Overordnet handlingsplan for Københavns Byret 2012

Transkript

1 Overordnet handlingsplan for Københavns Byret 2012 Københavns Byret har iværksat en række tiltag for at sikre en forsvarlig og hensigtsmæssig drift. Byrettens samlede produktivitet er steget i de forløbne år, og erfaringen viser, at byretten har etableret en hensigtsmæssig struktur. Organisationen fremgår af nedenstående diagram: Københavns Byret Dommere IT-afdeling Portner/vagt Elever Retspræsident Søren Axelsen Administrationsafdelingen Administrationschef Michael Villemoes Larsen Sekretariatschef Stig Nørskov-Jensen Regnskabsafdeling Bettina Frederiksen Info-center Anita Møller Sektion 1 Ulrik Stage-Nielsen Joan Petersen Miljøsager Tvangsfjernelse af børn og unge Sektion 2 Marianne Lund Larsen Betina Christoffersen Forældremyndighedssager Sektion 3 Sanne Bager Lisbeth Deckers Nielsen Boligsager Sektion 4 Hanne Fog-Petersen Marianne Jensen Skatte- og afgiftssager Advokatnævnssager Fogedret Bodil Toftemann Lars Eckart Hansen Fogedsager Betalingspåkrav og tvangsauktioner Skifteret Bodil Toftemann Hanne Mortensen Dødsboskifter Notarialforretninger Faderskabssager Afdeling 80 Særlig afdeling for bødesager. Hører under Info-centeret Udfordringen for byretten har været at afslutte sagerne i samme takt som vi modtager nye sager. Udviklingen i antallet af verserende sager ved byretten er vendt og ser nu således ud: Antallet af verserende straffesager: 2007: heraf domsmandssager: : heraf domsmandssager: : heraf domsmandssager: : heraf domsmandssager: : heraf domsmandssager: : heraf domsmandssager: 893 Side 1 af 10

2 Antal verserende straffesager I alt Heraf domsmandssager Antallet af verserende civile sager: 2007: : : : : : Antal verserende civile sager Side 2 af 10

3 Antallet af verserende fogedsager: 2007: heraf tvangsauktioner: : heraf tvangsauktioner: : heraf tvangsauktioner: : heraf tvangsauktioner: : heraf tvangsauktioner: : heraf tvangsauktioner: 357 Antal verserende fogedsager I alt Heraf tvangsauktioner Målsætning for sagsbehandlingstider Danmarks Domstole har vedtaget en række mål for byretternes produktion, produktivitet og sagsbehandlingstider. Desuden har Folketinget, for visse sagstyper, vedtaget nogle mål for sagsbehandlingstiden. Da byretten har afsluttet flere sager, end vi modtager, burde vi logisk set have faldende sagsbehandlingstider. Når dette ikke er sket beror det på, at byretten afslutter mange gamle verserende sager, der, når de afsluttes, påvirker sagsbehandlingstiden i negativ retning. Københavns Byret fik derfor tilbage i 2009 på lige fod med landets øvrige byretter tilført en ekstrabevilling til målrettet at nedbringe sagsbunken af gamle verserende sager. Som forudsat i byrettens handlingsplan for 2011 blev måltallene i forhold til såvel 2010 og 2009 forbedret i takt med, at antallet af gamle verserende sager er faldet markant som følge de ekstra ressourcer byretten fik tilført. Da omtalte ekstrabevilling for 2009 er videreført også i 2012, er det byrettens målsætning at reducere antallet af verserende sager svarende til et niveau som før domstolsreformen i Et af byrettens store problemer er manglende forkyndelse i straffesager. Forkyndelsen er en forudsætning for, at sagerne kan afvikles. Byretten har således konstateret, at ca. 10 % af alle domsmandssager udsættes i 1. retsmøde på grund af manglende forkyndelse. Side 3 af 10

