Sådan bliver du leverandør til Thisted Kommune

Transkript

1 Sådan bliver du leverandør til Thisted Kommune

2 1. Forord Som en hjælp til det lokale erhvervsliv har Thisted Kommune udarbejdet denne guide, der skal være en hjælp til, hvordan man deltager i kommunens udbudsforretninger og udarbejder gode tilbud, så der er større chancer for at vinde et udbud. Thisted Kommune køber ind for ca. 800 millioner kr. om året. Derfor er det vigtigt, at kommunen har gode indkøbsaftaler, og at priserne er konkurrencedygtige. For at opnå fordele, tage de rigtige hensyn og overholde lovgivningen ved indkøb udbyder Thisted Kommune kontrakter i konkurrence. På kan du tilmelde dig vores abonnementsservice. Du kan for eksempel vælge emnet Udbud og automatisk få tilsendt en , når nye udbud bliver annonceret på thisted.dk. Du kan også finde de aktuelle udbud ved at gå ind på og vælge Kommune > Se aktuelle udbud fra forsiden. Thisted Kommune vælger leverandører efter de kriterier, som opstilles ved hvert enkelt udbud. Kommunen handler gerne med det lokale erhvervsliv, såfremt lokale virksomheder giver de bedste og mest konkurrencedygtige tilbud på de vilkår, der er beskrevet i udbudsmaterialet. Udbudsreglerne består af Udbudsdirektivet og Tilbudsloven samt EU-Traktatens grundlæggende principper, der redegøres for i det følgende. 2. Kort om reglerne om offentlige indkøb Udbudsdirektivet Hvis en kontrakt eller kommunens indkøb af varer eller tjenesteydelser på et område overstiger beløbsgrænsen på kr. ekskl. moms (2013), skal der foretages EU-udbud. Ved bygge og anlægsopgaver er grænsen kr. (2013).

3 Tilbudsloven Hvis værdien af en kontrakt om varer eller tjenesteydelser ligger mellem kr. og kr. ekskl. moms (2013), skal der foretages annoncering 1. For bygge og anlægsopgaver skal der foretages annoncering ved kontrakter med en værdi mellem og kr. (2013). EU-traktatens grundlæggende principper Principperne om ligebehandling, ikke-diskrimination, gensidig anerkendelse, proportionalitet og gennemsigtighed danner endvidere grundlag for udbudsreglerne og skal altid følges. Se Thisted Kommunes Indkøbs- og udbudspolitik for yderligere oplysninger vedr. beløbsgrænser. 3. Udbuds og licitationsformer De udbudsformer, som Thisted Kommune typisk anvender ved EUudbud, er: Offentligt udbud Udbudsbekendtgørelse offentliggøres i EU-Tidende og på Thisted Kommunes hjemmeside Bekendtgørelsen indeholder udvælgelses- og tildelingskriterier og hertil hørende dokumentationskrav Alle interesserede kan få adgang til udbudsmaterialet Begrænset udbud Prækvalifikationsfasen: Udbudsbekendtgørelse offentliggøres i EU-Tidende og på Thisted Kommunes hjemmeside Alle interesserede kan ansøge om at blive udvalgt (prækvalificeret) til at afgive tilbud Tilbudsfasen: Kun de prækvalificerede opfordres til at afgive tilbud, derfor fremsendes udbudsmaterialet kun til de prækvalificerede 1 Dette gælder dog ikke alle tjenesteydelser, da der er forskel på bilag 2a og 2b ydelser.

4 Udbud og licitationer efter Tilbudsloven Annonce offentliggøres på Thisted Kommunes hjemmeside og evt. andet relevant medie Annoncen indeholder blandt andet udvælgelseskriterier og hertil hørende dokumentationskrav samt tildelingskriteriet Adgangen til udbudsmaterialet og til at afgive tilbud inden for den i annoncen fastsatte tilbudsfrist afhænger af udbudsformen Elektroniske udbud Kommunen anvender et elektronisk udbudssystem kaldet Mercell Sourcing Service. Leverandører kan få gratis adgang til systemet 4. Hvordan foregår udbudsprocessen? Nedenfor præsenteres i korte træk en udbudsproces, som den oftest ser ud. Analyse og planlægning Afklaring af hvilke behov, der skal imødekommes ved udbuddet Hvad kontraktens/rammeaftalens genstand skal være Markedsundersøgelse Undersøgelse af, hvad markedets aktører kan tilbyde af løsninger Dialogen med leverandører må alene føres på et overordnet plan En leverandør, der fx har bistået med direkte at specificere ordregivers behov eller at skrive udbudsmaterialet, vil være inhabil og dermed udelukket fra at deltage i den efterfølgende udbudsforretning Valg af udbudsform afhænger blandt andet af Hvor kompleks ydelsen er Ressourceanvendelse (både ordregivers egen, men også tilbudsgiveres) Markedsforholdene, herunder antallet af leverandører Valgt samarbejds- og entrepriseform

