STUDENTERSAMFUNDET v/ Aalborg Universitet Bestyrelsen

Transkript

1 Fibigerstræde Aalborg Øst telefon: fax: Ordinære medlemmer af bestyrelsen Christian K. Refshauge, formand Lisbeth Bech Poulsen, næstformand Ane Lundgaard, kasserer Mikkel Nielsen - afbud Nils Christian Nygaard Steffen N. Jørgensen Jonas Caben Iversen Kennet Bøgehøj Christiansen, Studenterhusets formand - afbud Aalborg, den 10/09/2007 Observatører i bestyrelsen: Jeppe Mulvad Larsen, Uddannelsespolitiske ordfører - afbud Anja Reinwald, Uddannelsespolitiske viceordfører - afbud Kasten Krogsgaard Sommer, Administrationschef Peter M. Wiese, Erhvervschef Jacob Volstrup, EDBDrift Inviterede Stine Jakobsen, Kritisk revisor Kristian Stobbe, Kritisk revisor Repræsentant for undergrupper: Anne la Cour, festudvalget. Dagsorden til bestyrelsesmøde tirsdag d. 12. december 2006 kl. 18:30 i mødelokalet, mødet forventes at tage 4 timer. [O]: Orientering, [D]: Debat, [B]: Beslutning, [XX min]: tid afsat til behandling af punkt. 1. Formalia [B][10 min] Valg af ordstyrer og referent Ordstyrer: Christian Refshauge Referant: Jonas Caben Iversen Godkendelse af dagsorden Godkendt, med Rettelser. Godkendelse af referat fra 10/ Godkendt, med rettelser. 2. Hvordan går det i S'et [O][45 min] - Lukket Efter ønske fra kritiske revisor, gives der en orientering om hvordan det går i S'et set fra bestyrelsens side. Herunder hvordan går det i undergrupperne i forbindelse med kommunikation, samarbejde og økonomi. Hvordan gå det i bestyrelsen? 3. Hvordan ser bestyrelsen ud næste år [O][10 min] - Lukket Efter ønske fra kritiske revisor, orienteres der om hvem der fortsætter i bestyrelsen. Herunder hvordan der rekrutteres nye kandidater. Pause 19:35 [15 min] Side 1 af 5

2 4. Organisations strategi, vision og mål [ODB][60 min] bliver nyt punkt 5 På sidste bestyrelsesmøde blev bestyrelsen enige om, at organisationen har brug for en strategi, der i fremtiden skal hjælpe bestyrelsen med at træffe de beslutning der er bedst for foreningen. Formålet med denne strategi er bla. at samle organisationen og forbedre fællesskabsfølelsen. Der skal laves en plan for hvordan vi udarbejder denne strategi. Udkast hertil fremlægges af Peter og Steffen. Resultatet af at det har været rigtig svært at definere organisationen, er blevet at bestyrelsen ønsker at lave en strategi, for så på denne måde hav en vision for studentersamfundet, så man kan se hvor den er på hen og på denne måde at styrke organisationen. Der vil komme en strategi-weekend hvor der vil blive snakket om hvilken retning vi ønsker at køre organisationen hen af, for på denne måde at sikre en fast rute for organisationen. bl.a. skal dette papir kunne bruges til overlevering, samtidig skal det bruges som et værktøj til at finde organisationens retning. Dette skal være et værktøj til at synliggøre hvilken retning organisationen har, så undergrupperne kan se hvilke retning deres organsiation er ved at tage. Der vil komme et papir som skal arbejdes med inden et evt. et brainstorm møde. Der skal også afholdes en arbejdsweekend, med en choach( for på denne måde at sikre et ordentlig udgangs punkt for diskussionen omhandlende strategien.) På en evt. strategiweekend skal, bestyrelsen, administrationen, og den politiske gren, deltage. Påregnet pris for weekenden er (der er her taget udgangspunkt i overleverings weekenden) Første weekend med strategi vil være; februar. Dato 2-4 februar. Der skal efter første strategi weekend ligges et projektmøde, hvor undergrupperne skal være repræsenteret. Der vil så igen være arbejdsweekend den februar. Pause 20:35 [15 min] 5. Agenda [ODB][30 min] bliver nyt punkt 4 kommenterer Steffens forslag til vision og Lisbeths forslag til retningslinjer for redaktøren. Begge dele tages med til de planlagte ansættelsessamtaler i løbet af onsdagen. I øjeblikket står s-et med et problem, da der ikke er nogen redaktør eller lay-outer til bladet. Peter og Steffen, har forsøgt at lave en vision for bladet Agenda. Der er forsøgt med visionen at ligge en arbejdsstrategi for agenda, sådan at bladet sikres en fremdrift mod et bestemt punkt, også ved ansættelse af nye folk. Der er kommet 5 ansøgere til redaktør stillingen. Side 2 af 5

