755 BOLIGSELSKABET STRANDPARKEN

Transkript

1 755 BOLIGSELSKABET STRANDPARKEN Referat af bestyrelsesmøde den 25. november 2013 kl i selskabslokalet Rødtjørnen 10A. Deltagere: Formand S ren Keldorff, Lars Bryde Hansen, Monna S rensen, Pia Johansen, Mikkel Truberg, Mogens Steinlein, Finn Ellegaard. Fra Boligkontoret deltager forretningsfører Torben Eriksen, driftsforretningsfører Finn Weidekamp og driftschef Svend Aage Hansen. D A G S O R D E N: 1. Forhandlingsprotokol 2. Revisionsprotokol 3. Selskabssager 4. Meddelelser a. Formanden b. Boligkontoret 5. Næste møde 6. Eventuelt Kl kl Kl Samarbejdet med Boligkontoret Danmark med deltagelse af alle afdelingsformænd Effektiv drift v/ida Poulsen fra Boligkontoret Danmark OB møde med deltagelse af Boligkontoret Danmark 1

2 Ad 1 Forhandlingsprotokol Godkendelse af referat af organisationsbestyrelsesmødet den 30. september Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender og underskriver referatet. Referatet blev godkendt og underskrevet. Ad 2 Revisionsprotokol Intet nyt i revisionsprotokollen. Intet at indstille. Orienteringen blev taget til efterretning. Ad 3 Selskabssager a. Effektiv drift Boligkontoret Danmark har afholdt workshopmødet den 7. november 2013, som der orienteres om ved Ida Ravnholt Poulsen. Efter udsendelse af dagsorden afholdes workshop med personalet, og opsummering heraf vil blive fremsendt efterfølgende sammen med en rammebeskrivelse af projektet, som bestyrelsen skal træffe beslutning om. Workshop, Strandparken Deltagere: Søren Keldorff Lars Bryde Hansen Susanne Busk Preben von Eggers Mogens Toft Pia Johansen Klaus Kramshøj Finn Weidekamp Ida Ravnholdt Poulsen Opsummering Målet med workshoppen var at definere målsætninger for forsøget, at idéudveksle omkring en mulig fremtidig driftsstruktur med fokus på kvalitet og økonomiske effektiviseringer samt at skabe ejerskab over processen og forventningsafstemme. Følgende idéer og målsætninger blev diskuteret. Forslagene er inddelt i to temaer: Organisering og Konkrete indsatsområder ift. økonomisk effektivisering: 2

3 Organisering: Fælles drift (driften skal gå på tværs af afdelingerne) Fælles maskinpark Udnyttelse af ressourcer og kompetencer in house (de ansattes kompetencer sættes i spil og skal gå på tværs af afdelinger) Åbenhed overfor udliciteringspotentialer (dele af de grønne områder, snerydning, rengøring mm. afhængig af analyse) Opmærksomhed omkring beboerservice-delen aftaler skal overholdes Organiseringen på tværs afføder spørgsmål til den økonomiske fordeling afdelingerne i mellem. Boligkontoret arbejder på at finde en simpel model for fordeling evt. en registrering af det arbejde der udføres i de enkelte afdelinger som præsenteres i den endelig forsøgsbeskrivelse. Konkrete indsatsområder ift. økonomisk effektivisering: Det grønne Snerydning Maskinpark (fælles med Engparken?) Indkøb, udbud etc. (fælles med Engparken) Håndværkerarbejde (vvs/blikkenslager + tømrer skal hovedsageligt laves af ansatte med disse kompetencer på tværs af afdelingerne) I forbindelse med udarbejdelsen af den endelige forsøgsbeskrivelse, peger Boligkontoret på nogle målbare målsætninger på besparelser på ovenstående områder. Tidsplan: Fælles møde med Engparken Der arrangeres et møde i januar eller februar, hvor indkøbschef Anne Løvgreen deltager mødet skal være med deltagelse fra både Engparken og Strandparkens bestyrelser eller repræsentantskaber. Hvis forsøget vedtages Gennemføres der beboerundersøgelse med fokus på drift inden jul. Gennemføres der forventeligt en vurdering af driftens og afdelingens standard i december Der bliver udarbejdet en forsøgsbeskrivelse i løbet af november og december, som bestyrelse og afdelingsformænd kan træffe endelig beslutning på baggrund af. Der var den udsendt rammebeskrivelse for projektet til OB og afdelingsbestyrelsesformænd. Det indstilles, at bestyrelsen godkender rammebeskrivelsen for projektet og fastlægger kommende møde dato i januar, som foreslås til 28. januar 2014 i tilknytning til næste bestyrelsesmøde. Indstillingen blev fulgt med ros til de mange gode initiativer. 3

