter. Takster Erik Renner præsenterede Sønderborg Forsyning forslag til takster for De største ændringer er forhøjelse af vandafgiften på 0,50 DKK/m 2 og på vandafledningsafgiften på 3,00 DKK/m 2. Begge forhøjelser har været diskuteret og forudsat i forbindelse med selskabsdannelsen. Der er desuden foretaget en regulering af erhvervsaffaldsafgiften fra 798,- DKK til 1878, DKK. Dette er som resultat af den generelle omlægning af afgifter for erhvervsaffald, hvor den enkelte erhvervsdrivende får gratis adgang til containerpladserne med biler under 3500 kg. Bestyrelsen tog takstændringerne til efterretning. Taksterne videresendes hermed til endelig godkendelse i kommunen. 5. Strategi for Sønderborg Forsyning Idet bestyrelsen på nuværende tidspunkt i mødet var nede på 3 medlemmer, konstaterede Erik Lauritzen at bestyrelsen ikke var beslutningsdygtig og at resten af punkterne på dagsordenen overføres til næste bestyrelsesmøde. Lars Riemann foreslog at de øvrige punkter kort bliver præsenteret og at det accepteres at det praktiske strategiarbejde med at opstille mål for afdelingerne fortsætter. Dette blev accepteret af den resterende bestyrelse. Lars Riemann præsenterede derefter kort det hidtidige strategiarbejde og planen for involvering og implementering i de enkelte afdelinger. LBRI/ Side 5 af 6

6 6. Orientering Prisloft Miljøministeriet har meddelt at bekendtgørelserne for beregning af prisloftet ikke kan nå at blive implementeret i år og har derfor besluttet at udskyde iværksættelse af prisloftet for vand og vandafledning til Logo / Hjemmeside Sønderborg Forsynings nye hjemmeside er sat i drift og kan ses på: 7. Eventuelt Erik Lauritzen spurgte om regler for forhandling af tilslutningsafgifter. Det bør præciseres hvem borgeren/virksomheden kan forhandle med ved spørgsmål om nye tilslutningsafgifter. Thorkild Bruhn svarede at der i kommunen er vedtaget et regelsæt til eventuel reduktion af tilslutningsbidrag. Ved afvigelser herfra bør der ske forhandling med Forsyning. Gerne med bestyrelsesformand som deltager. Punkterne vedrørende jordsalg og principiel drøftelse om reetablering efter jordarbejder overføres til næste bestyrelsesmøde. 8. Næste møde Mandag den 14/ , kl , Ellegårdvej 8, 6400 Sønderborg. Afbud Erik Lauritzen Peter Hansen Jan Prokopek Afbud Erik Teichert Ole Stisen Jette Bøjskov Afbud Svend Albrectsen Afbud Christian Gregersen LBRI/ Side 6 af 6