Københavns Byrets Handlingsplan 2017

Transkript

1 Københavns Byrets Handlingsplan 2017 Side 1 af 21

2 Indhold 1. Introduktion til handlingsplanen Kort om Københavns Byret og Byrettens organisering Handlingsplan for Danmarks Domstole Digitalisering af Danmarks Domstole... 8 IT-organisation... 8 Digitalisering af de civile sager... 8 Digital behandling af straffesager, herunder digitale retsmøder... 9 It-udskiftning ved byretten... 9 Service og sikkerhed Forkyndelse Ledelsesudvikling Overordnet handlingsplan for Danmarks Domstole Korte sagsbehandlingstider - Konkrete målsætninger...16 Korte sagsbehandlingstider - JFS søg og reserver...19 Ensartet behandling af sagerne - Manualer og vejledninger...19 Tidssvarende kommunikation - Oplysninger til samarbejdspartnere, brugere og journalister...19 Tidssvarende kommunikation - Digital afsendelse i civile sager og i straffesager...19 En attraktiv arbejdsplads - Trivsel...20 Side 2 af 21

3 1. Introduktion til handlingsplanen Dette er Københavns Byrets overordnede handlingsplan for Handlingsplanen. Handlingsplanen indledes med en kort præsentation af København Byret som organisation. Dernæst følger en præsentation af de specifikke indsatser og fokusområder for Danmarks Domstole i 2017, der er fastsat på landsplan, og Danmarks Domstoles overordnede mål for De overordnede mål, fokusområder og indsatsområder danner rammen for Handlingsplanen, og Handlingsplanens enkelte emner bliver dernæst introduceret efter samme systematik og opbygning som de overordnede mål, indsats- og fokusområder. Københavns Byret har pga. sin størrelse valgt at udforme en generel handlingsplan for hele huset. Denne handlingsplan udmøntes konkret i de enkelte afdelinger og sektioner med en lokal handlingsplan med mål og delmål for den enkelte afdeling og sektion. Side 3 af 21

4 2. Kort om Københavns Byret og Byrettens organisering Københavns Byret er den største af Danmarks 24 byretter. Retten betjener en stor del af Københavns Kommune samt Dragør og Tårnby kommuner. I retskredsen bor ca indbyggere. Byrettens præsident har det øverste ansvar for administrationen af retten. I byretten er foruden retspræsidenten ansat ca. 60 jurister fordelt med 41 dommere og ca. 20 retsassessorer og dommerfuldmægtige, samt ca. 140 kontorfunktionærer, herunder 7 elever samt et antal retsbude, portnere og it-medarbejdere. Københavns Byret behandler civile sager og straffesager, skiftesager, notarialforretninger og fogedsager. Side 4 af 21

5 Det er Byrettens vurdering, at de organisatoriske tiltag, Københavns Byret har iværksat for at sikre en forsvarlig og hensigtsmæssig drift, fungerer. Byrettens organisationsmodel åbner mulighed for at fremme kvalitet i kraft af videndeling og specialisering i sektionerne og afdelingerne samtidig med, at modellen åbner mulighed for en hensigtsmæssig afvikling af såvel de meget store flerdommersager som et meget betydeligt antal mindre sager, f.eks. bødesager. Organisationen er dynamisk, således at det løbende overvejes, om opgaverne ligger mest hensigtsmæssigt både i afdelinger/sektioner og afdelinger/sektioner imellem. Byrettens organisation pr. 1. marts 2017 fremgår af nedenstående diagram: Side 5 af 21

