Retningslinier. Godkendelses- og Tilsynsenheden

Transkript

1 Retningslinier Godkendelses- og Tilsynsenheden 1

2 Indhold: Opgaver tillagt enheden... 3 Lovgivning... 4 Kompetenceplan... 5 Godkendelse... 7 Behandling af ansøgninger om godkendelse som privat opholdssted eller privat botilbud Personalegodkendelse Projektgodkendelse Økonomisk godkendelse Juridisk/organisatorisk godkendelse Godkendelsen Ændring af godkendelse Afvikling af opholdssted Frivilligt ophør af driften Tilbudsportalen Indberetning til Tilbudsportalen Tilsyn Pædagogisk tilsyn Økonomisk tilsyn Retningslinier og procedurer Procedure ved Godkendelse af nyt tilbud Procedure ved personalegodkendelse Retningslinier for godkendelse af opnormering Retningslinier for godkendelse af overbelægning Retningslinier ved anmeldt/uanmeldt tilsynsbesøg Retningsliner ved skærpet tilsyn Retningslinier ved magtindberetning Procedurer i forbindelse med behandling af klagesager Årsplan Bilag

3 Opgaver tillagt enheden Enheden er organiseret med egen leder som en selvstændig enhed under Fagchefen for Fagenheden Familie i Mariager. Opgaver tillagt enheden: Godkendelse af private opholdssteder og botilbud Tilsyn med private opholdssteder og botilbud Tilsyn med kommunale botilbud og dagtilbud til voksne handicappede Tilsyn med krisecentre. Tilsyn med godkendte pladser til anbragte børn/unge på efterskoler Tilsyn med interne skoler Indberetning til Tilbudsportalen Der er brug for en bred vifte af faglige kompetencer til at behandle ansøgninger om godkendelse af private tilbud og til at føre tilsyn med tilbuddene. Det er vigtigt, at alle kompetencer er til stede i kommunen - herunder at der kan trækkes på juridisk og økonomisk bistand. Nødvendige faglige kompetencer: Pædagoger og socialrådgivere til fx - Vurdering af målgruppe - Vurdering af pædagogisk målsætning - Vurdering af metoder - Rådgivning og vejledning af pædagogisk art - Processtyring - Journalsikring - Sikring af, at alle oplysninger foreligger - Rådgivning og vejledning Juridisk bistand til fx - Vurdering af klagesager - Vurdering af lejeaftale - Vurdering af straffeattester - Vurdering af aktindsigt - Vurdering af organisatoriske spørgsmål Økonomisk bistand til fx - Opstilling og godkendelse af budget og regnskab - Vurdering af budget og regnskab - Rådgivning og vejledning af økonomisk art. Skolefaglig baggrund til fx - Vurdering af undervisning af elever med særlige behov - Rådgivning og vejledning vedr. tilrettelæggelse af undervisning 3

4 I Godkendelses- og Tilsynsenheden i Mariagerfjord Kommune er der taget højde for, at disse fagligheder er repræsenteret, idet der er ansat: - Leder - Socialrådgivere - Pædagoger - Jurist tilgængelig i byrådssekretariatet - Økonom tilgængelig i økonomisk afdeling. Enhedens opgaver er fordelt på: - Private opholdssteder - Interne skoler - Efterskoler - Private botilbud - Kommunale botilbud - Beskæftigelses- og dagtilbud - Krisecenter Lovgivning Den gældende lovgivning og de vigtigste bekendtgørelser og vejledninger på området, som er grundlaget for opgaven med godkendelse og tilsyn, er oplistet nedenfor. Love: Lov om social service Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område Persondataloven Bekendtgørelser: Bekendtgørelse om godkendelse og tilsyn med private opholdssteder og private botilbud nr. 349 af 09. maj Bekendtgørelse om Tilbudsportalen nr. 681 af 20. juni Bekendtgørelse om kvalitetsstandard for botilbud efter 108 i serviceloven nr. 620 af 15. juni Bekendtgørelse om kvalitetsstandard for kvindekrisecentre efter 109 i lov om social service nr. 631 af 15. juni Bekendtgørelse om magtanvendelse nr. 893 af 9. juli børneområdet. Bekendtgørelse om magtanvendelse nr. 789 af 6. juli voksenområdet. Vejledninger: Vejledning om kvalitet, tilsyn, tilskud til frivillige organisationer mv. nr. 98 af 05. december 2006 til Serviceloven Vejledning om godkendelse af tilsyn med private opholdssteder og private botilbud. KL og Danske regioner

5 Kompetenceplan. Der er i enheden behov for udarbejdelse af en kompetenceplan, således at det er tydeligt for alle såvel medarbejdere som brugere, hvilken kompetencefordeling, der er tale om. Ved udarbejdelsen af kompetenceplanen er der lagt vægt på, at planen skal danne grundlaget for en enhed, der kan arbejde optimalt, således at der kan sikres en grundig sagsbehandling, samt at der er handlekraft bag de krav og tiltag, der besluttes. Tilsynskonsulenter: - Er ansvarlig for den løbende kontakt og sagsbehandling med de enkelte tilbud - Har kompetence til at tilrettelægge og prioritere omfang og indhold i tilsynet på de enkelte tilbud indenfor de rammer, som tilsynsmanualen giver - Er ansvarlig for at inddrage økonomisk medarbejder, jurist og leder, hvor dette er nødvendigt - Er tovholdere på sagerne, når andre medinddrages - Udpeger sagsbehandler ved godkendelse af nye tilbud - Udpeger sagsbehandler ved klager Økonomisk medarbejder: - Er ansvarlig for at udarbejde regnskabs- og budgetvejledninger - Har kompetence til at vurdere regnskab og godkende budget - Er forpligtet til at medinddrage tilsynskonsulenten i sagsarbejdet - Deltager så vidt muligt i et årligt tilsynsbesøg planlagt sammen med tilsynskonsulenten Jurist: - Er sagsbehandler ved anmodning om aktindsigt - hvis nødvendigt - Indgår i sagsbehandling ved organisatorisk godkendelse af nye tilbud og ændringer af organisatorisk art - Indgår i sagsbehandling ved tilbagekaldelse af godkendelse - Indgår i sagsbehandling ved afvikling af tilbud - Rådgiver i forbindelse ændring af godkendelsesgrundlag - Rådgiver/sagsbehandler i forbindelse med klager - Rådgiver i forbindelse med problematiske magtindberetninger - Rådgiver i forbindelse med vurderinger af straffeattester ved behov - Rådgiver i fortolkning af lovgivning i øvrigt Leder er ansvarlig for: - Personaleledelse - Overordnet prioritering og fordeling af ressourcer - Beskrivelse af procedurer og retningslinier tilsynsmanual - Udsendelse af regnskabs- og budgetvejledning - Indhentning af regnskab og budget - Afholdelse af et årligt ledermøde med stederne - Afholdelse af eksterne temadage/kurser - Udarbejdelse af årsrapport - Vurdering af klager - Indførelse og ophævelse af skærpet tilsyn - Godkendelse af nye tilbud 5