4 b. Bytte af bolig Sager om dispensation for retten til at bytte bolig, behandles af selskabet, hvorefter bestyrelsen tager konkret stilling til den enkelte sag. Bestyrelsen kan ikke opstille faste regler for dispensationer, da det vil være at sætte skønnet under regel. Reglerne for bytte fremgår af almenlejelovens 69: 69. Lejeren har ret til at bytte med en lejer af en anden bolig, således at denne overtager den almene bolig. Stk. 2. Udlejeren kan modsætte sig bytte, hvis 1) den fraflyttede lejer ikke har beboet boligen i 3 år, 2) boligen ved bytning vil blive beboet af flere end 1 person pr. beboelsesrum eller 3) udlejeren i øvrigt har rimelig grund til at modsætte sig det pågældende bytte. Konkret har Strandparken fået en ansøgning om intern bytte mellem Krudtårnsvej 153, 2.th. ( ) og Rødtjørnen 35 ( ). Lejer på Rødtjørnen 35 er flyttet ind 1/ , hvilket er under tre år. Afdelingsbestyrelsen i afd. 1 har afslået bytte pga. beboelsesperioden er mindre end tre år. Ansøgningen og klager over afslaget er vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til om, der er omstændigheder i den konkrete sag, der gør, at dispensation til bytte skal godkendes. Der blev givet en dispensation. c. Styringsdialogmøde med kommunen Dragør kommune har rettet henvendelse om det årlige styringsdialogmøde for Dokumentationspakkerne for selskabet og afdelingerne vedrører årsregnskabet fra Alle afdelingsformænd har fået tilsendt dokumentationspakkerne til udfyldelse. Selskabets bestyrelse skal ligeledes udfylde en dokumentationspakke, som vedlægges i bilag. Datoen for styringsdialogmøde afventer vi fortsat. Kommunalbestyrelsen har på mødet besluttet nedenstående vedr. Strandparken. Dagsorden fra mødet vedlægges som bilag: 1) At de enkelte afdelingers budgetter og den foreliggende drifts- og vedligeholdelsesplan som er modtaget sammen med seneste årsregnskab indgår i ØPU og KBs behandling af årsregnskabet i november2013, hvor ØPU og KB også fastsætter dagsordenen for styringsdialogmødet. 2) På styringsdialogmødet fremlægges nærmere konkretiserede tidsplaner for udførelsen af bygningsgennemgangen og den efterfølgende udarbejdelse på dét grundlag af nye drifts- og vedligeholdelsesplaner. 3) Drøftelsen med Strandparken finder sted i forbindelse med aflæggelsen af referat fra styringsdialogmødet, hvor forretningsfører fra Boligkontoret Danmark og evt. repræsentanter fra bestyrelsen inviteres til møde med ØPU som opfølgning på styringsdialogmødet. Det indstilles, at bestyrelsen udfylder dokumentationspakken og godkender denne. Der foreligger nu tilbagemelding fra OB og afdelingerne, og rapporterne er indberettet. Vi forsøger i kommentar at gøre styringsdialogen fremadrettet med 1) overgang til BDK, 2) tilstandsvurdering og 3) projekteffektiv drift. Selskabets rapport vedlægges referatet. 4

