Oprettelse af en skabelon

Transkript

1 Dynamics CRM 4.0 Bredana Systemudvikling A/S - How to Oprettelse af en skabelon En af de smarte funktioner i Dynamics CRM er muligheden for at oprette skabeloner. skabeloner kan anvendes til at have foruddefinerede s klar når der skal kommunikeres med kunderne. Som ved brevfletning kan Dynamics CRM indsætte felter ind i en, således at det er ultranemt at sende en godt svar til en kunde. Følgende steps skal gennemgås: 1. Skriv teksten inkl. pladsholdere til felter og hyperlinks. 2. Opret skabelonen 3. Kopier HTML-teksten til skabelonen 4. Udfyld felter 5. Test skabelonen Skriv teksten inkl. pladsholdere til felter og hyperlinks Ofte vil det være relevant med hyperlinks i skabelonerne og derfor anbefaler vi normalt at man anvender en HTML-editor til at forfatte skabeloner. Men hvem har lige en HTML-editor ved hånden? Ja, det har vi alle. Word 2007 (og Word 2003) har muligheden for at gemme i HTML-format og det betyder at vi kan anvende Word til at skrive teksten. Åben Word. Lav et nyt dokument og vælg Gem Som og vælg Webside (HTML). Herefter vil Word kunne anvendes som en HTML-editor. Og vi kan skrive den ønskede tekst. Bemærk at det er nemt at indsætte hyperlinks til hjemmesiden ved at markere en tekst og højreklikke på den markerede tekst og vælge Hyperlink Bredana Systemudvikling A/S Side 1

2 Når teksten er færdig er vi klar til næste step. Opret skabelonen I Dynamics CRM vælges settings og templates. Vælg at oprette en ny template og vælg Contact som Template Type, idet vi ønsker at kunne sende denne skabelon til kontaktpersoner hvor vi jo har personens adresse registreret Bredana Systemudvikling A/S Side 2

3 Herefter vises New Template dialogen og alle felter udfyldes. Husk at give skabelonen en sigende titel således at du og dine kolleger ved hvad skabelonen skal bruges til. Bemærk at subject feltet er den emne-tekst den endelige til kunden standard får. Kopier HTML-teksten til skabelonen Du skal nu markere Word teksten og kopiere den ind i indholdsfeltet i skabelonen. Bemærk at hyperlinks kommer korrekt over. Tip! Hvis du vil have billeder (fx logoer o.l.) med i mailen er anbefalingen at disse uploades til din hjemmeside og indsættes herfra. Se eksempel sidst i dette dokument. Udfyld felter Nu skal du erstatte alle dine standard tekster (fx kontaktpersonens navn, dit navn, din titel osv.) med felter fra CRM databasen Bredana Systemudvikling A/S Side 3

4 Dette gøres via knappen Insert/Update. Bemærk at det er smart at markere den tekst der skal erstattes af feltet før du klikker på insert/update knappen. Du vælger nu det felt der skal indsættes. Bemærk muligheden for at indtaste en default-tekst som anvendes hvis det felt du indsætter skulle være blankt. Sådan erstattes nu alle dine ønskede felter. Bemærk! Under dine og dine kollegers stamkort er der mulighed for at oprette telefonnumre, titler osv. der kan anvendes her. Der er også mulighed for at oprette nye felter, hvis du fx har behov for andre specielle felter fx Afdelingskontor, skostørrelse eller yndlingsfarve Ved at anveder User-felter opnår du at alle i firmaet kan anvende din skabelon. Test skabelonen Når du har gemt din nye skabelon skal den testes. Det kan være rigtig smart at have en ekstern adresse at teste op imod. Idet du skal oprette en kontaktperson for at teste din skabelon. Vigtigt! Opret aldrig kontaktpersoner med din firma , idet CRM så vil tracke dine mails op imod denne kontaktperson den ved jo ikke bedre Opret en kontaktperson med din fiktive mailadresse og sikre dig at de felter du anvender i din skabelon er udfyldte. Tip: Det kan være smart at udfylde felterne med feltets indhold som i nedenstående eksempel Bredana Systemudvikling A/S Side 4

5 Klik nu på Send knappen og Insert Template knappen og vælg din skabelon (husk at det kan være nødvendigt at vælge det sprog du valgte ved oprettelsen). Nu henter CRM skabelonen og fylder ud med de relevante felter fra kontaktperson-stamkort og dit brugerstamkort. Selvom du nu har anvendt en skabelon kan du stadig tilføje en evt. personlig besked og evt. justere elementer i mailen førend den sendes. Klik på Send og mailen ryger af sted til kontaktpersonen det er da smart 2009 Bredana Systemudvikling A/S Side 5

6 Indsættelse af billeder Det kan være ønskeligt med indsættelse at billeder i mails. Dette gøres bedst ved at uploade billederne til din hjemmeside og således indsætte dem fra denne placering. Som eksempel anvender jeg vores Bredana logo der er uploaded til vores hjemmeside på denne adresse: Dynamics CRM.gif Billedet indsættes i Word via Indsæt Billede Bemærk! Det er vigtigt at du husker foran stien og at billedet indsættes via Kæde til fil. Herefter er billedet i mailen som HTML. Bemærk anvendelsen at tabeller til at styre placeringen af billeder i forhold til teksten. I eksemplet er rammerne synlige, disse fjernes naturligvis oftest i konkrete mails Bredana Systemudvikling A/S Side 6

7 Det er vigtigt at billeder skal være i JPG eller GIF format. Det kan være nødvendigt at gennem Word filen og åbne den i Internet Explorer og kopiere den herfra til skabelonen i CRM. Men resultatet kan ses som eksempel her God arbejdslyst og god fornøjelse med anvendelse af vores hosted CRM løsning. Du kan altid kontakte vores hotline på Bredana Systemudvikling A/S Side 7