Vejledning til Serveraftalen

Transkript

1 Vejledning til Serveraftalen Moderniseringsstyrelsen Landgreven 4 Postboks København K T og

2 Side 2 af 8 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Hvad er formålet med Serveraftalen? Serveraftalens opbygning Sortiment på Serveraftalen Leverandører Statslige institutioner er forpligtet til at bruge Serveraftalen Frivillige kunders brug af serveraftalen Rammekontraktens varighed og forlængelse Køb på rammekontrakten Levering, fakturering og betaling... 8

3 Side 3 af 8 1. Indledning Som led i 10. fase af Statens Indkøbsprogram har Statens Indkøb i Moderniseringsstyrelsen udbudt Rammekontrakt om levering og distribution af servere, tilhørende storageløsninger, tilbehør og tilknyttede tjenesteydelser (Serveraftalen), der er trådt i kraft 18. marts I forbindelse med Serveraftalens ikrafttrædelse er der udarbejdet nærværende vejledning i brug af aftalen. Formålet med vejledningen er at hjælpe kunderne til at få et bedre overblik over aftalens konkrete indhold, og herigennem overføre Serveraftalens bestemmelser til den konkrete indkøbssituation. Denne vejledning kan på ingen måde erstatte rammekontrakten, men er alene tiltænkt som en samling af de væsentligste informationer i rammekontrakten med bilag. Du kan læse mere på hvor du også kan finde rammekontrakten, kontraktbilag, prisoversigt mv. 2. Hvad er formålet med Serveraftalen? Formålet med Serveraftalen er at sikre, at rammeaftalens kunder får adgang til indkøb af servere, tilbehør og tilknyttede tjenesteydelser, der opfylder kravet om almindelig god kvalitet inden for branchen og svarer til det konkrete behov, som kunden har efterspurgt, til en attraktiv pris. Den leverede kvalitet og funktionalitet skal opfylde de minimumskrav, som er kravspecificeret af Moderniseringsstyrelsen i rammekontrakten (Markeret med MK i Kontraktbilag 1B), samt de krav Leverandøren angiver at opfylde ifølge Kontraktbilag 2 (Markeret med K eller PK i kontraktbilag 1B).

4 Side 4 af 8 3. Serveraftalens opbygning Serveraftalen udgøres af en rammekontrakt med tilhørende kontraktbilag. Kontraktbilagene regulerer det kontraktuelle forhold mellem rammekontraktens ordregiver (Kunden), Moderniseringsstyrelsen og leverandørerne. Rammekontrakten er opbygget som følger: Rammekontrakt Kontraktbilag 1A: Generelle krav Kontraktbilag 1B: Kravspecifikation Kontraktbilag 1C: Tjenesteydelser Kontraktbilag 2: Leverandørens løsningsbeskrivelse Kontraktbilag 3: Liste over Kunden med underbilag Kontraktbilag 4: Priser med underbilag Kontraktbilag 5: Samarbejdsorganisation og rapportering med underbilag Kontraktbilag 6: Levering Kontraktbilag 7: Tilmelding Kontraktbilag 10: Ydelser ved ophør Kontraktbilag 11: Spørgsmål og svar Kontraktbilag 12: Fakturering Kontraktbilag 13: Procedure for bestilling med underbilag Kontraktbilag 14: Udskiftning af produkter med underbilag Kontraktbilag 15: Underleverandører

