Faktaark. Hotelaftalen. December 2014

Transkript

1 Faktaark December 2014 aftalen Fordele ved hotelaftalen Moderniseringsstyrelsen har genudbudt rammekontrakt vedrørende indkøb af hotelophold i Danmark (hotelaftalen). Den nye rammekontrakt, som træder i kraft den 1. januar 2015, har mange fordele: Meget attraktive priser. Stort udvalg af hoteller med stor geografisk spredning. Ved vurderingen af hotelopholdenes kvalitet er der bl.a. lagt vægt på miljømæssige aspekter, herunder energi foranstaltninger. Der har desuden været fokus på, at bl.a. senge og morgenmad skal være af en vis standard. Gennemsigtighed i pris og sortiment. Forpligtelse på udvalgte områder Forpligtelsen til at anvende rammekontrakten for hotelophold i Danmark gælder i de udvalgte fire geografiske områder: Delaftale 1 - Nordlig del af Jylland Delaftale 2 - Sydlig del af Jylland og Fyn Delaftale 3 - Sjælland, Lolland og Falster (minus København og Frederiksberg) Delaftale 4 - København og Frederiksberg. Det skal dog bemærkes, at der kan forekomme steder i de fire geografiske områder, hvor der ikke er indgået kontrakt med noget hotel. Hvis det er nødvendigt, at opholde sig disse steder fx fordi transporten fra et aftalehotel til den rejsendes destination i sig selv vil øge omkostningerne ved opholdet så meget, at besparelsen ved at anvende hotelaftalen mistes, er kunden ikke forpligtet til at anvende aftalen. Sagt på en anden måde, er hotelaftalen forpligtende der, hvor der er aftalehoteller. Skal man fx til Odense, Randers eller Brovst, skal hotelaftalen anvendes. Leverandører Der er indgået rammekontrakter med i alt 101 leverandører fordelt i hele landet. Blandt leverandørerne er der både større og mindre kæder samt enkeltstående leverandører. Der er indgået rammekontrakter med følgende leverandører på de fire delaftaler:

2 Side 2 af 7 Delaftale 1 - Nordlig del af Jylland Pindstrup Centret Aalborg Airport A/S BEST WESTERN Scheelsminde Center.dk Frederikshavn Sømandshjem & Montra Hanstholm Fonden Aalborg Sømandshjem L&Bbredvig aps Skanderborg Park ApS Eyde Herning ApS Ferskvandscentret Motel X Comwell A/S Pejsegården Montra Skaga Jutlandia Pindstrup Centret Aalborg Airport A/S BEST WESTERN Scheelsminde Center.dk Frederikshavn Montra Hanstholm Aalborg Vraa Slotshotel Kokkedal Slotshotel Store Restrup Slotshotel Sophiendal Slotshotel Herning Skanderborg Park ApS Scandic Bygholm Park BEST WESTERN Eyde Vejlsøhus hotel & Konferencecenter Motel X Cabinn Aarhus Comwell Aarhus Scandic Aarhus Vest Pejsegården Montra Skaga Jutlandia Delaftale 2 - Sydlig del af Jylland og Fyn Byggecentrum H.C. Andersen Kongres Center A/S KRYB I LY A/S Severin A/S Munkebjerg Gruppen Fuglsangcentret BEST WESTERN Fredericia Milling s ToRVEhallerne A/S Scandic s Milling s Milling s HUSET Frederik VI s BEST WESTERN Kryb i ly Severin A/S Hvedholm Slotshotel Vejle Center Fuglsangcentret BEST WESTERN Fredericia Windsor BEST WESTERN ToRVEhallerne Scandic Jacob Gade Ansgar Saxildhus

