Samarbejdsaftale

Transkript

1 Samarbejdsaftale Parterne Denne samarbejdsaftale er indgået mellem: OUO 1993 ApS (Speed Sport) Kirkevej 14 DK Sommersted Kontaktperson: Torben Olsen CVR- nr og Vojens Speedway Klub (VSK) Hjemmehørende Vojens Speedway Center Tinglykke 9 DK Vojens Kontaktperson: Bjarne Kryger Sørensen, Formand 2 Baggrund Speed Sport har i henhold til aftale med Haderslev Kommune den daglige drift af Vojens Speedway Center (VSC) herunder baneanlægget, og ejer samtidig alle kommercielle rettigheder til de løb som arrangeres af Speed Sport dog maksimalt 8 løb årligt. Anlægget består af en 500 cc bane og en 80 cc bane. Speed Sport varetager den daglige drift og vedligeholdelse af begge baner, dette gælder også VSKs driftmatriel, som benyttes i fællesskab, dog således at større vedligeholdelses- og anlægsarbejder aftales nærmere med Haderslev Kommune. 3 Information Ved aftalens underskrivelse, og kontinuerlig i aftalens periode, forpligter parterne sig til at viderebringe al nødvendig information til hinanden. Med nødvendig information menes al information, der er væsentlig i forhold til de forpligtelser som parterne hver især har påtaget sig. VSK skal til enhver tid søge skriftlig godkendelse hos Speed Sport for eventuelle rettigheder og forpligtigelser, som ikke er nævnt i denne samarbejdsaftale. Tilbagemeldingsfrist er normalt 5 hverdage med mindre andet aftales i god tro mellem begge parter. 4 Løbs - aktivitetskalender VSK skal udarbejde en specifik løbs- og aktivitetskalender for deres aktiviteter på anlægget. VSK skal fremsende skriftlig anmodning om løb, træning samt aktiviteter for hele sæsonen inden udgangen af februar, eller senest når løbskalender er tilgængelig fra DMU. Derefter udfærdiges den endelige løbs- og aktivitetskalender af Speed Sport i samarbejde med VSK. Speed Sports stævner og aktiviteter har til enhver tid første prioritet, såfremt de er meddelt inden den endelige løbs- og aktivitetskalenderen er lagt. VSK kan herefter løbende anmode om at tilføje løb eller andre aktiviteter til kalenderen, som blot kræves endelig godkendelse af Speed Sport. Se i øvrigt bilag 4 for Speed Sports løbskalender herunder godkendte SGP/ FIM løb. Speed Sport har den endelige beslutning med hensyn til færdiggørelse og godkendelse af løbs- og aktivitetskalenderen.