6 - Indstillingsret vedrørende afvikling af tilbud - Uoverensstemmelser ved afgørelser i øvrigt Fagchef: - Orienteres ved sager, hvor leder har beslutningskompetence - Har beslutningskompetencen ved tilbagekaldelse af godkendelse samt helt særlige problemstillinger Politisk udvalg: - Vedtager årsplan og kompetenceplan - Orienteres årligt ved årsrapport (statistik, anmeldte/uanmeldte tilsynsbesøg, skærpet tilsyn, klager, magtanvendelser m.m.) - Orienteres ved godkendelse af nye tilbud - Orienteres ved tilbagekaldelse af godkendelse Mariagerfjord kommunalbestyrelse har uddelegeret beslutningskompetencen for godkendelse, ændringer, afslag på ansøgninger og lukning af opholdssteder og botilbud til Godkendelses- og Tilsynsenheden, Børn og Familie. 6

7 Godkendelse Behandling af ansøgninger om godkendelse som privat opholdssted eller privat botilbud. Private opholdssteder og private botilbud skal ifølge serviceloven 142, stk 5. og 144, stk. 1 godkendes som generelt egnede af den stedlige kommune. Med godkendelsesbeføjelsen følger ligeledes en forpligtelse for kommunen til at føre et generelt tilsyn med opholdsstedet/botilbudet. Godkendelses- og tilsynsforpligtelsen er beskrevet i bekendtgørelse nr. 621 af Formålet med kommunens forpligtelse til at godkende private opholdssteder/botilbud er: At sikre at offentlige midler anvendes forsvarligt At sikre kvalitativt indhold i tilbud, der drives for offentlige midler At støtte udvikling af tilbuddet Formålet med godkendelsesordningen er således overordnet at sikre, at det private opholdssted eller botilbud lever op til gældende regler og standarder for god behandling af brugerne, som blandt andet er beskrevet i Socialministeriets vejledninger for de forskellige målgrupper. I Socialministeriets vejledning om kvalitet, tilsyn, tilskud til frivillige organisationer mv. nr. 7 til Serviceloven er beskrevet, at kommunalbestyrelsen ved godkendelse af et privat opholdssted eller botilbud skal godkende: De organisatoriske forhold Budgettet De fysiske rammer Den pædagogiske metode og målsætning Den samlede medarbejdergruppes personlige og faglige kvalifikationer Nedenfor beskrives retningslinier for godkendelsesproceduren i Mariagerfjord Kommune. Når en ansøgning til etablering af privat opholdssted eller botilbud modtages af Mariagerfjord Kommune iværksættes følgende godkendelsesforløb: Personalegodkendelse Projektgodkendelse Økonomisk godkendelse samt Juridisk/organisatorisk godkendelse Normalt vil det være mest hensigtsmæssigt at indlede sagsbehandlingen med en vurdering af projektforslaget og foreliggende forslag til leder og eventuelt til andet personale. Hvis det på dette grundlag vurderes, at der ikke vil kunne opnås godkendelse til at drive opholdssted eller botilbud, vil det være unødvendigt at gennemføre de andre dele af godkendelsesforløbet. De enkelte dele af godkendelsesforløbet gennemføres i øvrigt sideløbende, hvor det er hensigtsmæssigt og muligt. Ansøgningerne behandles hurtigst muligt, blandt andet 7

8 under hensyn til, at der kan opstå forsinkende forhold, som kommunen ikke har indflydelse på. Kendskab til personer og projekt opnås dels på baggrund af et skriftligt grundlag - ved skriftlige udkast til projektbeskrivelser herunder budget, vedtægter, evt. lejekontrakt m.v. og dels ved personlige møder, hvor kommunens konsulenter foretager en løbende vurdering af personer, projekt, økonomi og organisation. Alle ansøgninger, der opfylder betingelserne for godkendelse, skal imødekommes med en godkendelse. Kommunen skal ikke forholde sig til, om der er et behov for det pågældende tilbud. 1. Personalegodkendelse 1.2. Generelt Det er opholdsstedets eller botilbudets ledelse, der alene har kompetence til og ansvar for ansættelse og afskedigelse af personale. Som led i den samlede vurdering af, om opholdsstedet eller botilbudet generelt er egnet som opholdssted eller botilbud, skal kommunen imidlertid godkende den samlede medarbejdergruppes herunder ledergruppens - personlige og faglige kvalifikationer. Det undersøges således, om ledelsen og det øvrige personale samlet set har tilstrækkelige faglige og personlige kvalifikationer i forhold til målgruppen. Kommunen kan afslå at godkende et opholdssted eller botilbud, hvis der i medarbejdergruppen ikke findes personale med tilstrækkelige kvalifikationer til at varetage den opgave, som opholdsstedet eller botilbudet søger godkendelse til Afholdelse af samtaler Kommunen kan afholde det nødvendige antal samtaler med ansøger. Kommunen kan altid forud for ansættelsen af den person, der skal være leder, afholde en eller om nødvendigt flere samtaler med vedkommende. Kommunen kan desuden altid forud for ansættelsen anholde en eller om nødvendigt flere samtaler med medarbejdere, der skal have særlige opgaver, som for eksempel psykologbistand til de anbragte/beboerne. Kommunen kan endvidere i særlige tilfælde indkalde medarbejdere med en utraditionel baggrund, eller medarbejdere, hvis forudsætninger for at klare opgaven i øvrigt for eksempel på grund af afskedigelse eller dårlige referencer fra tidligere lignende beskæftigelse - kan betvivles, til en eller om nødvendigt flere samtaler Straffeattest Kommunen indhenter straffeattest for offentlige myndigheder for lederen og samtlige ansatte. 8

