Generelle vilkår for tilbudsafgivelse

Transkript

1 Generelle vilkår for tilbudsafgivelse Beskæftigelsesmin., sagsnr maj 2010

2 1. Indledning/generelle forhold 1.1. Konkurrenceudsat udbud Dette udbud gennemføres i henhold til afsnit 2 i Tilbudsloven, jf. lovbekendtgørelse nr af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentlig støttede kontrakter. Beskæftigelsesministeriet skal foretage en evaluering af barseludligningsloven i 2010, som vi har valgt at konkurrenceudsætte som en ekstern undersøgelse Udbuddets gennemførelse Udbuddet gennemføres af Beskæftigelsesministeriet, Juridisk, Arbejdsretligt og Internationalt Center Ved Stranden 8 DK-1061 København K EAN nummer Ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er Beskæftigelsesministeriet I nærværende generelle vilkår vil Beskæftigelsesministeriet være benævnt ordregiver Oversigt over udbudsmateriale Følgende dokumenter indgår i udbudsmaterialet 1. Generelle vilkår for tilbudsafgivelse 2. Kravspecifikation for evaluering af barseludligningsloven 3. Spørgeskema 4. Tro og love erklæring 5. Maksimalkontrakt om bistand 1.5. Kontraktindgåelse Leveranceaftale indgås i overensstemmelse med vedlagt kontrakt baseret på Statens og Kommunernes Indkøbs Service Maksimalpriskontrakt om konsulentbistand under rammeaftale om management konsulentydelser. 2

3 1.6. Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig ret til at annullere hele, eller dele af, det samlede udbud og/eller at gennemføre nyt udbud, hvis der er saglige grunde eller forhold, der tilsiger dette Tavshedspligt og åbning af tilbuddene Tilbud med bilagsmateriale vil blive behandlet fortroligt, og opfattes som ordregivers ejendom efter aflevering af tilbud, dog kan der gives aktindsigt. Forretningsfølsomme oplysninger, herunder kommercielle og tekniske oplysninger, vil som hovedregel kunne undtages fra aktindsigten. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller at få oplysninger om konkurrenternes tilbud. Dette består uændret også efter opgavens løsning Tilbudsgivers omkostninger Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med tilbudsgivning og eventuel efterfølgende kontrahering er ordregiver uvedkommende, ligesom tilbudsmateriale ikke returneres til tilbudsgiver Gennemførelse af spørgerunde Med henblik på at sikre, at tilbud udformes korrekt i overensstemmelse med de stillede krav, gennemføres der en spørgerunde, hvor der kan stilles spørgsmål til udbudsmaterialet, herunder kontraktgrundlaget, og anmodes om uddybende beskrivelse af konkrete punkter i materialet. Spørgsmålene, der skal være på dansk, skal via være ordregiver i hænde inden udløbet af det fastsatte tidspunkt herfor. Alle modtagne spørgsmål vil blive besvaret i umiddelbar forlængelse af spørgefristens udløb, og spørgsmål (i anonymiseret form) og svar vil blive fremsendt pr. til de tilbudsgivere, som har rekvireret udbudsmaterialet. Såfremt nogle af de stillede spørgsmål måtte give anledning til en konkret tydeliggørelse, justering eller supplering af selve miniudbudsmaterialet, herunder kontraktgrundlaget, vil alle tilbudsgivere blive orienteret herom samtidig med besvarelsen af de stillede spørgsmål Økonomisk ramme for opgaven Beskæftigelsesministeriet har fastsat et økonomisk loft for opgaven på maks kr. ekskl. moms. 3