6 3. Handlingsplan for Danmarks Domstole 2017 Der udarbejdes årligt en handlingsplan for Danmarks Domstole, som koncentrerer sig om specifikke fokusområder og indsatsområder under den overordnede målsætning. Der er enighed på landsplan om, at handlingsplanen for Danmarks Domstole 2017 særligt bør fokusere på følgende områder: 1. Digitalisering af Danmarks Domstole ( ) a. Digitalisering af civile sager b. Digital behandling af straffesager, herunder digitale retsmøder 2. Sikkerhed ( ) 3. Forkyndelse ( ) 4. Ledelsesudvikling ( ) Digitalisering af Danmarks Domstole har til formål at bidrage til en modernisering af retternes arbejdsgange og øge den digitale sagsbehandling ved Danmarks Domstole. I det kommende år vil fokusområdet dog ikke kun omfatte digitaliseringen af de civile sager. Det er væsentligt at have fokus på de store ændringer i processer og arbejdsgange, som digitaliseringen skaber for retternes personale. Et andet led i digitaliseringen er den digitale hovedforhandling i straffesager, som medfører nye arbejdsgange særligt for dommerne. I 2017 vil fokusområdet, foruden den forventede udrulning af civilsystemet, derfor have stort fokus på at sikre, at retternes personale er parate til de digitale forandringer, som domstolene gennemgår. Ligeledes vil en række af de indsatser, der er foreslået i rapporten Kontorpersonalets fremtidige rolle og opgaver ved retterne, indgå i fokusområdet. Sikkerhed I 2015 påbegyndte det 2-årige fokusområde, der skal skabe sammenhæng, opmærksomhed og forankring af begrebet sikkerhed på tværs af Danmarks Domstole. Fokusområdet er forlænget med ét år, da der fortsat arbejdes med en række tiltag for at understøtte et passende sikkerhedsniveau. Den midlertidige ordning med fast adgangskontrol fortsætter sideløbende med fokusområdet i 2017, mens risikovurderingen af retsbygninger pågår, og de berørte embeder vil gennemføre en mere ensartet praksis for adgangskontrollen. Side 6 af 21

7 Forkyndelse Domstolene overtog pr. 1. marts 2017 opgaven fra politiet med forkyndelse i domsmands- og nævningesager. Beslutningen er truffet efter en indstilling fra en arbejdsgruppe med repræsentanter fra Justitsministeriet, anklagemyndigheden, Rigspolitiet, Kriminalforsorgen og domstolene. Samtidig indføres forenklet digital forkyndelse via e-boks. Digital forkyndelse ved domstolene skal sikre kortere berammelsestider og mere effektiv forkyndelse, herunder ved anvendelsen af de enkelte forkyndelsesformer digital, telefon og ved stævningsmand. Fokusområdet skal understøtte øget effektivitet og bedre ressourceanvendelse samt kortere sagsbehandlingstider, herunder en mere fleksibel berammelse og bedre udnyttelse af retsdagene. Ledelsesudvikling Formålet med fokusområdet er at sikre et kompetenceløft af ledelsen og understøtte god ledelse ved Danmarks Domstole, som matcher fremtidens krav og mål. Fokusområdet skal understøtte bedre ledelse, sikre en større ensartethed i roller og opgaver og sikre en offentlig attraktiv arbejdsplads. Fokusområdet skal også bygge på rapporten om kontorpersonalets fremtidige rolle fra Nedenfor er de tiltag, som Københavns Byret agter at iværksætte i 2017 indenfor de specifikke fokusområder, beskrevet nærmere. Side 7 af 21

8 Digitalisering af Danmarks Domstole IT-organisation I forbindelse med domstolenes fokusområde: Styrkelse af it-organisering og kompetencer i retterne, har Domstolsstyrelsen opstillet en overordnet model for IT-organiseringen i domstolene, herunder en definition af den enkelte deltagers rolle i forbindelse med embedets daglige it-drift og i forbindelse med optimering af embedets it-anvendelse. Københavns Byret har i mange år haft og har stadig en velfungerende IT-organisation med it-kontaktpersoner/superbrugere. Senest har Byretten styrket IT-organisationen med en superbruger og tovholder på flere it-projekter. I forbindelse med styrelsens undersøgelse af de enkelte embeders IT-modenhed, har Københavns Byret således fået modenhedsvurderingen A. Byretten står midt i en digitalisering af såvel sagsgange som implementering af nye it-systemer. Flere medarbejdere vil i den næste tid blive involveret i denne proces. Byretten har derfor opstillet en it-organisation opdelt i en driftsorganisation og en udviklingsorganisation. Der er herudover udpeget en række superbrugere på de forskellige nye sagssystemer, som kan bistå brugerne i det daglige. Digitalisering af de civile sager Flere af byrettens medarbejdere er involverede i Civilsystemet, både som udlån til projektet, som testere, som deltagere i diverse arbejdsgrupper og som undervisere. Civilsystemet forventes på nuværende tidspunkt udrullet i efteråret 2017, hvorefter alle nye sager alene behandles digitalt. Forberedelsen til og gennemførelsen af Civilsystemet bliver en af de helt store opgaver i Samtlige kontormedarbejdere og jurister i rettens 4 sektioner samt Info-afdelingen og skifteretten skal blandt andet modtage undervisning i det nye system. Undervisningen, der ligger i umiddelbart tilknytning til udrulningen, tilrettelægges af Domstolsstyrelsen med understøttelse af lokale undervisere. Der er ligeledes udpeget en række superbrugere ved retten, der skal understøtte og hjælpe kollegaerne, når Civilsystemet er Side 8 af 21

