Bestyrelsesmøde, tirsdag den 21. august 2012, på kontoret, Kallemosen 16, Aabenraa:

Transkript

1 Bestyrelsesmøde, tirsdag den 21. august 2012, på kontoret, Kallemosen 16, Aabenraa: Mødt var fra bestyrelsen: Egon Soll, formand Leif Poulsen Birthe Hansen Karin van Overeem Nicki Hagesen Svend Jensen Kurt Johannsen Erling Sandbeck ES LP BH KVO NH SJ KJ ESA Ikke til stede med afbud: Steen Valentin SV Fra administrationen deltog Jens Chr. Raun Hans H. Appel (ref.) JCR HHA Dagsorden for mødet var: Pkt. 1: Godkendelse af forhandlingsprotokol Pkt. 2: Fremlæggelse af revisionsprotokol Pkt. 3: Orientering om dagligdag v/formand, administration og udvalg Pkt. 4: Selskabssager til beslutning: Pkt. 5: Eventuelt a. Halvårsregnskab 1/1 30/ b. Endelig godkendelse af deltagelse på messe c. Formandsmøde - evaluering d. Kalender for valgte, udsendt med Hvem, Hvad, Hvor e. Forslag til forretningsorden for bestyrelsen f. Forslag til forretningsorden for målsætnings- og mødeudvalg g. Forslag til forretningsorden for redaktionsudvalg h. Godkendelse af reklame via Google Adwords i. Godkendelse af foretagelse af udlejning via Boligportal.dk eller andre j. Godkendelse af videre arbejde med ændring af reklamepolitik k. Det videre arbejde i m- og m udvalget l. Evt. ansættelse i det grønne område m. Indgået tilfredshedsundersøgelse fra Dalbo, behandling heraf Formand Egon Soll bød velkommen til mødet. Herefter fortsattes med behandling af dagsorden. 127

2 Pkt. 1: Godkendelse af forhandlingsprotokol: Der forelå referat til godkendelse fra bestyrelsens møde den 23. maj. Referat er underskrevet af den tilstedeværende bestyrelse. Pkt. 2: Fremlæggelse af revisionsprotokol: Der forelå ikke tilføjelser. Pkt. 3: Orientering om dagligdag v/formand, administration og udvalg: ES orienterede om: Artikel omkring Stegholt-projekt. 26. og 27. oktober er der kredsmøde i BL 8. kreds. Kommunens økonomiudvalg har sagt ja til Bovrup-projektet med 10 boliger. Ros til udvalg, der fremsender godt materiale til bestyrelsens behandling. Der var en debat i forsamlingen omkring udmelding til avis. JCR orienterede om: Fælleshus i Felsted og tidligere kontor i Tinglev ombygges til familieboliger. Prisoverslag overholdes efter afholdt licitation vi styrer selv resterende del af byggeriet. Der har været afholdt ekstraordinært afdelingsmøde i afd. 3 for Merianvænget vedr. belægninger. Landsbyggefonden har været på besøg på Kløvermarken i Tinglev, for eftersyn af de smuldrende tagplader. Bolderslev har fået flere P-pladser. Buen: der er sket omlægning af skrænter, og der laves forretningsgang vedr. mulighed for udskiftning af skabe. Kliplev: facader er renoveret og malet. Bov, Hjulmagervej: der holdes møde om konvertering fra gas til fjernvarme. Genner: udhuse er malet. Der var fremkommet forslag om legitimation til personale og eksterne håndværkere. Dette arbejdes der videre med. Pyloner ved afdelinger vil koste flere hundrede tkr. Placering og udseende af navn på kontor drøftes i Målsætningsudvalg. EG Bolig kan muligvis tilbyde kursus til ansatte vedr. vores edb-systemer. Kan evt. afholdes på tværs af organisationer dette arbejdes der ligeledes videre med. 128