4 2. Tilbuddets udformning 2.1. Generelt om udbudsgrundlaget Indledningsvis bør tilbudsgiver læse det samlede miniudbudsmateriale grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbuddet. Tilbuddets indhold skal være: Følgebrev med signatur Spørgeskema (Excel-fil) med besvarelse af udbuddet Tro og love erklæring Bilag og dokumentation (f.eks. regnskab og løsningsbeskrivelse) 2.2. Tilbudsgivers forbehold Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende vilkår eller minimumskrav til tilbuddet. Sådanne forbehold kan medføre, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt. Øvrige forbehold i tilbuddet kan føre til afvisning, hvis forbeholdet ikke kan kapitaliseres på tidspunktet for tilbudssammenligningen. Eventuelle forbehold skal være ledsaget af tilbudsgivers skriftlige begrundelser. I det omfang tilbudsgiver ikke udtrykkeligt tager forbehold over for de enkelte bestemmelser, og tillige angiver, hvilken konkret formulering af den pågældende bestemmelse, tilbudsgiver vil foreslå, lægges det til grund, at tilbudsgiver har accepteret bestemmelsen, således at denne kan indgå i den endelige kontrakt. Tilbudsgiver skal på det følgebrev, som signeres og medsendes tilbuddet tilkendegive hvorvidt der er forbehold i tilbuddet eller ej. Tilbudsgiver skal endvidere angive, hvor forbeholdene fremstår Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud. Det betyder, at den opgaveløsning, som udbudsmaterialet angiver, skal besvares. Selvom det er tilbudsgivers opfattelse, at en alternativ opgaveløsning vil være mere fordelagtig for ordregiver, kan der ikke afgives tilbud herpå. 3. Minimumskrav til tilbuddet 3.1. Udbudsmaterialet Virksomheder, der ønsker at afgive tilbud, skal udfylde spørgeskemaet Spørgeskema.xls. Formålet med spørgeskemaet er at sikre, at ordregiver får alle nødvendige og relevante oplysninger til brug for vurderingen af de enkelte tilbud i relation til de udbudte kontrakter. 4

5 Er skemaet ikke udfyldt, eller er udfyldt mangelfuldt, og er den ønskede dokumentation ikke indsendt, er ordregiver berettiget til - og kan være forpligtet til - at se bort fra det fremsendte tilbud. Tilbudsgiverne bør indledningsvis læse hele det samlede miniudbudsmateriale samt vejledningen knyttet til spørgeskemaet meget grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbuddet. Minimumskrav til tilbuddet er angivet i kravspecifikationen Ordregivers kontaktperson Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, dokumentation etc., bedes rettet til den, af ordregiver, udpegede kontaktperson, som er: A-2 A/S Chefkonsulent Peter Højgaard Linde Alle 5A DK-2850 Nærum Telefon: [email protected] Henvendelser bedes ske skriftligt via Levering af tilbud Tilbud skal fremsendes elektronisk til Peter Højgaard/A-2 på følgende e- mailadresse: [email protected] Tilbudsgiver kan efter anmodning få udleveret en kvittering udvisende dato og klokkeslæt for afleveringen. Tilbuddet skal afleveres i den tilgængelige skabelon. Eventuelt yderligere materiale skal være i søgbart format, fx MS Office, pdf eller lignende. Tilbudsgiverens tilbud skal være på dansk. 4. Tildelingskriterium 4.1. Evalueringskriterier Valg af tilbudsgiver vil ske på baggrund af økonomisk mest fordelagtige tilbud vurderet ud fra nedenstående evalueringskriterier og vægtning. 5

6 Evalueringskriterier Vægtning 1. Pris 2. Kompetence, metode og løsningsbeskrivelse Referencer og cases 4. Organisatorisk kapacitet 5. Økonomisk formåenhed Tilbuddene vurderes ud fra besvarelserne i spørgeskemaet. Spørgeskemaet er opdelt efter tildelingskriterierne, så det er gennemsigtigt, hvordan tildelingen foretages. Endvidere er vægtningen af hvert spørgsmål angivet Tildelingsprocedurer Tildelingsproceduren er som følger: Hvert spørgsmål i spørgeskemaet vurderes med den vægt som er angivet i spørgeskemaet. Ved spørgsmål, hvor der ikke er angivet en vægt, foretages en generel vurdering inden for det pågældende delkriterium. 5. Tidsfrister for udbudsforretningen 5.1. Spørgefrist Fristen for indsendelse af spørgsmål er den 28. maj Vi vil dog bestræbe os på at besvare spørgsmål efter denne frist, så vidt dette er muligt Tilbudsfrist Tilbudsfristen er den 4. juni 2010 kl Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil ikke komme i betragtning Vedståelsesfrist Tilbudsgiver bekræfter ved afgivelse af tilbud, at tilbudsgiver er bundet af sit tilbud i indtil 3 måneder efter tilbudsfristens udløb Accept- og afslagsfrist Der forventes udsendelse af accept/afslag medio juni

7 5.5. Kontraktindgåelse Der indgås leveringsaftale med den vindende tilbudsgiver efter en frivillig minimumsstandstill-periode på 10 kalenderdage. 7