Om sagens omstændigheder har Erhvervs- og Selskabsstyrelsen den 25. august 2000 oplyst:

Transkript

1 Kendelse af 21. marts Afgift ved for sen indsendelse af årsregnskab ikke eftergivet. Årsregnskabslovens 62. (Ellen Andersen, Morten Iversen og Jan Uffe Rasmussen) K, der er medlem af bestyrelsen for A ApS, har den 31. juli 2000 klaget over, at Erhvervs- og Selskabsstyrelsen ved skrivelse af 28. juli 2000 har pålagt hvert medlem af selskabets bestyrelse en afgift på kr. 600,00 for ikke at have sørget for, at selskabets årsregnskab blev modtaget i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen senest 1 måned efter regnskabets godkendelse af generalforsamlingen, jfr. årsregnskabslovens 62, stk. 5. Sagens omstændigheder: Om sagens omstændigheder har Erhvervs- og Selskabsstyrelsen den 25. august 2000 oplyst: "A ApS har regnskabsår 1. januar 31. december. Den 11. juli 2000 sendte Erhvervs- og Selskabsstyrelsen påkravsbrev til bestyrelsen for A ApS. Det fremgik af brevet, at selskabets årsregnskab for 1999 endnu ikke var modtaget i styrelsen, og at det skulle være modtaget i styrelsen senest den 21. juli Hvis årsregnskabet blev modtaget senere end dette tidspunkt, ville hvert medlem af selskabets bestyrelse blive pålagt en afgift for overskridelse af 6-måneders fristen i medfør af årsregnskabslovens 62, stk. 6. Det fremgik endvidere, at årsregnskabet skulle være modtaget i styrelsen senest 1 måned efter godkendelsen på generalforsamlingen, og at senere modtagelse ville udløse en afgift på kr. 200 pr. påbegyndt måned pr. bestyrelsesmedlem, jf. årsregnskabslovens 62, stk. 5. Den 17. juli 2000 kontaktede selskabet telefonisk Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Selskabet oplyste overfor styrelsens medarbejder, at årsregnskabet var indsendt den 31. marts 2000, men at det var påført et forkert registreringsnummer. Styrelsens medarbejder oplyste overfor selskabet, at styrelsen ikke havde modtaget årsregnskabet, og at for sen modtagelse af årsregnskab ville medføre afgifter til bestyrelsen. Samme dag indsendte selskabet et årsregnskab, som blev modtaget i styrelsen den 18. juli Den 19. juli sendte styrelsen kvittering til selskabet om at årsregnskabet var modtaget. Ved breve af 28. juli 2000 pålagde Erhvervs- og Selskabsstyrelsen herefter hvert medlem af selskabets bestyrelse en afgift på kr. 600 for overskridelse af 1 måneds fristen, jf. årsregnskabslovens 62, stk. 5. Afgiften beregnes på basis af overskridelsens omfang dvs. perioden 28. marts 18. juli Det i styrelsen modtagne årsregnskab er underskrevet af ledelsen den 1. februar 2000, revisionspåtegningen er dateret den 3. februar 2000, og årsregnskabet er godkendt på generalforsamlingen den 28. marts 2000.