5 Udarbejdelse af udbudsmateriale Beskrivelse af hvilke generelle betingelser, der skal gælde for udbudsprocessen Beskrivelse af hvilke krav og ønsker, ordregiver har til arbejdet/ ydelsen/varerne opdelt på ufravigelige og fravigelige krav ( need to have kontra nice to have ) Udkast til kontrakt eller rammeaftale Udsendelse af udbudsbekendtgørelse/annoncering Udbudsbekendtgørelsen udarbejdes på baggrund af en skabelon og indrykkes i EU-Tidende og Thisted Kommunes hjemmeside for at skabe offentlighed om udbuddet Annoncer efter Tilbudsloven indrykkes på og på Thisted Kommunes hjemmeside Adgang til udbudsmateriale Ved udbud/licitationer uden prækvalifikation vil udbudsmaterialet være tilgængeligt for alle interesserede via kommunens hjemmeside umiddelbart efter annonceringen Ved udbud/licitationer med prækvalifikation vil udbudsmaterialet blive afsendt til tilbudsgiverne efter udvælgelse Besvarelse af spørgsmål Tilbudsgiverne kan indtil spørgsmålsfristens udløb stille spørgsmål til udbudsmaterialet Alle spørgsmål bliver anonymiseret, besvaret og fremsendt samtidigt til alle tilbudsgivere Tildelingsbeslutning Ved den kvalitative udvælgelse - også kaldet egnethedsvurderingen - vurderer ordregiveren, hvilke virksomheder der er egnede til at afgive tilbud på den udbudte opgave Kun de virksomheder, der er fundet egnede på baggrund af de opstillede kriterier, er berettigede til at få deres tilbud taget i betragtning Ved tildelingen af kontrakten beslutter ordregiveren hvem af de

6 egnede tilbudsgiverne, der har vundet udbuddet, og derfor skal have tildelt kontrakten Tildelingskriteriet kan enten være det økonomisk mest fordelagtige bud eller laveste pris, det vil være opgivet i udbudsmaterialet Orientering af tilbudsgivere Tildelingsbeslutningen er den beslutning, ordregiver træffer med hensyn til hvilket tilbud, der på baggrund af det opstillede tildelingskriterium, er det bedste. Tildelingsbeslutningen vil blive sendt til alle tilbudsgivere Den indeholder en kort begrundelse for valg af leverandør og en beskrivelse af det vindende tilbuds relative fordele 5. Gode råd og tips Hold dig orienteret Få besked om aktuelle udbud via Thisted Kommunes hjemmeside EU-Tidendes database, hvor alle udbudsbekendtgørelser findes hvor annoncering efter Tilbudsloven sker Forbered dig på at deltage i udbudsforretningen Læs Udbudsportalens Trin-for-Trin guide, I det omfang udbuddet er elektronisk, så kontakt Mercell for at få adgang til udbuddet Gennemlæs udbudsmaterialet nøje Så hurtigt som muligt efter modtagelse, så du kan nå at indhente den krævede dokumentation Dan dig et hurtigt overblik over udbudsmaterialet samt hvilke oplysninger og dokumenter/materiale, der skal fremsendes som en del af udvælgelsen eller tilbuddet Stil afklarende spørgsmål under spørgeperioden Søg uklarheder afklaret hurtigst muligt i udbudsprocessen ved spørgsmål til Thisted Kommune, uanset om det drejer sig om

7 prækvalifikations- eller tilbudsfasen Hold øje med svar og supplerende oplysninger, der kommer fra Kommunen i Mercell Sourcing Service Vær sikker på, at alle krav imødekommes Svar på materialet i rækkefølge punkt for punkt Hvis kommunen spørger om noget konkret, så skriv dit svar øverst, og eventuelle begrundelser og bemærkninger nedenunder ikke omvendt Hvis du genbruger standardmateriale eller dele af et gammelt tilbud, så husk at kontrollere og justere det, så det passer på det konkrete udbud Selvom du tidligere har leveret til Thisted Kommune skal efterspurgt dokumentation medsendes Hvordan kan jeg vinde? Vær skarp på prisen uden at gå på kompromis med kvaliteten Tag hensyn til de opstillede evalueringskriterier, krav og ønsker Gå gerne i detaljer med, hvordan du vil løse opgaven. Det signalerer, at du magter at løse den, hvis du vinder Tilbuddet indgår i kontrakten. Hvis du har lavet en beregningsfejl eller lovet for meget, er du forpligtet af dette Kan du løfte opgaven? Vær sikker på, at du kan løfte opgaven, inden du byder Hvis opgaven er for stor til at løfte den alene, så gå sammen med andre i et konsortium Send materiale med ALLE bilag og til tiden Vær ved tilbudsafgivelsen sikker på, at alt det materiale og de oplysninger, der bliver bedt om i udbudsmaterialet, bliver fremsendt med tilbuddet Lær af processen Stil gerne spørgsmål til Thisted Kommune vedr. egnetheds- og tilbudsevalueringen

8 6. Nyttige links: Thisted Kommune: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen: udbud.dk Klagenævnet for Udbud: Erhvervsstyrelsen: Udbudsportalen: EU-tidende: ted.europa.eu/ted/main/homepage.do IKA foreningen af offentlige indkøbere: Mercell: dk.mercell.com maj 2013 Asylgade Thisted tlf: