Manual for standardlejekontrakter i Københavns Kommune administreret af Københavns Ejendomme

Transkript

1 Manual for standardlejekontrakter i Københavns Kommune administreret af Københavns Ejendomme Denne manual er gældende for standardlejekontrakter for ejendomme der administreres af Københavns Ejendomme. Formålet med denne manual er dels at give lejerne et indblik i baggrunden for Københavns Ejendommes rolle i forbindelse med beslutningen om at etablere en fælles ejendomsenhed internt i Københavns Kommune, dels at give uddybende forklaringer/kommentarer til standardlejekontraktens enkelte punkter for at give svar på tvivlsspørgsmål, der måtte opstå hos lejer. Etableringen af en fælles ejendomsenhed i Københavns Kommune er tiltrådt af Borgerrepræsentationen den 11. december 2003 (BR 589/03) Med baggrund i Borgerrepræsentationens beslutning om etablering af Københavns Ejendomme skal Københavns Ejendomme på vegne af Københavns Kommune administrere kommunens ejendomsportefølje. De overordnede formål med etableringen af Københavns Ejendomme er følgende: Indførelsen af en incitamentsstruktur, der skaber en effektivitetsfremmende adfærd for såvel udlejer som lejer herunder bedre udnyttelse og vedligeholdelse af lokaler på tværs af forvaltningerne, således at der til stadighed fokuseres på ressourceanvendelsen og opnås størst mulig grad af effektivitet i de kommunale brugeres lokaleanvendelse. Gennem opkrævning af intern husleje hos lejere i kommunens egne bygninger opnå en ligestilling mellem kommunale institutioner, der bor til leje i private bygninger og kommunale institutioner, der bor i kommunens egne bygninger. Opkrævning af husleje i institutioner, der bor til leje i kommunale ejendomme, vil synliggøre omkostningerne forbundet med forbruget af ejendomsmassen og muliggør en sammenligning mellem de to institutioner. Effektivisere Københavns Kommunes ejendomsadministration ved at koncentrere viden og kendskab til udlejningsmarkedet m.v. hos Københavns Ejendomme. Dette indebærer bl.a. - at der med udgangspunkt i principperne i Erhvervslejeloven skal betales husleje af brugerne. I den første fase fra 1. januar 2006 til 31. december 2008 sker lejefastsættelsen ud fra en beregnet/tilnærmet markedsleje på baggrund af den offentlige vurdering. Den anden fase forventes at begynde 1. januar 2009, hvor der gås over til egentlig markedsleje. - at Københavns Ejendomme så vidt muligt optræder som udlejer på markedsvilkår Københavns Ejendommes standardlejekontrakt med manual er i sin helhed tiltrådt af Borgerrepræsentationen d. 24. november 2005 (BR 619/05) Manualen er et fortolkningsbidrag til de bestemmelser, som giver anledning til fortolkning. 1

