Referat fra bestyrelsesmøde nr. 153, mandag den 11. november 2013 kl

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde nr. 153, mandag den 11. november 2013 kl Bestyrelsen: Mail-adresse: Claus-Peter Aanum. (CPA) Formand Berit Skanderup (BS) Næstformand Hanne Laursen (HL) Best. medlem Søren Egdal (SE) Best. medlem Anett Lunde (AL) Best. medlem Inger Tingberg (IT) Best. medlem Henning Rømer Radoor (HR) Best. medlem Administrationen: Indhold: Beslutningspunkter: Erik Lykke (EL) Projektchef Erik Boyschau (EB) Driftchef Lene B. Knudsen (ref.) (LBK) Regnskabschef Peter Sandager (PS) Direktør 1. Godkendelse af referat nr. 152 af 9. oktober Revisionsprotokollat side Indkomne punkter. Debatpunkter: 4. Indkomne punkter Orienteringspunkter: 5. Byggesager (delvist lukket punkt) 6. Udlejningssituationen (delvist lukket punkt) 7. Økonomi. 8. Drift. 9. Indkomne punkter (delvist lukket punkt) 10. Udvalg. 11. Afdelinger. 12. Personale. 13. Bydelsprojekt 3 i FF & FU samarbejde. 15. Evt. 16. Planlagte mødedatoer. side 1

2 Beslutningspunkter: Ad 1 Godkendelse af referat nr. 152 af 9. oktober 2013 Beslutning: Godkendt og underskrevet. Ad 2 Revisionsprotokollat side 617. Beslutning: Dokumentation fremlagt og taget til efterretning. Ad 3 Indkomne punkter Afkastrapport Nordea 0,35% p.a., Alm. Brand 1,3% p.a.(bilag) Stillingtagen til ændringer: Beslutning: Ingen porteføljeændringer p.t. Forslag til skematik og punkter til byggesagsbehandling (bilag). Beslutning: Blev godkendt punktet blev behandlet under punkt. 5. Ekstern rådigver til projekt på Stengårdsvej Materiale fra Kragelund Kommunikation blev udleveret på sidste møde. Forventet pris ca ex. moms. Beslutning: Blev godkendt, finansieres af projektet. Salg af Fyrparken 10, afd. 25 Beslutning: Blev godkendt overtagelse 1. marts Debatpunkter: Ad 4 Målsætningsudvalget har en vision for : Vi vil være Esbjergs bedste boligforening. Hovedbestyrelsens medlemmer bedes overveje og debattere hvad de mener/ønsker bør definere denne vision. Herefter laver administrationen en handleplan. Sagsbehandling/debat: Følgende parametre skal indgå i vurderingen: Beboertilfredshed Beboerservice (hvad opfatter beboerne som god service?) Kvalitet i bygninger og grønne områder Tryghed Fastholde gode beboere/færre flytninger/hvorfor flytter beboerne? Evt. undersøge andre boligforeningers flytteprocenter. Husleje Evt. har BL inspirationsmateriale? side 2

3 Der skal evt. kobles en konsulent på opgaven? CPA har reference. Bestyrelsen konkluderede Hvis skal være den bedste boligforening i byen, bør der først foreligge en definering af, hvor gode de andre boligforeninger i byen er, og hvilke kriterier der skal være opfyldt for at kan kaldes for den bedste boligforening. Evaluering af Kredsweekend: En rigtig god oplevelse. Orienteringspunkter: Ad 5 Byggesager Erik L. orienterede: Skema til afrapportering af enkelte byggesager blev fremvist. Systematik blev godkendt (se punkt 3). Der indlægges dog yderligere et felt, som viser om der i den enkelte byggesag afregnes honorar til bestyrelsen. Definering af, hvornår der skal beregnes byggesagshonoar til bestyrelsen: For at projekter udløser honorar til bestyrelsesmedlemmer skal der indgå alm. byggesagshonoar til. Øvrige byggesager (delvist lukket punkt) Tovværksbyggeri: De første 11 etager forventes klar Byggeriet kører efter planen. Arbejdstilsynet har givet påbud, men det er der styr på. Altaner i afd. 32: Projektet kører efter planen. Afd. 9: Licitation vedr. nye badeværelser udviser en besparelse i forhold til budgettet på ca. 20%. Huslejepåvirkning er ikke udregnet p.t. side 3

