Påkrævede ændringer til mailklient I forbindelse med omlægning af Nordby antenneforenings mailserver 2013.

Transkript

1 Påkrævede ændringer til mailklient I forbindelse med omlægning af Nordby antenneforenings mailserver Versions historie Ny mailserver, hvorfor? Hvad betyder en ny mailserver egentligt? For medlemmer der kun bruger webmail Hvad sker der hvis jeg ikke gør noget? Kodeord/passwords Oprydning Vejledning til ændring på mailklienter Navn på Mailserver, brugernavn samt porte Mailserver Brugernavn Porte Outlook Outlook Express Windows Mail Liv Thunderbird Apple Mail Apple ipad og iphone Support? PC Mac TeamViewer koder Afslut support Sikkerhed Side 1 af 34

2 1 Versions historie Version Dato Forfatter Kommentarer Bo Harreby Møller Struktur og indholdsversion Bjarne Indsat vejledning live mail, outlook mail og windows mail Bjarne/Bo Outlook express Bo Opdateret iphone/ipad sektion 2 Ny mailserver, hvorfor? Antenneforening har i en årrække driftet deres egen mailserver. Efterhånden som brugen af elektronisk mail er blevet dagligdag for flere af foreningens medlemmer, er også kravene til teknik, funktionalitet samt oppetid steget til mailserveren. Derfor har vi i foreningens bestyrelse besluttet at flytte til en hosted løsning så vores medlemmer får en mere stabil og fremtidssikker løsning, som også samtidig er skalérbar i takt med vores medlemmers voksende krav til mail. 3 Hvad betyder en ny mailserver egentligt? En ny mailserver betyder for foreningens medlemmer, at der er ændringer til opsætningen i alle mailklienter som Outlook, Liv , Apple mail m.m. man måtte bruge. En ny mailserver betyder også at foreningen skal flytte alle mailkonti samt tilhørende mailindhold fysisk fra én server til en anden server. 4 For medlemmer der kun bruger webmail Enkelte medlemmer benytter udelukkende webmail, for disse medlemmer er det ikke nødvendigt at ændre noget andet end at ALLE webmail-medlemmer skal rydde kraftigt op i deres webmail, sådan at vi ikke flytter unødvendige mails. Når vi er kommet på den nye mailserver vil der blive fremsendt et andet link til en ny WEBMAIL. Side 2 af 34

3 5 Hvad sker der hvis jeg ikke gør noget? Hvis man ikke udfører ændringen i sine mailklienter (specificeret nedenfor i afsnit Vejledning til ændring på mailklienter ) kan man ikke sende mail fra og med den Det er med andre ord nødvendigt at gennemgå dette dokument og læse hvad du som bruger skal rette, for ikke at få fejl fra den hvor den nye mailserver vil være i drift. Denne ændring er nødvendig at udføre på alle de enheder i ens husstand man bruger til at læse mail på, ud over pc og apple mac, er det tablet s (ipad, nexus m.m.), smartphones (iphones, HTC, Sony, Nokia m.m.). Ændringen er lille og kan udføres nu, mens man er på den gamle mailserver, og tager kun ganske få minutter. Vi foreslår derfor ALLE vores medlemmer at udføre ændringen så hurtigt som muligt. Se hvad der skal gøres i afsnittet Vejledning til ændring på mailklienter. De eneste der ikke skal foretage sig noget, er de medlemmer, der UDELUKKENDE benytter webmail. Det eneste disse medlemmer skal sørge for, er at slette mails man ikke har behov for mere. Dette for at minimere pladsen på ens konti. Dette skal være afsluttet inden vi starter på den nye mailserver den ! 6 Kodeord/passwords Vi flytter alle medlemmers mailkonti med de nuværende passwords. Altså, bliver det IKKE nødvendigt at skifte kodeord/passwords. 7 Oprydning Dette gælder kun for de medlemmer, der udelukkende bruger WEBMAIL eller bruger IMAP i deres klienter (outlook, liv m.m.). Medlemmer der bruger POP3 i deres mailprogram behøver IKKE at rydde op i deres mail. Dog skal ALLE sikre sig at deres klienter er opsat til slette mails på serveren når de er hentet. Se afsnittet Vejledning til ændring på mailklienter. For at mindske flytning af data er det meget vigtigt at alle IMAP og WEBMAILmedlemmer rydder op i deres mailkonti. Dette for at mindske antallet af mails foreningen skal flytte når vi overgår til den nye mailserver. Side 3 af 34

4 Denne oprydning bør startes straks og skal være afsluttet senest dagen inden den Så allerede nu er det en god ide at slette alle de mails man IKKE har brug for længere. Ønskes der support til dette så se afsnittet Support? Side 4 af 34