2 Kommentarer til lejekontraktens enkelte bestemmelser: 1 Det lejede 1.2. Det bemærkes, at der er foretaget en angivelse af de arealer, som udlejer er bekendt med. Det samlede bruttoetageareal er angivet så detaljeret som muligt. Hvis der efterfølgende viser sig, at arealangivelsen i pkt. 1.2 ikke er nøjagtig, f.eks. i forbindelse med opmåling af ejendommen er såvel lejer som udlejer berettiget til at kræve opmåling af det lejede. Opmålingen foretages i overensstemmelse med pkt. 1.2 og 1.3 i lejekontrakten. Såfremt opmålingen i henhold til pkt. 1.2 og 1.3 dokumenterer en afvigelse i forbindelse med det i pkt. 1.2 angivne bruttoetageareal er både lejer og udlejer berettiget til at kræve en regulering af leje og forbrug i op- eller nedadgående retning pr. førstkommende 1. januar på baggrund af de reviderede arealberegninger. Reguleringen kan ikke foretages med tilbagevirkende kraft Københavns Ejendomme vil foretage en registrering af alle kommunale p-pladser, hvorefter der politisk skal tages stilling til, om der skal opkræves lejebetaling. Eksisterende ordninger fortsætter indtil videre uændret. 2 Anvendelse 2.1. For at sikre større fleksibilitet anføres typisk en bred, men konkret anvendelse, f.eks... til institution for børn og unge Bestemmelsen om at ændringer i det lejede kræver udlejers skriftlige godkendelse er indsat for at sikre, at udlejer til enhver tid ved, hvordan det lejede er indrettet og samtidig sikre at lejer indhenter de dertil fornødne myndighedsgodkendelser. Bestemmelsen fortolkes i overensstemmelse med anvendelsesbestemmelsen i 2.1. Udlejer vil således ikke kunne nægte at godkende ændringer, som er nødvendige for at lejer kan anvende det lejede til f. eks. dagsinstitution Bestemmelsen om at der ikke skal ske retablering ved fraflytninger er indsat for at understøtte lejernes omrokeringer og afgivelse af lokaler. Omvendt vil lejeren ikke kunne opnå nogen kompensation for egne indretninger og skal således afskrive disse apteringsomkostninger over eget regnskab. 3 Ikrafttræden/overtagelse 3.2. Bestemmelsen er indsat for, at lejer har 14 dage til at blive opmærksom på eventuelle mangler ved det lejede. Bestemmelserne i 3.2 og 3.3 finder ikke anvendelse for lejemål, der var ibrugtaget før 1. januar

3 4 Opsigelse/ophør 4.1. Som udgangspunkt vil lejekontrakten ikke indeholde vilkår om uopsigelighed, hvorfor den kan opsiges med 6 måneders varsel for at give de enkelte lejere mulighed for at reducere arealforbruget og understøtte nødvendige og hensigtsmæssige interne omrokeringer/flytninger. Opsigelsesvarslet er fra lejers side 6 måneder til den 1. i en måned. En eventuel opsigelse skal være udlejer i hænde senest ved udgangen af en måned, idet fristen er 6 fulde måneder, opsigelsen skal være skriftlig Af pkt. 4.2 fremgår det, at udlejer ikke kan opsige lejemålet. Denne bestemmelse skal ses i sammenhæng med udlejers rolle i forhold til de kommunale forvaltninger og institutioner, der indebærer, at udlejer på vegne af Københavns Kommune skal sikre optimal og effektiv udnyttelse af kommunens lokaler Det aftaleretlige udgangspunkt i forbindelse med indgåelse af lejeaftaler er, at der alene kan ske opsigelse af kontrakten i sin helhed. Opsigelse vil derfor ikke kunne ske for en del af lejemålets lokaler, med mindre der er aftalt adgang hertil, såkaldt partiel opsigelse. I lejekontrakten er der i pkt givet adgang til partiel opsigelse fra lejers side. Det er dog en betingelse fra udlejers side, at de opsagte lokaler efter udlejers vurdering udgør en genudlejelig enhed. Med andre ord er det en betingelse for partiel opsigelse, at udlejer uden videre kan foretage genudlejning til andre kommunale forvaltninger, institutioner eller private lejere. Ved leje af nyanlæg og nyrenoverede eller andre specielle bygninger vil kontrakten dog typisk være gensidig uopsigelig i 5 år eller længere tid. 5 Fremleje og afståelse 5.1. Fremleje kan alene ske med udlejers skriftlige samtykke med mindre udlån af lejemålet er lovpligtigt. Det skal præciseres, at bestemmelsen fortolkes i overensstemmelse med anvendelsesbestemmelsen i 2.1 f.eks. vil medborgerhuse kunne udleje/fremleje lokaler til de aktiviteter/borgere, som er forbundet med driften af medborgerhuse. Ønsker lejer f.eks. at fremleje en del af lejemålet, må der som udgangspunkt ske partiel opsigelse, hvorefter Københavns Ejendomme vurderer, hvorvidt der for den opsagte dels vedkommende er tale om en genudlejelig enhed, jf. ovenfor under 4. Københavns Ejendomme vil i så fald stå som udlejer i forhold til den nye lejer. Begrundelsen herfor er, at udlejer skal have viden om, hvem der benytter lokalerne, og at udlejer på vegne af Københavns Kommune skal sikre en optimal og effektiv udnyttelse af kommunens lokaler. 3

