Udbud af beskæftigelsesindsatsen

Transkript

1 Udbud af beskæftigelsesindsatsen Jobcenter Odense Odense Kommune Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningen 1

2 Udbud af beskæftigelsesindsatsen i Jobcenter Odense 1. Konkrete erfaringer med udbud af beskæftigelsesindsatsen 2. Politisk baggrund for udbud Udbudsform mv. 4. Udvælgelse samt tildeling af opgaven 5. Fordele og ulemper ved udbud af beskæftigelsesindsatsen gode bud på udbud 7. Konklusion på Jobcenter Odenses erfaringer med udbud 2

3 Konkrete erfaringer med udbud af beskæftigelsesindsatsen November 2000: 66 tilbud og 18 indgåede aftaler December 2001: 22 tilbud og 6 indgåede aftaler April 2004: 86 tilbud, 10 rammeaftaler og 17 delaftaler Oktober 2007: 148 tilbud, 9 leverandører og 14 delaftaler Jobcenter Odense har i udarbejdelsen af udbudsmaterialet valgt at lægge sig op ad KL s udbudsskabelon i forhold til struktur og indhold 3

4 Politisk baggrund for udbud 2007 Jobcenter Odense udbyder beskæftigelsesopgaven på baggrund af: Lov om ansvaret for og styringen af den aktive beskæftigelsesindsats Odense Kommunes aktivstrategi, som bl.a. omfatter et ønske om ca. 50% andre aktører i beskæftigelsesindsatsen Det politiske udvalg bemyndigede i 2007 Jobcenter Odense til at udbyde beskæftigelsesopgaven som et offentligt udbud via rammeaftaler i 2 år med option på forlængelse i op til 2 år Fælles udbud af opgaven for både forsikrede og ikke forsikrede ledige Der er afsat 21,5 millioner til opgaven, hvilket svarer til ca. 25% af hele beskæftigelsesindsatsen i Jobcenter Odense 4

5 Udbudsform Odense Kommune valgte et offentligt udbud af rammeaftale af følgende grunde: Ved udbud af en rammeaftale er det muligt alene at fastlægge de overordnede betingelser, der skal gælde for konkrete delaftaler i den periode Jobcenter Odense ønsker opgaverne løst. Gennem indgåelse af rammeaftaler er det muligt alene at købe pladser efter behov. På tidspunktet for udbudet binder man sig således ikke i forhold til fremtidige budgetter. Rammeaftaler, der strækker sig over en længere periode, betyder, at de indkomne tilbud bliver billigere, fordi opgaven alt andet lige vil være mere attraktiv. Indgåelse af længerevarende rammeaftaler betyder en administrativ lettelse, idet opgaverne ikke skal udbydes så ofte. 5

6 Udbud af projekttyper i 2007 Jobcenter Odense valgte at udbyde følgende projekttyper for både forsikrede og ikke forsikrede ledige: Jobformidling til fleksjob (borgere på ledighedsydelse) Jobformidling (Match 1-5) Social- og sundhedsforløb (Match 1-5) Erhvervsrettet afklaring (Match 1-3) Vejledning og afklaring af deltidsbeskæftigede (Match 1-3) Personlig afklaring (Match 3-5) Faglig afklaring (Match 4-5) 6

7 7 Kravspecifikation En er hjørnestenene i udbudsmaterialet er kravspecifikationen, som definerer, hvad det er man som udbyder ønsker at udbyde. Derfor bør det være noget af det første man tager hul på, når man ønsker at udbyde beskæftigelsesindsatsen. Kan man ikke tydeligt gøre rede for, hvad man ønsker at købe eller klart opstiller forventninger til tilbudsgivere, får man svært ved at opnå kvalificerede tilbud. Odense Kommune valgte i kravspecifikationen at lægge sig tæt op ad lovgivningen på området. Dvs. at vi tog udgangspunkt i LAB 32, stk. 1, nr.2 vedr. særligt tilrettelagte projekter og uddannelsesforløb, herunder praktik og brugte det som ramme for de projekttyper vi udbød. Dvs. at forløbenes varighed, praktikforløb samt målgrupper lå fast som ramme for de enkelte projekttyper, mens vi lod det være op til tilbudsgiverne at beskrive indhold og metode, for derved at opnå nytænkende, mere kreative og spændende projektforløb.

