Import-vejledning Fra regneark til UNI Login

Transkript

1 Import-vejledning Fra regneark til UNI Login - For UNI Login brugeradministratorer 4. udgave, januar 2007 UNI C 2007 Vermundsgade København Ø Tlf:

2 1 Oprettelse af regneark med persondata Hent regneark til registrering af elevdata Udfyld og gem regneark med elevdata Hent regneark til registrering af lærerdata Udfyld og gem regneark med lærerdata Indlæsning af data første gang Første gang - Identificér eller opret UNI Login? Det ser du Vejledende arbejdsgang (sådan gør du punkt for punkt) To personer med samme navn Masseoprettelse af personer uden UNI Login Automatisk klasse-/holdoprykning Status Vedligeholdelse af UNI Login Når du igen skal indlæse brugerdata fra regnearket Nye personer der allerede har et UNI Login Nye personer der ikke har et UNI Login Personer der har forladt institutionen Fejlidentificerede navne Yderligere vejledning og support Side 1/21

3 1 Oprettelse af regneark med persondata Denne vejledning henvender sig til institutioner som ønsker at vedligeholde UNI-Login med import af persondata indtastet i et regneark. Bemærk, at UNI-Login kan vedligeholdes med import af data fra langt de fleste skoleadministrative systemer. Du skal derfor kun anvende denne vejledning, hvis din institution ikke har et administrativt system, eller hvis det administrative system ikke kan lave udtræk, som kan indlæses i UNI-Login brugeradministration. Hvis du er i tvivl, om hvorvidt UNI-Login understøtter import fra jeres skoleadministrative system, kan du henvende dig til Administrationssupporten på tlf Hent regneark til registrering af elevdata I det efterfølgende tages det for givet, at filtypen.csv åbnes og redigeres med Microsoft Excel. 1. Åbn siden ftp://ftp.sektornet.dk/sektornet/skolekom/elevdata.csv 2. Tryk Gem, giv filen navnet elevdata (foreslås som standard) og gem filen et sted på harddisken, hvor du kan finde den igen, eksempelvis på skrivebordet. Side 2/21

4 1.2 Udfyld og gem regneark med elevdata 1. Åbn filen elevdata 2. Indtast data for skolens elever, i stil med dette eksempel: 3. Vælg Filer > Gem eller tryk på gem-knappen i værktøjslinien når du er færdig med at indtaste elevdata. 4. Hvis nedenstående fremkommer trykker du Ja 5. Luk regnearket på krydset i øverste højre hjørne. Hvis nedenstående fremkommer trykker du Nej. Side 3/21

5 1.3 Hent regneark til registrering af lærerdata I det efterfølgende tages det for givet, at filtypen.csv åbnes og redigeres med Microsoft Excel. 1. Åbn siden ftp://ftp.sektornet.dk/sektornet/skolekom/laererdata.csv 2. Tryk Gem, giv filen navnet laererdata (foreslås som standard) og gem filen et sted på harddisken, hvor du kan finde den igen, eksempelvis på skrivebordet. 1.4 Udfyld og gem regneark med lærerdata 1. Åbn filen laererdata 2. Indtast data for skolens lærere, i stil med dette eksempel: Side 4/21

6 3. Vælg Filer > Gem eller tryk på gem-knappen i værktøjslinien når du er færdig med at indtaste lærerdata. 4. Hvis nedenstående fremkommer trykker du Ja 5. Luk regnearket på krydset i øverste højre hjørne. Hvis nedenstående fremkommer trykker du Nej. Side 5/21

7 2 Indlæsning af data første gang I det efterfølgende vises et eksempel i import af elevdata. Proceduren er den samme, hvis du ønsker at importere lærerdata. 1. Log på og vælg menupunktet Import > Indlæs data 2. Indtast et valgfrit navn i feltet CSV: og tryk på Indlæs fil. 3. Tryk på knappen Gennemse Side 6/21

8 4. Find regnearket og tryk Åbn 5. Tryk på knappen Indlæs fil 6. Tryk på knappen Bekræft indlæsning. Side 7/21

9 7. Når du har bekræftet indlæsningen modtager du en kvittering, som fortæller, hvor mange brugere du har importeret. Hvis der er fejl i dine brugerdata, oftest fordi der ikke er indtastet cpr. nr. i regnearket, vil du kunne trykke på linket Vis afviste linjer. Her får du at vide, hvilke brugere systemet ikke kunne indlæse og en forklaring på fejltypen. 8. Indlæsningen er nu afsluttet og du kan trykke på menupunktet Import på som giver dig et billede i stil med dette. Hvis du er i tvivl om, hvad de enkelte ting betyder og hvad de forskellige tal står for, så tryk på. Side 8/21

