Spørgsmål / svar 1) Hvad er formålet med L ORÉAL åben tale hjemmeside?

Transkript

1 Spørgsmål / svar 1) Hvad er formålet med L ORÉAL åben tale hjemmeside? Med udgangspunkt i betingelserne i spørgsmål 2 nedenfor giver L ORÉAL Etiks åben tale hjemmeside dig mulighed for at give udtryk for på bekymringer, som du måtte have om alvorlige overtrædelser på følgende områder: - Finansielle og forretningsmæssig dokumentation - Insiderhandel - Skatter og afgifter - Bestikkelse og betaling under bordet - Gaver og underholdning - Sundhed, sikkerhed og tryghed - Chikane og mobning - Sexchikane - Produktsikkerhed og -kvalitet - Underslæb og/eller misbrug af virksomhedens aktiver - Fortrolige oplysninger/beskyttet information/computersikkerhed - Diversitet/diskrimination - Krænkelse af privatlivets fred og beskyttelse af personoplysninger - Interessekonflikter - Miljøhensyn - Annoncering og marketing - Udvælgelse og rimelig behandling af leverandører - Konkurrencebegrænsende praksis - Overtrædelse af menneskerettighederne 2) Skal jeg bruge L ORÉAL Etiks åben tale hjemmeside, hvis jeg har en mistanke? 1

2 Nej, det er ikke obligatorisk. Denne side bør ydermere kun bruges i de følgende situationer: Du har brugt de normale kommunikationskanaler, der er tilgængelige i dit land (din chef, HR-Manager, funktionelle eksperter, etik-korrespondent, den adm. direktør og/eller medarbejderrepræsentanter) og du mener, at disse kommunikationskanaler ikke har fungeret ordentligt, eller at den afgørelse, der er truffet, helt klart er forkert, eller hvis du mener at brugen af de normale kommunikationskanaler ikke er hensigtsmæssig OG Din bekymring vedrører en alvorlig overtrædelse inden for formålet med L ORÉAL Etiks åben tale hjemmeside (se spørgsmål 1 i Spørgsmål/Svar). Ingen ansatte kan drages til ansvar for ikke at have brugt denne hjemmeside. 3) Hvem kan bruge L ORÉAL Etiks åben tale hjemmeside? Denne hjemmeside er forbeholdt folk, som er eller har været ansat i L'ORÉAL koncernens virksomheder. 4) Er L ORÉAL Etiks åben tale hjemmeside godkendt af det franske datatilsyn (CNIL)? Ja. 5) Hvorfor blev L ORÉAL Etiks åben tale hjemmeside implementeret? De fleste problemer kan håndteres af de normale kommunikationskanaler i dit land (din chef, HR-Manger, funktionelle eksperter, etik-korrespondenten, den adm. direktør og/eller personalerepræsentanter). L ORÉAL ønsker dog at sikre, at der tages hånd om alle problemer og har derfor etableret en supplerende direkte kommunikationslinje til SVP & Chief Ethics Officer (adm. Vicedirektør og Etikdirektør). Denne hjemmeside er blot en teknisk mulighed for at kontakte din Chief Ethics Officer. Han kan også kontaktes pr. brev (Mr. Emmanuel LULIN, SVP & Chief Ethics Officer, L ORÉAL S.A., 41, rue Martre, Clichy, Frankrig) eller pr. (emmanuel.lulin@loreal.com marker din som Private ). 6) Hvordan garanteres fortroligheden? Det er et stærkt begrænset antal mennesker, der har adgang til oplysningerne på L ORÉAL Etiks åben tale hjemmeside. Disse autoriserede personer er underlagt en streng tavshedspligt. L ORÉAL Etiks åben tale hjemmeside hostes af en ekstern udbyder uden for L ORÉALs IT-systemer. Denne leverandør er ligeledes underlagt en streng tavshedspligt og skal destruere alle data, der indsamles via denne hjemmeside, inden for to timer efter at have bekræftet, at rapporten er blevet modtaget af de autoriserede personer. 2