3 Side 3 af 7 Comwell A/S Svanen Grindsted Aps CABINN A/S Kolding Apartments Milling s Australia Billum Kro 2011 aps/ Katja Nielsen Fonden Ribe Byferie Resort First s Danmark ApS H.C. Andersen Kongres Center A/S KursusCentre.dk Nørherredhus & Konferencecenter Comwell Middelfart Svanen Grindsted Aps Scandic Odense Cabinn Esbjerg CABINN Odense Kolding Apartments Park Scandic Kolding Australia Billum kro 2011 aps Ribe Byferie Resort FIRST HOTEL KOLDING Scandic Sønderborg Radisson Blu H.C.Andersen KursusCentre.dk Nørherredhus & Konferencecenter Delaftale 3 - Sjælland, Lolland og Falster (minus København og Frederiksberg) Wing s Strand- & Badehotel Marienlyst Bandholm ApS Antvorskov MBW og Invest ApS Delores Aps Danhostel Kalundborg Vandrerhjem Golfhotel Vilcon Jens Baggesen Strange Mangement ApS/Sørup Herregaard Comwell A/S Bymose Hegn Fonden Zleep s A/S Glostrup Park Bautahøj Sauntehus Slotshotel Strand- & Badehotel Marienlyst Bandholm Antvorskov Skjalm Hvide Scandic Hvidovre Dalby & Restaurant Bregnen Danhostel Kalundborg Vandrerhjem Golfhotel Vilcon Jens Baggesen Scandic Glostrup Sørup Herregaard Comwell Sorø Bymose Hegn og Kursuscenter Zleep Ballerup Scandic Roskilde Glostrup Park

4 Side 4 af 7 Delaftale 4 - København og Frederiksberg Ibsens Bella Center A/S Markgraf ApS Arp-Hansen Group Nordic Choice Commercial Services AB DGI-byen Arp-Hansen Group Christian IVv/Peter Christian Jørgensen Park Inn by Radisson Copenhagen Airport Den-Furn International Ltd. ApS, binavn Maritime ApS Nordic Choice Commercial Services AB Astoria, Brøchner s Danmark, Brøchner s Absalon Group A/S Copenhagen Star ApS Avenue Best Western Hebron First s Danmark ApS Bella Center A/S Sct Thomas/Rene Olsen Arthur s A/S First s Danmark ApS Mercur Aps Østerport Zleep s A/S Absalon Group A/S Ibsens Cabinn City Bella Sky Comwell Cabinn Scandinavia Richmond Cabinn Metro Wakeup Copenhagen Carsten Niebuhrsgade Quality Airport Dan DGI-byens Wakeup Copenhagen Borgergade Christian IV Park Inn by Radisson Copenhagen Airport Maritime Scandic Sydhavnen Comfort Vesterbro Astoria Danmark Absalon City Copenhagen Star Avenue Best Western Hebron First Copenhagen Crowne Plaza Copenhagen Towers Sct Thomas Kong Arthur Scandic Webers First G & Suites BEST WESTERN Mercur Østerport Zleep Copenhagen Airport Andersen Boutique

5 Side 5 af 7 Bestilling Kunden anvender en Bestillingssystem, som kan tilgås på her. Kunden skal vælge hotellet ud fra sine behov vedrørende beliggenhed, antal værelser, faciliteter, services og forplejning. I Bestillingssystemen udvælger Kunden hotellet ved at trykke sig frem igennem applikationen og ud fra sine behov angive beliggenhed (delaftale), antal værelser, tidspunkt, samt krydse de faciliteter, services og evt. forplejning af, som Kunden finder nødvendige i forbindelse med hotelopholdet. Bestillingssystemen danner ud fra det af kunden indtastede en liste over de hoteller, der kan opfylde kundens ønsker. Listen er rangordnet med den billigste leverandør øverst. Kunden skal altid kontakte den billigste leverandør. Når der kun er én rejsende kan bestillingen ske ved at bestillingssystemen sender en mail til hotellet. let be- eller afkræfter inden for en kort tidsfrist, om der er kapacitet på hotellet. Såfremt hotellet ikke har kapacitet, kontaktes den næste på listen. Rejser mere to eller flere sammen, skal hotellet kontaktes telefonisk bestillingssystemet hjælper også her bestilleren igennem bestillingen med relevante oplysninger og hjælpetekster. Skulle det ske, at ingen hoteller har kapacitet, eller der ikke er nogen hoteller, der opfylder kundens behov, kan kunden revurdere, om alle de afkrydsede behov er absolut nødvendige eller vælge et ikke-aftalehotel. Det er altid kundens eget ansvar at foretage sine indkøb i overensstemmelse med indkøbscirkulæret. Sortiment Kravspecifikationen omfatter to ydelser: 1. Overnatning med morgenmad 2. Overnatning uden morgenmad Således er møder for op til 10 personer ikke længere en del af sortimentet på hotelaftalen. Møder/konferencer kan indkøbes på Konferenceaftalen fra 2013.