10 3 Første gang - Identificér eller opret UNI Login? Når du har indlæst data fra regnearket, skal du skabe en relation mellem de indlæste brugerdata og de personlige UNI Login der allerede eksisterer i jeres brugerlister på Den første identifikation, du foretager, kan godt tage noget tid, det afhænger af antallet af personer på din institution. Den fremtidig vedligeholdelse er dog væsentlig mindre tidskrævende, og du vil hurtigt opleve, at vedligeholdelse af UNI Login vha. data fra et regneark, er en stor fordel. Langt de fleste personer i den danske undervisningsverden har allerede et UNI Login, som de eksempelvis anvender som login på SkoleKom, SkoleIntra, SkoDa mv. Personer der har et UNI Login i forvejen, skal ikke oprettes, men i stedet identificeres/matches med det login de allerede anvender. Ved at følge denne vejledning punkt for punkt, vil du lære hvordan du: Identificerer de UNI Login-brugere, som allerede er oprettet på din institution - herved undgår du at personer på din institution skal have et nyt UNI Login, men kan fortsætte med at bruge det de allerede kender. Opretter brugere, som du med sikkerhed ved, ikke har et UNI Login i forvejen Vedligeholder UNI Login fremover. Det forudsættes i det efterfølgende, at du har indlæst data fra regnearket, som vist under punkt Det ser du Log på og vælg menupunktet Import > Identificer/opret Side 9/21

11 Følgende vises: (Vær sikker på, at siden er færdigindlæst, før du går videre) I venstre ramme ser du de brugere på institutionen, som allerede har et UNI Login. I højre ramme, dit primære arbejdsfelt, ser du dine indlæste brugerdata fra regnearket. Tallene 1-4 angiver den vejledende arbejdsgang til behandling brugere. Den vejledende arbejdsgang vil blive beskrevet i det efterfølgende afsnit. 3.2 Vejledende arbejdsgang (sådan gør du punkt for punkt) For overskuelighedens skyld er det en god idé at arbejde med én klasse/hold ad gangen. Listen i højre ramme kan indskrænkes til kun at vise den klasse/hold eller brugertype, der er ved at blive identificeret. Det gør du ved at udpege det ønskede under Type/klasse og derefter klikke på Vis. Side 10/21

12 Tryk på knappen Start Som du kan se, vil systemet automatisk forsøge at identificere/matche de importerede navne med de UNI Login, du ser i venstre ramme. Findes et match, ændres Status fra uidentificeret til det navn (SkoleKom-navnet) og evt. klasse/hold, som brugeren er registreret med i jeres UNI Login brugeradministration. Første gang systemet ikke kan finde et entydigt navn i venstre ramme ændres Status fra uidentificeret til <-vælg? Fortsæt til pkt. 3. Du skal nu foretage et valg: Undersøg, i brugerlisten i venstre ramme, om personen, med status <-vælg?, har et UNI Login - det kan jo være, at personen er oprettet med et andet navn, har mere end ét UNI Login el. lign, som den automatiske identifikation ikke kunne finde. Hvis navnet findes, klikker du på det rigtige navn (SkoleKom-navnet) i venstre ramme, hvorefter navnets status ændres fra <vælg? til personens SkoleKom-navn. Genoptag nu den automatiske identifikation, som vist under pkt. 2. Findes det markerede navn ikke i brugerlisten i venstre ramme har du følgende muligheder: Side 11/21

13 Hvis personen skal oprettes som UNI Login-bruger, vælger du oprettes. Bemærk, at personen oprettes med det navn, der er oplyst i regnearket. Hvis du vælger henlagt, vil navnet hverken blive matchet eller oprettet. Dette kan bruges for personer, der af den ene eller anden årsag ikke skal have tilknytning til jeres UNI Login brugeradministration, eller til personer, hvor du er i tvivl om noget. Henlagte navne vil blive fjernet fra listen over uidentificerede ved fremtidige indlæsninger. De kan dog fremkaldes ved at afkrydse henlagte øverst og gentage søgningen. Vælger du uidentificeret foretages der intet og navnet vil stadig være uidentificeret ved fremtidige indlæsninger og identifikationer. Når alle navne på siden er behandlet, trykker du på knappen Gem - det er ligegyldigt, hvilken af de to Gem-knapper du trykker på. Hvis der er flere navne, end der kan være på én side, skal du huske at trykke på Gem efter behandling af navne på hver enkelt side. Bemærk, at der nu angives en tekst ud for hvert enkelt navn, med undtagelse af henlagte navne: De navne der allerede eksisterer på UNI Login brugeradministration, får brugernavn som status og SkoleKom-navn angives efter navnet. De navne du bad om at få oprettet, får status bestilt og (oprettes) angives efter navnet. Hvis et navn er for langt til at blive oprettet (mere end 23 tegn i fornavn og 23 tegn i alle efternavne inkl. alle mellemrum) vil du møde: Tryk på linket (navnet skal rettes), hvorefter du kan rette navnet manuelt. Alle brugere der sendes til oprettelse, vil nu kunne ses ved at klikke på menupunktet Bestillingsoversigt på Brugeroprettelser og navneændringer udføres én gang i døgnet. Indtil oprettelsen har fundet sted, kan du finde bestillingerne under menupunktet Bestillingsoversigt på Der kan du også ændre og slette ikke udførte bestillinger. Side 12/21

