Rådhuset DK-6000 Kolding Tlf: Fax: E-post:

Transkript

1 Håndbog for arrangementer og koncerter Fra denne side har du adgang til Håndbog for arrangementer og koncerter. 1. Forord 2. Leje ved store koncerter/arrangementer 3. Leje ved mindre koncerter/arrangementer 4. Lån ved mindre koncerter/arrangementer 5. Bilag 1 - Aftale om leje af arealer 6. Bilag 2 - Lejeaftale for udearealer/erhvervslokaler 7. Bilag 3 - Låneaftale 8. Bilag 4 - Retningslinjer for lydforhold, renholdelse, mv 9. Bilag 5 - Krav stillet af brandmyndighederne 10. Bilag 6 - Betingelser ifølge Restaurationslovens Bilag 7 - Vejledning vedrørende forebyggelse af brand

2 Kapitel: Forord Nr.: 1. Emne: Forord Side: marts 2012 kl. 08:07 Gyldig fra Forord Denne håndbog er tænkt som en vejledning i forbindelse med procedurer ved koncerter og arrangementer i Kolding Kommune. Håndbogen skal gøre det lettere at huske og holde styr på alle de formalia, som efter Kultur- og s opfattelse bør være i orden i forbindelse med forskellige arrangementer i Kolding Kommune. Det er håbet, at håndbogen på en enkel og overskuelig måde præsenterer og uddyber de krav, som Kultur- og har til koncerter og arrangementer, herunder bl.a. krav fra diverse myndigheder. Kolding, den 21. december Kultur- og

3 Kapitel: Leje ved store koncerter/arrangementer Nr.: 2. Emne: Leje ved store koncerter/arrangementer Side: marts 2012 kl. 08:07 Gyldig fra Leje ved store koncerter/arrangementer I forbindelse med leje af et areal ved store koncerter/arrangementer har henholdsvis lejer og Kolding Kommune følgende forpligtelser: Lejer skal Senest 3 måneder før koncertens afholdelse fremsende ansøgning indeholdende tidsplan til By- og Udviklingsforvaltningen, Nytorv 11, 6000 Kolding, Senest 30 dage før arrangementets afholdelse returnere lejekontrakten i underskreven stand, Kontakte Kolding Brandvæsen, Nytorv 11, 6000 Kolding senest 2 måneder før koncerten/arrangementets afholdelse for at aftale et møde vedrørende Brandmyndighedernes krav til arrangementet, Altid have tilladelse hos Kolding Politi til afholdelse af en koncert før koncertens afvikling må offentliggøres, Fremsende ansøgning om lejlighedstilladelse til udskænkning af alkokohol. Ansøgningen fremsendes til Sydøstjyllands Politi, Bevillingskontoret, Holmboes Allé 2, 8700 Horsens eller på sojyltilladelser@politi.dk, Kontakte Kolding Politi, Domhusgade 24-26, 6000 Kolding senest 2 måneder før koncerten/arrangementets afholdelse for at aftale et møde vedrørende Kolding Politis krav i forbindelse med arrangementet, herunder også sikre informationen til Falck og Kolding Sygehus, For de personer der forestår adgangskontrollen til offentlige arrangementer sikre sig, at Kolding Politi har godkendt disse personer, hvorfor navn og adresse på personerne skal afleveres til Kolding Politi Kontakte By- og Udviklingsforvaltningen, Nytorv 11, 6000 Kolding senest 2 måneder før koncerten/arrangementets afholdelse for at aftale et møde vedrørende de forhold som Kolding Kommune skal være behjælpelig med i forbindelse med koncerten/arrangementet, Overholde de under Bilagsafsnittet vedlagte retningslinier for lydforhold, renholdelse og affald, sanitære forhold, brandforhold, elforsyning, forsikring og øvrige forhold, herunder også overholde Brandmyndighedernes krav og vejledning, Fremsende en adresse- og telefonliste over de personer, der kan kontaktes i forbindelse med koncertens/arrangementets afholdelse, Indgå eventuelle samarbejdsaftaler med lokale foreninger, Følge Stadioninspektørens anvisninger i forhold til det lejede. Kolding Kommune skal Sikre at ansøgningen om leje behandles hurtigst muligt i Kultur- og, Fastsætte størrelsen af lejen, Fremsende lejeaftale til underskrift hos lejer hurtigst muligt,