5 Der afholdes møde med kommunen den 16. januar 2014 kl Lars, Mogens, Søren, Torben og Gitte deltager. Ad 4 Meddelelser a. Formanden orienterer Evaluering af Boligkontoret: Formanden fortalte om drøftelsen med afdelingsbetstyrelsesformændene: Der har været nogle overgangsproblemer bl.a. med IT og i forbindelse med afskedigelse af driftschef og nogle kommunikationsproblemer. Det skal tydeliggøres, hvem der er rette kontaktpersoner mv. Der er plads til forbedringer, men alt i alt er afdelingsbestyrelsesformændende og OB-medlemmerne tilfredse med samarbejdet med BDK. Stofa aftalen: Det blev oplyst, at der nu foreligger en underskrevet aftale. I forbindelse med opkrævning for januar 2014 vil den lovede regulering blive foretaget og dette med tilbagevirkende kraft. Lokalrådsmøde: Der vil blive afholdt lokalrådsmøde i Dragør den 13. maj Solcelle møde: Formanden orienterede om de afholdte møder, hvor det blev nævnt, at det kan være rentabelt at sætte solceller op uden støtte fra f.eks. nettostrømsordningen. b. Boligkontoret orienterer Statusrapport: Torben Eriksen gennemgik rapporten, der viste en fornuftig og stabil udlejningssituation. OB vil få en sådan rapport 4 gange om året Budgetkontrol på selskabets økonomi: Budgetkontrollen blev gennemgået, men da der kun er gået 2 måneder af året, var den ikke særlig interessant, men OB vil løbende få en sådan forelagt, ligesom afdelingerne får en budgetkontrol hver måned for afdelingens budget. Personalesituationen driftschef: Torben Eriksen redegjorde for baggrunden og forløbet af opsigelsen af Steen Brygger. Indtil der er ansat en ny driftschef varetages funktionen af Svend Aage Hansen. Ejendomskontor informationsskrivelse, scanning, lokaler: Der blev givet en øjeblikkelig status, og der blev udtrykt tilfredshed med arbejdet på lokalkontoret. Lejekontrakter er nu ved at være indscannet til EG. Henvendelse til beboerne vedr. råderetsager vil ske inden jul. Der var et ønske om jf. i øvrigt evalueringen, at det overfor beboere, og afdelingsbestyrelsesmedlemmer skal præciseres, hvem der er rette kontaktperson i h.h.v. BDK og lokalkontoret ved diverse henvendelser. Hjemmesiden præsentation af ny og tidsplan: Torben Eriksen oplyste, at gamle referater nu er lagt på hjemmesiden og de kommende referater vil løbende blive oploadet. Afdelingsmateriale vil også kunne oploades af BDK, hvis det ønskes. Projekt de grønne ildsjæle fik ikke tilskud Bestyrelsens rådighedsbeløb kuverter udleveres 5

6 Tilstandsvurdering status ved Svend Aage Hansen: Svend Aage Hansen havde på mødet med AB formændene gennemgået et udkast til en tilstandsrapport og fået ros for arbejdet. Ejendomsskat orientering om medieindslag Torben Eriksen redegjorde for grundlaget for at søge nedsættelse af ejendomsskatterne på grund af manglende fradrag for byggemodningsudgifter på byggerier, der var yngre end 30 år samt vurderingerne i øvrigt. På næste møde, vil der blive fremlagt en oversigt på sagerne hos Rafn og Søn, der bistår afdelingerne med ansøgningerne. Hjertestartere tidsplan, uddannelse, placering: Hjertestarterne er ankommet. Jesper Beck vil kontakte formændene vedr. den konkrete placering. Der vil komme information til beboerne og informationsmøde senere. Kurser Afdelingsbestyrelsens arbejde den i Dragør. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringerne til efterretning. Orienteringerne blev taget til efterretning. For så vidt angår beslutninger se ovenfor. Ad 5 Næste møde M deplan for Repr sentantskabsm der 2014: M de Dato Tirsdag den 25. marts 2014 kl Repr sentantskabsm de afholdes i selskabslokalet R dtj rnen 10A M deplan for Organisationsbestyrelsesm der 2014: M de M de for OB og AB med BDKs indk bschef sammen med Engparken i selskabslokalet R dtj rnen 10A Dato Tirsdag den 21. januar 2014 kl Organisationsbestyrelsesm de selskabslokalet R dtj rnen 10A afholdes i Tirsdag den 28. januar 2014 kl Tirsdag den 25. marts 2014 kl Lokalrådsmøde i BDK også for ABmedlemmer i Rødtjørnen 10 A Tirsdag den 13. maj 2014 kl Tirsdag den 27. maj 2014 kl Ad 6 Eventuelt 6

7 Bestyrelsens underskrift: Søren Keldorff Lars Bryde Hansen Monna Sørensen (Formand) Pia Johansen Mikkel Truberg Mogens Steinlein Finn Ellegaard 7