Løgumkloster Andelsboligforening

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde onsdag den 4. februar 2015, på foreningens kontor: Mødet var indkaldt ved dagsorden, dateret den 26. januar Mødt var hele bestyrelsen. Endvidere deltog fra DALBO a.m.b.a. Carsten Boisen (Ref.) (CB) Formand Ernst Christensen (EC) bød velkommen til mødet. Pkt. 1. Godkendelse af forhandlingsprotokol: Forhandlingsprotokol fra bestyrelsesmødet den 21. november 2014, blev underskrevet samt, referat fra fælles regnskabsmøde med alle afdelingsbestyrelser den 22. oktober 2014, var underskrevet af Jos V. Stuivenberg, som dirigent. Pkt. 2. Fremlæggelse af revisionsprotokol: Der var ingen tilføjelser til protokollen. Taget til efterretning. Pkt. 3. Efterretningssager: Der var fremsendt invitation Søbo til formanden, for deltagelse i formandens 60 års fødselsdag ved Søbo den 29. januar 2014, fra kl til på Comwell Hotel, i Sønderborg. Formanden havde meddelt afbud, og der var fremsendt en hilsen for ca. kr. 300, sammen med DALBO a.m.b.a. og de øvrige boligorganisationer under BALBO a.m.b.a. Der var fremsendt en invitation fra Kredsrepræsentantskabet i 8. kreds til en ekskursion til Ålborg den maj 2015, for formænd og direktører/forretningsfører. Formanden har meddelt afbud til arrangementet. I fremsendte nyhedsbrev fra revisionsfirmaet Martinsen, var der en atikkel fra byretten, hvor krav for udbetaling af kørselsgodtgørelse ikke var i overensstemmelse med krav til for afregningsbilag. Administrationen kunne oplyse, at krav til afregningsbilag for kørselsgodtgørelse ved LAB, er i overensstemmelse med nuværende lovgivning. 320/2015

2 Administrationen fremlag en sag af vandforbrug i forbindelse med en vandskade i afdeling , hvor der fra lejer var fremsendt erstatningskrav på kr Efter en nærmere undersøgelse i samarbejde med Tønder forsyning, var der belæg for, at forbruget ikke var opstået i forbindelse med vandskaden men, var et skyldig forbrug inden vandskaden, og forbruget fra vandskaden ikke kunne registreres. Erstatningskrav fra lejer blev afvist. En fraflytter havde anlagt sag mod LAB i forbindelse med fraflytning fra en bolig i afdeling 17,som påstod, at lejemålet ikke var opsat men, lejer havde ophævet lejemålet og herfor ikke ville betale husleje i opsigelsesperioden på 3 måneder samt, heller ikke ville betale for lejers misvedligeholdelse i bo perioden. Sagen blev forelagt ved retten i Sønderborg den 23. januar 2015, med deltagelse af advokat Advokatfuldmægtig Katrine M.K. Andreasen fra Advokatfirmaet Fink i Aabenraa, Anders Sørensen og Carsten Boisen fra LAB, hvor sagsøgte udeblev. Domsafsigelse fremsendes ca. 3 uger efter den 23. januar Pkt. 4. Foreningssager: 4.1. DALBO a.m.b.a.: Der blev forespurgt til endelig opgørelse for LAB, i forbindelse med installering af IP-telefoni, i regnskabsåret 2013, hvor DALBO a.m.b.a. ville bidrage med ½ delen af udgifterne. Administrationen kontakter DALBO a.m.b.a. for opgørelse. Pkt Nyt fra kontaktudvalg med Rødekro, Højer og Løgumkloster Andelsboligforening: Formanden kunne berette, at der ikke har været afholdt kontaktudvalgsmøde siden medio Der var enighed om, at ikke medtaget på dagsorden, før møderne er genetableret. Pkt Orientering fra styringsdialogmøde med Tønder Kommune: 321/2015