2 Det modtagne årsregnskab blev ledsaget af et følgebrev, hvori selskabet henholder sig til, at årsregnskabet blev indsendt den 31. marts 2000 med ordinær post. Følgebrevet af 31. marts 2000 var vedlagt i kopi." Klagen til Erhvervsankenævnet: I klagen til Erhvervsankenævnet af 31. juli 2000 og i supplerende skrivelser af 21. september og 21. november 2000, har klageren anført, at selskabets regnskab allerede blev indsendt til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen den 31. marts 2000, det vil sige 3 dage efter regnskabets godkendelse af generalforsamlingen. Til dokumentation herfor har klageren vedlagt en kopi af følgeskrivelsen af 31. marts 2000, som fulgte med indsendelsen af regnskabet. Hvis regnskabet ikke er registreret modtaget i styrelsen, må det være fordi, det er bortkommet hos postvæsenet eller hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Klageren har endvidere peget på, at der også er den mulighed, at regnskabet kan være blevet fejlregistreret i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. At der er den mulighed blev klageren opmærksom på, da selskabet telefonisk kontaktede Erhvervs- og Selskabsstyrelsen umiddelbart efter at have modtaget rykkerskrivelsen for indsendelsen, idet styrelsen ved den lejlighed oplyste, at det registreringsnummer som selskabet havde påført regnskabet, og som altid har været påført, ikke var kendt i styrelsens register, og at det i øvrigt skulle have været selskabets nye CVR nr., der skulle have været påført. Klageren har endvidere anført, at det ikke kan være rigtigt, at det er selskaberne, der skal holde styr på, om Erhvervs- og Selskabsstyrelsen modtager regnskaberne senest 1 måned efter generalforsamlingens modtagelse. Erhvervs- og Selskabsstyrelsen er selv i besiddelse af alle selskabers vedtægter, og styrelsen har således selv mulighed for at finde ud af, hvornår et selskab senest skal afholde generalforsamling og dermed, hvornår regnskabet skal indsendes. Havde styrelsen brugt denne dato for sin rykkerprocedure i stedet for at vente med at rykke til 6 måneder efter udløbet af regnskabsåret, havde forsinkelsen i nærværende sag kun været 1 måned og ikke 3 måneder. At det er urimeligt, at det er virksomhederne selv, der skal holde styr på, om regnskaberne modtages i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, viser sig blandt andet derved, at heller ikke indsendelse af regnskabet som anbefalet post, vil være tilstrækkeligt som dokumentation overfor Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, idet styrelsen alene lægger vægt på modtagelsen. Indsendelse som anbefalet post dokumenterer alene, at der er indsendt noget til styrelsen, men ikke hvad, der er indsendt. Klageren har endelig peget på, at det heller ikke kan være rigtigt, at Erhvervs- og Selskabsstyrelsen ikke følger de krav, der gælder for de virksomheder, som Erhvervs- og Selskabsstyrelsen kontrollerer, gående ud på, at et rykkergebyr ikke må være højere, end hvad der medgår til at dække omkostningerne ved udsendelsen. Et rykkergebyr på 600,00 kr. pr. rykker er alt for højt. Erhvervs- og Selskabsstyrelsens udtalelser til Erhvervsankenævnet: I anledning af klagen har Erhvervs- og Selskabsstyrelsen udtalt sig ved skrivelser af 25. august, 31. oktober og 12. december 2000, hvor styrelsen har fastholdt afgørelsen. Til støtte herfor har styrelsen blandt andet

3 anført: "I henhold til årsregnskabslovens 62, stk. 1, skal et selskabs årsregnskab indsendes til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, så det er modtaget i styrelsen senest 1 måned efter dagen for godkendelsen på generalforsamlingen eller ved tilsvarende lovlig beslutning og senest 6 måneder efter regnskabsårets afslutning. Ifølge årsregnskabslovens 62, stk. 5 og 6, pålægges de enkelte medlemmer af selskabets bestyrelse, direktion eller lignende ansvarligt ledelsesorgan en særlig afgift, såfremt årsregnskabet er modtaget for sent i forhold til fristerne i årsregnskabslovens 62, stk. 1. I henhold til årsregnskabslovens 62, stk. 7, 2. pkt., kan Erhvervs- og Selskabsstyrelsen undlade at pålægge et bestyrelsesmedlem en afgift eller fritage den pågældende for betaling af en allerede pålagt afgift, hvis særlige omstændigheder taler herfor. Det fremgår af sagen, at årsregnskabet blev udarbejdet og godkendt så betids, at årsregnskabslovens frister ville være overholdt, hvis styrelsen havde modtaget årsregnskabet i forbindelse med den indsendelse, der i henhold til klagers følgeskrivelse fandt sted den 31. marts I henhold til årsregnskabslovens 62, stk. 1, skal årsregnskabet være modtaget i styrelsen inden fristens udløb. Hvert enkelt medlem af selskabets bestyrelse har et selvstændigt ansvar for, at fristen overholdes. Efter styrelsens opfattelse indebærer dette, at selskabets bestyrelse bærer risikoen for valg af fremsendelsesmåde, herunder for, at årsregnskabet ikke når frem til styrelsen eller forsinkes med posten undervejs. Når et årsregnskab modtages i styrelsen udstedes automatisk kvittering til afsender. Herved bibringes afsenderen vished om, at årsregnskabet er modtaget i styrelsen, og der opnås dokumentation for, at de ansvarliges handlepligt er opfyldt. I den foreliggende sag blev årsregnskabet efter det oplyste sendt som almindelig post. Efter afsendelsen reagerede bestyrelsen ikke på den udeblevne kvittering, og sikrede sig ikke på anden måde vished for, om årsregnskabet var modtaget i styrelsen i tide. Selskabet reagerede på styrelsens påkravsbrev af 11. juli 2000 ved at kontakte styrelsen den 17. juli 2000 og samme dag indsende et årsregnskab. Dette kan dog ikke i sig selv medføre fritagelse for pålagt afgift, da påkravsbrevet netop har til hensigt at fremkalde en reaktion hos selskabets ledelse.