14 3.3 To personer med samme navn Normalt er personens navn og evt. klasse tilstrækkelige oplysninger til at foretage en sikker identifikation. Hvis du står med det tilfælde, at to brugere i importen både har samme navn og samme klasse (eller begge er lærere), kan det være nødvendigt at udpege den enkelte vha. personens cpr-nummer. Det gør du ved at trykke på knappen ved siden af Vis-knappen øverst i højre ramme. Nu kan du indtaste det fulde cpr-nummer på den ene person i søgefeltet og derefter trykke på knappen Søg. Herefter vises personen, og identifikation eller oprettelse kan foretages. 3.4 Masseoprettelse af personer uden UNI Login Hvis du ønsker masseoprette en række personer, en hel klasse el. lign., som du med sikkerhed ved, ikke har noget UNI Login i forvejen, gør du som vist her: Vælg menupunktet Import > Identificer/opret I højre ramme vælger du den Type/klasse, som du ønsker at oprette, hvorefter du trykker på knappen Vis. Tryk på knappen Opret. Tryk på knappen Gem. Alle nav ne på siden får nu status bestilt og (oprettes) angives efter navnet Side 13/21

15 3.5 Automatisk klasse-/holdoprykning I mange tilfælde er den klasse-/holdbetegnelse der er registreret i regnearket ikke den samme, som den I har angivet i UNI Login brugeradministration. Under menupunktet Import vil du kunne se antallet af afvigelser ud for punktet Klasseafvigelse. Hvis du ønsker, at alle brugere får samme klasse-/holdbetegnelse i UNI Login brugeradministration, som den I de har i regnearket, skal du gøre følgende: Vælg menupunktet Hent/flyt/opryk > Opryk identificerede Tryk på knappen Flyt/opryk alle Herved ændres alle identificerede brugeres klasse-/holdbetegnelse. Når en klasse eller et hold skrifter navn, eksempelvis efter sommerferien, vil du ligeledes her kunne opdatere alle klasser på én gang. NB: Ønsker du at denne operation fremover sker helt automatisk, så tryk på menupunktet Import > Indlæs data og sæt flueben ud for Automatisk oprykning efter import næste gang du indlæser brugerdata fra regnearket. Se hvordan under pkt Side 14/21

16 3.6 Status Når du trykker på menupunktet Import på ugeradministration.emu.dk, kan du se en status over din(e) import(er), din identifikation og hvilke ændringer der er for de identificerede brugere. Hvis du er i tvivl om, hvad de enkelte ting betyder og hvad de forskellige tal står for, så tryk på. Side 15/21

17 4 Vedligeholdelse af UNI Login Hver gang der tilføjes eller slettes personer i regnearket skal jeres UNI Login som udgangspunkt vedligeholdes. Det er derfor nødvendigt at indarbejde en rutine for administration af UNI Login på institutionen. I bør altid benytte data fra regnearket til vedligeholdelsen: for det første er det er nemmest, og for det andet sikrer det den største smidighed i jeres brugeradministration. Samtidig kræver en række UNI-Login-tjenester, at institutionens UNI Login er ajourført. Det meste arbejde er gjort under første behandling af brugere. Fremover skal nye personer i regnearket enten hentes til institutionen eller oprettes som UNI Login-brugere. Personer, der har forladt institutionen og dermed er blevet slettet fra regnearket, skal slettes fra jeres UNI Login brugeradministration. 4.1 Når du igen skal indlæse brugerdata fra regnearket Når der er nye oplysninger i regnearket, skal jeres UNI Login brugeradministration have det at vide - det sikres ved at du i første omgang indlæser en ny og opdateret udgave af regnearket. Når du skal ajourføre jeres UNI Login gør du følgende: 1. Log på 2. Under menupunktet Import vælger du Indlæs data Side 16/21