6 Side 6 af 7 Tilslutning til aftalen Statslige institutioner er forpligtet til at bruge statsaftalen vedrørende indkøb af hotelophold i Danmark. De statslige institutioner skal således ikke tilmelde sig aftalen, hvilket alene er relevant for de frivillige kunder, jf. nedenfor. Selvejende institutioner mv., Danmarks Nationalbank, Folketinget, Færøernes Hjemmestyre og Grønlands Selvstyre kan frivilligt vælge, om de vil tilslutte sig aftalen i de to-fire år, den løber. Tilmelding til aftalen indebærer alene en adgang, men ikke en forpligtelse, til at anvende aftalen. Tilslutningen foregår elektronisk via hjemmesiden hvor en vejledning om tilslutningsprocessen ligeledes er tilgængelig. Kommuner og regioner kan ikke tilslutte sig hotelaftalen. Kontraktperioden Kontraktperioden løber fra den 1. januar 2015 og to år frem. Hvis Moderniseringsstyrelsen vurderer det hensigtsmæssigt, kan aftalen forlænges yderligere to gange et år. Ved forlængelse kan tilmeldte selvejende institutioner, Danmarks Nationalbank, Folketinget, Færøernes Hjemmestyre og Grønlands Selvstyre fortsat gøre brug af rammekontrakten i forlængelsesperioden. Ved forlængelse vil tilsluttede kunders tilslutning automatisk forlænges, hvormed rammekontrakten fortsat kan gøres brug af i forlængelsesperioden. Mere information På kan du læse mere om indkøbsaftalen, herunder priser, sortiment, kontraktvilkår mv. Du kan også anvende det ovennævnte bestillingssystem. Du er også velkommen til at kontakte kontraktstyrer Mads Kobbernagel på mail [email protected] eller telefon Kontakt til leverandør Bestillingssystemet anvendes til at finde frem til rette leverandør. I systemet er også kontaktoplysninger, billeder og beskrivelser af hotellerne. Baggrund Regeringen har besluttet at effektivisere statslige myndigheders indkøb af blandt andet hotelophold i Danmark. Staten opnår væsentlige indkøbsgevinster, når indkøbet på tværs af statslige myndigheder standardiseres, koordineres og forpligtes. Derfor har Moderniseringsstyrelsen også udarbejdet en rammekontrakt om indkøb vedrørende hotelophold i Danmark.

7 Side 7 af 7 De yderst attraktive priser skal blandt andet ses i lyset af, at staten har forpligtet sin samlede indkøbsvolumen på aftalen. Det betyder, at leverandøren er sikret et væsentligt salgsvolumen, opnår stordriftsfordele og derfor kan tilbyde lave priser. Alle statslige myndigheder er fra 1. januar 2015 forpligtet til at købe hotelophold i Danmark på denne rammekontrakt. Selvejende institutioner mv., Danmarks Nationalbank, Folketinget, Færøernes Hjemmestyre og Grønlands Selvstyre kan vælge at tilslutte sig rammekontrakten og dermed få gavn af effektiviseringerne.