3 Der er på mødet blevet uddelt et blad, med retningslinjer for den kommende redaktør. Dette blad, skal fungere som en retningslinje for den kommende redaktør sådan at der sikres en fast funktion ved den nye redaktør. Bl.a. skal der være plads til et modsvar ved evt. angreb/anklager. Dette skal sikres da der mellem udgivelser kan gå længere tid. Det er rart at se der er kommet orden på bladet, bl.a. økonomisk. Tit har der været manglende opfølgende arbejde fra redaktøren. Og også i tilfælde af at man er kommet med indlæg til bladet. Alt i alt er det omdelte blad et rigtig godt oplæg. Den del hvor der står Kritik af s-et skal ændres, sådan det lyder bedre. Og der skal ligges retnings linjer for Agenda. Det skal også være de studerendes blad. Det er som hele s-et en servicegruppe(serviceorgan) Bladet er for studerende og skal derfor handle om universitetets livet, ikke som nu hvor der ikke så ofte er ting fra campus, eller andet som omhandler livet som studerende. Der skal laves nogle få ændringer i papiret omhandlende retningslinjer for agendas redaktør. Det er nogle fornuftige papir, som er blevet udformet. Retningslinjerne vil blive sendt ud igen når de er blevet omskrevet. 6. PR-tøj [OD][10 min] Christian orienterer om det seneste forslag til retningslinjer for PR-tøj og noterer bestyrelsens kommentarer. Der er nu kommet endnu et udkast til retningslinjer for hvilke studerende der kan købe pr-tøj med s-et's logo. Alle skal have lov at købe pr-tøj, dog skal retningslinjen bestemme hvem som skal have lov at købe med rabat. Grunden til at det er begrænset hvem der kan få rabat, er at der er mange penge som det handler om. Der bliver arbejdet videre med retningslinjerne 7. Status på igangværende projekter [O][15 min] Hjemmeside Steffen Der er lavet et opslag om ny koordinator til webgruppen. Lisbeth, har fået ansvar for at der bliver taget billeder af bestyrelsen. Nyhedsbrev Lisbeth Nyhedsbrevet er blevet god modtaget. Der må gerne være flere som sender artikler til det. Karsten, Lisbeth og Christian vil inden udsendelse modtage brevet til tjek for fejl. Brevet vil så blive sendt ud førstkommende mandag. Der vil blive arbejdet på at lave en liste hvor alle medlemmer er på, sådan man undgår at spame på alle maillister. Optimering af lagerplads Ane Der er blevet snakket om at lave en oprydnings/lager-dag hvor brugerne af fib. 16 lageret er fælles om at ryde op og ryde ud. Internationalisering Lisbeth Side 3 af 5