4 Fremsende faktura til lejer, Sikre at der ikke afholdes andre arrangementer på det lejede areal i lejeperioden.

5 Kapitel: Leje ved mindre koncerter/arrangementer Nr.: 3. Emne: Leje ved mindre koncerter/arrangementer Side: marts 2012 kl. 08:07 Gyldig fra Leje ved mindre koncerter/arrangementer I forbindelse med leje af et areal ved mindre koncerter/arrangementer har henholdsvis lejer og Kolding Kommune følgende forpligtelser: Lejer skal Senest 3 måneder før koncertens afholdelse fremsende ansøgning indeholdende tidsplan til By- og Udviklingsforvaltningen, Nytorv 11, 6000 Kolding, Senest 30 dage før arrangementets afholdelse returnere lejekontrakten i underskreven stand, Ansøge om Kolding Brandvæsens tilladelse senest 1 måned før koncerten/arrangementets afholdelse ved fremsendelse af en skitse indeholdende placeringen af bl.a. borde,stole, bar, scene, flugtveje og brandslukningsmateriel til Kolding Brandvæsen, Nytorv 11, 6000 Kolding, Altid have tilladelse hos Kolding Politi til afholdelse af en koncert før koncertens afvikling må offentliggøres, Fremsende ansøgning om lejlighedstilladelse til udskænkning af alokohol. Ansøgningen fremsendes til Sydøstjyllands Politi, Bevillingskontoret, Holmboes Allé 2, 8700 Horsens eller sojyltilladelser@politi.dk, Kontakte Kolding Politi, Domhusgade 24-26, 6000 Kolding senest 1 måned før koncertens/arrangementets afholdelse angående Kolding Politis krav i forbindelse med arrangementet, herunder også sikre informationen til Falck og Kolding Sygehus, For de personer der forestår adgangskontrollen til offentlige arrangementer sikre sig, at Kolding Politi har godkendt disse personer, hvorfor navn og adresse på personerne skal afleveres til Kolding Politi, Overholde de under Bilagsafsnittet vedlagte retningslinier for lydforhold, renholdelse og affald, sanitære forhold, brandforhold, elforsyning, forsikring og øvrige forhold, herunder også overholde Brandmyndighedernes krav og vejledning, Fremsende en adresse- og telefonliste over de personer, der kan kontaktes i forbindelse med koncertens/arrangementets afholdelse, Indgå eventuelle samarbejdsaftaler med lokale foreninger, Følge Stadioninspektørens anvisninger i forhold til det lejede. Kolding Kommune skal Sikre at ansøgningen om leje behandles hurtigst muligt i Kultur- og, Fastsætte størrelsen af lejen, Fremsende lejeaftale til underskrift hos lejer hurtigst muligt, Fremsende faktura til lejer, Sikre at der ikke afholdes andre arrangementer på det lejede areal i lejeperioden.

6 Kapitel: Lån ved mindre koncerter/arrangementer Nr.: 4. Emne: Lån ved mindre koncerter/arrangementer Side: marts 2012 kl. 08:07 Gyldig fra Lån ved mindre koncerter/arrangementer I forbindelse med lån af et areal ved mindre koncerter/arrangementer har henholdsvis låner og Kolding Kommune følgende forpligtelser: Låner skal Være en godkendt forening under Folkeoplysningsloven eller en godkendt landsdækkende organisation i relation til samme lov, Senest 3 måneder før koncertens/arrangementes afholdelse fremsende ansøgning indeholdende tidsplan til By- og Udviklingsforvaltningen, Nytorv 11, 6000 Kolding, Senest 30 dage før arrangementets afholdelse returnere lejekontrakten i underskreven stand, Ansøge om Kolding Brandvæsens tilladelse senest 1 måned før koncerten/arrangementets afholdelse ved fremsendelse af en skitse indeholdende placeringen af bl.a. borde,stole, bar, scene, flugtveje og brandslukningsmateriel til Kolding Brandvæsen, Nytorv 11, 6000 Kolding, Altid have tilladelse hos Kolding Politi til afholdelse af en koncert før koncertens afvikling må offentliggøres, Fremsende ansøgning om lejlighedstilladelse til udskænkning af alokohol. Ansøgningen fremsendes til Sydøstjyllands Politi, Bevillingskontoret, Holmboes Allé 2, 8700 Horsens eller på sojyltilladelser@polit.dk, Kontakte Kolding Politi, Domhusgade 24-26, 6000 Kolding senest 1 måned før koncerten/arrangementets afholdelse angående Kolding Politis krav i forbindelse med arrangementet, herunder også sikre informationen til Falck og Kolding Sygehus, For de personer der forestår adgangskontrollen til offentlige arrangementer sikre sig, at Kolding Politi har godkendt disse personer, hvorfor navn og adresse på personerne skal afleveres til Kolding Politi Overholde de under Bilagsafsnittet vedlagte retningslinier for lydforhold, renholdelse og affald, sanitære forhold, brandforhold, elforsyning, forsikring og øvrige forhold, herunder også overholde Brandmyndighedernes krav og vejledning, Fremsende en adresse- og telefonliste over de personer, der kan kontaktes i forbindelse med koncertens/arrangementets afholdelse, Indgå eventuelle samarbejdsaftaler med lokale foreninger, Følge Stadioninspektørens anvisninger i forhold til det lånte. Kolding Kommune skal Sikre at ansøgningen om lån behandles hurtigst muligt i By- og Udviklingsforvaltningen og om nødvendigt i Kultur- og, Fremsende lejeaftale til underskrift hos lejer hurtigst muligt,