4 6 Årlig leje og lejeregulering Fastsættelsen af lejen for det enkelte lejemål sker i 2 faser. I første fase fra 1. januar 2006 til 31. december 2008 beregnes huslejen tilnærmelsesvist som en beregnet/tilnærmet markedsleje, hvor huslejefastsættelsen vil indeholde både et forrentningselement, dvs. et afkast på 6 % af den offentlige vurdering, et vedligeholdelsesbidrag, et administrationsbidrag og et bidrag til Københavns Ejendommes driftsudgifter. Fase 2 forventes at begynde 1. januar 2009, hvor der varsles markedsleje jf Driftsudgifterne i både fase 1 og 2 udgøres af ejendommens faktiske udgifter. 6.1 a. Er der ikke fastsat en offentlig vurdering af den enkelte ejendom, fastsættes en vurdering af Københavns Ejendomme. Eventuelle kælderlokaler vægtes med 1/3 i forhold til den offentlige vurdering. Dette er aktuelt, såfremt der er flere lejemål tilknyttet ejendommen, således at ejendomsværdivurderingen skal fordeles mellem flere lejemål. 6.1 b. Det årlige bidrag til udvendig vedligeholdelse, jf. 6.1 b), er fastsat på baggrund af de samlede vedligeholdelsesmidler, der blev overført til udlejer pr i forbindelse med etableringen af Københavns Ejendomme. Bidraget fastsættes af BR. At der opkræves et bidrag til udvendig vedligeholdelse, medfører ikke, at lejer har krav på at få udført udvendige vedligeholdelsesarbejder for et tilsvarende beløb. Bidraget indgår i udlejers samlede vedligeholdelsespulje, og puljens anvendelse prioriteres hvert år af Borgerrepræsentationen på baggrund af en vedligeholdelsesplan. 6.1 c. Det årlige bidrag til administration fastsættes af BR 6.1 d. Driftsudgifterne fastsættes på grundlag af de faktiske udgifter, således at lejeren kan se, hvad det koster at drive ejendommen. Udgiften til vicevært indgår i driftsbudgettet og reguleres med den kommunale pris- og lønfremskrivning, mens de øvrige driftsudgifter reguleres ud fra et årligt driftsregnskab, hvor der vil ske regulering af det konkrete a conto beløb. 7 Forbrugsregnskab Bestemmelserne i 7 vedrører de tilfælde, hvor betalingen af forsyningen sker via Københavns Ejendomme. I lejemål med flere lejere opkræves aconto beløb, uanset om der er selvstændige målere, til dækning af varme og vand og der udarbejdes regnskab én gang årligt. 4