5 Side 5 af 8 4. Sortiment på Serveraftalen Serveraftalens samlede sortiment omfatter: - Servere, der skal leveres i form af standardservere, herunder rackservere, modulære servere og konvergerede systemer. - Tilhørende serverløsninger med direkte tilslutning til de omfattede servere (herunder DAS). - Tilbehør og reservedele til ovenstående, herunder CPU'er, RAM, netkort, HBA'er, disklager, flashlager og strømforsyning. - Software til administration og vedligeholdelse af de tilbudte serverløsninger. - Rackskabe, rackmonteret tilbehør og udstyr til rackmontering. - Tjenesteydelser relateret til ovenstående (levering, garantiservice, support samt konsulentydelser til installation, opsætning, vedligeholdelse mv.). Leverandørens komponentkataloger udgør den samlede liste over komponenter, der enten kan indgå direkte i kundens it-miljø eller sammensættes til produkter, der kan indgå i kundens it-miljø. Der er for rackmonterede servere, modulære servere og systemer, konvergerede systemer, DAS, racksystemer og rackmonteret tilbehør kravspecificeret et antal produkter, der forventes at dække ca. 80 procent af det statslige behov. For de resterende ca. 20 procent af produkternes vedkommende stilles der i kravspecifikationen krav om, at de kommende leverandører, ud over de produkter, som er specifikt kravspecificeret, skal have et bredt sortiment af komponenter, som løbende kan sammenstykkes til produkter inden for Rammekontraktens anvendelsesområde. Leverandøren er forpligtet til at tilbyde et bredt sortiment, der til enhver tid lever op til god markedsstandard. 5. Leverandører Moderniseringsstyrelsen har indgået aftale med tre leverandører: Dell A/S Hewlett Packard ApS Lenovo ApS Leverandørerne kan benytte sig af underleverandører til distribution mv. 6. Statslige institutioner er forpligtet til at bruge Serveraftalen Statslige institutioner er i rammekontraktens løbetid forpligtet til at foretage køb via rammekontrakten, hvis institutionen skal købe produkter og ydelser inden for det område, som rammekontrakten vedrører. Ved at bruge rammekontrakten løfter de statslige institutioner samtidig deres udbudspligt på købet. Rammekontrakten indebærer således, at statslige

6 Side 6 af 8 myndigheder i henhold til cirkulære om indkøb i staten er forpligtet til kun at købe ind hos de på rammekontrakten valgte leverandører og inden for det aftalte sortiment, når der foretages køb inden for rammekontraktens område. Indkøbsaftalen dækker alle de mest almindelige produkter og ydelser inden for indkøb af servere i staten. Det følger således af det forpligtende element, at de omfattede produkter og ydelser eller tilsvarende produkter og ydelser ikke kan købes uden for indkøbsaftalen, herunder ved brug af f.eks. SKI s aftaler. Der må heller ikke foretages køb af andre, men substituerbare produkter hos de leverandører, der er på aftalen. Såfremt et konkret produkt eller en ydelse ikke er omfattet i indkøbsaftalens sortiment, men det på aftalen er muligt at købe et substituerende produkt eller en substituerende ydelse, så skal produktet eller ydelsen altså købes på Serveraftalen. Når der på aftalen således er defineret et produkt eller en ydelse, der kan opfylde det behov, som det aktuelle indkøb vedrører, skal produktet eller ydelsen købes på indkøbsaftalen. 7. Frivillige kunders brug af serveraftalen Folketinget, Danmarks Nationalbank, Grønlands Selvstyre, Færøernes hjemmestyre og selvejende institutioner, der er nævnt i kontrakten kan ligeledes gøre brug af Serveraftalen. Ved at tilslutte sig kan institutionerne frivilligt købe serveraftalens produkter og serviceydelser, men er ikke forpligtet til at gøre brug af rammeaftalen (modsat de tidligere aftaler, hvor tilslutningen forpligtede). Tilmelding indebærer således alene en adgang, men ikke en forpligtelse, til at anvende rammeaftalen. Selvejende institutioner, Folketinget, Danmarks Nationalbank, Grønlands Selvstyre og Færøernes hjemmestyre kan tilslutte sig aftalen fra medio marts 2016 og så længe aftalen løber. Tilslutningen foregår elektronisk via hjemmesiden hvor en vejledning om tilslutningsprocessen ligeledes er tilgængelig. I kontraktbilag 3B kan du se, hvilke selvejende institutioner mv., der kan tilslutte sig og benytte aftalen. 8. Rammekontraktens varighed og forlængelse Der er indgået en 2-årig rammekontrakt, som er gældende fra den 18. marts 2016 til den 31. december Moderniseringsstyrelsen har derudover mulighed for at forlænge rammeaftalen to gange ét år, det vil sige maksimalt frem til den 31. december Hvis aftalerne bliver forlænget, vil der komme oplysninger om dette på Såfremt Moderniseringsstyrelsen vælger at gøre brug af sin ret til at forlænge rammekontrakten, er tilmeldte selvejende institutioner mv./folketinget/nationalbanken/grønlands Selvstyre/Færøernes Hjemmestyre fortsat tilsluttet rammekontrakten, og kan gøre brug af Rammekontrakten i forlængelsesperioden.

