Statens Indkøb, Moderniseringsstyrelsen

Transkript

1 Statens Indkøb, Moderniseringsstyrelsen Orienteringsmøde om den nye forbrugsstoffer og datatilbehørs-aftale Fredag den 14. november 2014 kl

2 DAGSORDEN Kort om dagens møde Om Statens Indkøb, Moderniseringsstyrelsen Processen bag den nye aftale Overordnet om den nye aftale Rammekontrakten og dens opbygning: Gennemgang af en række elementer i aftalen Praktisk Information Spørgsmål? 2 December 2012

3 KORT OM DAGENS MØDE Ikke en gennemgang af den nye aftale fra A-Z (fx ikke en beskrivelse af de enkelte produkters egenskaber) Men en opridsning af en række centrale elementer i den nye aftale Plancher bliver efterfølgende lagt på 3 november 2014

4 OM STATENS INDKØB, MODERNISERINGSSTYRELSEN Etableret i 2006 i Finansministeriet Placeret i Moderniseringsstyrelsen (tidligere Økonomistyrelsen) Statens Indkøb indgår statslige indkøbsaftaler ud fra Indkøbsprogrammets principper om Standardisering Koordinering Forpligtelse Indkøbsaftalerne bliver udarbejdet med bidrag fra blandt andre Eksperter fra hele staten (ekspertgruppen), indmeldt af koncernindkøberne (KIS) Teknisk konsulent 4 november 2014

5 PROCESSEN BAG DEN NYE AFTALE Evaluering af den eksisterende aftale Teknisk dialog med en række virksomheder Ekspertgruppemøder Løbende møder, diskussioner og inputs Skriftilig høring af udkast til udbudsmateriale Tildelingskriteriet er laveste pris. Atea A/S afgav et konditionsmæssigt tilbud med den laveste pris, hvorfor aftalen blev tildelt og indgået med Atea A/S. Leverandøren er således den samme som tidligere 5 november 2014

6 OVERORDNET OM DEN NYE AFTALE Samme overordnede struktur som før en opdeling mellem forbrugsstoffer og datatilbehør En gennemgående opdatering af selve sortimentet Særdeles attraktive priser på produkterne Forbedrede og opdaterede krav herunder til E-handelssystemet (bestillingssystemet) 6 Juni 2013

7 OVERORDNET OM DEN NYE AFTALE II. VARIGHED Kontrakten har kontraktstart den 1. januar 2015 Kontrakten varer to år. Hvis Moderniseringsstyrelsen vurderer det hensigtsmæssigt, kan aftalen forlænges yderligere op til to gange, hvor hver forlængelse varer et år Ved brug af alle forlængelsesoptioner vil aftalen vare frem til 31. december

8 OVERORDNET OM DEN NYE AFTALE III. FORMÅL Formålet med den nye forbrugsstoffer og datatilbehørs-aftale er blandt andet at opfylde det standardiserede behov, som statens kunder har til henholdsvis forbrugsstoffer og datatilbehør. Denne aftale dækker således ikke de forbrugsstoffer, som skal bruges til Den fællesstatslige Printer-aftale Den fællesstatslige Multifunktionsmaskine-aftale Forbrugsstofferne til disse to aftalers maskiner findes på disse aftaler. Med andre ord er forbrugsstofferne på den nye forbrugsstoffer og datatilbehørs-aftale til en række andre maskiner. 8

9 RAMMEKONTRAKTEN OG DENS OPBYGNING Kontraktbilag 0: Definitioner Kontraktbilag 1A: Generelle krav Kontraktbilag 1B: Kravspecifikation Kontraktbilag 3: Liste over Kunden med underbilag Kontraktbilag 4: Priser med underbilag Kontraktbilag 5: Samarbejdsorganisation og rapportering med underbilag Kontraktbilag 6: Levering Kontraktbilag 7: Tilmelding Kontraktbilag 8: E-handelssystemet Kontraktbilag 10: Ydelser ved ophør Kontraktbilag 11: Spørgsmål og svar Kontraktbilag 12: Fakturering Kontraktbilag 14: Udskiftning af produkter 9

10 RAMMEKONTRAKTEN Forpligtelsen Rammeaftalen skal anvendes af: Statslige myndigheder, ved deres behov for produkter, der er omfattet af rammekontrakten. Rammeaftalen kan anvendes af: Udetjenesten under Udenrigsministeriet Bod: Udløses i følgende tilfælde: Bod - forsinket levering Bod - E-handelssystemet/produktkatalog Bod - rapportering af salgsstatistikker Bod - fakturering 10 December 2012

11 KONTRAKTBILAG 1B: KRAVSSPECIFIKATION Dette kontraktbilag er forholdsvis kort. Den specifikke kravsspecifikation findes i Kontraktbilag 4A Leverandørens priser, og dér på produktlinjeniveau. En række væsentlige elementer er: Leverandøren skal vederlagsfrit rådgive Kunden, efter dennes ønske, om rette valg og brug af de af Rammekontrakten indeholdte produkter Håndtering af brugte blæk- og tonerpatroner: To muligheder (leverandørens valg), se MK 3 og MK 4 Undtagelse til hovedreglen: Kontraktbilag 1B indeholder specifik kravsspecifikation af tre headsets 11 December 2012

