Møde i Studentersamfundets bestyrelse

Transkript

1 Møde i Studentersamfundets bestyrelse Den 4. februar, 2015 klokken 16.30, Ridderlokalet,. Ordinære medlemmer: Anders Steen Mortensen, Kristoffer Mæng, næstformand Johan Sørensen, kasserer ** (AFBUD) Pia Gunvald, bestyrelsesmedlem Kristoffer Sundmark, bestyrelsesmedlem Christian Gasberg, bestyrelsesmedlem Tsinat Berhane, bestyrelsesmedlem Christian Wormslev, bestyrelsesmedlem Anja Lykke Borre, Studenterhusets repræsentant (AFBUD) Observatører: Michael Trabjerg, Ordfører Daniel Seehausen, Erhvervsgruppen Dagsorden: 1. Formelt (B) [5 min] 2. Igangværende opgaver (OB) [25 min] 3. Nyt... (ODB) [45 min] fra en fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer siden sidst fra Studenterpolitiske Direktion fra Administrationen fra Erhvervsgruppen fra Studenterhuset fra Økonomien fra grupper repræsenteret ved mødet 4. Årets frivillige og Hall of Fame (ODB)[5 min] 5. Ansøgning til aktivitetspuljen (ODB)[10 min] 6. Økonomi (ODB)[20 min] Eventuelt Mødeevaluering O = Orientering, D = Debat, B = Beslutning. [forventet længde], ** = Mødeansvarlig. Side 1 af 5

2 Uddybende Dagsorden 1. Formelt (B) [5 min] Valg af ordstyrer og referent Ordstyrer: Kristoffer Mæng Referent: Anders Mortensen Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt 2. Igangværende opgaver (OB) [25 min] Kasseapparat Hall of Fame; Anders ordner dette Webshop - budget er nogenlunde fastlagt for 2015, efterfulgt af en implementationsplan og Christian Gasberg foreslår, at man sammensætter en ny type af struktur for it-vedligeholdelsen. Opslagstavle; status quo Generalforsamling; se punkter. (Flere igangværende opgaver er punkter) 3. Nyt... (ODB) [45 min] fra en Agenda Marts: Hvad kunne vi tænke os at skrive om? Bestyrelsesmødet d. 18. februar; Jeg, Anders Steen Mortensen, er ikke til stede hverken til mødet eller omkringliggende datoer, hvilket bevirker, at bestyrelsen kan træffe beslutninger uden at informere undertegnede herom. Næstformanden og Kasseren kan hver for sig eller sammen underskrive på vegne af undertegnede i perioden fra d. 6. februar til d. 27. februar. Møde m. rektor Positive tilbagemeldinger i forhold til AAU s økonomi 2014 Årsfest 17. april; nyt initiativ, Studentersamfundet må gerne stå for både 10 minutters indslag samt kåring af Årets Underviser. Mere info følger, når vi når tættere på datoen Afventer en evaluering af Gigantium aftale; Pia og Anders finder en løsning på problemet omkring manglende ting bliver et spændende år, med mange nye tiltag fra regeringen Støtte fra rektor Årsberetning Vi skal jo have lavet en årsberetning for vores bestyrelsesår. Side 2 af 5