5 8 Vejledning til ændring på mailklienter For at højne sikkerheden kræver den nye server at man sætter adgangskode på afsendelse af mail. Dette er en lille ændring, men hvis det ikke bliver udført kan man ikke afsende mails, fra og med den ! Skal man have support til dette så læs afsnittet Support?. Vær opmærksom på at nedenstående ændringer bør udføres allerede nu, på den gamle mailserver, og senest inden drift af den nye mailserver den Navn på Mailserver, brugernavn samt porte Mailserver Den ny mailserver har samme navn som den gamle mailserver: mail.fanonet.dk Brugernavn På den gamle mailserver kunne man angive prefix til sin som brugernavn. I den nye, SKAL brugernavn angives som brugernavn@fanonet.dk. Altså er der Porte På den nye mailserver bruger vi standard porte, så det burde ikke være nødvendigt at foretage ændringer på portnumre. Indgående POP3 er: 110. Udgående SMTP er: 25, 465 eller 587. IMAP er: Outlook 1) Vælg funktioner Side 5 af 34

6 2) Redigering af kontoindstillinger i Outlook, vælg menu punktet funktioner, derefter kontoindstillinger 3) Derefter redigering af din konto 4) Vælg flere indstillinger. 5) Derefter fanebladet Server til udgående post, sæt flueben i Serveren til udgående post (SMTP) kræver godkendelse, brug samme indstillinger som på serveren til indgående post Side 6 af 34

7 6) Og klik avanceret og tjek at der er udfyldt som nedenfor, afslut med OK Side 7 af 34

8 8.3 Outlook Express 1) Vælg funktioner 2) Vælg Konti 3) Vælg fanebladet Post 4) Vælg knappen Egenskaber Side 8 af 34

9 5) Vælg fanebladet Servere Sæt flueben i Min server kræver godkendelse, vælg derefter knappen Indstillinger, tjek at Logonoplysninger er som på billede. Side 9 af 34

10 6) Vælg derefter fanebladet Avanceret og tjek at oplysninger er som billede, derefter vælges Anvend og derefter OK 8.4 Windows Mail 1) Vælg menupunktet Funktioner Side 10 af 34

11 2) Vælg derefter menuen Konti 3) Marker din fanonet mailkonto og derefter tryk på knappen Egenskaber Side 11 af 34

12 4) Vælg derefter fanebladet Servere ret dine oplysninger hvis de ikke er rigtige. 5) Vælg derefter knappen indstillinger og nedenstående billede kommer frem 6) Hvis Logonoplysninger Brug samme indstillinger som på serveren til indgående post ikke er markeret, markeres denne. Side 12 af 34

13 7) Tjek at oplysningerne under fanebladet Avanceret er som nedenfor. Hvis der er foretaget rettelser husk at gemme disse ved at trykke på ok. Side 13 af 34

14 8.5 Liv 1) Stil cursor til højre for overskriften på din mailkonto, den der står med lidt større typer en indbakke, kladder mm. Højre klik og du får en menu som vist, vælg den nederste Egenskaber. 2) Vælg derefter fanebladet Servere, ret dine oplysninger hvis de ikke er rigtige. 3) Vælg derefter knappen indstillinger og nedenstående billede kommer frem Side 14 af 34

15 4) Hvis Logonoplysninger, Brug samme indstillinger som på serveren til indgående post, ikke er markeret, markeres denne. 5) Tjek at oplysningerne under fanebladet Avanceret er som nedenfor. Hvis der er foretaget rettelser husk at gemme disse ved at trykke på ok. Side 15 af 34

16 8.6 Thunderbird 1) Ændring af indstillinger foretages ved at vælge menuen Funktioner i Menulinjen, Hvis denne ikke er synlig højre klikkes der uden for fanebladet og Menulinje vinges af, derefter vælges Indstillinger nederst i menuen Funktioner. 2) Derefter vælges Indstillinger nederst i menuen Funktioner. 3) Derefter vælges Adgangskoder i fanebladet Sikkerhed Side 16 af 34

17 4) Derefter Gemte adgangskoder tryk på Vis adgangskoder og følgende bliver vist 5) Dette skal du godkende ved at trykke på Ja og du får derefter vist adgangskoden Skriv eller kopier adgangskoden du skal bruge den senere 6) Når du har gjort det trykker du på Skjul adgangskoder og derefter Luk 7) Gå til Funktioner igen Side 17 af 34

18 8) Vælg derefter Kontoindstillinger 9) I den fremkomne Kontoindstillinger vælges det nederste punkt Udgående server (SMTP) 10) Vælg derefter Rediger og følgende fremkommer, vælg Godkendelsesmetode: Ret denne til Adgangskode, usikker overførsel og indtast din kontos mailadresse i Brugernavn: Side 18 af 34

19 11) Tryk derefter på OK, du indtaster den tidligere fundne adgangskode og sætter markering i Brug Adgangskodeadministratoren til at huske denne adgangskode. 12) Tryk OK din mailopsætning er nu ændret. Side 19 af 34

20 8.7 Apple Mail 1) Start mail programmet MAIL 2) Gå ind i indstillinger 3) Vælg Konti og vælg den konto der omhandler din Fanønet konto (her er både vist POP og IMAP) Side 20 af 34