9 Straffeattesten kan, hvis der er registreret lovovertrædelser, give anledning til, at kommunen finder anledning til at der foretages en nærmere vurdering af den samlede medarbejdergruppe. Der lægges herved især vægt på lovovertrædelsens art, den idømte sanktion, de nærmere omstændigheder omkring lovovertrædelsen og afstand i tid sammenholdt med især den pågældendes funktion i tilbudet, det øvrige personale samt tilbudets målgruppe. Kommunen anmoder i så fald lederen af opholdsstedet eller botilbudet om en redegørelse for forholdet. Kommunen må i den forbindelse videregive de nødvendige oplysninger fra straffeattesten til lederen. Oplysningerne kan som udgangspunkt kun videregives, hvis den pågældende har givet skriftligt samtykke hertil. Kan et sådant samtykke ikke opnås, kan kommunen alene meddele lederen, at kommunen på baggrund af straffeattestens udvisende ikke anser den pågældende som egnet til ansættelse i opholdsstedet eller botilbudet, og anmode om en redegørelse på den baggrund. Hvis redegørelsen viser, at de personalemæssige forhold ikke er tilfredsstillende, kan kommunen afslå at godkende opholdsstedet eller botilbudet. I særlig alvorlige tilfælde skal det vurderes, om en givet godkendelse kan trækkes tilbage. Ledelsen i private opholdssteder, oprettet efter Servicelovens 144, stk 5, har fra 1. juli 2005 en selvstændig pligt til at indhente børneattester for en person, der skal ansættes eller beskæftiges i opholdsstedet, hvis der er tale om en fast tilknytning, og hvis den pågældende som led i udførelsen af sin opgave skal have direkte kontakt med børn under 15 år Andre relevante oplysninger. Kommunen indhenter andre relevante oplysninger om personalegruppen, herunder oplysninger om uddannelse og tidligere beskæftigelse og ophør af beskæftigelse. Hvis sådanne oplysninger medfører, at kommunen ikke anser den pågældende som egnet til ansættelse i opholdsstedet eller botilbudet, anmoder kommunen lederen af opholdsstedet eller botilbudet om en redegørelse for forholdet. Kommunen må i den forbindelse videregive de nødvendige oplysninger om medarbejderen til lederen. Fortrolige oplysninger kan dog kun videregives, hvis den pågældende har givet skriftligt samtykke hertil. Kan et sådant samtykke ikke opnås, kan kommunen alene meddele lederen, at kommunen på baggrund af indhentede oplysninger om medarbejderen ikke anser den pågældende som egnet til ansættelse i opholdsstedet eller botilbudet, og anmode om en redegørelse på den baggrund. Hvis redegørelsen ikke viser, at de personalemæssige forhold er tilfredsstillende, kan kommunen afslå at godkende opholdsstedet eller botilbudet Særligt om vurdering af den, der skal være leder. For den person, der skal være leder af det eventuelle botilbud eller opholdssted, undersøges særligt ledererfaring, lederevner og viden om/erfaring med ledelsesmetoder. Vedkommende skal dokumentere tidligere erfaringer ved at indgive referencer fra tidligere arbejdsgivere 5 år tilbage. 9

10 Det vurderes, om lederen har tilstrækkelige kvalifikationer i forhold til: Systemforståelse: Forstår lederen de opgaver, som skal løses, og den situation og det system, som opgaverne skal løses i? Forstår lederen de medarbejdere han/hun skal lede? Lederrolle: Har lederen gjort sig overvejelser om ledelsesstil og lederens væsentligste rolle. Er lederen i besiddelse af mellem-menneskelig indsigt og forståelse? Kan lederen skabe overblik? Og har lederen sans for helheden? Påvirkningsevne: Har lederen en parathed til og evne til at træffe beslutninger? Kan lederen være igangsættende? Faglig viden. Har lederen tilstrækkelig faglig viden i forhold til socialpædagogik? Administrativ viden: Har lederen tilstrækkelig viden om/erfaring med administration og økonomistyring? 1.7. Særligt om vurdering af den, der ansøger. Ansøger skal oplyse om, hvorvidt vedkommende tidligere har fået afslag på etablering af opholdssted eller botilbud eller etablering af anden lignende beskæftigelse (fx plejefamilie) andre steder i landet. Tidligere afslag giver anledning til en afklaring af årsagen hertil, og der foretages en vurdering af, hvilken indflydelse afslaget skal have for den nuværende ansøgning. Der fokuseres på, hvad årsagen er til, at ansøger vil drive opholdssted eller botilbud. Er der f.eks. tale om: Et socialt engagement i mennesker, der har personlige eller sociale vanskeligheder En selvstændig iværksætterlyst ud fra et personligt overskud Personlige erfaringer med tidligere selv at være én blandt målgruppen Mulighed for at opnå en økonomisk gevinst Særlige behandlingsmæssige ideer og metoder Egen faglig kompetence og erfaring Ønske om at blive selvstændig Erfaringer - såvel positive som negative - fra andre opholdssteder eller botilbud eller døgninstitutioner Der fokuseres på ansøgerens syn på og rummelighed overfor brugerne. Der fokuseres endvidere på ansøgers eventuelle videre karriereplaner, for at få et indtryk af, om der eventuelt er et begrænset tidsperspektiv for ansøgers engagement i opholdsstedet eller botilbudet. Med baggrund i ovenstående foretages en vurdering af, hvorvidt ansøgers motiv for etablering af opholdssted eller botilbud er konstruktiv i forhold til målgruppen. Det efterprøves desuden om ansøger har reflekteret nærmere over etableringens omfang og kompleksitet, etableringens ansvar og risiko samt er indforstået med kommunens godkendelseskrav og tilsynsfunktion ved oprettelse af privat opholdssted eller botilbud Sikring af kendskab til visse regler Det skal sikres, at alle i personalegruppen er: 10

11 Bekendt med at opgaveudførelsen efter lov om social service er omfattet af reglerne i forvaltningsloven og offentlighedsloven, herunder reglerne om tavshedspligt Bekendt med regler om magtanvendelse Bekendt med kommunens godkendelses- og tilsynspligt Desuden at lederen er: Bekendt med reglerne om indhentelse af børneattest Bekendt med kommunens krav for regnskab og budget, herunder regler for driftsoverskud Bekendt med kommunens godkendelseskrav og forudsætninger for fortsat godkendelse, herunder pligten til at oplyse kommunen om ændringer i godkendelsesgrundlaget. 2. Projektgodkendelse I projektgodkendelsesdelen indgår følgende undersøgelsesfaktorer: Målgruppe, pædagogiske målsætninger og pædagogiske metoder, samt en socialpædagogisk vurdering af de fysiske rammer Målgruppe Det undersøges, hvilke overvejelser ansøger har gjort sig om målgruppe og afgrænsning af målgruppe. Der skal afgrænses i forhold til alder, problemområde (f.eks. misbrug, handicap, kriminalitet, skoleproblemer, familieproblemer) samt målgruppens pædagogiske og uddannelsesmæssige behov. Der skal desuden redegøres nærmere for, hvorfor der ønskes denne målgruppe, og hvad der kendetegner netop denne målgruppes behandlings- og omsorgsbehov. Vurderes målgruppeafgrænsningen ikke at være præcis nok, bedes ansøger præcisere denne som grundlag for at opnå godkendelse Pædagogiske målsætninger Det undersøges, hvilke pædagogiske målsætninger ansøger har forestillet sig at opstille for opholdsstedet eller botilbudet og målgruppen. (Hvad vil ansøger opnå med stedet og med målgruppen? Hvad skal kendetegne stedet? Hvilken relation skal de ansatte have til brugerne?) Vurderes målsætningerne ikke at være præcise nok, bedes ansøger udbedre dette som grundlag for at opnå godkendelse Pædagogiske metoder Det undersøges: Hvilket værdigrundlag og menneskesyn opholdsstedet eller botilbudet skal hvile på? (Hvad er visionen med stedet? Hvilke grundantagelser har ansøger om mennesker? Hvilke værdier skal være fælles for stedet? Hvorfor er netop disse værdier vigtige? Hvordan skal disse værdier omsættes til praksis?). Hvilke overvejelser ansøger har gjort sig om pædagogisk metode overfor målgruppen. (Hvilken teoretisk viden eller praktisk erfaring har ansøger om målgruppen og relevante pædagogiske metoder, hvad er målgruppens særlige behov?). 11

12 Hvordan forestiller ansøger sig at omsætte teoretisk viden til praktisk hverdag: (Der eftersøges konkrete eksempler på: Brugernes hverdag, inddragelse i praktiske gøremål, iværksættelse af relevante aktiviteter, udendørs faciliteter, undervisningstilbud, feriemuligheder). Hvilket kontaktgrundlag skal der være mellem ansatte og brugere? (Hvordan skabes nærhed i relationerne, omsorgsfuld indlevelse? Hvordan skabes en forudsigelig struktur? Hvordan skabes tillid, tilknytning og relationsdannelser? Hvordan skabes normfasthed og rummelighed? mv.). Hvordan vil ansøger håndtere konflikter med målgruppen? (Skal konflikter fx løses med: Rummelighed, dialog, regel- og grænsesætning, sanktioner, time-out, afledning, konfrontation, fysisk magtanvendelse, advarsel om udsmidning, etc.?). Hvor robust er ansøger i forhold til afvisning, afprøvning og skuffelser? (Kan ansøger fastholde eget ståsted ved indlevelse i et andet menneske?). Hvad skal der til, før ansøger vil udskrive en bruger i utide? (Der eftersøges overvejelser om redningsforsøg, sikring af nødberedskab ved kriser, inddragelse af samarbejdspartnere, forældre m.fl.). Hvordan vil ansøger tage vare på brugernes sårbare overgangsfelter til og fra opholdsstedet eller botilbudet? (Der eftersøges overvejelser om og prioriteringsgrad af visitation og udslusning). Hvilke forestillinger har ansøger gjort sig, om brugernes kontakt til forældre, familie og tidligere netværk? (Der eftersøges, hvilken holdning ansøger har til forældre/familie-samarbejde og grad af åbenhed overfor brugernes tidligere sociale relationer. Endvidere overvejelser om omfang/hyppighed af kontakt/besøg/inddragelse af familie og netværk). Hvilke forestillinger har ansøger gjort sig om samarbejde med visiterende kommuner, brugernes skole, kommunens tilsyn samt andre relevante instanser? (Der eftersøges, hvilken holdning ansøger har til samarbejde med diverse samarbejdspartnere, og hvilken betydning ansøger tillægger dette). Hvilken indstilling har ansøger til supervision og faglig vedligeholdelse? (Der eftersøges ansøgers udviklingsparathed, ansøgers bevidsthed om egne faglige begrænsninger, samt i hvilken grad ansøger er indstillet på fagligt supplement) Vurdering vedrørende målgruppe samt pædagogiske mål og metoder Der foretages på baggrund af ovenstående en vurdering af graden af faglig kvalitet i ansøgers projektansøgning herunder i hvilken udstrækning projektet er velbeskrevet og velovervejet, om det rummer tilstrækkelig faglig substans, om det afspejler tilstrækkelig viden om målgruppen og dennes behov, om der er formuleret præcise mål for projektet, samt om mål og faglig viden matcher hinanden. Der tages, i forhold til opholdssteder for børn, desuden hensyn til, at de anbragte kan have behov for mindre enheder, hvorfor opholdsstedet enten ikke bør være for stort med hensyn til antal pladser. Eller at opholdsstedet er organiseret således, at der skabes mulighed for opdeling af børnene i mindre enheder. Desuden tages hensyn til, at det for mindre og lidt større børn (op til 12 år) er vigtigt, at have fælles bolig med voksne samt kun få deltidsansatte. Dette er begrundet med, at dette bedst sikrer, at mindre børn får de rette betingelser for trivsel og udvikling med opvækst i familielignede tilbud, en fast og stabil 12