4 Ad 6 Udlejningssituationen (delvist lukket punkt) Peter orienterer. Tomgangsoversigt blev fremvist. Det ser rigtig fint ud. Tomgang for regnskabsåret 2012/13 udgør i alt kr ,52. (lille ændring vedr. erhvervsleje afd. 5 ny oversigt er lagt på ipad). Salg af Fyrparken 10. Er behandlet under punkt 3. Målsætningsarbejde for ESB, NYBO og Bramming pågår. Der blev afholdt ordinært møde i Esbjerg Kollegieforening tirsdag den 22. oktober. Referatet er lagt på hjemmesiden. Ad 7 Økonomi Lene orienterer. Afd. 29 byggeregnskab. Se bilag. Årsregnskabet 2012/2013 er under udarbejdelse ekstraordinære tilskud til afdelingerne vurderes af administrationen og godkendes efterfølgende af hovedbe-styrelsen. Ad 8 Drift Erik B. orienterer. Besøg i Herning. BS refererede fra mødet som var utrolig spændende og lærerigt. Elektronisk syn. Status: Der er klar til udbud synsrapporter er sat op. Igangsætning forventes 1. februar Ad 9 Indkomne punkter (lukket punkt) side 4

5 Ad 10 Udvalg Nyt fra redaktionsudvalget: Næste nummer udkommer 1. dec Nyt fra fritidsudvalget: Der er møde d. 12. nov Nyt fra kunstudvalget: Der afholdes møde den 21. nov for planlægning af jubilæumsarrangement i Nyt fra målsætningsudvalget: Intet. Nyt fra Byggeudvalget. Intet. Ad 11 Afdelinger Afd. 46 har afholdt ekstraordinært afdelingsmøde. Der blev valgt en afdelingsbestyrelse og en suppleant. Mødet forløb planmæssigt. Afd. 21 har igen problemer i afdelingsbestyrelsen. Administrationen vejleder i øjeblikket og hovedbestyrelsen orienteres løbende. Indvielse af Street workout på Stengårdsvej fredag den 25. oktober var en stor succes. EB orienterede. Ca. 100 personer deltog og det kører rigtig fint med mange brugere ude fra. Der planlægges at afholde en Event sammen med Bydelsprojekt 3i1. Mødeplanlægningen for afdelingsmøder 2014 pågår. Ny plan blev omdelt på mødet. Hovedbestyrelsen skal melde tilbage i løbet af denne uge hvis noget ønskes ændret. Ad 12 Personale Personalehåndbogen blev udleveret på sidste møde. Spørgsmål kan rettes til PS. Forretningsfører skal ændres til direktør. AL sender kommentarer pr. mail til PS. Der har været afholdt ordinært møde i VN. Referatet kan rekvireres ved PS. Referat sendes til hovedbestyrelsen og lægges på ipad. Der er planlagt ordinært møde i Arbejdsmiljøudvalget i november. Referat sendes til hovedbestyrelsen og lægges på ipad. MU samtaler pågår. Administrationen er færdig. EB oplyste at viceværter afholder møder i uge 46 og 47. Der er sendt julegaveliste rundt til medarbejderne. Oparbejdelse af afspadseringstimer drøftes af ledelsen og med medarbejderne. Timerne skal afvikles og oparbejdelsen skal reduceres kraftigt. Hovedbestyrelsen konkluderede, at det er en ledelsesmæssig opgave. side 5

6 Ad 13 Bydelsprojekt 3 i 1 Kontant tilskud kr , er overført til projektet fra. Ad 14 FF og FU samarbejde Esbjerg Kommune ansøger om puljemidler sammen med boligforeninger. Der afholdes lokal FF tirsdag den 5. november. Der orienteres herfra. Der arbejdes med en fælles hjemmeside. Til næste år er det der skal indkalde til møder. Ad 15 Eventuelt Emner: HR forespurgte, om der er mulighed for kurser i brug af hjetestarter i afdelinger. PS oplyste at emnet bliver omtalt på de ordinære afdelingsmøder i 2014 og der planlægges kurser for medarbejdere. Evt. underholdning til repræsentantskabsmødet behandles på næste møde (AL). Ad 16 Planlagte mødedatoer i Hovedbestyrelse: Onsdag den 11. december Julefrokost i Kunstpavillonen, Musikhuset kl Bestyrelsesmøder i 2014: Tirsdag den 7. januar 2014 Tirsdag den 4. februar 2014 Marts. Intet møde pga. afd. møder. Tirsdag den 8. april 2014 Tirsdag den 6. maj 2014 Tirsdag den 3. juni 2014 Fælles arrangementer: Jubilardag tirsdag den 3. december 2013 kl Hovedbestyrelsen kommer kl IT bestiller kurve, værdi kr. 650,-. Kurvene køres ud til de enkelte personer. Liste over de personer der har jubilæum udarbejdes af Anitta Blumensaat. Julestue onsdag den 11. december 2013 kl (alle best. medlemmer deltager). Lørdag den 1. februar 2014 afholdes rep. fest. Torsdag den 27. februar 2014 afholdes repræsentantskabsmødet på UC Syd. Kredsvalgmøde den 9. april 2014 i Billund. FU lokal og udv. (CPA, BS og PS): Tirsdag den 3. december 2013 kl. 17. Lokal. 3 i 1 (CPA, BS og PS): xx Målsætningsudvalg (CPA, BS, LBK,PS) Torsdag den 21. november kl side 6