9 udrullet. Superbrugerne vil til brug herfor modtage særlig uddannelse i sagsbehandlingssystemet. Digital behandling af straffesager, herunder digitale retsmøder Domstolsstyrelsen, Rigspolitiet og Rigsadvokaten indgik i starten af 2016 en samarbejdsaftale om digitale retsmøder i straffesager. Formålet med samarbejdsaftalen er at øge antallet af hovedforhandlinger i straffesager, der gennemføres digitalt. Det har været et fokusområde ved domstolene siden 2014 at gennemføre flere retsmøder med digital bevisførelse og med digitalt sagsmateriale på pc eller tablets. Samarbejdsaftalen fastlægger ansvarsfordelingen mellem parterne samt en række krav til blandt andet den digitale sags udformning og fremsendelse fra anklagemyndigheden til retten. Aftalen lægger derudover op til, at der indgås lokalaftaler mellem de enkelte retter og politiet. Københavns Byret har i den forbindelse siden foråret 2016 været i tæt dialog og samarbejde med Københavns Politi om digitalisering af straffesager og den konkrete udmøntning af samarbejdsaftalen, herunder gennemførelse af en forsøgsordning med udvalgte mindre domsmandssager. I 2017 vil dette arbejde fortsætte og intensiveres. Det er således på nuværende tidspunkt forventningen, at de første digitale domsmandssager modtages fra anklagemyndigheden i april 2017, og at der i løbet af året udarbejdes og indgås en lokalaftale mellem byretten og Københavns Politi om den fremtidige gennemførelse af digitale straffesager. Der vil derudover fra Domstolsstyrelsen blive gennemført undervisning for samtlige jurister ved retten i digitale retsmøder, ligesom retten selv vil tilrettelægge et lignende undervisningsforløb for rettens protokolførere. It-udskiftning ved byretten I slutningen af 2016 og begyndelsen af 2017 har Danmarks Domstole og dermed Københavns Byret gennemført en udskiftning af alle pc er. Udskiftningen er samtidig en ændring af IT strategien, idet alle medarbejdere har fået enten bærbare pc er eller Surface 2 i 1 pc er, som skal medbringes bl.a. under retsmøder. Derfor er der også installeret docking-stationer og skærme i alle retssale, således at både dommer og evt. protokolfører kan arbejde digitalt. Pc-udskiftningen betyder ændringer i arbejdsgangene særligt i forbindelse med afholdelse af retsmøder. Dette medfører en større uddannelses- og omstillingsproces, som må forventes at fortsætte i hele 2017, idet vi skal finde de bedste måder at løse opgaverne på. Særligt indretningen af retssalene er en udfordring, fordi det ikke i forbindelse med pc udskiftningen er blevet undersøgt til bunds, hvilke udfordringer dette kunne give. I løbet af 2017 vil vi afprøve forskellige indretninger af retssalene og tilpasse disse i takt med, at vi får flere erfaringer med den daglige brug. Indretningen af retssalene kompliceres yderligere af, at vi i løbet af 2017 vil begynde at modtage flere sager digitalt fra anklagemyndigheden. Disse sager skal så gennemføres digitalt, hvilket vil stille nye krav til vores udstyr, dommernes og protokolførernes uddannelse og retssalenes indretning. Mod slutningen af året forventes det nye Civilsystem at blive sat i gang, hvilket vil medføre en fuldstændig digital proces for civile sager. Dette vil også stille nye krav til vores udstyr, dommernes og protokolførernes uddannelse og retssalenes indretning. Resten af 2017 vil således gå med at sikre, at medarbejderne har tilstrækkelig uddannelse i de nye IT-systemer, at retssalene er indrettet så hensigtsmæssigt som muligt til de nye udfordringer, og at gennemførelse af digitale retssager bliver så god en oplevelse som muligt både for rettens brugere og for dommere og øvrige medarbejdere. Side 9 af 21