13 voksenkontakt samt kontinuitet i opvækst. Ansøgere fra opholdssteder uden fastboende personale/bopælspligt skal dokumentere, at tilbudet på anden måde lever op til dette niveau. Kan ansøgeren ikke dokumentere dette, kan kommunen stille krav om fastboende personale/bopælspligt. De pædagogiske metoder kan godkendes, hvis de er fagligt forsvarlige, selvom de afviger fra de metoder, som anvendes i tilsvarende kommunale tilbud. Der kan gives afslag alene på baggrund af projektbeskrivelsen, såfremt ansøger ikke kan fremlægge en fyldestgørende projektbeskrivelse. Der kan tillige gives afslag, såfremt det vurderes at være usikkert om projektet vil være til gavn for målgruppen, eller såfremt målgruppens belastningsgrad vurderes at være for stor for ansøger De fysiske rammer Et opholdsted eller botilbud vil i udgangspunktet være en samlet enhed, placeret på et blivende og fast afgrænset fysisk sted ofte på et særskilt matrikelnummer. Der kan dog forekomme opholdsteder eller botilbud der ikke fysisk kan afgrænses på samme måde for eksempel tilbud, der har mere spredte fysiske rammer og/ eller fysiske rammer, der kan variere over tid. I forbindelse med godkendelsen skal de fysiske rammer kunne beskrives, således at rammernes egnethed til formålet kan vurderes. De fysiske rammer kan eventuelt beskrives ved at beskrive en standard, som de til enhver tid anvendte rammer skal kunne rummes indenfor. De fysiske rammer kan godkendes som egnet til formålet, hvis den konkrete udformning af rammerne er sagligt velbegrundet i forhold til målgruppens behov Socialpædagogisk vurdering af de fysiske rammer Det skal vurderes, om de fysiske rammer er egnede til drift af opholdssted eller botilbud til den pågældende målgruppe. Det vurderes især, om der er et passende niveau af fysisk tilgængelighed og om bygningerne og udenomsarealerne giver beboerne mulighed for aktiviteter og privatliv. Der kan især lægges vægt på køkken, toilet- og badeforhold. Der bør som udgangspunkt kunne tilbydes enkeltværelser Intern skole For opholdssteder, der skal etableres med intern skole, afventes indgåelse af overenskomst for den interne skole, før der gives endelig godkendelse af opholdsstedet. Det er Mariagerfjord Kommunes skolefagenhed, der har kompetencen til at indgå overenskomst vedr. undervisning i intern skole. 3. Økonomisk godkendelse 3.1. Økonomi I den økonomiske godkendelsesfase foretages en samlet vurdering af projektansøgningens budgetforslag. I vurderingen ses bl.a. på, om prisen for de ønskede aktiviteter i forhold til opholdsstedets eller botilbudets serviceniveau er rimelig, samt om den af budgettet udledte takst står i rimeligt forhold til opholdsstedets eller botilbudets kvalitet. Taksten beregnes ud fra en 95 % belægning. 13

14 Budgettet skal bestå af følgende hovedelementer: Lønudgifter Ejendomsudgifter Øvrige udgifter Kommunen udarbejder hvert år vejledende retningslinier for budget og for regnskabsaflæggelse for såvel opholdssteder som botilbud, hvoraf kommunens specifikke økonomiske krav og retningslinier fremgår. Der henvises særskilt til disse Godkendelse af budget En gang årligt skal kommunen godkende de private opholdssteder eller botilbuds budgetramme. For opholdssteder skal kommunen tillige godkende månedspris pr. bruger. Budgettet godkendes, hvis det afspejler aktiviteterne på stedet og giver mulighed for den fornødne kvalitet i tilbudet i forhold til prisen og målgruppen. Budgetrammen godkendes som helhed. Frist for at indsende budget til godkendelse er senest 1. oktober hvert år for det kommende budgetår. Tilsvarende har kommunen en frist til 1. december, hvor opholdssteder og botilbud senest skal have godkendt eller forkastet budgettet Indsendelse af regnskab Regnskabsåret følger kalenderåret. Regnskabet skal indsendes til kommunen senest 1. maj i året efter regnskabsårets udløb. Regnskabets oplysninger vurderes og anvendes til budgetopfølgning Vurdering af økonomien Med udgangspunkt i ovenstående retningslinier for økonomi foretages en vurdering af det ønskede projekts økonomi. Såfremt et budget ikke kan godkendes af Mariagerfjord kommune, kan der gives afslag på ansøgning alene af denne årsag. 4. Juridisk/organisatorisk godkendelse I den juridisk/organisatorisk godkendelsesdel vurderes det ansøgte projekts juridiske - herunder organisatoriske - forhold Selvstændig juridisk enhed med særskilt økonomi Opholdsstedet eller botilbudet skal som udgangspunkt være en selvstændig juridisk enhed med særskilt økonomi. Dette krav stilles især for at sikre: At der ikke sker en privat formueopsamling af offentlige midler 14

15 At der ikke sker sammenblanding af privatøkonomi og opholdsstedets eller botilbudets økonomi At de økonomiske forhold ved opholdsstedets eller botilbudets ophør kan udredes Undtagelse fra kravet om selvstændig juridisk enhed med særskilt økonomi Flere tilbud i samme enhed Kommunen kan under visse betingelser godkende, at et opholdssted eller botilbud indgår i samme juridiske enhed som, og har fælles økonomi med, et andet opholdssted eller botilbud, som selv er godkendt eller vil kunne godkendes. Det er en betingelse, at det efter en socialfaglig vurdering er fagligt velbegrundet, at flere tilbud er samlet. Denne betingelse vil være opfyldt for eksempel ved tilbud til henholdsvis børn/unge og voksne som har samme behov. Betingelsen kan også være opfyldt i andre tilfælde. Det er desuden en betingelse, at de enkelte dele af det samlede tilbud enten ligger på samme matrikel eller i umiddelbar nærhed af hinanden. Begrebet umiddelbar nærhed kan have et fleksibelt indhold, blandt andet i forhold til de geografiske forhold, men er i øvrigt ikke nærmere defineret i retsgrundlaget. Som udfyldende retningslinier kan der lægges vægt på relevante saglige forhold, herunder om det ud fra praktiske og økonomiske og socialfaglige betragtninger vil være hensigtsmæssigt i forhold til opfyldelsen af tilbudenes socialfaglige formål, at de enkelte dele indgår i et samlet tilbud. Der skal kun udstedes én godkendelse, som således omfatter hele det samlede tilbud Andre aktiviteter end drift af opholdssted eller botilbud Kommunen kan i særlige tilfælde godkende, at et opholdssted eller botilbud lader andre aktiviteter indgå i organisationen og i den fælles økonomi. Der skal være tale om aktiviteter, som er iværksat i henhold til lov enten serviceloven eller anden lovgivning - og med særskilt bevilling. Der kan være godkendt flere forskellige aktiviteter på samme tid. Aktiviteterne efter særskilt visitation kan for eksempel gå ud på drift af intern skole, aktivitetstilbud, beskyttet beskæftigelse til voksne eller nogle typer udslusningsforanstaltninger se om sidstnævnte nærmere nedenfor. Nogle udslusningsforanstaltninger kan være indeholdt som en integreret del af den bistand, som opholdsstedet eller botilbudet yder. Udslusningsforanstaltninger, der permanent kan tilbydes i forbindelse med opholdet, og som iværksættes og udføres af tilbudet uden visitation efter særbestemmelser fra anbringende myndighed, og som udføres i lokaler som tilbudet dels råder over, dels befinder sig i en fagligt set acceptabel nærhed af tilbudets øvrige lokaliteter, betragtes som en integreret del af tilbudet. Sådanne udslusningsforanstaltninger skal derfor ikke godkendes særskilt. Andre udslusningsforanstaltninger, som opholdsstedet eller botilbudet medvirker 15

16 til, kan være mere løst forbundet med tilbudets permanente ydelser eller foregå under medvirken af andre (for eksempel kommunen) eller i lokaler, som tilbudet ikke råder over (for eksempel i egen bolig). Sådanne aktiviteter kan som udgangspunkt ikke betragtes som en integreret del af tilbudet. Det kan derfor kun godkendes, at tilbudet lader sådanne aktiviteter indgå i organisationen og i den fælles økonomi, hvis betingelserne i bekendtgørelsens 3 er opfyldte. Godkendelse gives kun, hvor det er hensigtsmæssigt ud fra en faglig vurdering og der er en vis sandsynlighed for, at både driften af opholdssted eller botilbud samt den anden aktivitet vil fortsætte sammen gennem længere tid. Det er desuden en betingelse, at aktiviteterne og opholdsstedet eller botilbudets befinder sig enten på samme matrikel eller i umiddelbar nærhed af hinanden. Begrebet umiddelbar nærhed skal her forstås på samme måde som anført ovenfor under Det er yderligere en betingelse, at det især er opholdsstedets eller botilbudet beboere, som benytter den anden aktivitet. Der skal udarbejdes særskilte budgetter og regnskaber for henholdsvis opholdsstedet og botilbudet. Kommunen har normalt ikke adgang til at se budget og regnskab for den anden aktivitet. Godkendelsen forudsætter, at den anden aktivitet ikke påvirker opholdsstedets eller botilbudets økonomi på en sådan måde, at det har indflydelse på driften. Hvis kommunen har en formodning om, at underskud ved den anden aktivitet påvirker eller vil påvirke driften af opholdsstedet eller botilbudet, anmoder kommunen om budget og regnskab for den anden aktivitet, og kan efter en vurdering nægte godkendelse eller beslutte at bringe en givet godkendelse til ophør. Kommunen skal ikke i øvrigt føre et generelt tilsyn med de andre aktiviteter. Der kan forekomme tilfælde, hvor kommunen skal føre et individuelt tilsyn i henhold til den lovgivning, som aktiviteten udøves efter Krav til organisationen Der stilles ikke krav om en bestemt organisationsform. Fondsformen må dog anses for særligt velegnet til sikring af overholdelse af reglerne om anvendelse af opsamlet formue Opholdssteder og botilbud, som ikke er organiseret som enkeltmandsvirksomheder (for eksempel fonde eller ApS er) Bestyrelse Der skal være en bestyrelse, og kommunen skal have kendskab til dennes sammensætning. Bortset fra de nedennævnte tilfælde kan kommunen ikke stille krav om bestyrelsens sammensætning. Kommunen har ret til at udpege et medlem til bestyrelsen. 16