3 HHA orienterede om: At selskabets indskud nu er forberedt systemmæssigt til løbende forhøjelse i forbindelse med genudlejninger til ca. 220 kr. pr. kvm. Afkast PM Puljer pr. 31. juli: Sydbank 2,18% (3,7% p.a.)tønder Bank 1,61% (2,75% p.a.). Kursus afholdelse Dalbo: der er deltagelse fra flere i ÅAB til igangværende kursus over 2 dage i kommunikation og konflikthåndtering. Proces med sammenlægning af de 2 administrerede kollegier til én organisation. DALBO: der er kontaktudvalgsmøde på Folkehjem for 3 den 18. oktober. Opmærksomheden blev endvidere henledt på kursus den 27. oktober på Folkehjem, hvor bl.a. Palle Adamsen vil give indlæg. Udvalg orienterede om: BH: Nyt Fra har været længe undervejs denne gang. Det har ikke været tilfredsstillende at samarbejde med trykkeri. LP: Hjemmesideudvalget har lavet oplæg til nyt brevpapir. Vil gerne flytte gamle referater til det ny brevpapir idet det vil lette mulighed for videre adgang direkte til hjemmesiden. Der var tilslutning hertil fra bestyrelsen. Har endvidere været til møde omkring mulighed for etablering af startboliger. Endelige regler foreligger endnu ikke og Målsætningsudvalget ønsker at kunne arbejde videre hermed. Hvilket kunne godkendes af bestyrelsen. Orientering m.v. er taget til efterretning. Pkt. 4: Selskabssager til beslutning: a) Halvårsregnskab 1/1 30/ Med dagsorden var udsendt bilag, som blev gennemgået. Taget til efterretning. b) Endelig godkendelse af deltagelse på messe. Jf. dialog med bestyrelsen via mail er der indgået aftale med Compas-messer om deltagelse i Bolig- og Fritidsmessen i Rødekro den 22. og 23. september. Med dagsorden var medsendt budget for deltagelsen, som blev gennemgået. 129

4 Deltagelse og budget herfor er godkendt. c) Formandsmøde evaluering SJ kommenterede formandsmøde, der var afholdt den 7. juni. Bestyrelsen kunne godkende konklusion på formandsmødet. Der var enighed om, at formandsmøde skal gennemføres mindst én gang årligt. d) Kalender for valgte, udsendt med Hvem, Hvad, Hvor BH kommenterede punktet. JCR: husk synsassistenter på oversigten. Taget til efterretning. e) Forslag til forretningsorden for bestyrelsen. Der var udsendt bilag med indkaldelsen, som blev gennemgået. Forretningsorden er godkendt. Underskrives i næste møde. f) Forslag til forretningsorden for målsætnings- og mødeudvalg Der var udsendt bilag med forslag, sammen med dagsorden. Det udsendte bilag blev kommenteret. Forretningsorden er godkendt. Underskrives i næste møde. 130

5 g) Forslag til forretningsorden for redaktionsudvalg Der var udsendt bilag med dagsorden, som blev kommenteret. Forretningsorden er godkendt fremsendes til Padborg Boligforenings behandling. h) Godkendelse af reklame via Google Adwords LP gennemgik punktet. Der blev foreslået, at der sættes et maks. på 50 kr. pr. dag til dette. Godkendt der foretages løbende vurdering af virkning. i) Godkendelse af foretagelse af udlejning via Boligportal.dk eller andre Forslag blev gennemgået. Bestyrelsen kunne godkende udlejning via boligportaler. j) Godkendelse af videre arbejde med at ændre reklamepolitik Ugentlig annoncering af ledige boliger er stoppet i starten af august måned, ud fra en vurdering af, at der ikke var tilstrækkelig effekt af processen. Hvorvidt vi fremover skal fokusere på boligselskabets profil mere end den enkelte bolig, må være op til en vurdering. Målsætningsudvalget vurderer og igangsætter den fremtidige reklamepolitik. k) Det videre arbejde i m- og m- udvalget. LP fremlagde punkter for det videre arbejde i udvalget. Godkendt. l) Evt. ansættelse i det grønne område 131

6 BH forelagde forslag, som blev diskuteret. Der var enighed om, at der ikke kan ske yderligere ansættelse på det fremførte grundlag. m) Indgået tilfredshedsundersøgelse fra Dalbo, behandling heraf Undersøgelsen behandles af bestyrelsens medlemmer i målsætningsudvalget. Pkt. 5 Eventuelt: ESA meddelte, at han udtræder af bestyrelsen, idet han fraflytter boligselskabet. Han takkede specielt for sin modtagelse i bestyrelsen. ES takkede ESA for indsatsen i bestyrelsen. HHA: regnskaber for tidligere Rødekro almennyttige Boligselskab og dens afdeling, samt revisionsprotokol, blev uddelt til alle. Regnskaber forelægges til bestyrelsens underskrift i november-møde. Næste ordinære møde er den 20. november 2012 på Kallemosen 16. Mødet sluttede kl Egon Soll Leif Poulsen Birthe Hansen Karin van Overeem (Steen Valentin) Svend Jensen Nicki Hagesen Kurt Johannsen Erling Sandbeck 132