2 5 Aftaleperiode Denne samarbejdsaftale er gældende for perioden En ny aftale skal senest indgås en måned efter en ny driftsaftale mellem Speed Sport og Haderslev Kommune er aftalt. 6 VSKs rettigheder VSK har ret til at afvikle al træning og løb på amatørbasis. Herudover har VSK ret til at afvikle kommercielle løb som f.eks. speedwayliga (DSL) og DM, når dette ikke kolliderer med Speed Sports kommercielle aktiviteter. Såfremt VSK afvikler kommercielle løb, såsom DM A, 500cc vil der være en betaling for brug af faciliteter af komplet stadion herunder kasseapparater o.lign. til Speed Sport på kr plus moms per løb. Dette gælder dog ikke DSL løb, hvor Speed Sport stiller faciliteterne tilrådighed vederlagsfrit. VSK kan vederlagsfrit afholde kommercielle løb på 80cc banen. Speed Sport forpligter sig til at benytte VSKs officials ved afvikling af deres løb, såfremt VSK kan stille med minimum 30 kompetente personer. Speed Sport betaler kr plus moms per løb til VSK for denne service. Speed Sport sørger samtidig for forplejning til VSKs officials. Speed Sport afgiver til VSK alle salgsrettigheder herunder kiosksalg til VSKs egne løb og træning. Speed Sport tillader ligeledes VSK at sælge sponsorrettigheder, herunder holdsponsorer, bandereklamer, programannoncer etc., til alle VSKs egne løb. VSK skal respektere at Speed Sports egne sponsorer og partnere opnår eksponering og repræsentation ved VSKs egne løb uden nogen omkostninger for Speed Sport. Ved store VM, Grand Prix, FIM stævner el. lign, hvor Speed Sport er arrangør og har kontraktlige forpligtelser at tage hensyn til, accepterer VSK vederlagsfrit at tilpasse sig de krav og forhold, der måtte forlanges, såsom fjernelse eller overdækning af reklameskilte eller andet. Skulle der være andre krav fra Speed Sports eksterne parter, aftales det i god tro mellem VSK og Speed Sport, hvordan disse krav tilpasses. Omkostningerne forbundet hermed afholdes endeligt af VSK. Der henvises i øvrigt til bilag 6, hvor der redegøres nærmere for sponsor- og leverandøraftaler samt fordeling af provenu. 7 Rettigheder for anvendelse af association Rettigheden til at anvende navnene Speed Sport og Vojens Speedway Centers logo tilhører alene Speed Sport. Hvis VSK ønsker at anvende disse rettigheder som association i forbindelse med markedsføring eller anden officiel sammenhæng, skal det til enhver tid være skriftligt forhåndsgodkendt af Speed Sport. 8 VSKs egne forpligtelser VSK forpligter sig til at rette sig efter rimelige instruktioner fra Speed Sport samt de udformede retningslinjer. Derudover er VSK forpligtet til at holde anlægget i forsvarlig og renlig stand efter træning, løb og øvrige klubaktiviteter og til enhver tid at have fuld kontrol med de udleverede nøgler og ikke videregive dem til uvedkomnende personer. Der udleveres en hovednøgle så der er adgang til hele anlægget. Ligeledes har Speedsport overfor VSK erstatningspligt såfremt denne aftale eller andre aftaler, brugsret, klargøring og vedligehold m.v. ikke overholdes. Se i øvrigt bilag 1, 2, 3 og 5. VSK er direkte ansvarlig for eventuelle omkostninger eller tab som følge af VSKs misligholdelse og Speed Sport har ret til at kræve erstatning hos VSK for disse. 9 Faciliteter Generelt vil VIP rummet være VSKs mødelokale (inkl. adgang til thekøkken), som kan benyttes til kørermøde eller andre aktiviteter i VSK. Dog vil det oftest være mest hensigtsmæssigt at henvise til et

3 mindre lokale i forbindelse med bestyrelsesmøder og mindre møder. Stadioninspektøren skal informeres om tidspunkt, dato og længde for benyttelse af lokalet. Det vil til enhver tid være nødvendigt at reservere lokalet forud ved Stadioninspektøren, så det sikres at lokalet er ledigt. 10 Anlægsansvarlig Stadioninspektøren har hovedansvaret og opsynet med driften af hele anlægget og de dele heraf, som VSK disponerer over i forbindelse med arrangementer. Stadioninspektøren skal efter enhver brug godkende standen ved tilbagelevering. Eventuelle mangler udbedres omgående af VSK. Måtte der ved VSKs overtagelse af dele af eller hele anlægget være fejl eller mangler kontaktes Stadioninspektøren, som skal give tilladelse til eventuelle ændringer og/eller foretage de nødvendige tiltag til at rette en fejl eller mangel. I tilfælde af at Stadioninspektøren ikke selv kan træffe beslutningen, tager han kontakten til Speed Sport. Stadioninspektørens træffetid er: mandage torsdage kl Stadioninspektør Jens Forum kan træffes på tlf Hvis stadioninspektøren ikke er tilstede ved afvikling af træning eller løb, skal han eller en anden representant være disponibel. Såfremt det ikke er Jens Forum, der er fungerende stadioninspektør, skal dette meddeles til VSKs formand cc banen For 500cc banens vedkommende må der påregnes at der ikke kan trænes/afvikles løb i op til 10 dage inden og 3 dage efter afvikling af SGP/FIM løb el.lign. med mindre andet aftales i god tro mellem parterne. Se i øvrigt bilag Ophør og Misligholdelse Aftalen kan opsiges af begge parter d. 1. november hvert år i aftaleperioden. En skriftlig opsigelse skal senest fremsendes til den øvrige part 30 dage forinden. Dog kan aftalen ophæves straks, hvis en af parterne misligholder sine forpligtelser i henhold til denne aftale. Aftalen ophører samtidig med et eventuelt ophør af Speed Sports aftale med Haderslev Kommune. 13 Fortrolighed Parterne forpligter sig til ikke at videregive nogen form for oplysninger, herunder, men ikke begrænset til oplysninger om løbsplanlægning m.m., samt at sørge for, at parternes ansatte/medarbejdere ikke videregiver sådanne fortrolige informationer til tredjemand. Parternes pligt til fortrolighed gælder også efter denne samarbejdsaftales ophør.