17 Bestyrelsen skal være uafhængig af den, der har stiftet organisationen. Kommunen skal nægte at godkende en ansøgning om godkendelse af opholdssted eller botilbud, hvis bestyrelsen er sammensat således, at stifteren og/eller dennes nærtstående udgør bestyrelsens flertal, eller hvis der ikke er mindst ét medlem, som er uafhængig af stifter. Efter praksis kan stifters advokat godt anses for uafhængig, ligesom venskaber og arbejdsrelationer ikke i sig selv skaber afhængighed. Det må komme an på en konkret vurdering af relationerne mellem medlemmerne og stifter, om mindst ét af bestyrelsens medlemmer kan anses for uafhængig af stifter Vedtægter Der er krav om, at der foreligger vedtægter af et nærmere angivet minimumsindhold. Vedtægterne kan godt herudover indeholde andre bestemmelser, når disse blot ikke er i strid med organisationens retsgrundlag, som for eksempel almindelige fondsretlige regler. Vedtægterne skal foreligge i endelig, dateret og underskrevet form. Er der tale om et ApS eller et A/S skal vedtægterne også være registreret (godkendt) i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Hvis kommunalbestyrelsen har valgt at udpege et medlem af bestyrelsen, skal dette fremgå af vedtægterne. Kommunen skal kun, hvis der er tale om en fond, godkende vedtægterne særskilt Særligt om fonde Hvis opholdsstedet eller botilbudet ønskes organiseret som en fond og den ønskes undtaget fra fondsloven efter en af undtagelsesbestemmelserne i fondslovens 1, stk. 2, skal kommunen tage stilling til, om fonden er lovligt etableret som en fond, der er undtaget fra fondsloven efter en af bestemmelserne i fondslovens 1, stk. 2. Hvis fonden ikke er undtaget fra fondsloven efter en af bestemmelserne i fondslovens 1, stk. 2, kan Civilstyrelsen træffe afgørelse om at undtage fonden. I disse tilfælde kan en godkendelse af opholdsstedet eller botilbudet gøres betinget af Civilstyrelsens afgørelse om at undtage fonden fra fondsloven. Hvis fonden er undtaget efter en af bestemmelserne i fondslovens 1, stk. 2, skal kommunen træffe afgørelse om godkendelse af fondens vedtægter. Det er en forudsætning for godkendelse af disse, at der ved vedtægterne er etableret en klar adskillelse mellem stifterens og fondens økonomi, og at vedtægternes regler om anvendelse af fondens formue ved ophør er i overensstemmelse med fondens formål Opholdssteder og botilbud, som er organiseret som enkeltmandsvirksomheder Der er ikke i lovgivningen stillet bestemte krav udover, at kommunen skal sikre overholdelse af bekendtgørelsens 11, stk. 2, og retssikkerhedslovens 43, stk. 1. Mariagerfjord Kommune har udarbejdet et standarddokument, der som udgangspunkt bør anvendes til sikring af overholdelse af bekendtgørelsens 11, stk. 2, og retssikkerhedslovens 43, stk

18 Herudover angiver dokumentet virksomhedens navn, hjemsted, formål samt hvem der har det overordnede ansvar for tilbudets drift og pligt til at sørge for udarbejdelse af budget og regnskab. Ejeren forpligter sig ved sin underskrift overfor Mariagerfjord Kommune til at overholde dokumentets bestemmelser. I de tilfælde, hvor opholdsstedet eller botilbudet på den ene side og ejeren privat på den anden side har fælles anvendelse af aktiver m.v. (for eksempel en bygning, en bil eller en forsyningskilde) skal der fastlægges en fordelingsnøgle for udgifter og/eller eventuelle indtægter. Sådanne fordelingsnøgler fastlægges individuelt på baggrund af de konkrete oplysninger. Fordelingsnøglen kan eventuelt angives i ovennævnte dokument Aftaler med tredjemand Med henblik på stillingtagen til om de organisatoriske og økonomiske forhold kan godkendes, skal kommunen vurdere centrale aftaler som opholdsstedet eller botilbudet indgår med tredjemand, herunder lejeaftaler, overdragelsesaftaler og omfattende samarbejdsaftaler Tilladelser/godkendelser efter anden lovgivning Kommunens godkendelse efter servicelovens 142, stk. 5, eller 144 indebærer ikke, at kommunen har taget stilling til andre myndigheders krav. Opholdsstedet eller botilbudet må selv sikre sig de fornødne tilladelser fra andre myndigheder samt i øvrigt sikre sig, at regler i anden lovgivning kan overholdes. Det angives i godkendelsen, at kommunens godkendelse er afgrænset således. 5. Godkendelsen Hvis det ansøgte projekt kan godkendes i samtlige fire dele udstedes en godkendelse, der er udtryk for, at kommunen finder opholdsstedet eller botilbudet generelt egnet til, at det kan benyttes som opholdssted eller botilbud til målgruppen jfr. servicelovens 144, stk. 2, og 144, stk. 1. Godkendelsen skal være skriftlig. Hvis ansøgningen ikke fuldt ud er imødekommet, skal den skriftlige godkendelse i overensstemmelse med forvaltningsloven angive begrundelsen for ikke at imødekomme ansøgningen fuldt ud. Godkendelsesskrivelsen skal angive: Hvilke målgrupper opholdsstedet eller botilbudet er egnet til Antallet af pladser (hvis tilbudet fungerer både som opholdssted og botilbud, skal der angives et cirkatal for fordelingen af pladser mellem personer under 18 år og personer over 18 år) Den pædagogiske metode og målsætning I relevante tilfælde, at opholdsstedet eller botilbudet er lovligt etableret som fond i henhold til serviceloven Evt. godkendte 3-aktiviteter 18

19 I forbindelse med godkendelsesskrivelsen orienteres ansøgerne desuden om deres pligt til at meddele kommunen om ændringer i godkendelsesgrundlaget. Der kan udstedes godkendelse betinget af vilkår, men der kan ikke visiteres til et tilbud, før der foreligger en endelig godkendelse. Der skal ikke gives klagevejledning, idet der ikke er nogen adgang til administrativ klage over kommunens afgørelse. 19