4 Fra politisk side er der fastsat en målsætning om, at alvorlige voldssager, voldtægtssager og våbenlovssager, hvor der nedlægges påstand om ubetinget frihedsstraf, skal behandles af domstolene inden 37 dage. Københavns Byret er helt enig i denne målsætning, men desværre må vi konstatere, at målopfyldelsen er alt for lille. For at opfylde målsætningen for de særlige voldssager skal en række faktorer være opfyldt. Byretten skal tilbyde anklagemyndigheden og forsvarerne et tidspunkt for afholdelse af hovedforhandlingen inden 37 dage. Det har byretten kunnet leve op til i alle sagerne, men desværre har der langt fra i alle situationer været et tidspunkt, hvor navnlig forsvarerne har haft tid i deres kalender. Selvom hovedforhandlingen har kunnet berammes med alle aktørerne inden for 37 dage, sker det ofte, at politiet ikke har forkyndt tilsigelsen til retsmødet for den tiltalte og vidnerne. Hvis ikke tilsigelsen er forkyndt, og den pågældende som følge heraf ikke møder op, skal retsmødet udsættes, og fristen på 37 dage springer. Selvom politiet har forkyndt tilsigelsen, sker det desværre også hyppigt, at den tiltalte, eller et af vidnerne, alligevel udebliver fra det berammede retsmøde, således at politiet skal anholde og fremstille den pågældende. Det er i den forbindelse ikke i en storby realistisk at forvente, at politiet kan køre ud og finde den pågældende i løbet af få timer, hvorfor sager også i den situation ofte udsættes og omberammes med deraf følgende længere sagsbehandlingstid. Endelig kan det være påkrævet at udsætte sager, hvis det ikke har været muligt for politiet at fremskaffe de fornødne erklæringer vedrørende f.eks. tekniske beviser og personlige oplysninger m.v. til brug for sagen. Byretten har i den forbindelse løbende møder med byrettens Stævningsmandstjeneste og Københavns Politis Eftersøgningsafdeling med henblik på at forbedre forkyndelsesprocedurerne. Det vil fortsat være af afgørende betydning, at der er fokus på løbende at forbedre opfyldelsen af de politisk opstillede målsætninger for sagsbehandlingstiden i både volds- og voldtægtssager. Der er endvidere nedsat en arbejdsgruppe under Justitsministeriet, der arbejder på at revidere reglerne i retsplejeloven om forkyndelse. Målopfyldelsen for domsmandssager og nævningesager er fortsat ikke tilfredsstillende, men kurven er vendt og måltallene for 2011 er langt bedre end i Byretten forventer derfor ved bl.a. intern tilførsel af ekstra ressourcer til retssektionerne at forbedre målopfyldelsen yderligere i Side 4 af 10

5 Danmarks Domstole har i 2012 opstillet samme måltal for sagsbehandlingstider ved byretterne som i 2011: Straffesager: Resultat 2011 Målsætning 2011 Målsætning 2012 Nævningesager under 4 mdr. 23,8 % 60 % 60 % under 6 mdr. 33,3 % 80 % 80 % Domsmandssager under 3 mdr. 49,2 % 65 % 65 % under 6 mdr. 73,8 % 90 % 90 % Bødesager under 2 mdr. 48,0 % 65 % 65 % under 6 mdr. 91,9 % 95 % 95 % Tilståelsessager under 2 mdr. 45,7 % 62 % 62 % under 6 mdr. 73,6 % 90 % 90 % Særlige voldssager under 37 dage 29,1 % 60 % 60 % under 2 mdr. 62,0 % 70 % 70 % Voldtægtssager under 37 dage 14,3 % 55 % 55 % under 2 mdr. 57,1 % 75 % 75 % Side 5 af 10

6 Civile sager: Resultat 2011 Målsætning 2011 Målsætning 2012 Tunge alm. sager ¹) under 15 mdr. 46,8 % 45 % 45 % under 18 mdr. 61,3 % 60 % 60 % Øvrige sager ²) under 12 mdr. 31,3 % 60 % 60 % under 15 mdr. 53,4 % 72 % 72 % Alle sager ³) under 6 mdr. 65,2 % 70 % 70 % under 12 mdr. 83,8 % 85 % 85 % Ægteskabssager under 4 mdr. 38,8 % 56 % 56 % under 6 mdr. 64,5 % 83 % 83 % 1) Ved tunge alm. sager forstås sager, hvor sagsværdien overstiger 1 mio. DKK, hvor der er tale om en forvaltningssag (markering i felt med forvaltningssag), eller sager, hvor der har fundet kollegial behandling sted. 2) Sager med forhandlingsmaksime inkluderer almindelige sager, boligretssager og småsager. 3) Inkluderer både sager med og uden domsforhandling, herunder udeblivelsesdomme, forligte sager, henviste og afviste sager. Fogedsager: Resultat 2011 Målsætning 2011 Målsætning 2012 Alm. Sager under 2 mdr. 30,4 % 72 % 72 % under 4 mdr. 68,2 % 93 % 93 % Særlige sager under 2 mdr. 55,4 % 80 % 80 % under 4 mdr. 87,6 % 97 % 97 % Betalingspåkrav under 2 mdr. 21,3 % 55 % 55 % under 4 mdr. 52,6 % 85 % 85 % Side 6 af 10