4 Selskabet har anført, at årsagen til, at styrelsen ikke har kunnet konstatere rettidig modtagelse af regnskabet, kan være, at selskabet har påført forkert registreringsnummer og ikke det nye CVR-nr. Hertil bemærkes, at allerede da selskabet telefonisk reagerede på styrelsens rykkerskrivelse, undersøgte styrelsen, om fejlangivelsen af registreringsnummer var årsag til, at regnskabet ikke var registreret som modtaget. Under ankesagen har styrelsen igen undersøgt, om fejlangivelsen havde den følge. Styrelsen har imidlertid ikke kunnet konstatere, at regnskabet er modtaget rettidigt. I den forbindelse bemærkes, at det er uden betydning, om der var påført registreringsnummer eller CVR-nr., da registreringsnummer fortsat anvendes internt i styrelsen ved modtagelse af årsregnskaber. En fejlagtig angivelse af registreringsnummer vil sædvanligvis betyde en mindre forsinkelse, før regnskabet registreres på det pågældende selskab, men med den korrekte modtagelsesdato i styrelsen. Selskabet finder det i strid med årsregnskabslovens 62, stk. 1, at det er selskabet, som skal være ansvarlig for, at regnskabet ikke er modtaget i styrelsen. Selskabet har endvidere anført, at styrelsen råder over vedtægterne over samtlige selskaber og kan konstatere, hvornår der senest skal afholdes generalforsamling Styrelsen burde bruge denne dato i sin rykkerprocedure Styrelsen kan oplyse, at ved modtagelse af årsregnskabet bliver der udstedt en kvittering til afsender, som dermed kan konstatere, at årsregnskabet er modtaget i styrelsen. Denne kvittering afsendes netop, for at modtageren skal kunne konstatere, at årsregnskabet er modtaget i styrelsen i tide. Afsenderen er den eneste, som har mulighed for at sikre sig, at bestyrelsens handlepligt angående indsendelse af årsregnskaber rettidigt er opfyldt. Det er derfor afsenderen, som må reagere på den manglende kvittering. Styrelsen får først kendskab til datoen for selskabers afholdelse af generalforsamling, når årsregnskabet modtages. Det er ikke i årsregnskabslovens 62 fastsat, at selskaber skal modtage påkravsbrev på det tidspunkt, hvor 1-månedsfristen bliver overskredet. Styrelsen har heller ikke mulighed herfor. I styrelsens register over anpartsselskaber registreres nogle nøgleoplysninger fra selskabets vedtægter. Det gælder navn, hjemsted, formål, kapital, ledelse, regnskabsår og revisor, jf. anpartsselskabslovens 5. Rykkerproceduren for regnskaber sker på grundlag af registreringen af regnskabsåret. Det er således muligt på denne baggrund at konstatere, hvornår 6-månedersfristen er udløbet, men ikke hvornår generalforsamlingen skulle være afholdt i henhold til selskabets vedtægter. I de fleste vedtægter er der i øvrigt kun en angivelse af, at senest 5 måneder efter udløbet af hvert regnskabsår skal der afholdes ordinær generalforsamling, hvor det reviderede årsregnskab fremlægges, jf. anpartsselskabslovens 29. Selskabet har anført, at afgiften ikke står mål med udgifterne ved at rykke for indsendelse. Styrelsen opkræver en afgift, hvis størrelse har hjemmel i årsregnskabs-lovens 62. Afgiften er indført for at tilskynde rettidig indsendelse af årsregnskabet. Der er således ikke tale om et gebyr, som skal dække styrelsens omkostninger ved at rykke for indsendelse.

