Kontraktbilag 8 (præciseret) Retningslinier vedr. Miniudbud og E-auktion

Transkript

1 8 (præciseret) Retningslinier vedr. Miniudbud og E-auktion Rammeaftale Nærværende præciserede bilag er gældende fra d. 14. september Bilaget erstatter tidligere 8 således at tildelinger foretaget på rammeaftale efter d. 14. september 2010 skal foretages efter dette bilag.

2 Indholdsfortegnelse 1. Direkte tildeling Generelt om direkte tildeling Generelt om evaluering ved direkte tildeling Tildelingskriterium og øvrige kriterier Miniudbud Generelt om Miniudbud Generelt om evaluering ved Miniudbud Tildelingskriterium og øvrige kriterier E-auktion... 8 Side 2 af 8

3 1. Direkte tildeling 1.1. Generelt om direkte tildeling Kunden både kan og skal anvende direkte tildeling i alle situationer, hvor samtlige betingelser for anskaffelsen er fastlagt ved Rammeaftalen med tilhørende Rammeaftalebilag. Ved direkte tildeling må der ikke ændres i de tekniske krav, priser, takster og øvrige betingelser, der i henhold til selve Rammeaftalen gælder for Leverandørens Produkter og Ydelser Generelt om evaluering ved direkte tildeling Ved tildeling af Leveringsaftale uden genåbning af konkurrencen skal Kunder foretage deres tildeling på baggrund af det konkrete behov. Behovet skal opgøres på et sagligt grundlag og ud fra objektive, gennemsigtige og ikke-diskriminerende kriterier. Kunden skal indgå Leveringsaftalen med den Leverandør, som ud fra Kundens konkrete behov evalueres til at have afgivet det bedste tilbud på rammeaftalen. Kunden skal i den forbindelse anvende nedenstående kriterier, der gælder for Rammeaftalen. Kunden kan hverken tilføje nye kriterier eller slette eksisterende kriterier, men må kun anvende de nedenfor anførte kriterier. Kriterier er under punkt 1.3 nedenfor angivet i prioriteret rækkefølge. Kunden skal anvende de i Rammeaftalen definerede procentmæssige vægte af kriterier, og skal ved sin tildeling følge den nedenfor angivne prioriterede rækkefølge. Ud fra det konkrete saglige og objektive behov skal Kunden vægte og vurdere samme kriterier som SKI har brugt ved udbuddet af selve Rammeaftalen. Endvidere kan de konkrete behov efter omstændighederne indebære, at et kriterium vurderes ens i forhold til samtlige Leverandører. I den situation indgår det pågældende kriterium fortsat i den anførte prioriterings rækkefølge, men samtlige Leverandører opnår blot samme vurdering i forhold til det pågældende kriterium. Dette kan forekomme, hvor de konkrete behov medfører, at et kriterium ingen relevans har i forhold til Kundens konkrete behov, eller hvor kundens behov er så konkret, at alle Leverandører opnår samme vurdering i forhold til det pågældende under- eller delkriterium. Side 3 af 8

4 1.3. Tildelingskriterium og øvrige kriterier Følgende tildelingskriterium skal anvendes: Det økonomisk mest fordelagtige tilbud Følgende kriterier gælder for Rammeaftalen: Kriterieoversigt / Delaftale 1 Laverekriterier Underkriterier Delkriterier Produktspecifikke spørgsmål, Delaftale 1 - Aftørringspapir mv. Service 50 Delkriteriet "Service og Levering" 20 (Spørgsmål B1-B6) (spørgsmål B1 - B10) Levering 50 (Spørgsmål B7-B10) Hotliste 40 (spørgsmål C1/C2) Øvrigt sortiment 40 (spørgsmål C3) Volumenrabat 10 Delkriteriet "Pris" 60 (spørgsmål C4) (spørgsmål C1 - C6) Lagerstyring 10 (spørgsmål C5-C6) Delkriteriet "Miljø" 20 (spørgsmål D1-D2) Samlet værdi Kriterieoversigt / Delaftale 2 Laverekriterier Underkriterier Delkriterier Produktspecifikke spørgsmål, Delaftale 2 - Engangsservice og borddækning. Service 50 Delkriteriet "Service og Levering" 20 (Spørgsmål B1-B6) (spørgsmål B1 - B10) Levering 50 (Spørgsmål B7-B10) Hotliste 40 (spørgsmål C1/C2) Øvrigt sortiment 40 (spørgsmål C3) Volumenrabat 10 Delkriteriet "Pris" 60 (spørgsmål C4) (spørgsmål C1 - C6) Lagerstyring 10 (spørgsmål C5-C6) Delkriteriet "Miljø" 20 (spørgsmål D1- D3) Samlet værdi Side 4 af 8

5 Kriterieoversigt / Delaftale 3 Laverekriterier Underkriterier Delkriterier Produktspecifikke spørgsmål, Delaftale 3 - Fødevareemballager og udstyr. Service 75 Delkriteriet "Service og Levering" 20 (Spørgsmål B1-B12) (spørgsmål B1 - B15) Levering 25 (Spørgsmål B12-B15) Hotliste 35 (spørgsmål C1/C2) Øvrigt sortiment 35 (spørgsmål C3) Volumenrabat 10 Delkriteriet "Pris" 60 (spørgsmål C4-C5) (spørgsmål C1 - C16) Lagerstyring 10 (spørgsmål C6-C7) Øvrige Priser 10 Delkriteriet "Miljø" 20 (spørgsmål C8-C16) (spørgsmål D1- D2) Samlet værdi Kriterieoversigt / Delaftale 4 Laverekriterier Underkriterier Delkriterier Produktspecifikke spørgsmål, Delaftale 4 - Rengøringsartikler. Service 75 Delkriteriet "Service og Levering" 20 (Spørgsmål B1-B11) (spørgsmål B1 - B15) Levering 25 (Spørgsmål B12-B15) Hotliste 35 (spørgsmål C1/C2) Øvrigt sortiment 35 (spørgsmål C3) Volumenrabat 10 Delkriteriet "Pris" 60 (spørgsmål C4) (spørgsmål C1 - C15) Lagerstyring 10 (spørgsmål C5-C6) Øvrige priser 10 Delkriteriet "Miljø" 20 (Spørgsmål C7-C15) (spørgsmål D1-D12) Samlet værdi Side 5 af 8

