STATUSRAPPORTER fra udvalgene og organisationsbestyrelsen

Transkript

1 STATUSRAPPORTER fra udvalgene og organisationsbestyrelsen Demokratiudvalget Visioner for samarbejdet mellem afd.best. og adm. se venligst vores gruppe på portalen Kerneopgaver for afdelingsbestyrelse evaluering af prøvefremlæggelse på intromøde mangler Arbejdsproceduren for afdelingsbestyrelserne opgave som der pt. arbejdes på. Struktur for møder og demokratiaktiviteter i BKÅ oplæg til dialogmøde, som der pt. arbejdes på. I øvrigt kan vi henvise til portalen, hvor vores referater findes, samt div. Information om udvalgets arbejdsopgaver. Ligeledes kan man på bk-aarhus.dk finde noget om demokratiet som er udarbejdet af udvalget i samarbejde med adm. Og endeligt står udvalgsmedlemmer fra bestyrelsen til rådighed for yderligere oplysninger om udvalgets arbejde, hvilket de vel orienterer om løbende på bestyrelsens møder, men nu altså i en skriftlig udgave J Robert Thorsen It- og multimedieudvalget Organisationsbestyrelsen har ønsket en statusrapport fra udvalget om vores arbejde og hvordan det relaterer til Boligkontorets strategi. Først må vi skue lidt baglæns i udvalgets arbejde. Udvalget udarbejdede i 2013/14 en IT- strategi for blandt andet TV og internet. Denne kan læses på udvalgets side under BKÅ-Portalen. Meningen med denne strategi er at fremtidssikre vore boliger med højhastigheds internet, i første omgang fiber bredbånd i alle boliger. Dette tiltag vil give bedre TV; men også understøtte internetbrug såvel internt som eksternt. Beboerne skal være understøttet af denne teknologi, for bedre at imødekomme krav fra arbejdsliv og offentlige myndigheder (herunder læger, hospitaler etc.). Udvalget arbejder fortløbende med denne strategi. I 2014 har udvalget fået en TV-aftale med Boligkontoret Aarhus og Jack Fridtjof fra Aarhuskanalen på plads. Denne aftale kan læses under udvalgets side på BKÅ-Portalen. Der skal publiceres TV fra forskellige afdelinger under Boligkontoret Aarhus i sløjfe på Aarhuskanalen. Der skal med dette tiltag, bredes et større kendskab til de aktiviteter, samt hvordan det er at bo alment i Boligkontoret Aarhus.

2 Det er fremadrettet meningen at afdelingerne selv skal producere indslag til internt og eksternt TV. Dette vil øge ejerskabet i afdelingerne og forbedre dialog og kommunikation. Udvalget vil i opstartsfasen hjælpe afdelingerne med det tekniske. Udvalget arbejder også i øjeblikket med, om Boligkontoret Aarhus skal have/kan magte digitale afdelingsmøder i den nærmeste fremtid. Afdelingshjemmesider er konstant et debatemne i og udenfor udvalget. Derfor arbejder udvalget til stadighed på en forbedring af hjemmesider. Udvalget laver hver måned BK news. Torben Ulrich Sørensen Kommunikationsudvalget Kommunikationsudvalgets mødeaktivitet er meget svingende. Vi afholder møder efter behov dvs., at der var stor mødeaktivitet i 2012 og I 2014 har mødeaktiviteten mest været centreret om et samarbejde med It-Multimedie udvalget. Siden 2012 har vi forsøgt at arbejde med kommunikationen på flere niveauer i organisationen: Kommunikation og beboerne Vi har arbejdet sammen med IT-Multimedie udvalget om et forslag om en informationskanal til beboerne på tv, som kan indeholde aktuelle informationer: Fx velkomsthilsen til nye beboere fra alle niveauer (organisationsbestyrelse, afdelingsbestyrelse, varmemestre, administration). Vi præsenterede dette på repræsentantskabsmødet 16/ Vi arbejder stadig videre med dette. Vi har talt meget om en udvidet anvendelse af bl.a. piktogrammer og film i det hele taget visuelle kommunikationsmidler, der kan hjælpe til forståelse af informationer. Dette vil kunne gavne alle og især ordblinde og andre etniske grupper end danske Administrationen har taget dette til sig og vi har nu Nyhedsbrev til folkevalgte på video, som lægges på BKÅ-Portalen Vi har diskuteret sprogbrugen i hus-omdelt materiale, hvor der bliver anvendt uforståeligt ordbrug. Fx bliver der i det omdelte profilmagasin brugt ord som: Gefûhl, buzzword, agenda mv. Det kan nok være, at nogle af os forstår disse ord, men gør alle? Vi har sendt kommentarer til redaktionsudvalget om sprogbrugen i vores beboerblad Kvarteret, som indimellem har været rigeligt akademisk, hvilket nok ikke helt når målgruppen for bladet Vi har observeret nærmest uforståeligt og uklart sprogbrug i klagesvar fra administrationen til beboere, der har klaget. Der har også været tilfælde af meget upræcist omdelt orienteringsmateriale til beboerne, som har medført store misforståelser med efterfølgende omkostninger. Vi har meldt tilbage til administrationen Vi foreslår, at der bliver udarbejdet en organisationsplan, der er forståelig for alle. Mange beboere forstår ikke: hvordan, hvem og hvorfor. Kommunikation med administrationen Vi har haft møde med Direktør Morten Homann, hvor vi fremhævede: Det er vigtigt at både beboere og folkevalgte får svar, når man henvender sig telefonisk såvel som elektronisk. Det kan være i form af et autosvar på mail med en meddelelse om, hvornår man kan forvente at få svar. I forhold til telefonhenvendelser, kan