7 2) Kommunikation Byretten har en stor opgave med at videregive oplysninger om, hvordan retssystemet i Danmark fungerer. Mange mennesker tror, at det danske retssystem virker som det, der beskrives i amerikanske film. Københavns Byret modtager dagligt gæster, ofte i form af besøg af skoleklasser og foreninger m.fl., der ønsker at overvære retsmøder. Der gennemføres i gennemsnit mindst en rundvisning om ugen i Københavns Byret. Det kan være for udenlandske besøgende, foreninger, skoleklasser mfl. Vi modtager også delegationer fra en række udenlandske domstole. Hvert år deltager byretten i Kulturnatten, hvor ca mennesker besøger os. Der vil også i 2012 blive afholdt møder med de beneficerede forsvarere, kriminalreporterforeningen, Københavns Politi, statsadvokaturen m.fl., hvor vi drøfter de forskellige gruppers oplevelser som brugere af byretten, og hvor forslag og tiltag til forbedringer drøftes. Møderne afholdes løbende, og er et led i bestræbelserne på at imødekomme brugerne, hvor det er muligt. Vi er glade for bl.a. på denne måde at give mange mennesker et mere indgående indblik i, hvordan retssystemet virker. Dette er utvivlsomt medvirkende til at sikre en høj tillid til domstolenes arbejde. Vi har endvidere en indgående information om bl.a. byrettens bygninger og opgaver på vores hjemmeside. Der er også en mere detaljeret orientering til forskellige grupper af brugere, herunder navne på medarbejdere, som journalister kan kontakte for yderligere information. Byrettens pressekontaktdommer modtager dagligt henvendelser fra journalister. Disse velfungerende tiltag fortsætter i Vi vil i den forbindelse forsøge at udarbejde diverse yderligere orienteringsmateriale i form af plancher m.v. Der udarbejdes pressemeddelelser i forbindelse med afslutningen af større sager. Endelig er der på grund af en række sagers profilerede karakter meget ofte TV-transmissioner fra byretten. 3) Videreudvikle kvalitet, service og effektivitet i byrettens sagsbehandling I en tid, hvor krav til effektivisering og besparelser er fremherskende, er det vigtigt at fremhæve, at Danmarks Domstole skal stå vagt om borgernes retssikkerhed. Brugerne af domstolene kan med rette forvente, at afgørelser ved domstolene er af højeste kvalitet. Det følger heraf, at en effektivisering ikke kan ske på bekostning af kvaliteten af rettens afgørelser. Domstolenes kerneydelser skal derimod fortsat styrkes og understøttes mest muligt. 3.a) Københavns Byret har på de fleste områder manualer og vejledninger, der beskriver, hvordan sagsbehandlingen skal foregå. Der er i 2011 gennemført et kvalitetsprojekt, hvor manualer og vejledninger er blevet gennemgået og revideret i samarbejde med de medarbejdere, der arbejder med de pågældende områder. Dette skal sikre et større ejerskab til manualerne, og dermed også at manualer og vejledninger følges i det daglige, og løbende forbedres og korrigeres. Manualerne og vejledningerne er lagt ind på intranettet, således at de er let tilgængelige for medarbejderne. Der er udpeget en ansvarlig for ajourføring og opdatering af manualerne og vejledningerne. Side 7 af 10

