STUDENTERSAMFUNDET v/ Aalborg Universitet Bestyrelsen

Transkript

1 Fibigerstræde Aalborg Øst telefon: fax: Ordinære medlemmer af bestyrelsen Carsten Rune Jensen, formand Ikke tilstede Kevin Harritsø, næstformand Christian K. Refshauge, kasserer Ikke tilstede Anne la Cour Sigvardsen Jakob Lemming Katja Bundgaard Meyer Martin Hundebøll - Referant Sinna Pilgaard Ulrichsen, Studenterhusets repræsentant Aalborg, den 25/03/2008 Observatører i bestyrelsen: Jonas Caben Iversen, Uddannelsespolitisk ordfører Ikke tilstede Karsten Krogsgaard Sommer, Administrationskoordinator Ikke tilstede Peter M. Wiese, Salgschef Jacob Volstrup, EDBdrift Ikke tilstede Inviterede: Nanna Damgaard Karsten Jacobsen Referat af bestyrelsesmøde mandag d. 18. marts 2008 kl. 17:00 20:15 i mødelokalet på Fibigerstræde. [O]: Orientering, [D]: Debat, [B]: Beslutning, [XX min]: tid afsat til behandling af punkt. 1. Formalia [B] [10 min] Valg af ordstyrer Jakob Lemming Godkendelse af dagsorden Dagsordenen er godkendt med indførelse af nyt punkt 8: Ansøgning fra Agenda Godkendelse af referat Sidste møde ændres til Næste møde Dagsorden ændres til Referat Der er indført ændringer jf. mail fra Christian Refshauge. Referatet er godkendt med ovenstående ændringer. Udvælgelse af punkter med relevans for nyhedsbrevet LLO-samarbejdsaftale Postomdeling af Agenda Sponsoreret Playstation3 Punkter til eventuelt Foobar (Sinna) 2. Ansøgning om budgetændring fra Basisbaren [ODB] [10 min] Basisbaren ønsker at ændre budget for indeværende år. Martin Hundebøll vil motivere. Skriftelig motivation er eftersendt af Martin Hundebøll. Side 1 af 5

2 Der er søgt om både midler fra aktivitetspuljen og en budgetoverskridelse. foreslår i stedet, at der indkøbes et poolbord for basisbarens egne midler og der foretages en budgetoverskridelse. Siden Kasserer Christian Refshauge ikke er tilstede, bestemmes de konkrete omstændigheder ved kontering af indkøbet i samarbejde mellem Basisbaren, Christian Refshauge og Annette Brix. 3. Gratis print til studerende på Aalborg Universitet [ODB] [20 min] Peter Wiese har kontakt til et firma som tilsyneladende kan tilbyde gratis print til studerende mod at sælge annonceplads på bagsiden af de gratis print.. Efter ønske fra Peter bliver dette taget op til debat. Det drejer sig om 10 printer placeret på ingeniørbygningerne, men sådan placeret, at de andre fakulteter nemt kan bruge printerne. Det bliver spurgt om Studentersamfundet med fordel selv kan etablere en lignende ordning, hvor Studentersamfundet selv sælger annonceplads på bagsiden af udskrifter. Peter Wiese mener ikke det er en fordel, da det vil kræve for meget administration. Ved at lade et eksternt firma varetage administrationen, slipper Studentersamfundet for den fulde indtægt, men også for meget administration. Som forslaget ser ud nu, skal Studentersamfundet ansætte en studerende, som fordeler papir til printerne og sørger for den daglige vedligeholdelse. finder fordelene større end ulemperne og støtter derfor op om initiativet. (Gratis print og et fritidsjob mod flere reklamer på uni.) Peter Wiese arbejder videre med samarbejdet. 4. Ansøgning til aktivitetspuljen [OB] [5 min] En gruppe studerende har ansøgt aktivitetspuljen omkring støtte til deres studietur. Kevin Harritsøvil informere. Studentersamfundet støtter ikke studieture, da disse ikke kommer bredden til gode. Ansøgningen er derfor afvist. 5. Information om Studentersamfundet på AAU-k [OD] [15 min] Carsten Rune og Kevin Harritsø havde et møde med en repræsentant fra AAU-k omkring Studentersamfundet og situationen i Verner s Baggård (fredagsbaren på IHK). Fredagsbaren på IHK ligger desværre inde med en stor gæld til IHK og der blev på mødet diskuteret hvordan Studentersamfundet kan hjælpe med at vende den negative udvikling og hvordan Studentersamfundet kan blive startet op på IHK. Jakob Lemming og DSR-IHK har allerede startet en proces (som er på et meget tidligt stadie), som skal føre frem til et bredere samarbejde. Det kan derfor være mere hensigtsmæssigt at starte samarbejdet her og med dette samarbejde begynde et samarbejde med Verner's Baggård. Når Jakob Lemming tager til DSR-IHK tager han initiativ til en debat om hvordan forløbet skal køre. 6. Status på NEXT5 [ODB] [15 min] Der bliver afholdt NEXT5 d. 4. April. Det er en innovationskonference som bliver holdt samtidigt i Side 2 af 5