7 Sikre at der ikke afholdes andre arrangementer på det lånte areal i låneperioden.

8 Kapitel: Bilag 1 - Aftale om leje af arealer Nr.: 5. Emne: Bilag 1 - Aftale om leje af arealer Side: marts 2012 kl. 08:07 Gyldig fra Aftale om leje af arealer Mellem Kolding Kommune, By- og Udviklingsforvaltningen, Nytorv 11, 6000 Kolding som udlejer, I det følgende kaldet KK og lejer adresse er der indgået aftale om leje af areal (m/u faciliteter) beliggende i perioden (begge dage inkl.) Lejeaftalen er indgået på følgende vilkår: 1. Lejemålet overtages i den stand, hvori det er og forefindes som beset og godkendt af lejeren. 2. Det lejede skal anvendes til og må ikke uden Kolding Kommunes samtykke anvendes til andet. 3. Lejer betaler et grundbeløb på kr. (excl./incl. moms) for leje af ovennævnte arealer (m/u faciliteter) i perioden (begge dage incl.).

9 Lejen er excl. el, vand og varme. Ved billetsalg mellem stk. og stk. erlægges udover grundbeløbet et tillægsbeløb på kr.. Ved billetsalg mellem stk. og stk. erlægges udover grundbeløbet et tillægsbeløb på kr.. Ved billetsalg over stk. erlægges udover grundbeløbet et tillægsbeløb på kr.. Grundbeløbet forfalder til betaling ved modtagelse af faktura, dog senest den. Tillægsbeløb forfalder til betaling efter arrangementets afholdelse, dog senest den. KK modtager efter arrangementets afholdelse, dog senest den dokumentation for antal solgte billetter. Kolding Kommune er berettiget til ved sin revision at kontrollere rigtigheden af de givne oplysninger hos lejers revisor. 4. Forinden eller samtidig med underskrivelsen af denne aftale stiller lejeren en bankgaranti på anfordringsvilkår svarende til kr.. Bankgarantien skal være udformet således, at Kolding Kommune på anfordring kan få udbetalt krævede beløb uanset lejerens eventuelle indsigelser herimod. Anfordringsgarantien tjener til sikkerhed for opfyldelse af samtlige lejerens forpligtelser efter denne aftale, herunder forpligtelser efter fraflytning, såsom flytteopgørskrav, ubetalte driftsomkostninger samt sagsomkostninger i tilfælde af tvist mellem parterne. 5. Lejer er erstatningspligtig for enhver skade på det lejede, som forvoldes af lejer, eventuelt personale eller andre (publikum) som lejer har givet adgang til det lejede. Opgørelse af eventuelle skader sker i forbindelse med afleveringsforretningen, som finder sted senest den hvori repræsentanter for såvel lejer som Kolding Kommune skal deltage. Opgørelse af erstatningskrav fremsendes senest dage/uge/måned efter afleveringsforretningen, idet parterne er enige om at der kan ske modregning i en evt. sikkerhedsstillelse. 6. Enhver skade, som pådrages tredjemand, dennes ting eller person i forbindelse med arrangementer, som afholdes af lejer, er Kolding Kommune uvedkommende. Det påhviler lejer at sikre opfyldelse af myndighedskrav og eventuelle udgifter forbundet hermed, er Kolding Kommune uvedkommende.