3 det være en besked om, at man ringer tilbage så hurtigt, som muligt og indenfor et nærmere defineret tidspunkt. Dette er ikke helt gennemført endnu. Det er også vigtigt at fremme en ny kultur indenfor ejendomsfunktionærer - varmemestre/viceværter/gårdmænd, så beboerne bliver behandlet som kunder og ikke som irriterende individer Udvidet brug af piktogrammer og andre visuelle kommunikationsmidler Forenkling og udvidelse af Boligkontorets hjemmeside og portalen for folkevalgte (BKÅ-Portalen). Kommunikation imellem afdelingsbestyrelser og organisationsbestyrelse Vi har fået Nyhedsbrev for folkevalgte. Derudover har vi alle adgang til dagsordener og referater fra organisations bestyrelsesmøderne og vi har organisationskonferencer, dialogmøder og kurser. Men kan vi gøre det mere nærværende i dagligdagen også i forhold til beboerne? Kommunikation imellem udvalg og organisationsbestyrelse: Vi kan kun tale for os selv: Da vi arbejdede med fusionen og en ny struktur, var udgangspunktet, at udvalgene skal være organisationsbestyrelsens forlængede arm. Vi har gjort opmærksom på, at vi undrer os over at: Organisationsbestyrelsen har udarbejdet en kommunikationsstrategi uden at inddrage kommunikationsudvalget At organisationsbestyrelsen indkaldte til et dialogmøde om kommunikation med afdelingsbestyrelserne den 15/ uden at have kontaktet kommunikationsudvalget Øvrigt: Vi arbejder med alt, hvad vi samler op af nærværende emner i hele organisationen og på alle niveauer. Fremtid: Vi har haft diskussioner, om vi skal slå kommunikationsudvalget og IT-Multimedieudvalget sammen. Men det vil vi ikke. Afgrænsningen imellem de to udvalg er, at IT-Multimedieudvalget beskæftiger sig med Hardwaren i kommunikation altså rammerne. Kommunikationsudvalget beskæftiger sig med Softwaren i kommunikation altså indholdet. Vi vil dog gerne have et tæt samarbejde også fremover. Vi arbejder med tanken om at lave en central kommunikationsbank, hvor alle: beboere, folkevalgte, administrationen mv. kan melde ind, hvis og hvor de oplever brist i kommunikationen i vores organisation, eller har gode idéer til forbedring af fremtidig kommunikation. Helle M. Jensen Udvalgsmedlem Redaktionsudvalget Redaktionsudvalget laver den kvartalsmæssige udgivelse af beboerbladet Kvarteret. Redaktionen har netop færdigproduceret bladet for 4 kvartal 2014 og den er udgivet. Udvalget efterlyser kontinuerlig billeder, stof eller ideer til fremtidige udgivelser og vil fortsat gøre det. Målsætningen er, at udvalget kan sammensætte et blad hvor hovedparten at billeder og artikler bygger på initiativ fra beboere. Søren Høgsberg

4 Råderetsudvalget Tilpasning af hjemmesiden med alle relevante oplysninger om finansieret råderet, herunder en skabelon til brug for afdelingsbestyrelserne, som bl.a. omhandler forslag til afdelingsmødet om indførelse af finansieret råderet. Indstilling til afdelingsbestyrelserne som ikke har indført finansieret råderet. Indstilling til at fjerne begrænsningerne i adgang til at låne i egne midler, så der kan lånes til alle forbedringsarbejder. Der arbejdes på oplæg for beboerne og afdelingsbestyrelserne til møder i foråret Der arbejdes på møde med BL om udendørs råderet for udvalgets medlemmer samt evt. en inspektør fra administrationen. Jeg henviser også til portalen, hvor alle vores referater ligger. Vort medlem, Kirsten, er også bestyrelsesmedlem i organisationsbestyrelsen, har gennem året løbende orienteret de øvrige bestyrelsesmedlemmer grundigt om hvad der foregår i råderetsudvalget. Mogens Carlsen Kursusudvalget Kursusudvalget har siden repræsentantskabsmødet afviklet et meget velbesøgt introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer og en ligeledes meget velbesøgt organisationskonference (for første gang i nogle år med overnatning). Begge arrangementer blev i øvrigt evalueret af deltagerne og fik overordentlig positive tilbagemeldinger. De høje deltagerantal er tegn på en stor videbegærlighed og diskussionslyst blandt vores beboerdemokrater blandet med, at det tyder på, at det er lykkedes at udpege nogle emner, der vækker interesse med en blanding af fakta og politik. Det er meget lovende for vores beboerdemokrati! Derudover er et kursus for afdelingsbestyrelsesmedlemmer i afdelingens økonomi indbudt til den 16. februar, ligesom en organisationskonference er på tegnebrættet til foråret. Fremadrettet arbejder udvalget med kursusaktiviteter om bl.a. budgetkontrol (udvidet økonomi), finansieret råderet, konflikthåndtering. Men der er behov for at bruge fx BKÅ Portalen eller dialogmøderne på løbende at samle op på, hvilke emner der er reel efterspørgsel på. Henrik Autzen Nybyggeri- og renoveringsudvalget samt energi- og miljøudvalget Da sammenfaldet i emne- og interessefelter er meget stort mellem Nybyggeri- og renoveringsudvalget hhv. Energi- og miljøudvalget, er de to udvalg enige om at gennemføre en sammenlægning, dog således at nybyggeriområdet overføres til organisationsbestyrelsen.