3 Er der nogen allerede nu, der kunne tænke sig at skrive noget til nogle bestemte områder? :) Eksempelvis Johan omkring økonomien og Mæng omkring det nationale samarbejde? Sidste års årsberetning kan ses her: pwz3mpswvo2vgkf2kyxiig_zeyjmbxmz CU4OnJM/edit?usp=sharing Eller Google Drive > Bestyrelsen > Generalforsamling 2015 > Årsberetning Jeg tænker at selve årsberetningen, som nogen nævnte på et tidspunkt, gerne må gå os selv og organisationen mere på klingen. Lad os prøve at præsentere vores syn på organisationen, på godt og dårligt. Microsoft Office Den 22.jan holdt jeg møde med relevante aktører fra vores infrastruktur team hvor vi diskuterede mulighederne og lagde en plan for fremdriften omkring at få office 365 implementeret i vores organisation. Næste skridt er at vi skal have leverandørerne (dvs. Microsoft partnerne) til møde for at afklare hvilke skridt der skal udføres for at vi kan præsentere den fulde plan for ledelsen. Bemærk at der på nuværende tidspunkt planlægges med at man i første version ikke benytter storage delen af office 365 men kun bruger den del der omhandler muligheden for gratis download og afvikling af office 365 på op til 5 forskellige devices pr ansat/studerende. Mere om dette aspekt i en senere opdatering Jeg regner med at vi holder møde med leverandøren indenfor de næste 2 uger, og vil vende tilbage med en statusopdatering på dette i starten af uge 9. Jeg forventer ydermere at publisere informationer omkring dette på software.aau.dk i samme uge, så både studerende og ansatte er informeret om vores fremdrift på dette område. Kuglepenne Undersøger hvor Studentersamfundet skal bestille nye kuglepenne, da vi mangler. Nørre Sundby Svømmeland Anders har indgået aftale med Nørresundby Svømmeland vedrørende salg af billigere billetter til Studentersamfundets medlemmer. Dette kommer til at være en aftale lignende Gigantium. Gennemgang af vedtægter Bestyrelsen sætter sig sammen og gennemgår vedtægtgsændringsforslag tirsdag d. 10. marts kl. 16:30. Her bedes alle at have forberedt sig på arbejdet til dette. Her skal arbejdsprogram, visions-mål, vedtægtgsændringsforslag osv. gennemgåes. fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer - siden sidst Kristoffer Sundmark: Møder diverse steder på Universitetet Vedr AAU strategi fremadrettet Pia Drøftet Gigantium aftalen med Louise Side 3 af 5

4 Generelle henvendelser på mail Gasberg Kigget på hvad vi nu gør med Navision - fremtidsaspekter (specielt proxydelen). vil lave roadmap med forslag til budgettering af IT-investeringer herunder også planer for studiestarts-it Mæng Har problemer med at etablere kontakt med Studentersamfundet i CPH Wormslev fokus er på at igangsætte vidensproduktion fra grupper. Johan Økonomi & Budget, samt afklaring af diverse mindre opgaver i forbindelse med vores Julefrokost afholdelser.igang med at booke lokationer til studiestarten mv. fra Studenterpolitiske Direktion Ikke til stede fra Administrationen Der er revision i uge 7, hvorefter bestyrelsen hurtigst muligt herefter vil modtage det foreløbige regnskab. Budgetlægning går planmæssigt. fra Erhvervsgruppen Der er blevet ansat en ny erhvervschef der tiltræder d. ⅓ , nuværende og kommende erhvervschef bruger februar på overlevering. Ny erhvervskonsulent er ansat og tiltræder hurtigst muligt. fra Studenterhuset Ikke til stede fra Økonomien Se punkt. fra grupper repræsenteret ved mødet Ingen til stede 4. Årets frivillige og Hall of Fame (ODB)[5 min] Motivation: Anders S. Mortensen Vi skal have fundet ud af alt omkring Årets frivillige og Hall of Fame pladsen. Årets frivillige: Anders og MÆNG sørger for at forfatte en mail, der skal sendes ud til alle studerende, Anders etablerer kontakt til Preben Sørensen omkring udsendelsen af denne. Side 4 af 5

5 Tsinat skriver motivationen til ansøgning til rektor, færdiggøres i uge 6. Hall of Fame: Bestyrelsen offentliggør til generalforsamlingen personerne som skal i Hall of Fame. 5. Ansøgning til aktivitetspuljen (ODB)[10 min] Motivation: Anders S. Mortensen Vi har modtaget en ansøgning til aktivitetspuljen. Se vedhæftede bilag. Ansøgningen afvises med begrundelse i, at midlerne, der er søgt, ikke vil komme ret mange studerende til gavn. Desuden bør midler, til brug ved studiefaglige aktiviteter, søges hos instituttet frem 6. Økonomi (ODB)[20 min] Motivation: Johan Sørensen Gennemgang af budget indtil videre. Bestyrelsen gennemgår budgettet slavisk i uge 8, hvor endelige forslag skal foreligge. Til bestyrelsesmødet i uge 8 skal bestyrelsen komme med sidste ændringer. 7. Lukket punkt (ODB)[10 min] Motivation: Kristoffer Sundmark Eventuelt Mødeevaluering Godkendelse af referat Ansøgning til aktivitetspuljen afvises. Side 5 af 5