21 Tjek at server til indgående post er mail.fanonet.dk Tjek at brugernavn, er dit fulde Tjek at du har indtastet din kode i feltet Adgangskode Side 21 af 34

22 4) Server til udgående post (SMTP) redigeres således; Klik på højre side af feltet: (note: AMTP er SMTP bare en skrivefejl ;) ) og vælg funktionen Rediger SMTP-serverliste Side 22 af 34

23 5) Fanebladet Avanceret, tjek at standard porte er valgt samt godkendelse er Adgangskode og at dit fulde brugernavn og adgangskode er indtastet. Side 23 af 34

24 6) Fanebladet Kontooplysninger, Navn på server skal være: mail.fanonet.dk Tryk nu OK for at returnere til oversigtsbilledet. 7) Vælg nu Avanceret, tjek at settings er sat til at slette alt fra server og port er 110 samt at Godkendelse er sat til Adgangskode. Side 24 af 34

25 Ved IMAP er porten 143: 8) Luk nu vinduet og klik Arkiver for at gemme Side 25 af 34

26 8.8 Apple ipad og iphone Generelt husk at opsætte uden SSL. Dette vil ipad/iphone selv spørge om efter den har forsøgt med de initielle serveroplysninger du har indtastet, som er: Mailserver: Bruger: Adgangskode: mail.fanonet.dk dit kodeord du bruger til mail Hvis man bruger IMAP er det kun nødvendigt at tjekke udgående SMTP server. Fanonet foreslår ALTID at bruge IMAP. Generelle IMAP indstillinger, gælder alle enheder inkl PC, Apple, ipad og iphone m.m.: Brug SSL: slukket eller tændt Godkendelse: Adgangskode Præfiks til IMAP-sti: Serverport (IMAP): 143(ssl slukket) eller 993(ssl tændt) Server udgående: 587 eller 25 Side 26 af 34

27 1) Vælg Indstillinger og E-post, kontakter, kalender og vælg den konto der omhandler Fanønet mail. Tjek nu indgående post indstillinger: Side 27 af 34

28 Side 28 af 34

29 2) Vælg Server til udgående post mail.fanonet.dk Vælg Primær server og tjek at servernavn, brugernavn, SSL setting, godkendelse ( Adgangskode ), port ( 25 eller 587 ) alle er sat korrekt. Side 29 af 34

30 Tryk derefter på OK 3) Efter tryk på OK og Konto vælges Avanceret 4) Tjek nu Postkasse handlinger og vælg mapper til Udkast, Sendt pg Slettet Side 30 af 34

31 Side 31 af 34

32 Og det samme for Papirkurv 5) Udkast er valgfrit men ofte vælger man at lægge denne til Drafts 6) Fungerer mailen IKKE efter man har fulgt ovenstående vejledning, så SLUK for iphonen/ipad helt. Hold on/off knappen nede indtil slider med Sluk fremkommer. Efter den er slukket, tænd den da igen og mailen skulle fungere. At slukke iphone/ipad gør at man laver en flush dns og renser derved forskellige buffere på enheden. Side 32 af 34

33 9 Support? Hvis du skal have teknisk support fra antenneforeningen, er det en stor hjælp at du har startet et lille hjælpeprogram der hedder TeamViewer. Dette muliggør at antenneforenings tekniske support kan fjernstyre din pc eller mac. Det er meget nemmere og hurtigere at yde support på denne måde. Programmet er gratis for dig som privatperson at bruge. Se nedenfor hvordan du gør. Det er en god ide at have dette klart inden du ringer til supporten. Nedenstående kan også findes på forsiden af vores hjemmeside (kig efter SUPPORTFIL på forsiden) 9.1 PC Download Quicksupport fra TeamViewer s hjemmeside, ved at starte her. Scroll ned til afsnittet Til den spontane kunde: TeamViewerSupport og klik knappen Download v8.xxxxx eller klik her Dette downloader et lille program. Find programmet og dobbelklik det, hvis du får en security warning så svar derefter KØR / RUN til at køre dette program. 9.2 Mac Download Quicksupport fra TeamViewer s hjemmeside, ved at starte her. Scroll ned til afsnittet Til den spontane kunde: TeamViewerSupport og klik knappen Download v8.xxxxx eller klik her Dette downloader et lille program. Find programmet i din downloadfolder og dobbelklik det. Et vindue vil åbne og klik her TeamViewer QuickSupport.app. Hvis du bliver spurgt om du vil køre dette skal du svare ÅBN. Side 33 af 34

34 9.3 TeamViewer koder Et lille vindue vil åbne og du skal nu give supporten dine koder, nemlig id og adgangskode fra felterne Dit ID og Adgangskode. 9.4 Afslut support Når support er afsluttet så luk bare TeamViewer vinduet, og support er afsluttet. 9.5 Sikkerhed Når programmet er afsluttet/lukket er der ingen der kan komme på din computer igen før du selv starter programmet TeamViewer op igen, samt giver dine koder videre. Side 34 af 34