3 Hvis en undersøgelse skønnes at være nødvendig, bliver oplysningerne kun givet til personer, der har et legitimt behov for at få dem, og som til gengæld er underlagt en streng tavshedspligt. Denne tavshedspligt kan dog ikke garanteres med hensyn til visse tredjeparter, især med hensyn til retslige myndigheder og lovgivere, med mindre dette er i strid med den offentlige orden. 7) Hvor længe gemmes informationen? Alle informationer, der anses for at falde udenfor formålet med L ORÉAL Etiks åben tale hjemmeside, destrueres eller arkiveres omgående. Bemærk at de af den eksterne udbyder indsamlede data destrueres inden for to timer efter en bekræftelse af, at rapporten er blevet modtaget af de autoriserede personer. Alle informationer, der har været genstand for kontrol, vil blive destrueret eller arkiveret inden for to måneder efter kontrollens afslutning (medmindre informationen giver anledning til disciplinære eller retslige foranstaltninger). I tilfælde af at der indledes disciplinære eller retslige skridt imod en person, eller imod en person, der har ytret falske beskyldninger, kan oplysningerne opbevares indtil procedurens afslutning. Den arkiverede information gemmes i et informationssystem med begrænset adgang i en periode, der ikke overstiger den tid, som retssagen tager. 8) Kan jeg få adgang til mine personlige data? Personer, der bruger denne procedure, samt potentielle vidner og de personer, der er omfattet af klagen, har ret til adgang til og til berigtigelse af de oplysninger, der vedrører dem selv, hvis disse er urigtige, ufuldstændige, tvetydige eller forældede i henhold til paragrafferne 39 og 40 i loven om digitaliseret information og friheder (Frankrig). Der skal sendes en anmodning med posten til Chief Ethics Officer (Mr. Emmanuel LULIN, SVP & Chief Ethics Officer, L ORÉAL S.A., 41, rue Martre, Clichy, Frankrig). Denne ret giver ikke den pågældende person ret til at få oplyst identiteten på den person, som har udtrykt sin bekymring med hensyn til ham/hende og heller ikke til at få oplyst identiteten på de personer, der deltager i undersøgelsen. 9) Er jeg beskyttet mod repressalier? Eventuelle bekymringer, der rapporteres i god tro, vil ikke medføre eventuelle sanktioner, herunder disciplinære foranstaltninger, mod medarbejderen, selv om oplysningerne senere skulle vise sig at være forkerte. Ydermere skal enhver medarbejder, der oplever repressalier, fordi han har brugt denne hjemmeside i god tro, rapportere dette. 10) Kan jeg forblive anonym? Det afhænger af lovgivningen der, hvor du befinder dig. Hvis du er fransk, spansk eller portugisisk statsborger og/eller hvis du arbejder i Frankrig, Spanien 3

4 eller Portugal og/eller hvis du arbejder i et fransk, spansk eller portugisisk datterselskab af L ORÉAL koncernen, skal du være opmærksom på, at loven kræver, at vi beder dig om at identificere dig selv, og at Chief Ethics Officer ikke kan bearbejde din rapport, medmindre du har gjort dette. Med hensyn til andre ansatte er anonymitet ikke forbudt, men vi anbefaler det ikke. Vi mener, at vi giver tilstrækkelige garantier til en medarbejder, der i god tro ønsker at informere os om sin bekymring, så vedkommende kan gøre det uden at skulle skjule sin identitet. Det er desuden vanskeligt at foretage en grundig undersøgelse af en situation, hvis den blev rapporteret anonymt. 11) Bliver de(n) person(er), som jeg rapporterer om, informeret om en eventuel undersøgelse? Principperne for retfærdig rettergang og formodning om uskyld skal respekteres og derfor bliver personen informeret. Det kan dog være, at personen ikke informeres straks, f.eks. hvis det er nødvendigt at kontrollere begivenheder og sikre bevismateriale. Personen kan derfor informeres efter at disse foranstaltninger er foretaget. 12) Bliver jeg informeret om resultaterne af en eventuel undersøgelse? Alle sager er forskellige, og det er umuligt at besvare dette spørgsmål på forhånd. Normalt sørger Chief Ethics Officer for at give et svar i det omfang det er passende, og forudsat at oplysningerne kan videregives uden at bryde loven eller andre forpligtelser om fortrolighed. 13) Hvad vil der ske i tilfælde af en falsk påstand? Enhver, der bruger L ORÉAL Etiks åben tale hjemmeside i ond tro for at komme med falske beskyldninger, vil blive genstand for disciplinære og/eller retslige handlinger. 14) Hvad sker der, hvis jeg i god tro informerer jer om en bekymring, men det senere viser sig, at jeg tog fejl? Hvis du på det tidspunkt, hvor du gav informationen, troede at informationen var ærlig og korrekt, vil du ikke opleve nogen negativ virkning. Hvis du opdager, at du tog fejl, efter du har informeret os om din bekymring, bør du straks informere Chief Ethics Officer derom. 15) Hvad sker der, hvis jeg kontakter alarmnummeret ? Du vil blive sat i kontakt med vores eksterne udbyder i Storbritannien. Udbyderen vil derefter sætte dig i kontakt med en oversætter, der noterer din bekymring. Denne behandles derefter i overensstemmelse med de samme regler og betingelser, som om det var blevet sendt til os via hjemmesiden. 16) Er medarbejdernes repræsentative organer blevet informeret og hørt om denne procedure? Ja, hvor det er nødvendigt, har denne procedure været genstand for en informations- og høringsprocedure hos medarbejdernes repræsentative organer hos L ORÉAL, især for L ORÉALs enheder i Frankrig. 17) Hvilke oplysninger behandles på L ORÉAL Etiks åben tale hjemmeside? Det er kun muligt at behandle følgende former for data: 4

5 - Identitet, funktion og kontaktoplysninger på den person, der gør opmærksom på sin bekymring - Identitet, funktion og kontaktoplysninger på den person, der beskyldes for noget, og eventuelle vidner - De begivenheder, der er nødvendige for at forstå bekymringen. Kun fakta, der beskrives objektivt, og om muligt indikerer datoerne og de involverede personer, som står i direkte forbindelse med din bekymring, og som er strengt nødvendige til at bekræfte din bekymring, vil blive taget i betragtning. Hvis du er det mindste i tvivl om de forhold, som du beskriver, skal du oplyse, at det drejer sig om en formodning. 5