10 Kolding Kommune påtager sig intet erstatningsansvar for driftstab, avancetab eller anden direkte tab som følge af mangler ved det lejede. Lejer er iøvrigt forpligtet til at følge og overholde de af Kolding Kommune vedtagne retningslinier. Lejer skal være i besiddelse af en erhvervsansvarsforsikring. 7. Lejer betaler direkte til eventuelle leverandører samtlige de i forbindelse med arrangementets afholdelse fornødne etablerings- og driftsudgifter, og disse er derfor KK uvedkommende. For såvidt angår renholdelse og affald, sanitære forhold, brandforhold, elforsyning m.m. henvises til Kolding Kommunes retningslinier. 8. Omfanget af etableringsarbejder, der udføres af Kolding Kommune, aftales skriftligt mellem lejer og KK, forinden arbejderne igangsættes. 9. Entrerer lejer med tredjemand, eksempelvis lokale idræts foreninger, om udførelse af opgaver ved arrangementet, skal nærværende aftale respekteres og forevises tredjemand. Aftaler med tredjemand er i øvrigt KK uvedkommende. 10. Ved væsentlig misligholdelse fra lejers side, såsom manglende betaling af grundbeløbet eller når lejeren i øvrigt har misligholdt sine forpligtelser, er udlejer berettiget til at hæve lejeaftalen, såfremt de herunder begrundede forhold ikke bringes til ophør uden ugrundet ophold efter skriftligt påkrav herom. 11. Medmindre andet aftales kan en lokal Idrætsforening ikke repræsentere KK overfor lejer. Al mundtlig og skriftlig kommunikation vedrørende arrangementet skal ske mellem lejer og KK, By- og Udviklingsforvaltningen, Nytorv 11, 6000 Kolding. 12. Lejer skal senest i forbindelse med aftalens underskrift fremlægge legitimation i form af selskabsvedtægter, registreringsbevis og udskrift af tegningsregler for lejer. Dato: Dato: for Lejer for Kolding Kommune

11 Kapitel: Emne: Bilag 2 - Lejeaftale for udearealer/erhvervslokaler Bilag 2 - Lejeaftale for udearealer/erhvervslokaler Nr.: 6. Side: marts 2012 kl. 08:07 Gyldig fra Lejeaftale for udearealer/erhvervslokaler Mellem Kolding kommune, By- og Udviklingsforvaltningen, Nytorv 11, 6000 Kolding som udlejer, i de følgende kaldet KK og lejer adresse er der indgået aftale om leje af beliggende i perioden (begge dage incl.) Lejemålet er tidsbegrænset og udløber automatisk den uden opsigelse fra nogen af parternes side. Lejeaftalen er indgået på følgende vilkår: 1. Lejemålet overtages i den stand, hvori det er og forefindes som beset og godkendt af lejeren. 2. Det lejede skal anvendes til og må ikke uden Kolding Kommunes samtykke anvendes til andet. 3. For leje af ovenfor anførte lokaler i perioden (begge dage incl.) betaler lejer kr.

12 (excl./incl. moms). Lejen er excl. el, vand og varme for udearealer og incl. el, vand og varme. Lejen forfalder til betaling ved den på fakturaen angivne dato. 4. Lejer er erstatningspligtig for enhver skade på det lejede, som forvoldes af lejer, eventuelt personale eller andre (publikum) som lejer har givet adgang til det lejede. Opgørelse af eventuelle skader sker i forbindelse med afleveringsforretningen, som finder sted den (senest 4 uger efter lejemålets start),hvori repræsentanter for såvel lejer som Kolding Kommune skal deltage. Opgørelse af erstatningskrav fremsendes senest dage/uge/måned efter afleveringsforretningen, idet parterne er enige om at der kan ske modregning i en evt. sikkerhedsstillelse. 5. Enhver skade, som pådrages tredjemand, dennes ting eller person i forbindelse med arrangementer, som afholdes af lejer, er Kolding Kommune uvedkommende. Det påhviler lejer at sikre opfyldelse af myndighedskrav og eventuelle udgifter forbundet hermed, er Kolding Kommune uvedkommende. Kolding Kommune påtager sig intet erstatningsansvar for driftstab, avancetab eller anden direkte tab som følge af mangler ved det lejede. Lejer er iøvrigt forpligtet til at følge og overholde de af Kolding Kommune vedtagne retningslinier. Lejer skal være i besiddelse af en erhvervsansvarsforsikring. 6. Lejer betaler direkte til eventuelle leverandører samtlige de i forbindelse med arrangementets afholdelse fornødne etablerings- og driftsudgifter, og disse er derfor KK uvedkommende. For såvidt angår renholdelse og affald, sanitære forhold, brandforhold, elforsyning m.m. henvises til Kolding Kommunes retningslinier. 7. Omfanget af etableringsarbejder, der udføres af Kolding Kommune, aftales skriftligt mellem lejer og KK, forinden arbejderne igangsættes. 8. Entrerer lejer med tredjemand, eksempelvis lokale idrætsforeninger, om udførelse af opgaver ved

13 arrangementet, skal nærværende aftale respekteres og forevises tredjemand. Aftaler med tredjemand er i øvrigt KK uvedkommende. 9. Ved væsentlig misligholdelse fra lejers side, såsom manglende betaling af grundbeløbet eller når lejeren i øvrigt har misligholdt sine forpligtelser, er udlejer berettiget til at hæve lejeaftalen, såfremt de herunder begrundede forhold ikke bringes til ophør uden ugrundet ophold efter skriftligt påkrav herom. 10. Medmindre andet aftales kan en lokal Idrætsforening ikke repræsentere KK overfor lejer. Al mundtlig og skriftlig kommunikation vedrørende arrangementet skal ske mellem lejer og KK, By- og Udviklingsforvaltningen, Nytorv 11, 6000 Kolding. Dato: Dato: for Lejer for Kolding Kommune

14 Kapitel: Bilag 3 - Låneaftale Nr.: 7. Emne: Bilag 3 - Låneaftale Side: marts 2012 kl. 08:07 Gyldig fra Låneaftale Mellem Kolding Kommune, By- og Udviklingsforvaltning, Nytorv 11, 6000 Kolding som udlåner, i det følgende kaldet KK og låner adresse er der indgået aftale om lån af beliggende i perioden begge dage inkl. Låneaftalen er indgået på følgende vilkår: 1. Ovennævnte faciliteter udlånes vederlagsfrit til låner. Låner skal betale for forbruget af el, vand og varme. 2. Det lånte skal anvendes til og må ikke uden Kolding Kommunes samtykke anvendes til andet. 3. Låner er erstatningspligtig for enhver skade på det lånte, som forvoldes af låner, eventuelt personale eller andre (publikum) som låner har givet adgang. Opgørelse af eventuelle skader sker i forbindelse med afleveringsforretningen, som finder sted senest den,hvori repræsentanter for såvel låner som Kolding Kommune skal deltage.

15 Opgørelse af erstatningskrav fremsendes senest dage/uge/måned efter afleveringsforretningen, idet parterne er enige om at der kan ske modregning i en evt. sikkerhedsstillelse. 4. Enhver skade, som pådrages tredjemand, dennes ting eller person i forbindelse med arrangementer, som afholdes af låner, er Kolding Kommune uvedkommende. Det påhviler låner at sikre opfyldelse af myndighedskrav og eventuelle udgifter forbundet hermed, er Kolding Kommune uvedkommende. Kolding Kommune påtager sig intet erstatningsansvar for driftstab, avancetab eller anden direkte tab som følge af mangler ved det lånte. Låner er iøvrigt forpligtet til at følge og overholde de af Kolding Kommune vedtagne retningslinier. Låner skal være i besiddelse af en erhvervsansvarsforsikring. 5. Lejer betaler direkte til eventuelle leverandører samtlige de i forbindelse med arrangementets afholdelse fornødne etablerings- og driftsudgifter, og disse er derfor KK uvedkommende. For såvidt angår renholdelse og affald, sanitære forhold, brandforhold, elforsyning m.m. henvises til Kolding Kommunes retningslinier. 6. Omfanget af etableringsarbejder, der udføres af Kolding Kommune, aftales skriftligt mellem lejer og KK, forinden arbejderne igangsættes. 7. Entrerer lejer med tredjemand, eksempelvis lokale idrætsforeninger, om udførelse af opgaver ved arrangementet, skal nærværende aftale respekteres og forevises tredjemand. Aftaler med tredjemand er i øvrigt KK uvedkommende. 8. Ved væsentlig misligholdelse fra låners side, er udlåner berettiget til at hæve låneaftalen. 9. Medmindre andet aftales kan en lokal idrætsforening ikke repræsentere KK overfor lejer. Al mundtlig og skriftlig kommunikation vedrørende arrangementet skal ske mellem lejer og KK, By- og Udviklingsforvaltningen, Nytorv 11, 6000 Kolding. Dato: Dato:

