STUDENTERSAMFUNDET v/ Aalborg Universitet Bestyrelsen

Transkript

1 Fibigerstræde Aalborg Øst telefon: fax: Ordinære medlemmer af bestyrelsen Carsten Rune Jensen, formand Kevin Harritsø, næstformand Anne la Cour Sigvardsen Jakob Lemming Katja Bundgaard Meyer Aalborg, den 28/01/2008 Observatører i bestyrelsen: Jonas Caben Iversen, Uddannelsespolitisk ordfører Referat af bestyrelsesmøde tirsdag d. 22. januar 2008 kl. 16:30 19:45 i mødelokalet på Fibigerstræde. [O]: Orientering, [D]: Debat, [B]: Beslutning, [XX min]: tid afsat til behandling af punkt. 1. Formalia [B] [10 min] Valg af ordstyrer Carsten Godkendelse af dagsorden Godkendt Godkendelse af referat Godkendt med rettelser Udvælgelse af punkter med relevans for nyhedsbrevet Ingen punkter udvalgt Punkter til eventuelt 2. Studiejobs i Aalborg [ODB] [15 min] Der er fra Odense Kommunes side udstedt garanti for et relevant studiejob, hvis dette ønskes. Dette kunne være ønskværdigt i Aalborg også, hvorfor det formentligt vil blive en af mærkesagerne for den politiske afdeling. Skal vi i bestyrelsen foretage nogle ting der forbereder rammer til denne service. På denne måde kan vi hjælpe den politiske gren i deres arbejde, og samtidig ville det være et godt aktiv for Studentersamfundet. På nuværende tidspunkt har Karrierecentret et studiejobforum, det kunne være denne der skulle arbejdes videre med. Karrierecentret er begrænset af økonomiske rammer, dvs. at det enten skal komme til at koste penge at annoncere eller søge stillinger på portalen. Alternativt kan Studentersamfundet stå for en studiejob portal eller et samarbejde kan sættes i gang. På nuværende tidspunkt fungerer karrierecentrets portal mest for kandidater, og på den måde er der på nuværende tidspunkt ikke mulighed for at udvide til et koncept lignende det i Odense. Jonas Caben understreger, at det bliver en af mærkesagerne i Studenterpolitiske uddannelsespolitiske forum det kommende forår, og vi vil huske Aalborg kommune på at denne skal spille på flere strenge end kultur. Studentersamfundet ønsker et samarbejde med universitetet, kommunen og erhvervslivet, hvor Studentersamfundet står for kontakten til de studerende. Jacob Lemming følger projektet nøje, og hvis der er nogle barrierer i form af services der ikke er tilgængelige er Studentersamfundet åben for at løfte disse problemstillinger evt. med ekstern finansiering. Side 1 af 5

2 3. Arkitektur konference [ODB] [15 min] Studentersamfundet er blevet spurgt, om de vil deltale i planlægningen og finansieringen af konferencen "Fremtidens Arkitektur" for studerende på Kunst Akademiets Arkitektskole, Århus Arkitektskole og studerende fra Arkitektur og Design på Aalborg Universitet. Der er lagt op til, at hver studenterorganisation bidrager med kr. til planlægningen. Yderligere oplæg til arrangementet samt budget er vedhæftet som bilag. Vi skal diskutere hvordan vi kan finde ud af en løsning, og om og hvordan planlægningen kan afvikles delvist under/støttet af Studentersamfundet. Oplæg og budgetoverslag findes i bilag. Der er bred enighed om, at i og med at arrangementet ikke er for alle studerende, kan Studentersamfundet ikke støtte arrangementet økonomisk jf. tidligere beslutning om tilskud til psykologi-arrangement. Der er dog principiel diskussion om, hvorvidt dette fremtidigt skal være procedure for studiespecifikke ansøgninger, da der ikke står noget i retningslinjerne om, at vi ikke kan støtte arrangementet, og på den måde, vil være bestyrelsens beslutning alene. Det påpeges dog af Jacob Lemming, at der er mange andre muligheder for at skaffe penge, f.eks. gennem IDA eller gennem FagTeks kontakter. Jacob Lemming tager kontakt til Arkitektur og Designs faggruppe under IDA, og hører om de ikke har lyst til at støtte med de 4500 kr. I fald vi ikke kan finde pengene andre steder, vil vi kigge på punktet på et senere møde. 4. Reprimande til grupper fra sekretariatet [O] [5 min] Carsten Rune orienterer omkring gældende praksis i forhold til afregning med samarbejdsparter samt procedure for refusion af udlæg. Det understreges at udlæg kun kan refunderes op til 14 dage efter de er indgået. Det er vigtigt, at kontaktpersonerne husker grupperne på dette. Derudover er det vigtigt, at vi får navn, adresse og cpr-nummer på evt. ansatte ved f.eks. fester. 5. Velkomst arrangementer i februar [ODB] [15 min] Både adgangskursus og internationalt kontor har spurgt om vi vil holde et lille oplæg for hhv. de nye på adgangskursus og de nye internationale studerende. Det drejer sig om 8. februar (Adgangskursus) og 4. februar (Internationale studerende). Der skal findes nogen som kan tage ud og afholde disse oplæg og desuden kan vi kort vende fokuspunkter i præsentationerne, som kan laves med udgangspunkt i oplæg fra september I forlængelse af denne snak kan det igen overvejes om vi skal arbejde på at komme ud til studerende på andre semestre end deres første. Der er tale om ca. 15 min. oplæg hvert sted, og der kan tage udgangspunkt i de slideshows der blev lavet til studiestart Katja Meyer og Kevin Harritsø tager d. 4. februar (ca. efter kl ) Det er foreslået, at de supplerende oplæg skal have fokus på at få flere aktive i Studentersamfundet i modsætning til fokus på nye medlemmer. Det bliver et stort arbejde. Det kan overvejes, om vi skal arrangere noget med præsterne eller andre relevante grupper. Supplerende kurser skal ligge på enten oktober/november eller først på 4. semester. Det besluttes at det tages op på ledelseslisten. 6. Rammer for overleveringsweekend [ODB] [15 min] Side 2 af 5