18 3. Erstat den gamle udtræksfil med din nye opdaterede fil fra regnearket, ved at trykke på Indlæs fil ud for de brugere, som skal ajourføres. Ønsker du, at der efterfølgende sker en automatisk klasse-/holdoprykning, som beskrevet under pkt. 3.5, skal du huske at sætte flueben ud for Automatisk oprykning efter import. NB: Du skal kun udfylde og indlæse et nyt CSV:-felt, hvis du ønsker at importere en helt anden gruppe brugere, end dem som allerede ses. I langt de fleste tilfælde skal du genindlæse en allerede eksisterende import, som vist her. 4. Gentag pkt i denne vejledning. 5. Vælg nu menupunktet Import på Som du kan se, er billedet nu ændret, så det stemmer overens med den sidste indlæsning, du har foretaget. Forklaring: I dette eksempel er der 12 identificerede uden for inst., dvs. 12 nye personer i regnearket, som er kendt af systemet, og som allerede har et UNI Login. Se pkt Der er nu fire uidentificerede (ikke henlagte) brugere, dvs. fire nye personer i regnearket, som systemet ikke kender se pkt Derudover er der fem udgåede identificerede, dvs. fem personer, som har forladt institutionen siden sidste indlæsning. Se pkt Side 17/21

19 4.2 Nye personer der allerede har et UNI Login Hvis din nye kollega, elev eller studerende har et UNI Login fra en tidligere institution skal personens login hentes til din institution. Hvis den nye person samtidig er identificeret på den forrige institution, fortæller systemet dig det: Under menupunktet Import vil nye personer vises som i dette eksempel, hvor der er identificeret 12 brugere uden for institutionen: For at hente de 12 brugere til din institution skal du vælge menupunktet Hent/flyt/opryk > Hent identificerede. Her får du en liste med de brugere der er identificeret på andre institutioner. Sæt flueben ud for de brugere du ønsker at hente og tryk på knappen Hent valgte eller Hent alle. Hvis de nye personer ikke er identificeret på deres tidligere institution, kan systemet af gode grunde ikke finde dem. Du er derfor nødt til at hente dem manuelt. Det kan evt. være nødvendigt at spørge om deres brugernavn (brugerid) eller SkoleKom-navn, som er de oplysninger du skal bruge for at hente dem: Vælg menupunktet Hent/flyt/opryk, indtast personens brugernavn (brugerid) eller SkoleKom-navn i tekstfeltet, vælg brugertype, indtast evt. klasse-årgang og tryk på knappen Flyt. Herved hentes personens UNI Login til institutionen, men er stadig ikke identificeret. Det er derfor nødvendigt at identificere brugeren, som det er vist under pkt. 3.2 Side 18/21

20 4.3 Nye personer der ikke har et UNI Login Hvis du med sikkerhed ved, at en ny kollega, elev eller studerende ikke har et UNI Login i forvejen, skal personen oprettes. Dette foregår som vist under pkt Personer der har forladt institutionen Personer, som har forladt skolen skal slettes fra UNI Login brugeradministration. Under menupunktet Import vil personer, som har forladt skolen, blive vist som i dette eksempel, hvor der er fem udgåede identificerede brugere: Under menupunktet Slet > Slet identificerede har du mulighed for at slette alle personer, som ikke længere er registreret i regnearket. Sæt flueben ud for de brugere du ønsker at slette og tryk på knappen Slet valgte eller Slet alle Side 19/21

21 4.5 Fejlidentificerede navne Hvis du har fejlidentificeret et navn, kan du dobbeltklikke på radioknappen ud for navnet. Dette har samme betydning, som hvis navnet var uidentificeret. Har du fejlidentificeret en hel klasse eller et helt hold, kan du hurtigt afidentificere dem alle på én gang. Under menupunktet Import > Identificer/opret gør du som vist her: I højre ramme sætter du flueben ud for Identificerede Søg den klasse frem, som er blevet fejlidentificeret og tryk Vis Under statusændring vælger du identificerede og trykker på knappen uident. Tryk på knappen Gem. Herved ændrer alle brugere på siden status til uidentificeret og du kan gentage pkt. 3.2 i denne vejledning. Side 20/21

22 5 Yderligere vejledning og support Søger du yderligere hjælp og vejledning i anvendelsen af de forskellige elementer i importfunktionen på UNI Login brugeradministration, kan du altid trykke på, som du finder mange steder på siden. Samtidig er der masser af hjælp og information at hente under de nederste menupunkter på Alle brugeradministratorer kan desuden stille deres spørgsmål i SkoleKom-konferencen Brugeradministration. Her besvarer UNI C s Administrationssupport alle spørgsmål vedr. import og UNI Login brugeradministration Administrationssupporten kan også kontaktes på tlf mandag-torsdag 9-16 og fredag Side 21/21