5 Hvis årsregnskabet er bortkommet i posten, er det selskabet, som må bære risikoen herfor. Med selskabets udsagn herom foreligger ikke de særlige omstændigheder, som er forudsat i loven, der indebærer, at det over for styrelsen er godtgjort, at forsinkelsen ikke kan lægges bestyrelsesmedlemmerne til last. Med hensyn til spørgsmålet om eventuel fejlregistrering i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, har styrelsen uddybet sit svar herpå i udtalelsen af 12. december 2000 således: "Selv om styrelsen er gået over til at anvende cvr-nummer som identifikation af selskaber, findes de hidtidige registreringsnumre fortsat i styrelsens register over selskaber. Angivelse af registreringsnummer på årsregnskaber i stedet for cvr-nummer har derfor ingen betydning i styrelsens håndtering af regnskabet. Det kan oplyses, at ved modtagelse af regnskab sammenholdes registreringsnummer/cvr-nummer med selskabsnavn. Er der ikke overensstemmelse mellem nummer og navn, bliver der foretaget en nærmere bedømmelse. I et tilfælde som det foreliggende, hvor selskabsnavnet er angivet rigtigt, vil regnskabet blive journaliseret på selskabet, selv om nummeret er forkert. Dette var tilfældet med selskabets regnskab for forrige regnskabsperiode, som indeholdt forkert registreringsnummer, men alligevel blev journaliseret korrekt. På årsregnskabet for 1998 er der i forbindelse med modtagelse blevet anført korrekt registreringsnummer [af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen]. Det samme ville være sket med årsregnskabet for 1999, hvis det var blevet indsendt rettidigt, men med forkert angivelse af registreringsnummer. Til orientering vedlægges kopi af forsiden af årsregnskabet for 1998." Ankenævnet udtaler: Indledningsvis bemærkes, at størrelsen af de afgifter, som Erhvervs- og Selskabsstyrelsen pålægger hvert medlem af et selskabs øverste ledelse for ikke at have sørget for indsendelse af selskabets årsregnskab, så det modtages rettidigt i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, er lovbestemte, jfr. årsregnskabslovens 62, stk. 5 og 6, og fastsættes således ikke af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Det påhviler ethvert medlem af et selskabs ledelse at sørge for, at selskabets årsregnskab indsendes til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, så det er modtaget i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen inden for de frister, der er anført i årsregnskabslovens 62, stk. 1. Modtages regnskabet således ikke senest 1 måned efter dagen for regnskabets godkendelse, pålægger Erhvervs- og Selskabsstyrelsen hvert medlem af selskabets øverste ledelse en afgift på 200 kr. for hver påbegyndt måned, dog højst 1000 kr. jfr. årsregnskabslovens 62, stk. 5, når regnskabet modtages. Da klageren ikke har dokumenteret, f.eks. ved modtagelse af kvittering for regnskabsmodtagelsen, eller på anden måde sandsynliggjort, at regnskabet blev modtaget inden for den angivne frist, tiltræder ankenævnet, at Erhvervs- og Selskabsstyrelsen har pålagt afgift, idet bemærkes, at fremsendelse af kopi af følgeskrivelse for tidligere afsendelse af regnskabet ikke dokumenterer eller sandsynliggør, at regnskabet

6 blev modtaget. Da klageren endvidere ikke har fremført sådanne særlige omstændigheder, der efter årsregnskabslovens 62, stk. 7, kan føre til eftergivelse af de pålagte afgifter, stadfæstes Erhvervs- og Selskabsstyrelsens afgørelse af 28. juli 2000.