Løgumkloster Andelsboligforening

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde onsdag den 15. april 2015, på foreningens kontor: Mødet var indkaldt ved dagsorden, dateret den 8. april Mødt var hele bestyrelsen. Endvidere deltog fra DALBO a.m.b.a. Carsten Boisen (Ref.) (CB) Formand Ernst Christensen (EC) bød velkommen til mødet. Pkt. 1. Godkendelse af forhandlingsprotokol: Forhandlingsprotokol fra bestyrelsesmødet den 4. februar 2015, blev underskrevet. Pkt. 2. Fremlæggelse af revisionsprotokol: Der var ingen tilføjelser til protokollen. Taget til efterretning. Pkt. 3. Efterretningssager: Der forelå takkeskrivelse fra formanden i Søbo, i forbindelse med opmærksomheden til hans 60 års fødselsdag. Takkeskrivelse blev taget til efterretning. Der forelå indbydelse til reception til Regionsdirektør Kurt Bechs 60 års fødselsdag den 17. april 2015, i Fuglsang Lounge, Sydbank Park samt: Invitation til reception ved Ivan Dürrs tilbagetræden efter mere end 40 år som formand for ESL, den 29. april 2015, i beboerhuset, Ådalshaven 65, 6710 Esbjerg samt: Invitation til reception ved Søren Duus 25 års jubilæum som formand ved Aabenraa Andelsboligforening, den 28. maj 2015, i Guldbjergparkens Festsal. 327/2015

2 Samt: Reception af ibrugtagning af nye lokaler og værk ved Løgumkloster fjernvarme, den 17. april Der fremsendes en vingave til Kurt Bech, pr. post, da ingen kunne deltage i arrangementet denne dag. CB deltager med en hilsen til reception ved Ivan Dürr. CB deltager med en hilsen til reception ved Søren Duus. Andreas Knudsen deltager med en hilsen, til reception ved Løgumkloster Fjernvarme. Der forelå program for oktober Messe 2015, i Løgumkloster, hvor de erhvervsdrivende inviteres til informationsmøde den 21. maj 2015, kl i Klosterhallerne. Der var enighed om, ikke at deltage i arrangementet. Der forelå en skrivelse fra Tønder forsyning, at der påbegyndes ledningsrenovering af hoved vandforsyning i Marklegade og vindmøllegade i tidsrummet fra den 1. juni 2015 til den 24. juli Der forelå en skrivelse fra Tønder Forsyning, at der foretages undersøgelse af hoved kloarkerne jf. Miljøbeskyttelsesloven 1 vedr. sanering af regn og spildevand i Bested, i uge Der forelå en skrivelse fra Tønder kommune Team GIS og Sekretariat, vedr. vedtagelse af Delvis ophævelse af Lokalplan nr Løgumkloster Højskole. Der forelå brev nr fra BL informerer, at byggeskadefonden undersøger problemer med fugtsugende vindspærreplader i nybyggeri og renoveringer efter /2015

3 Administrationen kunne oplyse, at der i forbindelse med større renoveringer i LAB, ikke har været anvendt sådanne plader. Administrationen kunne oplyse, at der på kommunens opfordring, har været iværksat en undersøgelse af, om et af LAB,s lejemål var beboet af andre end dem på lejekontrakten. Det blev oplyst, at kommunen har ret til, at forespørge udlejer ved mistakke om socialt bedrageri blandt foreningens bolighavende. Der forelå referat fra Advokatfirmaet Jan Hansen, fra afsluttende boopgørelse fra SKAT og skifteretten, efter boet fra en tidligere lejer , hvor et tilgodehavende er uerholdelig. Administrationen kunne oplyse, at beløbet var afskrevet i regnskabsåret for 2013/14. Der forelå en skrivelse til indsamling til Løgumkloster Højskoles etablering. Støttebeløbet kan overføres til konto i Den Jyske Sparekasse. Bestyrelsen ønskede ikke, at overfører størttebeløb. Pkt. 4. Foreningssager: 4.1. DALBO a.m.b.a.: Der blev orienteret om, at fordeling af udgifter i forbindelse med etablering af IP telefoni, hvor DALBO skulle afholde 50% af anlægsudgifterne, er afregnet som aftalt med 50%. Der blev omdelt dagsorden med bilag, til Repræsentantskabsmøde den 18. maj 2015 kl , på Folkehjem i Aabenraa. CB tilmelder hele bestyrelsen og CB til repræsentantskabsmødet. Afregning af IP telefoni blev taget til efterretning. 329/2015

