Bestyrelsesmøde, onsdag den 16. februar 2011, i Det Blå Tårn, Rugkobbel, Aabenraa:

Transkript

1 Bestyrelsesmøde, onsdag den 16. februar 2011, i Det Blå Tårn, Rugkobbel, Aabenraa: Mødt var fra bestyrelsen: Egon Soll, formand Conny Lauritzen Birthe Hansen Karin van Overeem Poul E. Weber Leif Poulsen Svend Jensen Nicki Hagesen Lars Bo Lund Yrsa Nielsen ES CL BH KVO PEW LP SJ NH LBL YN Ikke til stede med afbud: Steen Valentin SV Fra administrationen deltog Jens Chr. Raun Hans H. Appel (ref.) JCR HHA Dagsorden for mødet var: Pkt. 1: Godkendelse af forhandlingsprotokol Pkt. 2: Fremlæggelse af evt. revisionsprotokol Pkt. 3: Orientering om dagligdag v/formand og administration Pkt. 4: Evt. orientering fra forretningsudvalg Pkt. 5: Selskabssager: a) Boligselskabets regnskab 2010, budgetforslag 2012 b) Forretningsorden for bestyrelsen c) Udbetaling af bestyrelseshonorar d) Godtgørelse til afdelingsbestyrelser e) Gaveregulativ f) Beslutning om dialog med Padborg Boligforening om fremtidigt samarbejde g) Anvendelse af fælleshuse h) Principiel godkendelse af tilbud om sundhedsforsikring til ejendomsfunktionærer i) Underskrift af lånedokumenter j) Kontoret k) Repræsentantskabsmøde tidspunkt m.v. Pkt. 6: Eventuelt, herunder forslag til næste mødetermin 23. februar 2011, kl

2 Formand Egon Soll bød velkommen til mødet, herunder med særlig velkomst til nye medlemmer Yrsa Nielsen og Lars Bo Lund. Der er gennemført præsentationsrunde, hvorefter der fortsattes med behandling af dagsorden. Pkt. 1: Godkendelse af forhandlingsprotokol. Referat fra møder den 18. august og den 17. november 2010 forelå til underskrift af deltagere på disse møder. Endvidere forelå referat fra afsluttende bestyrelsesmøde den 2. december 2010 i Kirsebærhavens Boligselskab, til underskrift af deltagere i dette møde. Referater er underskrevet. Pkt. 3: Fremlæggelse af evt. revisionsprotokol. Der var ikke sket tilføjelser. Pkt. 4: Orientering om dagligdag v/formand og administration: Formandens orientering: Boligdage 2. og 3. september. Foregår i Bella-Centret, København. Udflugt laves hvert 2. år deltagere er personale og bestyrelse. Sidst i august eller anden uge i september. FU planlægger. Nyt Fra advares mod personoplysninger i form af billede og adresse. Skal kun oplyses med navn og tlf.nr. og . Der var debat herom. LP mente at der skulle være fuld åbenhed om bestyrelsen. BH støttede LP heri. Afstemning var lige, og der var dermed ikke flertal mod formandens forslag. Nævnte antal boliger som bygges på landsbasis. 40% af ledige boliger findes i region Syd. Nævnte drøftelser med øvrige boligorganisationer i Aabenraa, hvor mål kan være en fælles udlejning og boligbutik. Indgivet ønske til kommunen om nybyggeri ligger kun på idéstadie. 80

3 Der blev stillet spørgsmål til fremlæggelse. Det blev fremført, at tidshorisont for samarbejde i Aabenraa som fremført, kan være 2-3 år. Bestyrelsen var af den opfattelse, at samtale med øvrige organisationer kan fortsætte på uformelt plan, men at der senere skal oplysninger tilbage til bestyrelsen. Administrationens orientering: HHA orienterede om Dalbo: revideret hjemmeside er gået i drift. Fremover ligger alle referater m.v. på denne, og der vil ikke ske udlevering til bestyrelsens medlemmer. Der er indgået aftale med Dalbo om levering af yderligere teknisk assistance, i stedet for lokal ansættelse af tekniker. Fusion er godkendt af Aabenraa Kommune, og der er givet information til alle relevante parter, herunder Landsbyggefonden og DVB, København. Der er indgået aftale med Aabenraa Kommune og Hjernecenter Syd om administration af 12 boliger og serviceareal på Sønderskovvej i Tinglev. Betegnes som afd. 95 og 96 i vores økonomisystem. Det er aftalt med Søndergade/Nybro Kollegiet og Klinkbjerg Kollegiet i Aabenraa, at AAB formelt har overtaget administrationen af disse fra Dalbo med virkning fra den 1. januar. Kollegierne har samtidig givet melding om interesse for undersøgelse af muligheder for nærmere samarbejde. Boligselskabet er blevet momsregistreret pr. 1. januar 2011, og der afregnes moms af eksterne administrationsbidrag. Der har været afholdt ekstra bestyrelsesmøde med bestyrelsen i afd. 97, EGV Ældreboliger, hvor der er aftalt nærmere retningslinier for fremtidig istandsættelse. Vedr. PM-aftale: der er underskud i januar måned på 0,3%, svarende til 90 tkr. Udlejningssituation blev omtalt. Der afholdes åbent hus arrangement i forbindelse med nye boliger i Bov den 5. marts. ES og LP deltager i arrangement. LP forespurgte, hvorvidt referater på Dalbo s hjemmeside kan laves anderledes uden at skulle downloades. Administrationen arbejder videre med dette. JCR orienterede om Byggeproces i Bov er gået fint. Vinduesudskiftning i Klosterkløften og Bolderslev kører planmæssigt. Kirsebærhavens afd. 3 (41) her har der været afd.møde om vinduesudskiftning. Går i gang hen over sommeren. Carporte Kildekobbel/Midtkobbel er i gang. Carporte på Tinglevhus afventer nabohøring. 81