7 Side 7 af 8 9. Køb på rammekontrakten Kunden skal foretage køb på rammeaftalen på baggrund af de fastlagte kriterier i kontraktbilag 13 og tilhørende underbilag. Køb på rammeaftalen efter én af følgende to modeller: 1. Køb direkte på Rammekontrakten (primært indkøb) 2. Gennemførelse af miniudbud 9.1 Køb direkte på Rammekontrakten Køb direkte på Rammekontrakten sker ved, at Kunden indkøber produkter og tjenesteydelser på grundlag af de vilkår, der er fastsat i Rammekontrakten, herunder de fastsatte priser, uden at der iværksættes en fornyet konkurrence. Købet sker hos den leverandør, der tilbyder produkter og/eller tjenesteydelser, som ikke medfører teknisk uforenelighed, jf. kriterierne i Kontraktbilag 13 pkt. 2. Såfremt flere men ikke alle leverandører kan levere produkter og/eller tjenesteydelser, som ikke medfører teknisk uforenelighed, skal købet ved direkte tildeling ske hos den af leverandørerne, der samlet har den lavest pris 9.2 Gennemførelse af miniudbud Køb ved miniudbud skal ske, hvor Kunden ud fra dennes konkrete behov kan anvende produkter og/eller tjenesteydelser fra alle Rammekontraktens leverandører, uden at det medfører teknisk uforenelighed, jf. Kontraktbilag 13 punkt 3. Miniudbuddet kan enten foretages som et simpelt miniudbud, jf. Kontraktbilag 13 pkt. 3.1, eller som almindeligt miniudbud, jf. Kontraktbilag 13 pkt Ved simplet miniudbud fremsenderkunden en samtidig, enslydende opfordring til alle tre leverandører på Rammekontrakten om at afgive tilbud på et konkret køb ved brug af opfordringsskemaet i Kontraktbilag 13A. Tildelingskriteriet ved simpelt miniudbud er laveste pris. Ved almindeligt miniudbud fremsender Kunden en enslydende opfordring til alle tre leverandører om at afgive tilbud på et konkret køb. Opfordringsskrivelsen vil indeholde en beskrivelse af det konkrete miniudbud, herunder Kundens behovsopgørelse, tidsplan for levering samt tidsplanen for miniudbuddet. Tildelingskriteriet ved miniudbud er laveste pris, hvor laveste pris opgøres som totalomkostninger for anskaffelsen ( Total Cost of Ownership / TCO ), jf. retningslinjerne i Kontraktbilag 13 pkt Kunden skal sikre, at de totalomkosninger, der lægges vægt på i tilbudsvurderingen, skal være objektivt konstaterbare jf. Udbudslovsens Priser Komponenter og garantiservice prissættes med udgangspunkt i leverandørens til enhver tid gældende listepris fratrukket den af leverandøren tilbudte rabat. Sortiment og priser på komponenter og garantiservice vil således løbende blive opdateret og justeret, hvilket sikrer et tidssvarende sortiment til konkurrencedygtige priser i hele kontraktens løbetid. Priser på konsulentydelser er faste i kontraktens løbetid.

8 Side 8 af Levering, fakturering og betaling Levering af Kundens bestilling skal ske senest 15 arbejdsdage efter Leverandørens modtagelse af Kundens bestilling. Kunden og Leverandøren kan dog til enhver tid i relation til enkelte, større eller komplekse bestillinger, jf. Rammekontrakten, punkt 4, aftale individuelle leveringstider, herunder successiv levering. Den maksimale leveringstid kan dog ikke overskride 45 arbejdsdage, medmindre dette skriftligt godkendes af Kunden. Såfremt Leverandøren eller dennes underleverandør har den pågældende bestilling på lager, kan Leverandøren tilbyde hastende levering. Ved bestilling med hastende levering kan Leverandøren fakturere Kunden det i kontraktbilag 4A angivne leveringsgebyr ved hastende levering. Leveringen skal ske til den af Kunden ved den konkrete ordre anviste adresse. Leverandøren er berettiget til at fakturere Kunden ét leveringsgebyr pr. ordre eller delleverance, i det omfang Kunden har krævet at bestillingen opdeles i delleverancer. Fakturering kan tidligst ske fra leveringsdagen. Det fakturerede beløb forfalder til betaling 30 dage efter Kundens modtagelse af fyldestgørende faktura.