8 8 Udvælgelseskriterier For at kunne udvælge de økonomisk mest fordelagtige tilbud skal udvælgelses- og tildelingskriterier være objektive og sammenlignelige. Udvælgelseskriterier er møntet på tilbudsgivers egnethed til at løse den opgave, der afgives tilbud på: Personlige forhold, hvor tilbudsgiver skal dokumentere ikke at være konkurs, straffet, sidde i gæld, ude af stand til at udøve sit erhverv eller have afgivet urigtige oplysninger. NB Tro- og Loveerklæring. Finansiel formåen, hvor tilbudsgiver skal kunne dokumentere en bæredygtig økonomi Erfaring, kapacitet og faglige kvalifikationer, hvor tilbudsgiver skal dokumentere tidligere erfaring med lignende opgaver. Udvælgelseskriterierne er Jobcenter Odenses garanti for at tilbudsgiverne kan løfte opgaven, såfremt de vinder udbudet. Lever en tilbudsgiver ikke op til udvælgelseskriterierne deltager tilbudet ikke i konkurrencen om tildeling af rammeaftaler.

9 Tildelingskriterier Tildelingskriterierne er møntet på tilbudet og skal rangordne alle tilbud ift. hinanden, så de økonomisk mest fordelagtige tilbud vinder udbudet, dvs. de tilbud som er de bedste til prisen ift. kvalitet, indhold og effekt. Jobcenter Odense udvalgte de økonomisk mest fordelagtige tilbud og foretog tildelingen af opgaven efter følgende tildelingskriterier med vægtningen angivet i procent: Pris (40%) Kvalitet (60%) med følgende underkriterier: Metode og fagligt indhold (30 %). Effekt af indsatsen sat i forhold til målgruppen (30 %). Alle tilbud blev derved rangordnet på baggrund af en individuel og konkret vurdering af hvert tilbud ift. de opstillede tildelingskriterier 9

10 10 Fordele og ulemper ved udbud af beskæftigelsesindsatsen De første udbud bar præg af at være: forsøg uden erfaring de første på området understøttet af ekstern konsulentbistand præget af uskarp jura på området præget af upræcise kravspecifikationer og målgruppebeskrivelser De næste udbud bar præg af: de hidtil indhøstede erfaringer at vi gjorde det selv via fagkonsulenter sparring fra udbudsportal samt netværk skarpere jura på området præcisere kravspecifikationer og målgruppebeskrivelser formuleret udbudspolitik i Odense Kommune Stor professionalisering og kompetence i forhold til processen (for stor?)

11 Fordele ved udbud af beskæftigelsesindsatsen: Større valgfrihed blandt ydelser og leverandører Prisbillighed og højere kvalitet gennem konkurrence Lige og fair konkurrenceforhold for alle Uafhængighed og objektivitet Gennemsigtighed og åbenhed i processen Fremmer sammenlignelighed blandt leverandører Afprøvning af markedet og markedspris Markedet holdes til ilden og der tiltrækkes ekspertise Nye input, kreativitet samt etablering af netværk Klare mål samt resultatorienteret Rationalisering og effektivisering Bedre styring 11

12 Ulemper ved udbud af beskæftigelsesindsatsen: Uoverskueligt marked og skiftende leverandører Tids- og omkostningskrævende at udbyde opgaverne Tab af produktion, erfaring, viden samt medarbejdere i processen Risiko for komplicerede klageforløb Øgede kontrolomkostninger Stive og ufleksible aftaler ift. nye behov pga. lange aftaleperioder Sikkerhedsfyring af medarbejdere og demotiverede leverandører Transaktionsomkostninger ved leverandørskift og kontraktstyring Tab af intern kommunal ekspertise i opgavevaretagelsen pga. udlicitering Ingen mulighed for politisk indblanding 12

13 10 gode bud på udbud I. Start i god tid II. Få en politisk bemyndigelse til at udføre opgaven III. Skaf ledelsesmæssig opbakning samt beslutningskompetence IV. Afsæt eget fagpersonale til processen og opgaven V. Opret en projektorganisation VI. Brug tid på målgruppebeskrivelserne VII. Brug tid på kravspecifikationen ift. de udbudte opgaver VIII. Brug tid på at opstille realistiske forventninger til effektmål IX. Udarbejd operationelle og objektive tildelingskriterier X. Lad eksterne parter gennemlæse materialet 13