3 Der har været afholdt styringsdialogmøde med Tønder kommune, med deltagelse af Kontroller Jes Jepsen, jurist Morten Snitker og Formand Ernst Christensen og Kontorleder Carsten Boisen. Der blev orienteret om: At- kommunen havde bemærket i regnskabet for 2013/14, at der i regnskabet under balance på kan. 406, i afdeling 1, 5 og 11, var en stigning på andre henlæggelser mod tidligere år. CB kunne oplyse, at det menes at være i forbindelse med udskiftning af køkkener, at lånet er hjemtaget efter den varslede lejestigning. (Vedr. korrekthed melder CB tilbage til Jes Jepsen) At- Jes Jepsen orienterede om, at det ikke er et krav i bekendtgørelsen men, ønskede meget gerne budgetterne for hovedforening og afdelingerne fremsendt. CB fremsender budgetter til Jes Jepsen. At- Referater fra dialogmøderne udlægges på kommunens hjemmeside. At- Fremtidige dialogmøder forventes afviklet i januar måned og i lige uger. At- det udarbejde spørgeskema til fraflytter var et godt initiativ, for en afklaring af flytte situationen. Der blev fra Kommunens side oplyst, at afdelinger og organisationen havde en solid økonomi, og en generel ros til den daglige drift og bestyrelsens svar på fremtiden. Der var afholdt kontaktudvalgsmøde hvor Andreas Knudsen og CB deltog i, og denne gang var vært for mødets afholdelse. Der blev orienteret om, der generelt var udlejningsvanskeligheder, og der var ingen der havde intentioner omkring nybyggeri. I forbindelse med indgået aftale mellem kommunen og alle boligorganisationer i Tønder kommune om fleksibel udlejning og pendlerordning, var der ingen der havde haft nytte af ordningen p.t. Pkt Godkendelse af mødeplan og afvikling af regnskab og budgetmøder 2015: Der blev omdelt en redigeret mødeplan for organisationsbestyrelsen samt, afvikling af regnskab og budgetmøder for afdelingerne. Herunder blev omdelt udkast for afdelingernes budgetter for 2015/16, som blev gennemgået. Mødeplan for organisationsbestyrelse blev godkendt. Budgetter for afdelingerne blev godkendt, til endelig godkendelse på de kommende afdelingsmøder i marts måned /2015

4 Varslinger til møderne er omdelt rettidig og endelig dagsorden er under udarbejdelse med foreløbige forslag: I afdeling 1. i tidlige afdelinger 1, 2, og 3, foreslås, at afdelingen overtager eks. hårde hvidevarer med drift og udskiftning, mod en passende lejestigning fremadrettet. I afdeling 9 og 11, forslås renovering af køkkener i henhold til 37 i almenboligloven. I afdeling 17, forslås, at græsslåning omkring parkanlæg/sø på Møllesvinget, igen overtages af tilhørende grundejerforening. Ovenstående forslag er nødvendigvis ikke udtømmende, da indleveringsfristen først udløber fra den februar Generelt på endelig dagsorden for alle afdelinger, er orienteret om, ekstraordinær afdelingsmøde for valg af TV udbyder. Endelig dagsorden herfor, udsendes i henhold til vedtægterne. Pkt Personaleforhold: Der var enighed om, der ydes et ureguleret snetillæg på månedlig kr. 500, til Ove Bertelsen, med tilbagevirkende kraft pr. 1. juli Administrationen meddeler ændring ved lønindberetning. Pkt Ledige boliger pr. dato: Administrationen orienterede, at der d.d. er var 15 boliger i tomgang, og heraf 2 boliger reserveret samt 12 ledige boliger, hvoraf der er udarbejdet lejekontrakt med 3 lejer og 7 boliger var reserveret. Administrationen har haft kontakt til Gitte Rønbach, fra Jammerbugt kommune, som er leder for integrering af flygtninger ved Tønderkommune/Jobcenter. Ved et ad huk møde den 15. januar 2015, kl på Flygtninge centret Åløkkevej 1, Løgumkloster, blev der aftalt mellem Gitte Rønbech og Carsten Boisen, at LAB var villige til, at udleje boliger til integrering af flygtninge under de normale lejevildkor, med lejekontrakt og indskud m.v. 323/2015