10 Service og sikkerhed Københavns Byret har siden 2014 haft fokus pa et sikre en høj servicekvalitet. Service- og sikkerhedsmedarbejderne er blevet mere synlig i bygningen, sa brugerne, na r de færdes i retten, ser, at der er personer, de kan rette henvendelse til med spørgsma l. En fordel ved dette er desuden, at medarbejderne samtidig vil have et øje for, hvem der bevæger sig rundt i bygningen. Skulle der være en anspændt stemning blandt rettens brugere, vil medarbejderne kunne fornemme, om der er optræk til urolig eller forstyrrende adfærd og om fornødent tilkalde politiet. Københavns Byret ha ndterer jævnligt sager, hvor der er vidner involveret, som er bange for at skulle afgive forklaring i retten. Københavns Byret vil fortsat i samarbejde med politiet sikre bedre forhold for vidner. Politiet vil kunne meddele retten, at der er vidner i en sag, som pa grund af særlige forhold har behov for at blive eskorteret til retssalen af e n af rettens medarbejdere. Til brug herfor etablerer retten et egnet venterum, hvor vidnerne kan tilbringe ventetiden uden at være i kontakt med andre af sagens aktører eller personer tilknyttet disse aktører. I 2016 blev fase 2 af forslag fra en projektgruppe om Service sikkerhed, der har arbejdet med forslag til bedre service/kvalitet for domsmænd, vidner og service i retssalene, implementeret, sa Københavns Byret til stadighed kan leve op til en fortsat høj kvalitet og servicering af brugerne af Byretten. I 2017 vil vi fortsætte efteruddannelsen af medarbejderne. I lyset af en tragisk skudepisode i Byretten i 2014 er der indført en række yderligere sikkerhedstiltag, som byretten af sikkerhedsmæssige grunde ikke nærmere kan kommentere. Disse tiltag er i 2015 blevet kombineret med indførelsen af systematisk adgangskontrol. Besøgende i retten oplever derfor en venlig og informativ modtagelse kombineret med et sikkerhedscheck. Ordningen er blevet forlænget til udgangen af I løbet af a ret vil Domhuset og Byrettens øvrige bygninger blive sikkerhedsvurderet, og ordningen vedrørende adgangskontrol blive evalueret med henblik pa forha bentlig at blive gjort permanent. Side 10 af 21

11 Forkyndelse Justitsministeriets Toplederforum besluttede den 22. juni 2016 pa grundlag af et oplæg fra en arbejdsgruppe, at forkyndelsesopgaven i straffesager pr. 1. marts 2017 skal samles ved retterne. Samtidig indføres mulighed for forenklet digital forkyndelse, som indebærer, at retterne vil kunne udsende meddelelser, som skal forkyndes, via Digital Post og automatisk modtage en a bningskvittering, hvorefter meddelelsen er forkyndt. Byretten deltager i diverse arbejdsgrupper med tilrettelæggelse af overgangen af forkyndelsesopgaven fra politiet til domstolene. Der er sa ledes blandt andet blevet udarbejdet en landsdækkende samarbejdsaftale, foretaget tilretninger i straffesystemet, e-boks mm. Endvidere har Byretten nedsat en intern arbejdsgruppe som arbejder med tilrettelæggelsen af de ændrede arbejdsgange internt i Byretten, herunder udarbejdelse af vejledninger, etablering af en central enhed mm. Forkyndelsesprocessen kan herefter kort beskrives sa ledes: Na r en domsmandssag modtages, indtaster Journalen alle stamoplysninger pa tiltalte, vidner og øvrige parter. Herefter sendes sagen til sektionen, som berammer sagen som sædvanligt. Sektionen igangsætter forkyndelse først forenklet digital forkyndelse (FDF), og hvis dette ikke lykkes sa telefonforkyndelse til oplyste telefonnumre. Lykkes det ikke sektionen at forkynde sagen, sendes sagen til den centrale enhed (CE), som herefter igangsætter nærmere eftersøgning af telefonnumre og arbejdsplads. CE forsøger ogsa at telefonforkynde mv. Lykkes det ikke, sendes sagen til stævningsmandsforkyndelse. Hvis heller ikke stævningsmanden kan fa forkyndt tilsigelsen mm., sender CE sagen til politiforkyndelse. Der vil endvidere blive etableret et single point of entry hos Københavns Politi (SPE), som fremover vil varetage politiforkyndelserne i de sager, hvor det ikke er lykkedes Byretten at forkynde. Kontakten til SPE vil i straffesagerne ske igennem CE. Der er aftalt en særlig ordning for fogedsager. I forbindelse med overtagelse af opgaven er det en ressourcemæssig forudsætning, at det systemmæssigt bliver muligt at foretage forenklet digital forkyndelse (FDF) for alle tiltalte og vidner ved at sende meddelelsen til e-boks. Forkyndelsen skal herefter fungere sa ledes, at sa snart meddelelsen bliver a bnet, flyttet eller slettet, modtager byretten automatisk en kvittering, og meddelelsen anses for forkyndt. Straffesystemet er blevet tilrettet med en særlig afsendelsesmotor til forenklet digital forkyndelse. Forkyndelsesmetoden ma i første omgang alene anvendes i straffesager, men forventningen er, at metoden udbredes til fogedretten og civile sager i løbet af Side 11 af 21

