Installation og opsætning af Outlook klient til Dynamics CRM

Transkript

1 Dynamics CRM 4.0 Bredana Systemudvikling A/S - How to Installation og opsætning af Outlook klient til Dynamics CRM Først velkommen til din hostede Dynamics CRM. Med Outlook klienten installeret får du dit hostede CRM system tilgængeligt direkte i din Outlook. Før du kaster dig over installationen skal du lige kontrollere at din Outlook er klar til Dynamics CRM 4.0. Dynamics CRM kan anvendes sammen med Outlook 2003 SP 3 og Outlook Dit operativsystem skal være Windows Vista eller Windows XP med SP2. Vi anbefaler Outlook 2007 fordi denne indeholder de nyeste funktioner og den mest optimale brugeroplevelse. Du kan kontrollere at du har en af ovenstående versioner af Outlook installeret ved at starte din Outlook og vælge Hjælp, Om Microsoft Outlook. Herved vises en dialog med oplysning om version og servicepack. Når du har bekræftet at din Outlook version er understøttet skal du lukke Outlook ned. Outlook skal IKKE være åben medens klienten installeres. Du kan nu downloade Dynamics CRM Outlook klienten. Denne downloades fra Microsoft download, men der findes et direkte link fra vores hjemmeside: se under Hosted CRM FAQ. Du vælger således om du vil installere klienten på dansk eller på engelsk (der findes naturligvis også andre sprog). Sproget bør passe sammen med sproget på din Outlook Bredana Systemudvikling A/S Side 1

2 Klik på Hent og download af klienten startes. Du kan naturligvis vælge at køre programmet direkte. Men vi anbefaler normalt at vælge Gem og så starte den gemte fil efter endt download. Vælg den ønskede mappe hvor du vil gemme filen og tryk Gem. Filen fylder næsten 30 MB så du kan godt nå en kop kaffe medens du venter på at downloaden skal blive færdig Bredana Systemudvikling A/S Side 2

3 Når filen er færdig kan du klikke på Åbn eller åbne stifinder og finde frem til den gemte fil og starte denne. Nedenstående sikkerhedsadvarsel kan blive vist, den klikker du bare Kør til. Du bliver nu bedt om at angive en mappe for udpakning af klientens filer. Du kan anvende den standard der foreslås eller angive en anden og klikke Ok. Nu er Outlook klienten downloaded og udpakket på din lokale pc i den valgte mappe. Du kan nu åbne mappen og starte selve installationen af Outlook klienten Bredana Systemudvikling A/S Side 3

4 Filen hedder setupclient.exe og er placeret i roden af den valgte udpakningsmappe. Når du starter programmet kan du alt efter dine sikkerhedsindstillinger skulle give tilladelse til at Windows kører programmet. Det næste du skal vælge er hvilken version af Outlook klienten du ønsker at installere, der er 2 valgmuligheder. Dynamics CRM til Outlook klient (standard) Giver adgang til hosted CRM når du er online og har forbindelse til din hostede CRM løsning via internettet. Når du er offline har du ikke adgang til dit CRM system. Fordele: Den tyndeste klient der ikke kræver meget og som ikke tager mange ressourcer på din pc. Ulemper: Du kan ikke se dine forretningsdata når du er offline, fx når din bærbare ikke har forbindelse til internettet. Dynamics CRM til Outlook klient med offlineadgang (avanceret) Giver adgang til hosted CRM både når du er online og har forbindelse til din hostede CRM løsning via internettet og når du er offline. Når du er offline har du adgang til dit CRM system som det så ud sidst du synkroniserede med serveren. Fordele: Du kan kan se dine forretningsdata også når du er offline, fx når din bærbare ikke har forbindelse til internettet. Ulemper: Det er en tungere klient idet den skal installere en lokal version af SQL server på din pc. Vi anbefaler at du generelt anvender en kraftig bærbar pc, med rigelig RAM hvis du vil anvende denne klient. Anvender du en stationær pc bør du ikke installere denne klient. Når du har bestemt dig for din ønskede klient vælges denne og du trykker Næste > Bredana Systemudvikling A/S Side 4

5 Efter valget vises dette licensaftale vindue. Du skal nu acceptere licensvilkårene for Microsoft-software. Bemærk muligheden for at printe licensaftalen. Når du har læst og accepterer licensaftalen klikker du på Jeg accepterer knappen. Herefter vil installationsprogrammet kontrollere din pc for at se om du har alle nødvendige programmer installeret for at køre klienten. De programdele du ikke måtte have tilbyder installationsprogrammet at installere for dig førend installationen fortsættes Bredana Systemudvikling A/S Side 5

6 Klik på Installer for at installere de komponenter der skal installeres. Herefter er vi klar til igen at klikke på Næste >. Det næste du skal forholde dig til er installationsplaceringen. Vi foreslår naturligvis at acceptere den default placering programmet foreslår, med mindre der er tyngende begrundelser for at afvige fra standarden. Alle grundkrav og informationer er nu kontrollerede og dette bekræfter installationsprogrammet i det følgende billede: 2009 Bredana Systemudvikling A/S Side 6