4 Der er blevet arbejdet på at oversætte hjemmesiden til engelsk. Godt halvdelen af hjemmesiden er blevet oversat til engelsk. Lisbeth håber snart at webgruppen vil være klar til at søsætte en engelsk version. (tak til Lisbeth for hendes arbejde indtil nu) Der skal også arbejdes på at festplakater skal komme på engelsk. Hygge oasen Lisbeth På medlemsmødet blev det besluttet at der skulle arbejdes på at skabe hyggeoaser rundt omkring på aau. Mandag 18/ er der møde klokken 20:00. Disse hyggeoaser skal være hyggelige kroge hvor der kan slappes af og hygges. Snebold Ane Sneboldsklubben, er kommet i gang. De mangler bare sne. Der skal være møde i den kommende fremtid. Kontaktperson på Sohn. Christian Der er fundet en kontaktperson til Sohn. Hun vil gerne sælge billetter der oppe når det er nødvendigt. Der arbejdes videre med opgaven. Sejlesport Nils Der sker intet før februar 8. Nyt fra formanden [O][5 min] Valget er gået godt, stemmeprocenten var på 20,50 procent hvilket er højeste nogensinde. Vi har fået kandidater ind de steder vi har opstillet. Der vil blive arbejdet på at skabe samarbejde med andre foreninger på aau. Det lader til at vi ikke vil tabe penge på valget, hvilket ellers var frygtet. Det har været plan'ar møde, generalforsamling i centerboghandlen. Der mangler synlighed omkring centerboghandlens støttede arrangementer. Der var snak om at centerboghandlen skulle til at arrangere faglige arrangementer. Christian blev genvalgt til centerboghandlens udvalg, sammen med 2 andre studerende, som er Marie Kjær og Maria Dalsgaard. 9. Nyt fra Politisk Koordinering [O][5 min] Valget er overstået, og den politiske koordinering hviler ud. Der var nogle misforståelser omkring listerne, hvor S-et's kandidater havde opstillet på 2 forskellige lister. Der vil blive arbejdet på at valget skal forløbe over kortere tid. 4 dage er lang tid og det krævede mange kræfter. 10.Nyt fra Administrationen [O][5 min] Der er pt. Kun en plakat ophænger, og Karsten er stadig ny og det bære arbejdet præ af. Der bliver talt opslagstavler op. 11.Nyt fra Erhvervsgruppen [O][5 min] Der kommer personale rokade, da de nuværende konsulenter ikke længere er ansat. 12.Nyt fra Studenterhuset [O][5 min] Genralforsamling bliver lørdag den. 10/03-07 Side 4 af 5

5 13.Nyt fra undergrupper repræsenteret ved mødet [O][5 min] Edb-drift: Spamfilteret er endeligt kommet op og køre... Indenfor de sidste par dage er mængden af spam faldet. Nu fanger filteret 2,5 spam mail pr. minut mod tidligere 1 pr. min. Der er nu indkøbt RAM til arbejdsstationerne så de bliver hurtigere, der er også købt ekstra dvd brænder til edb-drift. Tidligere har edb-drift ikke kunne opgradere deres park så ofte, nu er der kommet mange nye brugere og derfor er det nødvendigt med flere penge. De er ved at arbejde på at kunne hoste.dk domæner og så konfigrationen kan samles et sted. Der er planer om at købe et dankort system, som kan bruges til at medlemmer kan betale over nettet. Festudvalget: Festudvalget har snakket med tv2 og de kommer. Forårs festen bliver højst sandsynligvis lørdag den. 14 april 14.Eventuelt Der skal være generalforsamling for studentersamfundet den 28/ på studenterhuset. Der arbejdes på en årsrapport fra bestyrelsens side. Kristian Stobbe takker for godt og hyggeligt møde. Der bør arbejdes på medlems arrangementer for HUM og Samf. Både med henblik på hvervning og synliggørelse af studentersamfundet. Der opfordres til at man arbejdes på at få centerboghandlen ud af fib. 15. deres lokaler ville være alle tiders som cafe. Der bør laves retningslinjer for maillisterne. Hvilke man som medlem skal være tilmeldt, og hvilke man ikke som medlem skal kunne afmelde sig. Der opfordres til at der sættes flere infoskærme op rundt omkring på universitetet. Igen, skal der opfordres til at alle fester skal vendes med festudvalget. Specielt skal der orienteres omkring hvilke datoer der er fest. 15.Næste møde Tirsdag d. 09. januar 2007 Side 5 af 5