12 Forenklet digital forkyndelse skulle systemmæssigt have været mulig fra den 7. marts Det har desværre vist sig ikke at være tilfældet og i skrivende stund, er der ingen oplysninger om tidshorisonten for, hvorna r e-boks er klar. Forkyndelse ma derfor ske ved hjælp af de hidtidige anvendte forkyndelsesmetoder, sa som telefonforkyndelse, stævningsmandsforkyndelse og politiforkyndelse. Idet beregningen af ressourceforbruget ved overtagelse af opgaven fra politiet var baseret pa gennemførelse af forenklet digital forkyndelse, ma en yderligere forsinkelse af e-boks forventes at medføre enten længere sagsbehandlingstider eller behov for til førelse af flere ressourcer end først beregnet. Som noget nyt er straffesystemet ligeledes blevet tilrettet, sa der nu sendes en pa mindelses SMS til tiltalte/vidner 4 dage inden retsmødet. Det er derfor aftalt, at anklageren skriver de mobilnumre pa tiltalte og vidner, der er i sagen, pa bevisfortegnelsen. Byrettens interne arbejdsgruppe vil i 2017 arbejde videre med de interne vejledninger, som tilpasses i takt med, at der indhentes erfaringer med de nye arbejdsgange, ligesom den interne arbejdsgruppe vil afholde møder med Københavns Politi med henblik pa at udarbejde en lokal samarbejdsaftale. Side 12 af 21

13 Ledelsesudvikling Københavns Byret har på det årlige ledelsesseminar i 2016 taget hul på at arbejde med Danmarks Domstoles værdier suppleret med særlige udvalgte værdier i Københavns Byret, herunder hvordan disse værdier bliver gjort levende og bliver et grundlag for alt, hvad vi gør i det daglige. Værdierne er blevet meldt ud i til alle medarbejdere, og der vil i 2017 blive arbejdet videre med forståelsen af værdierne i de enkelte sektioner og afdelinger, ligesom der vil blive afholdt en temadag med bl.a. værdierne som tema i sensommeren Lederne står på mål for værdierne, og for at de bliver efterlevet. Der er derfor særligt fokus på, at hele ledelsen er enige om, hvordan værdierne forstås, og hvordan der følges op på dem. Ud over værdierne er det et særligt fokusområde for ledergruppen, at ledelsen skal være synkron når ledelsesopgaven løses i praksis. For at sikre at dette sker, har ledergruppen arbejdet med respektfuld og ærlig kommunikation, således at vi kan få problemer og udfordringer frem i lyset og diskuteret igennem, uden at det skal ende i fejlfinding og en diskussion af, hvis skyld det måtte være. Det overordnende formål er at spille hinanden så gode som muligt til gavn for hele Byretten. Der er tale om en proces, hvor de nye gode vaner skal indarbejdes i ledelsen og udbredes i Byretten. Denne proces forsætter i hele Side 13 af 21

14 4. Overordnet handlingsplan for Danmarks Domstole Handlingsplanen for Danmarks Domstole opregner den overordnede målsætning for retterne i perioden 2013 til Københavns Byret er omfattet af disse overordnede målsætninger. Målsætningerne er: Korte sagsbehandlingstider herunder bl.a. ved at sætte fokus på mulighederne for at - øge fleksibilitet og mobilitet i domstolssystemet - effektivisere retsplejen - optimere sagsgangene i samarbejde med brugerne Mere ensartethed i opgaveløsningen herunder bl.a. ved at sætte fokus på at - kortlægge retternes forskellighed pa udvalgte omra der - udarbejde fælles standarder og rutiner pa omra der, hvor det er vigtigt for brugerne - etablere gode rammer for vidensudveksling Tidssvarende kommunikation herunder bl.a. ved at sætte fokus på at - udbrede kendskabet til domstolenes rolle og arbejdsopgaver - fortælle om domstolenes afgørelser - sikre tidssvarende og forsta elige breve og afgørelser Side 14 af 21