7 Der kan være advarsler som i ovenstående. Men normalt kan disse ignoreres. Hvis der er fejl eller du fortryder dine valg er dette sidste chance for at klikke < Tilbage. Et klik på Næste > starter selve installationen. Går alt som planlagt skulle du gerne opnå at se nedenstående vindue der fortæller at installationen er fuldført og at du er klar til at konfigurere klienten. VIGTIGT! Start endnu IKKE din Outlook. Du har nu fået et nyt menupunkt under Start menuen Bredana Systemudvikling A/S Side 7

8 Du har fået følgende 3 menu-punkter: 1. Diagnose kan anvendes til at fejlsøge klienten 2. Guiden Konfiguration Som vi nu skal køre 3. Opdatering der checker for nye opdateringer. Du skal nu vælge Guiden Konfiguration som startes. Ved klik på næste bliver du spurgt om du vil koble op imod din egen virksomheds CRM eller en hosted CRM hos en tjenesteudbyder som fx Bredana. Vigtigt! Du skal nu indtaste vores hosting web-adresse. Hvis du er hosted hos Bredana skal du her indtaste (bemærk s et i HTTPS). Bemærk! Du skal ikke indtaste din egen URL!!! 2009 Bredana Systemudvikling A/S Side 8

9 Bemærk - brug ALTID discovery - ikke din egen løsnings URL!!! Guiden vil nu bede dig om at indtaste dit brugernavn og password. Dette brugernavn og password er det samme som det der giver dig adgang til web-klienten. Brugernavn er typisk i formatet brugernavn@firma og password er det du fik oplyst i velkomstmailen hvis ikke du selv har ændret dette. Klik Ok for at godkende login. Såfremt dit brugernavn og password kunne godkendes på serveren skal du gerne blive præsenteret for nedenstående vindue, hvor du bedes afgøre om du ønsker at deltage anonymt i programmet til forbedring af brugeroplevelsen. Microsoft indsamler anonyme informationer om brugernes anvendelse af systemet. Ud fra disse informationer kan anvendelsen analyseres og disse data kan anvendes til at forbedre fremtidige versioner af programmet. Vi anbefaler at du her klikker Ja og derefter Næste > Bredana Systemudvikling A/S Side 9

10 Endnu engang fortæller programmet dig om alt er som det skal være før du fortsætter, og det burde det jo nu snart være. Klik Næste > for at fortsætte. Du skulle nu gerne få et vindue der fortæller dig at konfigurationen er fuldført og du er således klar til igen at starte din Outlook Bredana Systemudvikling A/S Side 10

11 Du skal være velkommen til igen at starte din Outlook for at se om du har fået nogle nye ordre i din indbakke siden vi startede installationen. Første gang Outlook startes efter installationen vises typisk en login dialog som den følgende: Det anbefales at sætte kryds i Husk min adgangskode, og forbind automatisk. Så skulle du ikke få denne boks hver gang Outlook startes. Når din Outlook er startet skulle du gerne kunne se at du har fået et par ekstra muligheder i Outlook. Et nyt menupunkt CRM og en ekstra værktøjslinie Microsoft Dynamics CRM er det mest synlige Bredana Systemudvikling A/S Side 11

12 Via træstrukturen Microsoft Dynamics CRM i din indbakke har du adgang til hele dit CRM system i samme struktur som du kender fra web-klienten. Via træstrukturen er det også muligt at føje de ofte brugte menupunkter til den Foretrukne mappe. Så nu skulle du gerne være på hjemmebane igen. Et klik på Accounts giver således den kendte oversigt over dine kunder Bredana Systemudvikling A/S Side 12

13 En sidste lille ting vi skal sikre os er at opsætningen af er som du måtte ønske det. Der er 2 ting der skal kontrolleres: 1. At du anvender Outlook til at sende og modtage s 2. At du får journaliseret de s du måtte ønske Vælg CRM menuens Options punkt. Sikre dig at der er kryds i alle de enheder du ønsker skal synkroniseres med din Outlook. Vi anbefaler ALLE. Sikre at der er flueben i scheduleret synkronisering til 15 min Bredana Systemudvikling A/S Side 13

14 På fanen sættes følgende indstillinger. Dette sikrer at alle indkomne s der kan findes via adressen i CRM journaliseres automatisk. Vigtigt! Når du er færdig med installationen skal du have installeret den seneste opdateringspakke kaldet Roll-up 3 til Outlook.Den downloades fra link på vores hjemmesides FAQ eller fra denne adresse: 634a9ad0e140 Du skulle nu være klar til at arbejde med din Outlook klient. God arbejdslyst og god fornøjelse med anvendelse af vores hosted CRM løsning. Du kan altid kontakte vores hotline på Bredana Systemudvikling A/S Side 14