3 flere byer ved brug af tele konference udstyr. Er det noget som Studentersamfundet skal involvere sig i? Hvem kan i så fald forestå afholdelsen, da bestyrelsen ikke er tilstede p.g.a overleverings-weekend? Studentersamfundet har et ønske om en mere faglig profil og siden NEXT5 er et sådant fagligt arrangement, vælger vi at støtte arrangementet. Jakob Lemming tager sammen med Carsten Rune Jensen ansvaret på sin kappe og forsøger at finde en ansvarlig person. 7. Generalforsamling 2008 [ODB] [20 min] Følgende skal være klar til GF08: Dagsorden (Færdig, Carsten Rune Jensen) Gældende vedtægter (Færdig, Jakob Lemming) Regnskab (Færdig, Christian Refshauge) Retningslinjer for grupper (Færdig, Carsten Rune Jensen og Jakob Lemming) Ændringsforslag (De kommer, alle) Forslag til arbejdsprogram (Færdig, Martin Hundebøll) Retningslinjer og beretning for puljer (Færdig, Kevin Harritsøe) s beretning (Færdig, Carsten Rune Jensen) Politisk beretning (Færdig, Jonas Caben) Flyers og posters er ikke længere muligt grundet påskeferie og det droppes derfor. I stedet forsøges lidt promovering på Facebook. Anders Hvashøj har indvilget i at være ordstyrer og Sidsel Overgaard er referant. Maden bliver leveret på Studenterhuset, men kaffe og kage skal selv vi selv bringe fra Fibigerstræde 15. Kevin Harritsøe bestiller leje af bil på dagen. Samme bestiller transport til overlevering og taler med Jonas Caben om antallet af deltagere. Nikolaj Beier fra Lys og Lyd er i gang med de tekniske forberedelser. 8. Ansøgning fra Agenda [ODB] [10 min] Agenda har ansøgt om midler til indkøb af arbejdsplads til kommende layoutere på bladet. Arbejdspladsen skal bestå af en PC og Adobe CS Suite. Den samlede pris anslås til at være kr. Arbejdspladsen er nødvendig for at kunne få besat stillingen, da ikke kan forventes at den ansætte selv investerer i produkterne. Der er ikke tvivl om at Agenda og Rushåndbog skal have de nødvendige værktøjer til fremstilling af produkterne. Hvor mange penge der skal bruges på indkøb af licenser er det springende punkt. Derfor kræver bestyrelsen af følgende muligheder undersøges og tages til efterretning: Indkøb af licenser med rabat gennem universitetet. Ansøgning til Adobe om indkøb af licenser med rabat. Evt. ordning hvor den ansatte layouter ved ansættelse får en studielicens som ansættelsesbonus. Hvorvidt en løsning med fjernskrivebord er mulig, så licensen kan benyttes fra layouterens pc. Den ansøgte PC er bevilget, såfremt der ikke vælges at give en studielicens til den ansatte layouter. 9. Åbne projekter [OD] [25 min] Der arbejdes undertiden med følgende projekter. Ansvarlig person fremlægger status, og der vil efter en status på alle projekter være mulighed for evt. uddybelse og kommentarer. Side 3 af 5

4 - Hyggeoaser (Katja og Carsten) Intet bemærkelsesværdigt nyt. - Hjemmeside (Martin) - Fælles kalendersystem (Martin) - Ny indretning i Aktivitetslokalet på Fibigerstræde 15 (Anne) Der afventes at Teknisk Forvaltning godkender den indsendte indretningsplan til lokale Opslagstavle adm. (Sekretariatet) Ansvaret og dertilhørende midler er lagt over på sekretariatet, hvorfor der er styr på sagerne. - Generalforsamling () Se punkt 7 - Overleveringsweekend (Martin) Se punkt 7 - Medlemskort (Martin og Carsten) Intet nyt - Besøg hos 4. semester studerende () Informationsmedarbejderen arbejder stadig på aftaler med undervisere. - Arkitekturkonference (Katja) Intet nyt - Tutortrøjer (Anne og Katja) Der er stilstand - Årsberetning (Lemming) Der er indtil videre 39 sider og Jakob Lemming vil indfange personer til hjælp med punkter der selv skal forfattes. Der er stadig enkelte manglende grupper, men alle grupper er kontaktet og beretninger på vej i ugens løb. 10. Meddelelser [O] [20 min] - Nyt fra formanden Formanden er i Dubai. - Nyt fra Politisk koordinering - Nyt fra administrationen Ikke tilstede. - Nyt fra erhvervsgruppen Ikke længere til stede. - Nyt fra Studenterhuset Det formodes at kommende formand og kommende repræsentant fra Studenterhusets bestyrelse deltager i overleveringsweekenden. Omvendt er Studentersamfundets kommende formand og repræsentant i Stunderhusets bestyrelse indbudt til Studenterhusets overleveringsweekend. - Nyt fra grupper repræsenteret ved mødet Festudvalget vil gerne berette, at der nu kun er 10 billetter tilbage til Forårsfesten. EDBdrift har fået lavet nyt logo, som kan ses ved døren til serverrummet på Fib15. Skituren blev en succes og der kan arbejdes videre mod en samarbejdsaftale med Bortelid, som kan bruges som medlemsfordel i Studentersamfundet. 11. Næste møde [5 min] Der afholdes ekstraordinært bestyrelsesmøde tirsdag den 25. marts for at få de sidste ting til generalforsamlingen på plads. Kevin aftaler tidspunkt med Carsten Rune Jensen. Side 4 af 5

5 12. Eventuelt Foobar (fredagsbar på F) efterlyser stadig samarbejde med Studentersamfundet, men indtil videre kører den indtil sommerferien og vurderer derefter om der er et kundegrundlag til en bar. 13. Mødeevaluering Der føres ikke referat af dette punkt. 14. Over en øl Så er der ikke længere en undskyldning for ikke at deltage i denne afsluttende aktivitet, hvor der er plads til at vende alt det udenomssnak, som der ikke blev plads til på mødets indledende punkter. Side 5 af 5