5 Administrationen kunne orientere om, der efterfølgende har været forespørgelse om ledige boliger til flygtningene. Der var til mødet udsendt udkast til et spørgeskema til fraflytter, for at få et overblik om, hvorfor lejer fraflytter deres boliger ved LAB. Skemaet blev godkendt, og fremsendes fremadrettet sammen med godkendelse af opsigelse til fraflytter. Formanden for Center Royal, Poul Abild, har rettet henvendelse til kontoret, om leje af boligerne Marklegade 6 A og B, på grund af manglende plads til Center Royal s aktiviteter. Såfremt bestyrelsen godkender ansøgningen, vil dette kræve kommunalbestyrelsens godkendelse til, at boligerne ændre status som familieboliger. Det er LAB, der skal fremsende ansøgning til Tønderkommune. I forbindelse med nuværende udlejningssituation omkring de mange tomme boliger, mener bestyrelsen, at der skal fremsendes en ansøgning til Tønder kommune, med deres accept for, at boligerne ændre status til erhverv under Center Royal, når boligerne fraflyttes. Pkt PM aftale ved Sødbank: Seneste måneds afkast i %for december 2014, var -0,12% samle afkast for rapporteringsperioden til , var 0,25%- Administrationen har i henhold til forrige referat, haft kontakt til Danske Bank, for et eventuelt samarbejde omkring værdipapirpleje. Der er i første omgang aftalt et formøde mellem investeringsrådgiver Kjeld Brok Pedersen, fra Danske Bank, og kontorleder Carsten Boisen for Løgumkloster Andelsboligforening, på Finanscenter Sydjylland i Esbjerg, torsdag den 19. februar 2015 kl Der vil på formødet, blive aftalt dato og tid for et informationsmøde mellem investeringsrådgiver ig bestyrelsen. 324/2015

6 Pkt Fastsættelse af dato for ekstra afdelingsmøde med alle afdelinger, for valg af TV udbyder: Der var til organisationens generalforsamling i november 2014, en repræsentant tilstede fra fm. Stofa, med foredrag om, levering af TV programmer m.v. hvor bestyrelsen skulle indkalde samtlige bolighavende til ekstraordinær afdelingsmøde i foråret 2015, for valg af TV udbyder. Der blev aftalt, at indkalde til ekstraordinær afdelingsmøde for alle afdelinger i henhold til organisationens vedtægter, til onsdag den 25. marts 2015, kl , på Central Hotel, med dagsorden: Valg af TV udbyder. Pkt Diverse: Administrationen opretter ringbind til dagsorden, forslag budgetter til kommende afdelingsmøder. 5. Afdelingssager: Pkt.5.1. Renovering af tage i afdeling 5, på Mejsevej m.fl.: Arbejderne skulle være afsluttet, og der gennemføres mangelgennemgang sammen med hovedentreprenør i februar måned Pkt Renoveringer af køkkener i afdeling 5,på Klyden afdeling: Der var omdelt skrivelse til beboerne med dato for valg af fliser, inventarlåger, bordplader m.v. Efterfølgende foretages endelig opmåling af inventar m.v. af HTH, og fremsender en tidsplan. Endelig godkendelse fra Tønder kommune er endnu ikke modtaget. Pkt. 5.3 Diverse: Tidspunkt for arbejdsweekend med ledsager, afvikles ultimo/primo juni Administrationen udarbejder forslag til dagsorden og program. Arbejdsweekenden afvikles alene for bestyrelsesmedlemmer ved Løgumkloster Andelsboligforening. Pkt. 5.4.Eventuelt: 325/2015

7 Der var ingen punkter til behandling under dette punkt. Ref./CB Ernst Christensen Jos van Stuivenberg Andreas Knudsen Mathias Thorsen Preben Løsche 326/2015