5 8 Øvrige udgifter og udgiftsarter 8.1. Vedrører de tilfælde, hvor lejer afregner direkte til et forsyningsselskab, f.eks. en skole, hvor lejer er den eneste lejer Omfatter f.eks. aftaler om udlejers udførelse af indvendig vedligeholdelse, rengøring m.v. Bestemmelsen dækker tillige aftaler mellem udlejer og selvforvaltende enheder, om de selvforvaltende enheders udførelse af udlejers opgaver såsom viceværtopgaver m.v. Der er tale om tilfælde, hvor viceværten ansættelsesmæssigt forbliver i fagforvaltningen, men udfører arbejde for Københavns Ejendomme via en underliggende aftale om at udføre udlejers opgaver. 9 Regulering af basisleje til markedsleje 9.1. Den til enhver tid gældende årlige leje i 6 reguleres til markedsleje pr. 1. januar I henhold til indstillingen skal lejekontrakten i fase 2 overgå til egentlig markedsleje. Dette forudsætter, at samtlige lejemål der, overgår til markedsleje, forinden er blevet konkret vurderet. Hvilken effekt en egentlig overgang til markedsleje vil få for huslejens størrelse, er umiddelbart vanskeligt at vurdere, da dette bl.a. afhænger af ejendommens beliggenhed og stand, anvendelse, øvrige vilkår samt udbuds- og efterspørgselsforhold for sammenlignelige ejendomme Lejen kan reguleres til markedsleje hver 4. år efter principperne i erhvervslejeloven 10 Vedligeholdelse og fornyelse Standardlejekontrakten skal afspejle en almindelig erhvervslejekontrakt. Udlejer skal så vidt muligt optræde som en normal udlejer på markedsvilkår. Indvendig vedligeholdelse: Almindeligvis påhviler den indvendige vedligeholdelse lejer. Herved forstås bl.a. at lejer skal forny tapet, hvidtning og maling af lofter og vægge, så ofte, at det lejede til enhver tid er i vel vedligeholdt stand. Endvidere skal lejer forny maling af vinduer på indvendig side, dørkarme, træpaneler m.v. Det påhviler ligeledes lejeren at vedligeholde gulvene med hensyn til lakering og afhøvling af disse. Har lejer anden gulvbelægning f.eks. gulvtæpper, linoleum eller anden belægning, påhviler det ligeledes lejer at forny eller vedligeholde denne. Lejer har endvidere ansvaret for vedligeholdelse af: låse nøgler dørhåndtag- og pumper 5

6 ituslået glas/ruder, jf. kommentarer til 11 vandhaner afløb vandlåse elinstallationer fra hovedtavlen wc-kummmer cisterner vaskekummer køleskabe komfurer vaskemaskiner andre lignende installationer og/eller inventar. Brandslukningsanlæg Lejers vedligeholdelsespligt heraf omfatter tillige udskiftning, når vedligeholdelse ikke længere er økonomisk forsvarligt eller hensigtsmæssigt. Lejer kan ansøge udlejer om finansiering af større genoprettende indvendige lokalerenoveringer af eksempelvis faglokaler, badeværelser og køkkener. Udlejer vil vurdere ansøgningerne under hensyntagen til rammerne i den årlige vedligeholdelsesplan, som godkendes af Borgerrepræsentationen samt under hensyntagen til en vurdering af det samlede vedligeholdelsesbehov i de kommunale bygninger. Anden vedligeholdelse Det påhviler udlejer, at forestå al anden vedligeholdelse. Denne forpligtelse indebærer bl.a., at udlejer skal vedligeholde og forny: klimaskærmen, herunder f.eks. fundament, bygningskonstruktioner, tagbeklædning, facader og glas/ruder, jf. kommentarer til 11 belægninger og installationer i og på terræn udendørs inventar, medmindre inventaret er opsat og bekostet af lejeren, fx havemøbler og kunstgenstande. 6

7 Basisinstallationer: Vedligeholdelses- og fornyelsespligten af basisinstallationer påhviler udlejer. I det følgende vil der blive givet en række eksempler på, hvad der typisk er basis- og særinstallationer. Det skal dog for god ordens skyld understreges, at opremsningen af installationstyperne ikke er udtømmende. Fordelingen af vedligeholdelses- og fornyelsespligten vil bero på en konkret vurdering af den enkelte ejendom blandt andet under hensyntagen til ejendommens størrelse, konkrete anvendelse, hvem der har etableret installationen mv. Basisinstallationer: kloak- og drænanlæg brønde/pumper udvendig belysning faldstammer varmeanlæg radiatorer/radiatorventiler højspændingsanlæg lavspændingsanlæg, hovedtavler, etagetavler automatisk brandalarmeringsanlæg (hvis anlægget er installeret af udlejer) andre lignende installationer. Vedligeholdelses- og fornyelsespligten af særinstallationer påhviler lejer. Særinstallationer: edb-anlæg incl. ledningsnet, el m.v. porttelefoner elektriske brugsgenstande, lamper, hårde hvidvarer, køkkenmaskiner o.lign. kantinemaskineri adgangskontrol, udvendig/indvendig separate kølingsanlæg 7