3 Martin Hundebøll har rundsendt diverse forslag til overnatningsmuligheder på en overleveringsweekend. Vi tager en lille snak om rammerne for overleveringsweekenden, så der er bred enighed herom inden detailplanlægningen kommer for langt i en evt. uønsket retning. Et sommerhus til de ca. 20 personer, vi ønsker skal deltage i overleveringsweekenden, kommer til at koste mange penge. De fremmødte til mødet er enige om, at en spejderhytte er tilstrækkelig. Formanden pointerer, at han desværre ikke kan være til overleveringsweekenden om søndagen. Pause [30 min] 7. Principper for budget for 2008 [ODB] [30 min] Kasserer Christian Kongsbak Refshauge orienterer om procedure for budgetlægning for grupper. Ydermere vedtager/godkender bestyrelsen en målsætning for budgettet for Et udkast til budgettet præsenteres må næstkommende bestyrelsesmøde med henblik på godkendelse. Målsætning for budgettet overveje pengeplacering decentralt (i grupperne) eller centralt. Evt. store investeringer i det kommende år: - Autocamper - 6 radioer (ca ) - Studiestartsfest - Studiestartsmesse (forventes at give et overskud på ca ) - lønudgifter ( ) - Mindre penge fra universitetet (ca ) Christian Refshauge har snakket om, at han vil tilbyde et budgetmøde til hver enkel gruppe, og derudover er det nogle grupper, som bestyrelsen vurderer, skal have et budgetmøde. Målsætningen er, at driften balancerer. Ved ekstraordinere aktiviteter/investeringer i 2008, er det acceptabelt at komme ud med et lille underskud. Centralt tilskud til grupper, bør umiddelbart ligge på samme niveau som i år. 8. Åbne projekter [OD] [30 min] Der arbejdes undertiden med følgende projekter. Ansvarlig person fremlægger status, og der vil efter en status på alle projekter være mulighed for evt. uddybelse og kommentarer. - LLO-aftale (Carsten & Peter) o Møde d. 23. januar. - Prosa-aftale (Peter) o Intet nyt - Hyggeoaser (Katja og Carsten) o Der er møde i starten af februar. Jonas Caben foreslår at vi snakker med Marianne Rosgaard, prodekan på det samfundsvidenskabelige basisår. Det mangler stadig kontaktoplysninger fra STASI. - Hjemmeside (Christian). - Dankort terminaler (Karsten) - Open Groupware, fælles kalendersystem (Martin) Side 3 af 5

4 o Jacob Lemming orienterer om, at de kigger på en løsning med Google-kalender. - Ny indretning i Aktivitetslokalet på Fibigerstræde 15 (Anne) o Anne siger, at Lena siger, at håndværkeren kommer i denne eller næste uge. Formanden undersøger status på møbelarrangement. - Opslagstavle-aftale (Peter) o Peter Wiese undersøger hvorfor, skiltene ikke er blevet hængt op endnu. - Generalforsamling () Der indkaldes til møde om dette. - Medlemskort (Martin og Carsten) - Vinter-/ski-festival (Carsten) o Projektet lukkes. - Torsdagshygge (Lemming) o Der er sendt mail ud. - Årsberetning (Lemming) o Kontaktpersonerne skal huske at sende mailen videre. 9. Meddelelser [O] [25 min] - Nyt fra formanden o Hilsen i DSF-magasin skal sættes i gang snarest. - Nyt fra Politisk koordinering o Jonas Caben har udtalt sig i fjernsynet omkring gruppeeksamen. Der er møde d. 24/1, UPF-møde i uge 7. - Nyt fra administrationen o Der sker ikke så meget på sekretariatet og infomedarbejderen søger noget at lave. foreslår igangsættelse af årsberetning. Evt. organisering af supplerende infoarrangementer. - Nyt fra erhvervsgruppen o Det ønskes at ansætte en 3. konsulent, og der arbejdes videre med ansættelses procedure for ny salgschef. - Nyt fra Studenterhuset - Nyt fra grupper repræsenteret ved mødet o AAUtv holder generalforsamling d. 23/1 Katja kan desværre ikke komme, men arbejder på at finde en afløser. o Sport og Fritid havde bestyrelsesmøde d. 21/1. De savner mere engagement og studerende der ikke snart er færdige på universitetet. Aktivitetsniveauet forventes at blive som i 2007, evt. med enkelte nye tiltag. o FagSamf arbejder på at finde en arvtager til Jonas Cabens post,da han er blever uddannelsespolitisk ordfører. 10. Næste møde [5 min] Orientering om tidspunkt for næste planlagte møde samt foreløbige punkter der ønskes behandlet på dette møde. Tidspunktet for næste møde afpasses med hvornår budgettet kan ligge klar. - Godkendelse af budget Side 4 af 5

5 Derudover skal: - Torsdagshygge (Lemming) - Årsberetning (Lemming) på åbne projekter. 11. Eventuelt - Studentersamfundet har mistet kameraet. Vi leder efter det. 12. Mødeevaluering Der føres ikke referat af dette punkt. 13. Over en øl Så er der ikke længere en undskyldning for ikke at deltage i denne afsluttende aktivitet, hvor der er plads til at vende alt det udenomssnak, som der ikke blev plads til på mødets indledende punkter. Side 5 af 5