15 Fortsat være en attraktiv offentlig arbejdsplads herunder bl.a. ved at sætte fokus på at - sikre kvalificerede ansøgere til alle stillinger - sikre dygtige og kompetente ledere - arbejde for udvikling, udfordringer og ansvar til den enkelte medarbejder - arbejde for høj medarbejdertilfredshed - udbrede kendskabet til domstolene som arbejdsplads Læs mere om Danmarks Domstoles mål HER Københavns Byret har de seneste år arbejdet med ovenstående målsætninger med gode resultater. Retten vil også i 2017 have fokus på opfyldelse af de fastsatte målsætninger. Nedenfor er nogle af de specifikke tiltag, som retten som led heri vil gennemføre i 2017, nærmere beskrevet. Side 15 af 21

16 Korte sagsbehandlingstider - Konkrete målsætninger Med henblik på en konkret udmøntning af det overordnede mål om korte sagsbehandlingstider er der opstillet 13 mål for sagsbehandlingstiderne i civile sager, straffesager, fogedsager og skiftesager ved byretterne. Målene omfatter perioden fra 2015 til De fastsatte overordnede mål inden for de forskellige sagstyper for 2017 er angivet her neden til højre i tabellerne. Samtidig er angivet målsætningstallene for 2016, der kan sammenlignes med byrettens resultat for Straffesager Alle almindelige straffesager Resultat 2016 Målsætning Under 2 mdr. 79,5% 80% 80% Nævninge- og domsmandssager (hovedforhandlede) Under 4 mdr. 56% 74% 77% Tilståelsessager og sager uden domsmænd (hovedforhandlede) Under 4 mdr. 62% 76% 78% For straffesagerne er udfordringen fortsat at nå den fastsatte målsætning for nævningesagerne. Det skal dog anføres, at byretten i har opnået en klar forbedring i forhold til 2014, hvor resultatet var 14,3%, der nu for 2016 er vendt til 56% som følge af bl.a. et godt samarbejde med anklagemyndigheden og forsvarerne. Det skal ligeledes bemærkes, at nævningesagerne forhåndsberammes, og således tæller med i rettens sagsbehandlingstid også før modtagelsen af anklageskriftet. Byretten vil i 2017 fokusere på at forbedre resultatet for tilståelsessager. Civile sager Alle alm. sager, boligretssager, småsager m.m. Resultat 2016 Målsætning under 6 mdr. 64% 73% 76% Alm. sager og boligretssager (hovedforhandlede) under 15 mdr. 59% 64% 67% Småsager (hovedforhandlede) under 9 mdr. 52% 67% 69% Alle forældreansvars- og ægteskabssager Under 6 mdr. 67% 80% 80% Som forventet har de gennemførte tiltag i betydet, at byretten er tæt på at opfylde de fastsatte målsætninger for Målsætningen for 2017 er fastsat en smule højere end for Side 16 af 21

17 2016, men med igangsættelsen af de nye fokusområder forventer byretten ligeledes at komme tæt på at opfylde de nye fastsatte målsætninger for Fogedsager Alm. fogedsager og betalingspåkrav Resultat 2016 Målsætning under 3 mdr. 67% 80% 80% Særlige fogedsager Under 2 mdr. 83% 80% 80% For så vidt angår de alm. fogedsager og betalingspåkrav, der i 2014 blev lagt sammen under ét og betød, at byrettens resultat procentuelt faldt, er fra 57% i 2015 steget til 67% for Med de seneste tiltag og nye fokusområder forventes en fortsat positiv udvikling for På fogedområdet for de særlige fogedsager opnåede byretten omsider i 2016 efter flere års fokus og forskellige tiltag et bedre resultat end den fastsatte målsætning. Tvangsauktioner Solgt efter 1. auktion Resultat 2016 Målsætning under 5 mdr. 60% 80% 80% Produktiviteten på området for tvangsauktioner er for 2016 steget med 10% i forhold til 2015 og med de nye tiltag for 2017, forventes det tal fortsat at stige. Dødsboskiftesager Udlevering af bo Resultat 2016 Målsætning under 2 mdr. 87% 80% 80% På skifteområdet er resultatet i 2016 steget med 2% og således fortsat bedre end de fastsatte målsætninger. Side 17 af 21