4 14 Overgivelse eller videresalg af rettigheder VSK har uden skriftlig godkendelse fra Speed Sport ingen ret til at videresælge eller overgive (hverken helt eller delvist) deres rettigheder i denne aftale til tredjemand. Sommersted, den Vojens Speedway Klub Bjarne Kryger Sørensen Formand OUO 1993 ApS (Speed Sport) Ole Olsen direktør

5 Bilag 1 Løb og træning Træning kan kun foregå i henhold til aktivitetskalenderen. Dog ikke på følgende datoer i 2013: 11. maj august 2013 Træningsplan samt løbskalender for hele sæsonen skal godkendes af Speed Sport, som til enhver tid har vetoret herpå. Det er selvfølgelig i alles interesse at der kan trænes så meget som muligt på banen, men det understreges at det på intet tidspunkt må forstyrre forberedelsen til nogle af de stævner Speed Sport afvikler på banen. Se 12. Bilag 2 Generel træning/løb på anlægget Det er til enhver tid VSK s ansvar, at ordensreglementet overholdes samt at der efter træning og løb udføres nedenstående: Omgående efter endt træning eller løb skal løs belægning skovles væk fra banden, således at banen kan blive lagt på plads, tromlet og pakket Ryttergården fejes. Anlæggets koste/skovle og fejemaskine kan benyttes. Miljømåtter skal anvendes, af alle kørere under træning og løb Parkering skal foregå på henviste p- pladser - under ingen omstændigheder er det tilladt at parkere i ryttergården, det gælder også af og pålæsning Under normal træning og løb benyttes omklædningsrum ved ryttergård. Affald sorteres og henlægges på behørig vis i de opstillede skraldespande, containere m.m. Al materiel der er benyttet ved træning, sættes på plads og efterlades i samme stand som før træning, dvs. rengjort og ubeskadiget Skovle, koste og andet baneudstyr m.m. forefindes i depotrum og her skal det henstilles efter endt brug Eventuel skade, fejl eller mangel på materiel meddeles til Stadioninspektør Jens Forum førstkommende hverdag på tlf Alle benyttede faciliteter såsom dommertårn, omklædningsrum, toiletbygning, kiosk m.fl. skal efterlades ryddeligt, dvs. alt papir, kaffekopper m.m. fjernes VSK skal have en ansvarlig person der forestår træningen samt at ovenstående punkter bliver overholdt. Bilag 3 Campering Generelt kan camping ikke tillades på området, der henvises til Vojens Camping Plads eller man kan forespørge Vojens Gokart Center om muligheden for, at campere der. I særlige tilfælde kan der gives tilladelse til, at campere på minibanen, dog kun i henhold til følgende betingelser: Tilladelse skal søges skriftligt af VSKs formand senest 14 dage før en eventuel tilladelse ønskes. Ansøgningen skal afleveres til Stadioninspektør Jens Forum. I ansøgningen skal der angives antal