5 Dermed vil udvalget kunne fokusere klart på energi- og miljøforbedringer både i driften og adfærden og i forbindelse med renoveringsprojekter. Forslaget om sammenlægning vil blive forelagt repræsentantskabsmødet. Henrik Autzen Organisationsbestyrelsen Organisationsbestyrelsens dagsorden og referat kan i sin helhed læses på > Kontakt > Organisationsbestyrelse > Møder og referater. Her er et lille uddrag af de væsentlige beslutninger vedrørende afdelinger og organisationen. Beslutninger vedrørende afdelinger: Fordeling af udgifter ved ejendomsfunktionærers afskedigelse og langtidssygdom. Ved afskedigelser med fritstilling eller langtidssygdom, hvor den pågældende afdeling belastes af mere end tre måneders løn herunder evt. godtgørelse og bod fordeles hele afdelingens nettoudgift udover de tre måneder af en fælles pulje efter antal af ansatte ejendomsfunktionærer i afdelingen. De første tre måneder afholdes således altid af afdelingen. Afdelingsmøder Det er ikke længere bestyrelsens målsætning af så få medarbejdere eller bestyrelsesmedlemmer deltager. Der kan således som udgangspunkt ønskes en deltager på møderne, men hvem det bliver, afgøres af dagsordenen for mødet og de praktiske hensyn i planlægningen. Har afdelingsbestyrelsen ønske om at afvikle mødet uden deltagelse fra administration/organisationsbestyrelse, vil det selvfølgelig blive respekteret. Status på fremtidssikringsstrategier 90% af afdelingerne har vedtaget en fremtidssikringsstrategi på afdelingsmøderne. Bestyrelsen følger implementeringen og opfølgningen på strategierne fremover, særligt i forbindelse med opfølgning på afdelingsmøderne 2015 samt forberedelsen af afdelingsmøderne 2016, hvor det må formodes, at en del strategier skal revideres. Ved forfald af afdelingsbestyrelsens formand. På repræsentantskabsmødet i maj besluttede vi en vedtægtsændring: Ved formandens forfald konstituerer afdelingsbestyrelsen fra sin midte en ny formand. Det er kun muligt hvis formanden i forvejen konstitueres. Hvis formanden er valgt af et afdelingsmøde skal der indkaldes til et ekstraordinært møde med valg af formand på dagsorden. Derfor skal vi rulle denne vedtægtsændring tilbage på næste repræsentantskabsmøde! Beslutninger vedrørende organisationen: Ajourføring af digitaliseringsstrategi. Bestyrelsen tilsluttede sig prioriteringerne i notatet, og indregner investeringerne i budget Investeringerne i 2015 følges i forbindelse med de kvartalsvise budgetopfølgninger.

6 Bestyrelsen vil på baggrund af administrationens dialog med miljøudvalget følge udviklingen vedr. insourcing af forbrugsmåling og -afregning. Præcisering af beslutning vedr. handicapfortrin. Bestyrelsen besluttede, at bekendtgørelsens 10, stk. 2 administreres, således at: o Fortrin gives til personer med handicap, hvis der foreligger specialerklæring herpå o Fortrin gives på anmodning til ældre efter en konkret vurdering i administrationen o I alle tilfælde forudsættes det, at den nye bolig er mere hensigtsmæssig mht. indretning eller adgangsforhold end den, der afgives. Resultater af evaluering af organisationsstrukturen. Undersøgelsens resultater lægges på BKÅ Portalen og sendes til udvalgsformændene. Organisationsbestyrelsen præsenterer resultaterne på dialogmødet i oktober og ligger her særligt op til debat om samarbejde, kommunikation og sammenhæng mellem organisationsbestyrelse, afdelingsbestyrelser og udvalg for her at få konkretiseret nogle af synspunkterne bag undersøgelsens resultater. Byggeri m.m. Fælleslokalet i Chokoladen skal afhændes fra organisationen enten i form af at afdelingen overtager lokalet eller i form af at indrette boliger i lokalet. Frøen bibeholdes.