16 for Lejer for Kolding Kommune

17 Kapitel: Emne: Bilag 4 - Retningslinjer for lydforhold, renholdelse, mv Bilag 4 - Retningslinjer for lydforhold, renholdelse, mv Nr.: 8. Side: marts 2012 kl. 08:07 Gyldig fra Retningslinier for lydforhold, renholdelse og affald, sanitære forhold, brandforhold, elforsyning, forsikring og øvrige forhold i forbindelse med leje/lån af arealer eller lokaler. Lydforhold Som udgangspunkt må lydniveauet fra det lejede/lånte areal ikke overstige Lr. 55 db (A) målt i naboskel som det ækvivalente korrigerede lydniveau. Det maksimale lydtryksniveau LPA max. må målt i naboskel ikke overstige 70 db. Ved overskridelse af bestemmelserne ovenfor kan politi eller forvaltningen standse arrangementet. Beboerne i området bør orienteres af arrangør senest 8 dage før arrangementets afholdelse. Renholdelse og affald Det lejede/lånte areal skal efterlades ubeskadiget, ryddet og rengjort. Bortskaffelse eller tømning af restaffald skal ske enten af en registreret renovatør eller Renovationsafdelingen. By- og Udviklingsforvaltningen forbeholder sig ret til at bringe forholdene i orden på ansøgers regning. Sanitære forhold I forbindelse med arrangementet skal arrangør opstille et passende antal toiletter. Brandforhold I forbindelse med opstilling af telt eller lignende skal ansøger indhente redningsberedskab Koldings tilladelse. Elforsyning I forbindelse med arrangementet skal der opstilles eltavle. Elarbejder skal overholde gældende stærkstrømsregulativ. Forsikring Ansøger skal være i besiddelse af en erhvervsansvarsforsikring. Enhver skade pådraget i forbindelse med arrangementets afholdelse er Kolding Kommune uvedkommende. Øvrige forhold

18 Eventuel opsætning af skilte og/eller afspærring aftales med Stadioninspektøren. Alle udgifter afholdes af arrangør.

19 Kapitel: Bilag 5 - Krav stillet af brandmyndighederne Nr.: 9. Emne: Bilag 5 - Krav stillet af brandmyndighederne Side: marts 2012 kl. 08:07 Gyldig fra Disse krav stiller brandmyndighederne Alle arrangementer kræver en tilladelse fra brandmyndighedern for at sikre publikum og optrædende. Derfor er det nødvendigt at rette henv. til brandmyndigheden senest 14 dage før, et arrangement afholdes, når du skal arrangere en koncert, byfest el. lign. Se mere om regler for anmeldelse af arrangementer med mere end 150 personer og Kolding Brandvæsen

20 Kapitel: Emne: Bilag 6 - Betingelser ifølge Restaurationslovens 22 Bilag 6 - Betingelser ifølge Restaurationslovens 22 Nr.: 10. Side: marts 2012 kl. 08:07 Gyldig fra Restaurationslovens bestemmelser for serveringssteder skal overholdes, og der henvises specielt til betingelserne for afholdelse af enkeltstående arrangementer i medfør af Restaurationslovens 22.

21 Kapitel: Emne: Bilag 7 - Vejledning vedrørende forebyggelse af brand Bilag 7 - Vejledning vedrørende forebyggelse af brand Nr.: 11. Side: marts 2012 kl. 08:07 Gyldig fra Vejledning vedr. forebyggelse af brand i forsamlingslokaler mv.