8 I afdelingerne er der fokus på, at den enkelte medarbejder har de færdigheder, der er nødvendige for, at vedkommende kan udføre sit arbejde korrekt. De medarbejdere, der ikke har deltaget i alle relevante kurser, sørger for at blive tilmeldt disse kurser, og afdelingslederne sørger for gennem MUS at få afklaret, hvilke kompetencer de enkelte medarbejdere mangler, og hvordan disse kan opnås. 3.b) Københavns Byret har ud over et omfattende bibliotek adgang til diverse elektroniske søgesystemer. Det sker dog ikke sjældent, at byretten får forelagt sager, hvor der ikke er en fastlagt praksis. Der er typisk tale om større sagskomplekser, hvor det er nødvendigt at fordele sagerne til flere dommere. I disse situationer udarbejdes der praksisoversigter. Denne vidensdeling muliggør en mere hensigtsmæssig og ensartet afvikling af sagerne. Københavns Byret har været pilotembede for et forsøg med kvalitetssikring. Dette pilotprojekt og byrettens erfaringer indgår i Domstolsstyrelsens rapport om dokumentation og måling af kvalitet ved domstolene. Byrettens dommere vil fortsat i overensstemmelse med anbefalingerne fra Domstolsstyrelsen inden for de ressourcemæssige rammer fortsætte kvalitetssikringsarbejdet. I kvalitetsprojektet vil endvidere indgå såvel interne drøftelser af Bedste Praksis vedrørende den administrative sagsforberedelse af civile sager og straffesager, som tilrettelæggelsen af den mere judicielle behandling af småsager, politisager og nævningesager. 3.c) Københavns Byret vil også i 2012 løbende holde møder med anklagemyndigheden og med de beneficerede advokater med henblik på erfaringsudveksling og kvalitetssikring af sagsgange m.v. Byrettens dommere vil på møder med anklagere og forsvarsadvokater drøfte, hvordan den gode dommer, den gode anklager og den gode forsvarer bør optræde. 3.d) For at sikre såvel vertikal som horisontal koordination og vidensudveksling mellem de forskellige sektioner, afdelinger og personalegrupper drøftes både generelle og konkrete spørgsmål på bl.a. jævnlige dommermøder, møder mellem administrerende dommere og afdelingsledere, på afdelingsledermøder og på sektionsmøder. Referater fra en række af disse møder lægges på byrettens intranet, således at alle ansatte kan opdatere deres viden inden for de forskellige områder. 4. Handlingsplan vedrørende sygefravær Kort beskrivelse af byrettens initiativer mod for højt sygefravær I slutningen af 2009 blev der nedsat et udvalg, der skulle revidere byrettens sygefraværspolitik. Det skete dels på baggrund af nye regler om sygefraværssamtaler, mulighedserklæringer mm., og dels på baggrund af byrettens høje sygefravær. Udvalget var bl.a. i kontakt med andre statslige myndigheder, der med held havde nedbragt sygefraværet. Udvalgsarbejdet mundede ud i en ny sygefraværspolitik, der blev vedtaget af Samarbejdsudvalget den 11. februar Den nye sygefraværspolitik var på flere områder en opstramning af den tidligere politik, således at fokus på sygefraværet i afdelinger og sektioner blev forøget, og opfølgningen på højt sygefravær blev sat i værk hurtigere. Side 8 af 10