6 2. Miniudbud 2.1. Generelt om Miniudbud Kunden skal genåbne konkurrencen ved et Miniudbud, hvis et eller flere af følgende behov er gældende: Behov for skærpelse af tilbudte leveringsbetingelser Behov for bonus eller bod Behov for fastpris eller maksimalpris i forhold til elementer, der ellers ville være forbrugsafregnet Den konkrete mængde/værdi overstiger væsentlig det højeste rabattrin på volumenrabatskalaen Ved sådanne anskaffelser under Rammeaftalen skal SKI s Kunder via et Miniudbud bede om en ordrespecifik markedspris på de konkrete enkeltstående eller successive Produkter og Ydelser i relation til det pågældende behov. Et Miniudbud indebærer, at konkurrencen først bliver afgjort efter Kundens modtagelse af tilbud samt efterfølgende tilbudsvurdering. Følgende procedure skal følges: Kunden opgør sit anskaffelsesbehov og anmoder skriftligt på grundlag heraf om at modtage tilbud indenfor en af Kunden fastsat tilstrækkelig tidsfrist. Kunden skal anmode om et løsningsforslag fra alle Leverandører på delaftalen, der potentielt er i stand til at levere det der ønskes anskaffet (de "egnede" Leverandører). De egnede Leverandører er alle de Leverandører på delaftalen, som kan levere den ønskede vare eller tjenesteydelse inden for det sortiment, som Leverandøren kan levere under delaftalen Generelt om evaluering ved Miniudbud Side 6 af 8

7 Kunden skal i et miniudbud foretage en evaluering af rettidigt indkomne konditionsmæssige tilbud, der skal være skriftlige og angive Leverandørens løsningsbeskrivelse samt en konkret ordrespecifik markedspris. Kunden skal anvende de kriterier og procentvise vægtninger af kriterier som er anvendt for udbud af Rammekontrakten. Kunden kan hverken tilføje nye kriterier eller slette eksisterende kriterier, men må kun anvende de nedenfor anførte kriterier. De således anvendte kriterier skal indbyrdes prioriteres i den rækkefølge, der fremgår nedenfor Tildelingskriterium og øvrige kriterier Kunden skal vurdere de indkomne tilbud ud fra tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud baseret på de kriterier, der blev anvendt ved udbud af nærværende Rammeaftale. Vægtningen af de enkelte kriterier skal fremgå af Kundens anmodning om tilbud, og den anførte vægtning kan afvige fra den vægtning, der blev anvendt ved udbud af nærværende Rammeaftale. Kunden skal anvende alle kriterierne. Kunden kan vælge en anderledes vægtning af kriterierne indenfor de intervaller som er angivet nedenfor. Vægtningen skal fremgå af kundens anmodning om tilbud og den skal være indenfor nedenstående intervaller: Prioriteringen af kriterierne er: 1. Pris 2. Levering og Service 3. Miljø Denne prioritering af kriterier må kunden ikke ændre på. Delkriterier: Vægtning: 1. Levering og Service Pris Miljø Side 7 af 8

8 3. E-auktion SKIs kunder skal kunne vælge at anmode om prisafgivelse via afholdelse af en elektronisk auktion på enkeltstående større ordrer på konkrete anskaffelser.:ski kunden opgør sit anskaffelsesbehov, og inviterer til en elektronisk auktion. Alle Leverandører på rammekontrakten, der er i stand til at udføre opgaven, skal inviteres til at deltage i den elektroniske auktion. En elektronisk auktion kan alene afvikles ud fra delkriteriet pris/rabat. Scoringsenheden til bedømmelse af placering af indkomne bud på en auktion er således pris i DKK. Øvrige relevante forhold, der vedrører de øvrige kriterier, kan alene anvendes i det omfang, de på forhånd objektivt kan omregnes til en værdi i DKK. Inden auktionen påbegyndes skal kunden have fastlagt en nøjagtig matematisk formel for beregning af auktionens vinder. Specifikationerne og vilkårene for tildeling af en konkret anskaffelse på baggrund af en elektronisk auktion, herunder den præcise matematiske formel for beregning af auktionens vinder, vil konkret blive meddelt Leverandøren i forbindelse med invitationen om at deltage i den elektroniske auktion. Invitationen til deltagelse i den elektroniske auktion skal fremsendes elektronisk og i rimelig tid dog minimum to hverdage inden auktionen påbegyndes. Den elektroniske auktion afvikles på tid i én eller flere runder. Såfremt den elektroniske auktion afvikles i flere runder, skal dette meddeles Leverandøren i invitationen til at deltage i den elektroniske auktion. Typisk kan auktion blive anvendt for at konkurrenceudsætte prisen på f.eks. store mængder ensartede varer. Leverandøren kan ved enhver auktion vælge at give den samme pris som gælder under denne aftale, eller på den konkrete anskaffelse at give ekstra rabat som følge af specifikke forhold. SKI kan dog ikke gøres ansvarlig for at udviklingen i antallet e-auktioner stiger i aftaleperioden. Side 8 af 8