6 campingvogne/telte, antal deltagere, ankomst og afrejse tidspunkt, samt hvilke faciliteter man forventer at skulle gøre brug af. For at tilladelse kan gives, skal der under hele opholdet være mindst én klubansvarlig fra VSK tilstede. Vedkomne person eller personer er ansvarlig for at alle gængse regler for god opførsel overholdes. Eventuelle skader på materiel eller bygninger, mangelfuld oprydning eller rengøring m.v., skal omgående ifølge regning, betales af VSK. Der må under INGEN omstændigheder udleveres nøgler til IKKE VSK ansvarlige personer. Omklædningsrum, VIP rum m.fl. må ikke benyttes til soveplads/overnatning, madlavning osv. Der kan alt efter de nærmere specifikationer i ansøgning om tilladelse blive pålagt et gebyr pr. campist eller samlet, afhængig af hvilke resurser der kræves af Speed Sport før, under eller efter campering. Bilag 4 Speed Sport Løbskalender 2013 TBC Bilag 5 Ordensreglement 1) Formål Formålet med dette ordensreglement er at bevare den gode stemning på VSC, at sikre, at alle der besøger VSC fortsat kan følge sig trygge og glade både før, under og efter opholdet samt sikre, at der er plads til alle uanset udseende, religion og kulturel baggrund. 2) Gyldighedsområde Ordensreglementet gælder hele VSCs område inkl. ind- og udgange samt parkeringspladser, der er til rådighed for publikum ved samtlige arrangementer på VSC. 3) Regler for ophold På VSCs område må der kun opholde sig personer, der er i besiddelse af billetter eller adgangskort eller på anden måde kan bevise, at de er berettiget til at opholde sig på området. Billetter, adgangskort eller lignende skal fremvises til kontrollører og/eller politi på forlangende. Besøgende må ikke udvise uacceptabel adfærd, der er til gene eller skade for andre eller på anden måde bringer andre i fare. VSCs gæster er til enhver tid forpligtiget til at overholde de ordensregler, som er gældende, og tillige følge anvisninger som måtte blive givet over VSCs højtaleranlæg og/eller af VSC personale, officials, kontrollører, redningstjeneste, politi og brandvæsnet. Ophold på VSC er ikke tilladt for synligt stærkt påvirkede personer. 4) Alle besøgende er forpligtiget til at fremvise billet eller adgangsbevis ved indgangen og på forlangende udlevere dette til nærmere kontrol. VSCs kontrollører har ret til at undersøge, om gæster udgør en sikkerhedsrisiko på grund af alkohol- eller narkotikapåvirkning eller om de medfører våben eller andre farlige og brandfarlige ting. Følgende genstande må ikke medbringes på VSC: - Våben af enhver art - Genstande der kan benyttes som våben eller kasteskyts - Spraydåser med gas, ætsende og farvende substans - Flasker, bægre, krus eller dåser som er fremstillet af materialer, der kan gå i stykker eller splintre - Genstande der fylder meget - Fyrværkeri, lysraketter, romerlys eller andre pyrotekniske genstande - Flag eller transparenter der er længere end 1,5 m samt konfettirør og creperuller der indeholder konfetti. - Mad og drikkevarer herunder alkoholiske drikke af enhver art