18 Udfordringerne ved målsætningen Fra politisk side er der fastsat en målsætning om, at alle alvorlige voldssager, voldtægtssager og våbenlovssager, hvor der nedlægges påstand om ubetinget frihedsstraf, skal behandles af domstolene inden 37 dage. Det er endvidere for nyligt blevet besluttet, at også sager om overtrædelse af straffelovens 119, der indeholder voldsudøvelse, er omfattet af fristen. Københavns Byret er helt enig i, at det er positivt at have en målsætning om en kort sagsbehandlingstid i disse sager, men vi må desværre konstatere, at det ikke er muligt at leve op til den konkrete politiske målopfyldelse om, at 100 % af de nævnte sager behandles inden for 37 dage. For at opfylde en sådan målsætning for de særlige voldssager skal en række faktorer være opfyldt. Bl.a. skal Byretten, anklagemyndigheden og forsvarerne have tid i deres kalendere til at møde samtidig på et givet tidspunkt for afholdelse af hovedforhandlingen inden 37 dage. Byretten har i alle sagerne kunnet tilbyde tider inden for fristen på 37 dage, men desværre har der langt fra i alle situationer været et tidspunkt, hvor den forsvarer, der her været beskikket, har haft tid i sin kalender. Selvom hovedforhandlingen har kunnet berammes med alle aktørerne inden for 37 dage, sker det i en del tilfælde, at politiet ikke har kunnet forkynde tilsigelsen til retsmødet for den tiltalte og vidnerne. Hvis ikke tilsigelsen er forkyndt, og den pågældende som følge heraf ikke møder, skal retsmødet ofte udsættes, og fristen på 37 dage springer. Selvom politiet har forkyndt tilsigelsen, sker det desværre også hyppigt, at den tiltalte, eller et af vidnerne, alligevel udebliver fra det berammede retsmøde, således at politiet skal anholde og fremstille den pågældende. Det er i den forbindelse ikke i en storby realistisk at forvente, at politiet kan køre ud og finde den pågældende i løbet af få timer, hvorfor sager også i den situation ofte udsættes og omberammes med deraf følgende længere sagsbehandlingstid. Endelig kan det være påkrævet at udsætte sager, hvis det ikke har været muligt for politiet at fremskaffe de fornødne erklæringer vedrørende f.eks. tekniske beviser og personlige oplysninger m.v. til brug for sagen. Det vil fortsat være af afgørende betydning, at der er fokus på løbende at forbedre opfyldelsen af de politisk opstillede målsætninger for sagsbehandlingstiden i både volds- og voldtægtssager. I 2017 vil Byretten fortsætte samarbejdet med anklagemyndigheden og forsvarsadvokaterne omkring forhåndsberammelser og afvikling af større straffesager. En faktor, der fortsat vil pa virke Byrettens sagsbehandlingstider ogsa i 2017, er det store antal tunge civile sager, der tidligere var 1. instanssager i landsretten, og som ved domstolsreformen blev henlagt til at begynde i byretten ofte som 3-dommersager, der er meget ressourcetunge for Byretten. En anden faktor, der vil pa virke sagsbehandlingstiden i 2017 er gennemførelsen af de store og langvarige straffesager med mange tiltalte og som afvikles over mange retsdage, herunder sager om økonomisk kriminalitet og narkotikakriminalitet. Endelig kan der for visse sagstypers vedkommende være behov for at justere ma lsætningerne, idet ma lene i praksis har vist sig at være urealistiske pa grund af forhold, retterne ikke er herre over, f.eks. forelæggelse for Retslægera det eller Arbejdsskadestyrelsen, vanskelig forkyndelse m.m. Disse ofte meget langvarige sager pa virker den gennemsnitlige sagsbehandlingstid sa meget, at den ikke længere er retvisende for det store flertal af sager. Side 18 af 21