9 Kernen i sygefraværspolitikken er, at medarbejderen senest efter 10 fraværsdage inden for 12 måneder bliver indkaldt til en velfærdssamtale hos nærmeste leder. Hvis sygefraværet forsat er højt indkaldes medarbejderen til en egentlig sygefraværssamtale. Hvis sygefraværet forsætter med at være for højt indkaldes medarbejderen til en samtale hos administrationschefen. Disse samtaler har til formål at afdække mulighederne for at begrænse sygefraværet, men kan også munde ud i disciplinære sanktioner. I praksis har samtalerne i mange tilfælde bevirket, at man ved forskellige aftaler, ændrede arbejdsopgaver mv. har kunnet begrænse sygefraværet, men det har også ført til advarsler og afskedigelser. Overvågningen af sygefraværet sker løbende i afdelinger og sektioner på baggrund af Time-/sagsystemet. Derudover offentliggøres der hver måned en statistik over sygefraværet i hver afdeling/sektion, herunder af sygefraværet pr. medarbejder den pågældende måned (gennemsnit for afdelingen) og af det samlede gennemsnit i år til dato. Når der foreligger kvartalstal fra ISOLA eller tal fra Domstolsstyrelsen offentliggøres disse også. På SU-møder er opfølgning på sygefraværspolitikken og sygefraværet et fast punkt 4 gange om året. Analyse af sygefraværet Den øgede indsats mod sygefravær blev for alvor iværksat i 2010, men effekten har ikke nået at vise sig i 2010 på de generelle gennemsnitstal for sygefraværet. Tallene er bl.a. påvirket af 2 langtidssyge tjenestemænd, som først fratrådte efter næsten 3 års sygdom. Den ene sidst i 2010 og den anden først medio Københavns Byret havde i 2010 ca sygedage excl. barselsbetinget fravær og fravær fra de 2 medarbejdere i fleksjob. Sygefraværet skal fordeles på ca. 230 medarbejdere, hvilket medfører, at det gennemsnitlige sygefravær var ca. 12,2 dage pr. medarbejder. En gennemgang af hver enkelt medarbejders sygefravær i 2010 viser, at de ca. 9 årsværk - der på grund af et for højt sygefravær ikke længere er ansat i Københavns Byret havde ca. 800 sygedage i Forbedringen som følge af disse medarbejderes fratræden er imidlertid ikke slået igennem, eller ikke slået fuldt ud igennem i 2010, men først i løbet af Hvis man fremskriver sygefraværet for 2010 til 2011 uden disse 9 årsværk og deres sygefravær, ville det gennemsnitlige sygefravær i byretten være ca. 9,1 dag pr. medarbejder. I 2011 er sygefraværet faldet markant i årets løb, bl.a. fordi de medarbejdere der på grund af et for højt sygefravær ikke længere er ansat i Københavns Byret kun tæller med i en del af året. De nuværende medarbejderes sygefravær er i de 3 første kvartaler af 2011 på ca. 5,3 sygedage pr. medarbejder, hvilket betyder, at målet om at få et sygefravær på under statens gennemsnit med stor sikkerhed vil blive nået. Det officielle tal for sygefraværet bliver dog noget højere idet også sygefraværet fra de medarbejdere, der ikke længere er ansat, tæller med. En gennemgang af tallene fra Time- /sagsystemet, der dog opgøres på en lidt anden måde, og derfor ikke er direkte sammenlignelige, antyder et samlet sygefravær for hele 2011 på lidt under 9 dage pr. medarbejder alt inklusive, hvilket er omkring statens gennemsnit for Det fremadrettede arbejde for at begrænse sygefraværet Sygefraværet i Københavns Byret er nedbragt markant med de initiativer, der er taget siden slutningen af 2009, og det må forventes, at sygefraværet i hvert tilfælde for de medarbejdere der er ansat i byretten ved udgangen af 2011 kommer under statens gennemsnit for sygefravær pr. medarbejder. Side 9 af 10

10 De initiativer, der allerede er iværksat, vurderes at være tilstrækkelige til også i 2012 at opnå målet om et sygefravær under statens gennemsnit. Fokus på sygefraværet vil blive fastholdt i de kommende år, og den hurtige opfølgning på medarbejderes for store sygefravær vil forsætte. Herunder vil indsatsen mod korttidsfraværet blive prioriteret yderligere. For de medarbejdere, der midlertidigt bliver ramt af et stort sygefravær pga. alvorlige sygdom eller uheld, vil vi i endnu større grad fokusere på at hjælpe dem helt eller delvist på arbejde, så hurtigt som omstændighederne tillader det. 5. Trivsel Der er fortsat fokus på trivsel i afdelinger og sektioner. Arbejdet med at bringe de fysiske rammer, herunder arbejdspladser, printere, kopimaskiner m.v. op på et acceptabelt niveau forsætter. Der er i 2011 etableret i tidssvarende lokaleforhold for sektion 1 og 2. Flytningen af fogedretten til Hestemøllestræde 6 og renoveringen af Hestemøllestræde 4 og 6 forventes påbegyndt i De enkelte afdelinger og sektioner drøfter på de månedlige afdelings-/sektionsmøder det psykiske arbejdsmiljø og tager evt. problemer op til behandling. Der vil i 2012, hvis byretten får de nødvendige bevillinger, blive iværksat et projekt vedrørende Social kapital i sektionerne. Social kapital er et forholdsvis nyt begreb i Danmark. I modsætning til human kapital, der handler om den enkelte medarbejders kompetencer, viden og trivsel, handler social kapital navnlig om hele virksomhedens evne til at samarbejde, skabe tillid mellem ledelse og medarbejdere og medarbejdere imellem. Virksomhedens sociale kapital er den egenskab, som sætter organisationens medlemmer i stand til i fællesskab at løse dens kerneopgave. Der er altså fokus på kerneopgaven og samarbejdet om at levere/løse opgaverne bedst muligt. Københavns Byret støtter endvidere i videst mulig omfang fælles sociale arrangementer (f.eks. sportsarrangementer, fester og Kunst- og personaleforening), herunder faste arrangementer som sommerfest og julefrokost. Københavns Byret, januar Søren Axelsen retspræsident Side 10 af 10