12 SORTIMENT PÅ DEN GAMLE AFTALE - GÆLDER TIL OG MED 31. DECEMBER 2014 Sortiment Blækpatroner, lasertonere, faxtonere, tonere mv. til kopimaskiner Fusere, tromler, vedligeholdelsessæt, overførselssæt, bælter mv. til printere Datamedier/Lagringsmedier; Disketter, CD, DVD, USB- nøgler, datatapes, stregkodelabels mv. til datatapes Datatilbehør, herunder renseprodukter, musemåtter, mousetrappers, håndledstøtter, hubs, specialpapir til fotos i små fotoformater og ruller, transparenter, flipframes, stativer til notebooks, skærmfiltre Højtalere, mikrofoner, headsets 12 December 2012

13 KONTRAKTBILAG 4A: LEVERANDØRENS PRISER (DEN NYE AFTALES SORTIMENT) Sortiment Forbrugsstoffer og forbrugsdele til udskriftsbrug, herunder blækpatroner, lasertonere, tromler, fusere mv. Specialpapir til print, herunder ruller og til fotos, transparenter mv. Datamedier, herunder CD'er, DVD'er, USBhukommelsesnøgler, eksterne harddiske, datatapes, hukommelseskort mv. Øvrig datatilbehør, herunder renseprodukter, musemåtter, mousetrappers, netværkskabler (med monteret stik), højtalere, mikrofoner, headsets, webcams mv. 13 December 2012

14 KONTRAKTBILAG 6: LEVERING Ved Kundens første bestilling på Rammekontrakten aftaler Kunden og Leverandøren to faste, ugentlige leveringsdage gældende for Kunden i Rammekontraktens løbetid. Leveringsdagene skal ligge på en almindelig ugedag (mandag-fredag) Levering sker vederlagsfrit, dog med undtagelse af følgende leveringsgebyrer: Leveringsgebyr ved mindre bestilling: Såfremt en bestillings værdi udgør mindre end DKK Leveringsgebyr ved hastelevering: Såfremt Kunden bestiller en hastelevering inden kl til levering næste arbejdsdag Disse to leveringsgebyrer er prissat i Kontraktbilag 4A Leverandørens priser 14 november 2014

15 KONTRAKTBILAG 7: TILMELDING Bemærk, at tilmelding kun er relevant for de frivillige kunder (selvejende institutioner, Danmarks Nationalbank, Folketinget, Grønlands Selvstyre). Ved forlængelse af aftalen (de to forlængelsesoptioner) vil de frivilligt tilmeldte kunder fortsat være tilmeldt aftalen. De forpligtede statslige myndigheder (forpligtet i medfør af cirkulære om indkøb i staten) skal ikke tilmelde sig de er forpligtede. 15 november 2014

16 KONTRAKTBILAG 8: E-HANDELSSYSTEMET Bestilling sker direkte hos leverandøren igennem: IndFak via et elektronisk varekatalog samt yderligere e- handelsdokumenter Andre e-handelssystemer med elektronisk varekatalog Leverandørens eget e-handelssystem Alternativ bestillingsprocedure: Såfremt det ikke er muligt eller hensigtsmæssigt for Kunden at bestille via e-handel, er Leverandøren forpligtet til at modtage løbende bestillinger pr. telefon og pr november 2014

17 KONTRAKTBILAG 12: FAKTURERING Leverandøren er forpligtet til at levere faktura i den til enhver tid gældende OIO-standard via NemHandel eller lignende netværk, indeholdende alle obligatoriske oplysninger, relevante ordrenummer og referenceoplysninger. Såfremt enkelte produkter er i restordre eller delleveres, kan fakturering tidligst ske fra den leveringsdag, hvor Kunden har modtaget samtlige produkter fuldt ud. Kontraktbilag 11 (svar på spørgsmål 4): Dette gælder alene den del af bestillingen, som vedrører produkterne på Rammekontrakt for forbrugsstoffer og datatilbehør. Når Leverandøren har leveret denne del fuldt ud til Kunden, kan Leverandøren således fakturere Kunden for denne del. Dette har betydning i de tilfælde, hvor Kunden i én samlet bestilling bestiller på flere forskellige fællesstatslige aftaler hos samme leverandør. 17 november 2014

18 PRAKTISK INFORMATION Faktaark, vejledning, bodstemplate, priser og kontraktmateriale mv. for den kommende aftale er tilgængeligt på Statens Indkøbs hjemmeside: Der kræves login for at kunne se priser og kontraktmateriale. 18 november 2014

19 PRAKTISK INFORMATION. II Moderniseringsstyrelsens kontraktansvarlige for forbrugsstoffer og datatilbehørs-aftalen: Maren Louise Rank Tlf.: november 2014

20 PRAKTISK INFORMATION. III Leverandørens kontaktinfo og kontaktperson for forbrugsstoffer og datatilbehørs-aftalen: Atea A/S Lautrupvang Ballerup Tlf.: Fax: Kontaktperson hos leverandøren: Tina Mols [email protected] og tlf.: December 2012

21 SPØRGSMÅL? 21 november 2014

22 TAK FOR I DAG 22 november 2014