8 andre lignende installationer Markiser Ved særinstallationer forstås anlæg, installationer el. lign., som er opsat af lejer og/eller, hvor lejer har overtaget installationen fra den tidligere lejer. Fornyelser og forbedringer Såfremt udlejer foretager forbedringer i form af energibesparende foranstaltninger på ejendommen, er udlejer berettiget til at foretage en forbedringsforhøjelse, jf. pkt. 6.5 i lejekontrakten og principperne i erhvervslejeloven. Renholdelse: Udlejer har som udgangspunkt pligt til at renholde de til ejendommen/lejemålet hørende udenomsarealer/udvendige arealer samt fællesarealer og fællesfaciliteter, medens renholdelse af det lejede påhviler lejer. Renholdelse af udenomsarealer/udvendige arealer på skoler, andre institutioner, plejehjem og selvforvaltende enheder m.v. påhviler lejer, f.eks. fodboldbaner, skolegårde, legepladser. Gartnerisk vedligeholdelse påhviler som udgangspunkt udlejer. Gartnerisk vedligeholdelse på skoler, andre institutioner, plejehjem og selvforvaltende enheder m.v. påhviler lejer, f. eks. fodboldbaner, skolegårde, legepladser Alternative vedligeholdelses- og renholdelsesfordelinger: Ovennævnte fordeling af vedligeholdelsesforpligtelserne vil være udgangspunktet for indgåelse af lejekontrakt mellem udlejer og lejer. Imidlertid kan der være tilfælde, hvor f. eks. lejers fysiske beliggenhed, personaleforhold eller lignende bevirker, at det er mere hensigtsmæssigt, at fagforvaltningen udfører dele af udlejers forpligtelse, eksempelvis pligten til at udføre udvendig renholdelse eller pligten til at vedligeholde ejendommens/lokalernes basisinstallationer. I de situationer udarbejdes særskilte aftaler herom, jf. pkt Forsikringsforhold Ansvaret for bygningsforsikring påhviler udlejer, mens ansvaret for løsøreforsikringen påhviler lejer. Lejer vil fortsat have ansvaret for forebyggelse af indbrud og hærværk. Forsikringspræmien for bygningsforsikringen opkræves over huslejen via driftsudgifterne, jf. lejekontraktens pkt. 6.1, litra d. Det økonomiske ansvar for ituslået glas/ruder påhviler lejer. Det økonomiske ansvar for slid, ælde og punkterede ruder/glas påhviler udlejer. For så vidt angår selve udskiftningen af glas/ruder, uanset om det er udlejers eller lejers 8

9 økonomiske ansvar, varetages denne opgave af udlejer.. 13 Fraflytning Det lejede skal ved afleveringen fremstå som vel vedligeholdt. Heri ligger der en forudsætning om, at lejemålet ikke må fremstå således, at der f.eks. generelt trænger til maling og hvidtning af vægge, lofter m.v. Lokalerne skal kunne anvendes umiddelbart til genudlejning. Det er endvidere præciseret, at lejerens eventuelle istandsættelsesarbejder skal være udført inden lejemålets ophør. Lejer kan i god tid inden lejemålets ophør aftale et førflyttesyn med Københavns Ejendomme med henblik på at få fastlagt omfanget af lejers istandsættelsesarbejder Selvom lejer benytter sig af muligheden for før-flyttesyn, har lejer stadig det fulde ansvar for at det lejede afleveres i velvedligeholdt stand. 15 Tvister Tvister mellem lejer og udlejer skal løses i et kommunalt konfliktløsningsorgan, som skal fungere som tvisteløsningsorgan i de tilfælde, hvor der efter forhandling ikke kan opnås enighed mellem Københavns Ejendomme og lejeren. Da der for begge parters vedkommende er tale om kommunale institutioner vil en konflikt ikke kunne indbringes for domstolene, idet der er tale om en aftale mellem én juridisk person, hvilket i sig selv udelukker en domstolsbehandling af tvisterne. Københavns Ejendomme 9