4 Der var enighed om, at bestyrelsen under dagsorden Pkt. 6, valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter, foreslår Jos V. Stuivenberg, til bestyrelsen. Pkt Evaluering af afholdte afdelingsmøder: Der var ingen særlige bemærkning til mødernes afvikling, som alle foregik i god ro og orden. På møderne blev regnskaberne for 2013/14 gennemgået til orientering, uden særlige bemærkninger/kommentarer. Budgetterne for alle afdelinger blev forelagt af administrationen, og godkendt uden kommentarer/bemærkninger. Der var ønske om ekstraordinært afdelingsmøde i afdeling 9, for renovering af køkkener med finansiering jf. Bekendtgørelsen af lov om almene boliger 37. Afdelingsbudgetterne er udlagt på hjemmesiden og, blev underskrevet af dirigenten Jos V. Stuivenberg. Administrationen indkalder i samråd med afdelingsbestyrelsen, til ekstraordinær afdelingsmøde. Pkt Evaluering af ekstraordinært afdelingsmøde vedr. TV udbyder: Referat fra mødet var omdelt inden mødet og blev drøftet. Da der på mødet fra en afdelingsbestyrelses formand blev fremført urigtige postulater, var der til referatet udarbejdet et bilag, hvor organisationsbestyrelsen som lovet på mødet, ville vende tilbage til de bolighavende, med kommentarer/bemærkninger, til de fremførte postulater. Referat med tilhørende bilag blev godkendt, og omdeles til samtlige bolighavende ved LAB- Referat blev underskrevet af dirigenten Jos. V. Stuivenberg og bilag af formand Ernst christensen. Pkt Personaleforhold: Jf. aftale, er Kaj Chr. Lindrup, ansat som sommerhjælp pr. 5. maj 2015 og foreløbig til 2. oktober 2015, og aflønnes jf. Mønsteroverenskomsten for ejendomsfunktionærer. Ulla Harboe er ansat som praktikant i administrationen fra IBC i Aabenraa pr. 7. april 2015 til 30. april /2015

5 Pkt Ledige boliger pr. dato: Der var i alt 18 ledige boliger pr. dato, hvoraf de 14 var i tomgang. Administrationen havde modtaget en henvendelse fra fm. Lejetorvet.dk som er et nyt koncept med en portal, for udlejning af ledige boliger, uden beregning for udlejerne. Administrationens forslag, var at indgå en aftale med ledige boliger fremadrettet uden beregning. Orientering om ledige boliger blev taget til efterretning, og administrationen tilmelder fremadrettet de ledige boliger til Lejetorvet.dk. Pkt PM aftale ved Sødbank: Seneste måneds afkast i % for marts 2015, var -0,12% samle afkast for rapporteringsperioden til , var 0,63%- CB har jf. aftale på sidste bestyrelsesmøde, afholdt møde med Danske Banks Investerings afdeling i Esbjerg, for evt. indgåelse af en PM aftale. Orientering af afkast på PM aftale ved Sydbank blev taget til efterretning. Der arrangeres et møde med repræsentanter fra Danske Banks Investeringsafdeling, Hans Appel fra DALBO og hele bestyrelsen i nærmeste fremtid. Pkt Diverse: Der blev drøftet dato for en arbejdsweekend kombineret med en studietur, hvor der ønskes aflagt besøg ved en almen boligorganisation i det midtjyske. En mulig dato blev foreløbig fastsat til fredag lørdag i uge 34, /2015

6 Administrationen og formanden undersøger og hjemkøber bestyrelsesmapper til hele bestyrelsen. Der forelå udkast på pylon til opsætning ved administrationsbygningen samt, logo til i vinduer og brevpapir. Administrationen iværksætter godkendte udkast. Pkt Eventuelt: Der var ingen punkter til behandling under dette punkt. 5. Afdelingssager: Pkt.5.1. Renovering af køkkener på Klyden: Der rykkes ved HTH for opstart. Pkt Udbedring af mangler på Mejsevej mf. I forbindelse med renovering af tage: Der var omdelt skrivelse til beboerne med dato for udbedring af fejl og mangler. Pkt. 5.3 Diverse: Der var ingen punkter til behandling under dette punkt. Pkt. 5.4.Eventuelt: Der var ingen punkter til behandling under dette punkt. 332/2015

7 Ref./CB Ernst Christensen Jos van Stuivenberg Andreas Knudsen Mathias Thorsen Preben Løsche 333/2015