19 Korte sagsbehandlingstider - JFS søg og reserver Domstolene fik i efteråret 2014 et nyt hjælpeværktøj, som skulle gøre det nemmere at finde første ledige tid hos dommere og retssale. Det må imidlertid konkluderes, at JFS søg og reserver fortsat ikke anvendes i udpræget grad i rettens sektioner. Der vil derfor i 2017 blive afholdt et genopfriskningskursus for protokolførerne om anvendelsen af systemet for at sikre, at rettens kontorpersonale er bekendte med og trygge ved JFS søg og reserver. Ensartet behandling af sagerne - Manualer og vejledninger Københavns Byret har på grund af sin størrelse et behov for internt i organisationen at sikre, at der i sektionerne er en ensartet administrativ behandling af sagerne. Der er gennem tiden udarbejdet mange forskellige manualer og vejledninger på de forskellige sagsområder, hvoraf ikke alle løbende er blevet ajourført og således indeholder forældede informationer. For at sikre en løbende ajourføring og dermed ensartet behandling, har retten derfor i 2016 nedsat en række arbejdsgrupper, der har til opgave at gennemgå de eksisterende manualer og opdatere og eventuelt samskrive og forenkle disse. Arbejdsgrupperne vil i 2017 fortsætte deres arbejde med manualerne. For at sikre, at alle medarbejdere hurtigt og nemt kan tilgå de ajourførte manualer og vejledninger, er der oprettet et Teamsite for hvert sagsområde på rettens intranet, som dels kan anvendes af arbejdsgruppen som arbejdsværktøj, og dels samler de relevante manualer ét sted, som nemt kan tilgås af rettens øvrige medarbejdere. Tidssvarende kommunikation - Oplysninger til samarbejdspartnere, brugere og journalister Der vil også i 2017 blive afholdt møder med kontaktudvalget for advokaterne i Kreds 1 og 2, med de beneficerede forsvarere, Kriminalreporterforeningen, Københavns Politi, Statsadvokaturen m.fl., hvor vi drøfter de forskellige gruppers oplevelser som brugere af Byretten, og hvor forslag og tiltag til forbedringer drøftes. Møderne afholdes løbende og er et led i bestræbelserne på at imødekomme brugerne, hvor det er muligt. Vi har endvidere en indgående information om bl.a. Byrettens bygninger og opgaver på vores hjemmeside. Der er også en mere detaljeret orientering til forskellige grupper af brugere, herunder navne på medarbejdere, som journalister kan kontakte for yderligere information. Byrettens pressekontaktdommer modtager dagligt henvendelser fra journalister. Der udarbejdes også i 2017 pressemeddelelser i forbindelse med afslutningen af større sager. Endelig er der på grund af en række sagers profilerede karakter meget ofte TV-transmissioner fra Byretten. I sektionerne og på dommermøder vil det i 2017 blive drøftet, hvordan man bedst muligt sikrer, at der i alle nævningesager og andre større og principielle sager laves pressemeddelelser. Tidssvarende kommunikation - Digital afsendelse i civile sager og i straffesager I Byrettens civile sager giver rettens sagsbehandlingssystem allerede nu mulighed for at foretage digital afsendelse af breve, retsbøger og dombøger mv. til sagens parter. Dette kan ske ved afsendelse af digital post via e-boks, ved afsendelse af sikker med brug af digital signatur Side 19 af 21

20 og sikre certifikater (sikker ) og ved afsendelse af en normal via Outlook uden digital signatur. Digital afsendelse og kommunikation anvendes nu på næsten alle områder, og arbejdet med at udbrede det yderligere fortsætter i I 2016 er der i rettens straffesagsbehandlingssystem blevet etableret en digital afsendelsesmotor, som giver mulighed for, at breve, rets- og dombøger kan afsendes digitale til både borgere og Anklagemyndigheden via e-boks, ved afsendelse af sikker med brug af digital signatur og sikre certifikater (sikker ) og ved afsendelse af en normal via Outlook uden digital signatur. Der anvendes derudover i vid udstrækning digital kommunikation med Anklagemyndigheden via Straffepost, der blev etableret i Arbejdet med at udbrede digital kommunikation både med Anklagemyndigheden og borgerne vil fortsætte i 2017, herunder i forbindelse med digitaliseringen af straffesager. En attraktiv arbejdsplads - Trivsel Der er fortsat fokus på trivsel i afdelinger og sektioner. De enkelte afdelinger og sektioner drøfter på de månedlige afdelings-/sektionsmøder det psykiske arbejdsmiljø og tager evt. problemer op til behandling. Københavns Byret støtter endvidere i videst muligt omfang fælles sociale arrangementer (f.eks. sportsarrangementer, fester og Kunst- og personaleforening), herunder faste arrangementer som temadage og julefrokost. Side 20 af 21

21 Københavns Byret, marts 2017 Søren Axelsen Retspræsident Side 21 af 21