GUIDE TIL CLOUD DRIVE

Transkript

1 GUIDE TIL CLOUD DRIVE Dette er en guide du kan anvende til nemt at komme effektivt i gang med at anvende Cloud Drive Indholdsfortegnelse 1. Tilgængelige Cloud Drive klienter 2. Guide til Windows klienten 2.1. Installation 2.2. Anvendelse af applikationen for første gang 2.3. Indstillinger 2.4. Delte mapper 2.5. Fil konflikter 2.6. Adgang til filer 2.7. Online / Offline filer 2.8. Individuel download af filer og mapper 2.9. Automatisk synkronisering af offline indhold Eksternt link til en fil eller mappe Nem ekstern deling af indhold 3. Guide til Webklient 3.1. Skift sprog 3.2. Download filer 3.3. Navigation 3.4. Upload af filer 3.5. Visning, omdøbning og sletning af filer og mapper 3.6. Historik, versionering og gendannelse 3.7. Glemt kodeord og nulstilling af kodeord s. 2 s. 3 s. 3 s. 4 s. 4 s. 5 s. 5 s. 6 s. 6 s. 7 s. 8 s. 8 s. 8 s. 9 s. 9 s. 9 s. 9 s. 10 s. 10 s. 10 s. 10 1

2 1. Tilgængelige Cloud Drive klienter Der vil løbende blive tilføjet understøttelse af nye klienttyper, men i øjeblikket er det kun de nedenstående som er tilgængelige. Enheder Klient kan downloades Windows (PC er) OSx (Mac) Webklient * ios (iphone + ipad) Windows Phone Andoid Klik her Kommer snart... Klik her Klik her Klik her * Webklienten kan tilgås fra alle enheder som har adgang til internettet. 2

3 2. Guide til Windows klient Cloud Drive er designet med udgangspunkt i at en medarbejder ikke skal tænke over, at applikationen kører - men blot arbejde som han er vant til. Applikationen kører i baggrunden og sikrer at alle fil-ændringer bliver synkroniseret til og fra filserveren - uden at det kræver handlinger fra brugeren. Hvis en fil bliver ændret af brugeren vil systemet automatisk opdatere serveren med de seneste ændringer så snart brugeren gemmer filen. Hvis brugeren ikke har adgang til internettet, når han gemmer filen - så vil synkroniseringen ske straks efter der næste gang er adgang til internettet Installation Windows klienten kan hentes fra: Når du har downloadet installationsfilen, skal du blot følge installationsguiden, som starter når du åbner den. Hvis du bliver spurgt om du vil give tilladelse til at der bliver installeret yderligere komponenter, så skal du acceptere dette. Når installationen er fuldført bør du sætte flueben i feltet Start the application. 3

4 2.2. Anvendelse af applikationen for første gang Første gang applikationen starter vil du blive sendt til Application settings siden. For at starte Cloud Drive, skal du skrive dit brugernavn ( adresse) og din adgangskode og derefter klikke på Log in. I højre side kan du vælge et Drive letter, hvilket bestemmer hvilket bogstav dit Cloud Drive får på din computer - herved kan du tilgå det og dine filer præcis som ethvert andet netværksdrev på din computer. Bemærk! Det er først muligt at logge ind, når jeres it-administrator har oprettet en bruger til dig. Når dette sker vil du få tilsendt en , hvorfra der er et aktiveringslink som du skal klikke på Indstillinger På indstillinger siden (Settings) kan du skifte sprog, hvilket bogstav som dit Cloud Drive skal bruge og opsætte hvor længe filer skal gemmes mv. Husk at du skal gøre dette før du logger ind på dit Cloud Drive. Keep local file bestemmer hvor længe dine filer bliver glemt lokalt på din computer (herved vil det være hurtigere at tilgå dem). Vær dog opmærksom på, at det kan risikere at optage meget plads. 4

5 Disable file messages slår den notifikation fra, som du normalt ville få når Cloud Drive har registreret at en fil er blevet ændret. Du vil dog forsat få system notifikationer Delte mapper På delte mapper siden (Shared folders) kan du se en oversigt over alle de mapper, som der er blevet delt med dig. Ved at klikke på en mappe, kan i højre side se, hvilke aktiviteter (Uploads og downloads) der er i gang for mappen. OK betyder blot, at der ikke er nogen aktiviteter i gang. En folder kan fremgå i forskellige statusniveauer: Ingen farve : Alt er ok Blå farve : Systemet er ved at kommunikere Gul farve : Systemet har i 3 minutter forsøgt at få fat på serveren - men det er endnu ikke lykkedes. Rød farve : Systemet har i 5 minutter forsøgt at få fat på serveren - men det er endnu ikke lykkedes. Den forbliver rød indtil den har fået forbindelse eller mistet forbindelse til internettet. Grå farve : Ingen forbindelse til internettet Bemærk, at du kan skifte det viste navn på en delt mappe uden at det vil blive synkroniseret tilbage til serveren Fil konflikter Hvis en offline bruger redigerer og gemmer et dokument, hvorefter han kommer online på et tidspunkt, hvor en anden bruger har redigeret det samme dokument, vil der opstå en konflikt. Herved vil du få en popupbesked, der nævner hvilken fil der er opstået problemer med. 5