7 - Dyr - Laserpenne - Dokumenter, tegninger, symboler eller flag af ideologiske eller reklamemæssig karakter samt genstande der tjener til kommercielle formål og som kan ses af andre eller er medbragt med henblik på omdeling blandt øvrige gæster/besøgende - Racistisk eller nazistisk propagandamateriale 5) Det er ydermere forbudt VSCs gæster: - at klatre op på eller over bygninger og indretninger herunder facader, hegn, mure, indhegningen af banen, afspærringer, belysningsanlæg, kameraplatforme, træer, master af enhver art og tage, der ikke er beregnet til almen benyttelse samt at betræde områder, der ikke er tilladt for besøgende eksempelvis sikkerheds zonen omkring speedwaybanen eller selve speedwaybanen - at kaste med genstande, der kan være til fare for andre - at tænde ild, affyre fyrværkeri, lysraketter eller andre pyrotekniske genstande - at sælge varer eller billetter, uddele tryksager og gennemføre indsamlinger uden forudgående tilladelser hertil - at skrive, male, klæbe eller ophænge noget på bygninger, indretninger og reklameskilte - at forrette nødtørft uden for toiletter eller bortkaste affald - at provokere andre til had eller vold mod upartiske, modspillere eller andre personer - at medføre eller åbenlyst bære tegn og symboler af racistisk eller voldelig karakter samt råbe eller synge slagsange med dette indhold - at optage levende billeder eller lyd fra et hvilket som helst sted på VSC eller videregive informationer fra stævnet uanset fremgangsmåde Af brandsikkerhedsmæssige årsager er det endvidere forbudt VSCs gæster, at medbringe og/eller ophænge bannere, der ikke forud for arrangementet er godkendt af VSCs Stadioninspektør. Personer der ikke er i besiddelse af adgangsbevis eller som vurderes at udgøre en sikkerhedsrisiko eller har fået tildelt karantæne vil blive bortvist. Bortviste gæster har ikke krav på at få deres billet refunderet. 6) Rygning I alle indendørs lokaliteter på VSC gælder der forbud mod rygning. Rygeforbuddet omfatter samtlige indendørs områder, hvor VSCs gæster har adgang til, herunder også toiletter. 7) Erstatningsansvar Al adgang, færdsel og ophold på VSC sker på den besøgendes eget ansvar. VSC har ikke ansvar for person- eller tingskader som følge af ulykker eller andre besøgendes handlinger eller undladelser. Såfremt der udøves hærværk på VSCs ejendom eller i øvrigt udvises en adfærd, der påfører VSC og/eller samarbejdspartnere et tab, herunder også adfærd der medfører idømmelse af bøder og/eller sanktioner for VSC og/eller samarbejdspartnere, forbeholder VSC sig retten til at holde den pågældende personligt ansvarlig for tabet. 8) Særlige afgifter Gæster, der forcerer eller forsøger at forcere hegnet omkring VSC og/eller på anden vis opnår eller forsøger at opnå adgang til centret, vil blive opkrævet en afgift på kr ,00, der forfalder til betaling øjeblikkeligt. Gæster, der benytter sig af fyrværkeri, lysraketter, romerlys eller andre pyrotekniske

8 genstande, vil blive opkrævet en afgift på kr ,00, der forfalder til betaling øjeblikkeligt. Betaling af ovennævnte afgifter udelukker ikke, at øvrige sanktioner tillige bringes i anvendelse. 9) Overtrædelse af ordensreglement Gæster der overtræder ordensreglementet kan uden videre bortvises og få forbud mod at vise sig på VSCs område. Såfremt en overtrædelse udløser begrundet formodning om en strafbar handling, vil der blive foretaget politianmeldelse. 10) Der kan udstedes karantæne fra VSC eller fra ethvert andet arrangement med tilknytning til VSC uanset hvor arrangementet afvikles, ved overtrædelser der sker på VSC eller i umiddelbar nærhed heraf, såsom på parkeringspladser, ved ind og udgange samt veje og fortove beliggende i forbindelse med VSCs område eller ved voldelige handlinger foretaget et andet sted, hvor samhørighed med VSC kan drages. Kontrollører er berettigede til at bortvise persongrupper, såfremt overtrædelsen ikke kan tilordnes en enkelt person og overtrædelsen i øvrigt er karakteristisk for hele gruppens opførsel. Bilag 6 Aftale om sponsor- og leverandørsamarbejde. VSK skal til enhver tid respektere og overholde Speed Sports aftaleforhold med sponsorer samt leverandører. Når Speed Sport forhandler med disse, og der pga. VSKs egne professionelle løb kan kræves en særskilt merværdi for sponsoratet eller leverandøraftalen, skal denne merværdi ubeskåret tilgå VSK. VSK forpligter sig til at anvende alle af Speed Sport indgåede leverandøraftaler (fx drikkevarer, pølser etc.). Hvor det specifikt af aftalen fremgår at der afregnes en bonusværdi per handlede enhed, skal denne bonusværdi ubeskåret tilgå VSK for deres køb til amatør- og professionelle løb. Ændringer eller tilføjelser til ovenstående kan aftales løbende mellem partnerne.