4 Tagudskiftning på Brunbjergparken afventer bedre vejr. Grundejerforening påser færdiggørelse af området på Brunbjergparken, Løjt. Servicetelefon fælles afdelingsbestyrelsesmøde syntes, den virker godt nok. Oversigt over afdelingsmøder er udsendt. Deltagelse blev aftalt mellem bestyrelsens medlemmer. Taget til efterretning med afklarende punkter. Pkt. 4: Evt. orientering fra forretningsudvalget: Der har ikke været afholdt møde siden sidste bestyrelsesmøde. ES fremførte et ønske om, at siddende forretningsudvalg fortsætter i Der var debat herom. Formandens anmodning kunne imødekommes. Pkt. 5: Selskabssager: a) Boligselskabets regnskab 2010, budgetforslag Der var udsendt bilag med notat, herunder vedr. Kirsebærhavens beretning. Regnskabsoplæg kunne godkendes budgetbehandling mangler, og sker senere ved udsendelse med kommentarer. b) Forretningsorden for bestyrelsen. Der var udsendt bilag og notat.. Foreliggende oplæg blev gennemgået, og enkelte ændringer besluttet. Tilrettet forretningsorden udsendes med referat. 82

5 c) Udbetaling af bestyrelseshonorar: Der var medsendt notat. Der var debat herom. Udbetales som foreslået i notat, dog får webmaster fuld godtgørelse, kr , og øvrige medlemmer af redaktionsudvalg kr. d) Godtgørelser til afdelingsbestyrelser: Der var medsendt notat og bilag. Oplæg til afdelingsbestyrelser godkendt. e) Nyt gaveregulativ: Der var medsendt notat og bilag. Ændres med tekst, samt beløb til julegaver. f) Beslutning om dialog med Padborg Boligforening om fremtidigt samarbejde: Der var medsendt notat Der forsøges indkaldt møde til den 6. april. g) Anvendelse af beboerhuse: Der var medsendt notat. Der var kommentar fra LP omkring oplysninger om udlejning på hjemmesiden. Den mangler opdatering. Henstillede at der mangler reglement herfor. 83

6 Godkendt at det fremlægges for afdelingsmøder. h) Principiel godkendelse af tilbud om sundhedsforsikring til ejendomsfunktionærer Der var medsendt notat. Godkendt. i) Underskrift af lånedokumenter: Der var medsendt notat. Der forelå pantebrev, tkr , samt tinglysningsaftale til underskrift. Der forelå endvidere tillæg til aftale med Sydbank, Online Banking vedr. yderligere bruger. Dokumenter underskrevet. j) Kontoret: Der var medsendt notat Administration udarbejder oplæg til løsning, og der indkaldes til ekstra bestyrelsesmøde til behandling heraf. k) Repræsentantskabsmøde, tidspunkt m.v. Bestyrelsesmøde den 17. maj kl , og repræsentantskabsmøde den 18. maj, kl Stubbæk forsamlingshus undersøges som mulighed. Pkt. 6: Eventuelt BH: kan det betale sig at ansætte egne håndværkere? Der arbejdes med idéen. 84

7 LP: vedr. bestyrelsen i Brunbjergparkens grundejerforening: det kan blive nødvendigt med en rokering i bestyrelsen. BH foreslås at blive udpeget til bestyrelsen sammen med LP. Dette blev debatteret, herunder mulighed for, at lokal afdelingsbestyrelsesformand indtræder i bestyrelsen, og at LP bliver suppleant. LP fik kompetence til beslutning herom. Næste møde er tirsdag, den 17. maj 2011 kl (i Det Blå Tårn) Mødet sluttede kl Egon Soll Conny Lauritzen Birthe Hansen Poul E. Weber Karin van Overeem Leif Poulsen (Steen Valentin) Svend Jensen Nicki Hagesen Lars Bo Lund Yrsa Nielsen 85