6 Alle konfliktede filer vil blive vist, når du klikker på Conflict files. For at rense ud i de konfliktede filer, skal du dobbeltklikke på filen. Herved vil du blive sendt til lokationen, hvor den er gemt. Herefter skal du enten give den et nyt navn eller slette den - herefter vil den forsvinde fra listen Adgang til filer Cloud Drive emulerer et nyt netværksdrev ligesom du formentlig i forvejen kender til C-drevet (C:), hvor din Windows installation formentlig er installeret. Som standard vil det være sat til U-drevet (U:) - men som nævnt tidligere, er det muligt at ændre dette Online / Offline filer Som standard vil du som bruger kunne se alle filer og mapper, som it-administratoren har givet dig adgang til. Det kan potentielt være hundredevis af Terabyte af data, hvilket der er meget få enheder som der har plads til. Det har Cloud Drive fundet en intelligent løsning på. 6

7 Derfor er det kun filernes metadata som bliver gemt på de forskellige enheder (dvs. informationer omkring filnavn, filtype osv.). Herved kan du få et overblik over de filer du har adgang til uden at de egentlig optager plads på din computer eller mobil. For at indikere dette, vil filer der ikke ligger lokalt have et gråt X integreret i filikonet. Herved vil du altså kun kunne tilgå filer med et gråt X, hvis du har adgang til internettet og aktivt kan hente filen ned på din enhed. Så snart du forsøger at åbne en sådan fil, vil den blive hentet ned, så den ligger lokalt og det grå X vil forsvinde. Alle ændringer som du foretager, vil automatisk blive synkroniseret tilbage til filserveren. Hvis en anden bruger ændrer på filen, som du nu har liggende lokalt. Så vil Cloud Drive slette den lokale fil fra din enhed og skifte ikonet tilbage til at have det grå X - herved vil du skulle hente den igen, hvilket sikrer at du altid har den nyeste udgave af en fil Individuel download af filer og mapper Hvis du ønsker offline adgang til en række filer eller foldere, kan du højreklikke på dem og klikke på Download. 7

8 2.9. Automatisk synkronisering af offline indhold For at få permanent offline adgang til udvalgte filer eller mapper, kan du højeklikke på dem og vælge Start/stop syncronization. Herved vil du altid have en opdateret version af filen liggende lokalt på din enhed. Hvis du ønsker at slå det fra igen, så trykker du blot igen Start/stop syncronization. Filer og mapper hvor automatisk synkronisering er slået til, vil have et lille mappe-ikon med roterende pile ovenpå sit normale ikon Eksternt link til en fil eller mappe Hvis du ønsker at dele en fil med en person, som ikke har adgang til dit Cloud Drive, så kan du højreklikke på den og vælge Send link in eller Create link in clipboard. Personen der modtager dit link, vil have læse og download adgang til den valgte fil eller mappe Nem ekstern deling af indhold Med funktionen Share with others kan enhver som har Cloud Drive kørende dele indhold med personer uden for organisationen. Du skal blot højreklikke i roden af dit Clouddrive (U:) og vælge Share with others. Herved vil du blive sendt til webklienten, hvorfra du kan indtaste en og en personlig besked på ham du ønsker at dele med. 8

9 3. Guide til Webklient Webklienten kan blive tilgået fra enhver enhed der har adgang til internettet. For at tilgå den, skal du gå ind på og logge ind med dine brugeroplysninger Skift sprog Øverst til højre, før du logger ind, kan du skifte det sprog der bliver anvendt i webklienten. Som standard er sproget sat til engelsk Download filer For at downloade en fil fra webklienten, skal du blot navigere hen til den og derefter klikke på den. Så vil den downloade som enhver anden fil du henter fra internettet Navigation Øverst på siden kan du se et lille blåt hus efterfulgt af din mappestruktur. Dette kaldes brødkrummer og er en effektiv måde at få overblik over, hvor du befinder dig i din mappestruktur - og hurtigt kan navigere tilbage til en tidligere lokation. 9

10 3.4. Upload af filer Du kan uploade filer til dit Cloud Drive på ethvert tidspunkt, ved at klikke på Add files eller ved at trække filen over i webklienten, når du befinder dig i den mappe, hvor filen skal ligge Visning, omdøbning og sletning af filer og mapper Når du holder musemarkøren over en fil eller mappe, vil du få adgang til at klikke på View, Rename og Delete som henholdsvis lader dig se, omdøbe eller slette filen. Hvis filen er skrivebeskyttet vil du dog ikke være i stand til at omdøbe eller slette filen Historik, versionering og gendannelse Det er muligt at se historikken for en fil - hvornår den er lavet, ændret og endda slettet. Når du holder musen over en fil, kan du vælge History. Herved vil der blive åbnet et nyt vindue, med en oversigt over alle de handlinger som der er foretaget for den valgte fil. Herved kan du bl.a. gendanne en fil fra en ældre version. Hvis en fil er slettet, kan du klikke på Deleted files i venstremenuen. Herved vil du få en oversigt over alle slettede filer, markeret med en rød baggrund. Herved kan du se historikken for filen og vælge at gendanne den Glemt kodeord og nulstilling af kodeord Hvis du ønsker at nulstille dit kodeord, kan du klikke på Forgot or reset your password? inden du logger ind på webklienten. Systemet vil så spørge efter din adresse og herefter sende dig en med et link til hvor du kan nulstille din adgangskode. 10