20 Ændring af godkendelse. Bekendtgørelsens 4 fastslår, at opholdsstedet/botilbudet har pligt til at meddele den godkendende myndighed, hvis der sker ændringer i godkendelsesgrundlaget. Det kan f.eks. være i tilfælde af personaletilgang eller afgang, der bevirker, at tilbudets kapacitet eller faglige kompetence tilsvarende ændres. Godkendende myndighed skal på baggrund af oplysningerne vurdere, om betingelserne for godkendelse fortsat er opfyldt. Ændringer kan som udgangspunkt ikke iværksættes uden Godkendelses- og Tilsynsenhedens vurdering. Derfor har enheden også en løbende opgave med at godkende ændringer i tilbuddene, og det er ligeledes enhedens opgave at tilse, at oplysningerne på Tilbudsportalen stemmer overens med de godkendte betingelser for de enkelte tilbud. Én gang årligt (med udgangen af december måned) udstedes nye godkendelsesskrivelser for det kommende år bl.a. på baggrund af det godkendte budget. Det tilstræbes, at ændringer i godkendelsesgrundlaget som udgangspunkt medtænkes i forbindelse med den årlige udstedelse af nye godkendelsesskrivelser. 20

21 Afvikling af opholdssted. Ifølge Bekendtgørelsen om Godkendelse og Tilsyn med Private Opholdssteder og Botilbud 14 kan godkendelsen af et opholdssted/botilbud bringes til ophør på foranledning af tilsynsmyndigheden, eller tilbuddet kan frivilligt med forskellige begrundelser ophøre med driften. De typiske begrundelser for frivilligt ønske om ophør er: - At lederen i et privatejet opholdssted ønsker at stoppe på grund af alder eller manglende motivation- - At opholdsstedet ønsker at ophøre på grund af dårlig økonomi. Når det drejer sig om, at godkendelsen bliver tilbagekaldt, sker det typisk når opholdsstedet ikke efterlever tilsynsmyndighedens krav. Tilbagekaldelse af godkendelsen er den eneste reelle sanktion, som tilsynsmyndigheden har. Inden tilbagekaldelsen sker, har der som regel været et skærpet tilsyn enten økonomisk eller pædagogisk. Der findes i lovgivningen mulighed for, at opholdssteder kan være organiseret som andet end privatejet eller fondsdrevet. Der er dog ikke praktiske eksempler på en anden organisationsform. Derfor vil denne gennemgang udelukkende omhandle lukningen af privatejede og fondsdrevne opholdssteder. Kommunalbestyrelsen kan efter bekendtgørelsens 14 bringe en godkendelse til ophør, hvis kommunalbestyrelsen finder, at forholdene på opholdsstedet eller i botilbudet er væsentligt ændret i forhold til godkendelsesgrundlaget. Før end godkendelsen kan bringes til ophør, skal kommunalbestyrelsen føre en forhandling med bestyrelsen af opholdsstedet eller botilbudet med henblik på at bringe forholdene i overensstemmelse med godkendelsesgrundlaget, således at en flytning af beboerne så vidt muligt bliver undgået. I enkeltmandsvirksomheder, hvor der ikke findes en bestyrelse, skal forhandlingen føres med ejeren. Bestyrelsen af opholdsstedet eller botilbudet kan lade en bisidder deltage i forhandlingerne med kommunalbestyrelsen. Kommunalbestyrelsen vil kunne anmode opholdsstedet eller botilbudet om at stoppe nyindskrivninger, indtil forholdene er bragt i overensstemmelse med godkendelsesgrundlaget. Kommunalbestyrelsen skal så vidt muligt give opholdsstedet eller botilbudet et passende forudgående varsel. Ved fastsættelsen af det passende varsel, skal kommunalbestyrelsen så vidt muligt tage hensyn til bestyrelsens mulighed for at opsige aftaler om lejemål og andre aftaler med tredjemand. Tilsvarende gælder for enkeltmandsvirksomheder. I tilfælde, hvor godkendelsen af et opholdssted eller et botilbud bringes til ophør, skal kommunalbestyrelsen underrette de visiterende kommuner. Dette skal så vidt muligt også ske efter forudgående varsel, således at beboerne kan flytte til et andet egnet tilbud. Dette bør så vidt muligt foregå på en måde og over en periode, der tager fornødent hensyn til dem, der har ophold på stedet. Kommunalbestyrelsen er fondsmyndighed i forhold til opholdssteder eller botilbud oprettet som fonde, når de er undtaget fra fondslovgivningen i kraft af godkendelsen. Selv om godkendelsen af fonden til at drive opholdssted eller 21

22 botilbud efter serviceloven er bragt til ophør, er kommunalbestyrelsen fortsat fondsmyndighed for fonden, hvilket omfatter indhentelse af tilladelse fra Civilstyrelsen, hvis fonden ønskes opløst, jfr. 7, stk. 4, i bekendtgørelsen, og tilsyn med at fondens midler uddeles i overensstemmelse med vedtægtens bestemmelser. Hvis fonden ikke ønskes opløst, skal Civilstyrelsen hurtigst muligt og helst inden for en måned underrettes om, at godkendelsen til at drive opholdssted eller botilbud efter serviceloven bringes til ophør. Hvis Civilstyrelsen efter 7, stk. 4, i bekendtgørelsen, giver tilladelse til, at fonden kan fortsætte med andre aktiviteter, bliver Civilstyrelsen fondsmyndighed for fonden, når de nye vedtægter træder i kraft. 22

23 Frivilligt ophør af driften. Uanset begrundelsen for ønsket om ophør, så er der formalia, som tilsynsmyndigheden skal sikre bliver fulgt. Følgende skal tilsynsmyndigheden sikre i forbindelse med den frivillige afvikling af et opholdssted: Den videre anbringelse af de anbragte foregår på en hensigtsmæssig måde. De økonomiske forhold omkring opholdsstedet bliver synliggjort, og der træffes beslutning om anvendelsen af et eventuelt opsparet overskud. Hvis opholdsstedet er organiseret som fond, skal Civilstyrelsen orienteres om beslutningen om at opløse fonden. 1. Da opholdsstedet selv ønsker at ophøre med driften, opsiger det selv kontrakterne om anbringelse med den anbringende myndighed. Tilsynsmyndighedens funktion er at sikre, at opsigelserne og omplaceringen påvirker de anbragte mindst muligt, og at de anbragte i den sidste tid stadig modtager det tilbud, som opholdsstedet er godkendt til at levere. Tilsynsmyndigheden skal derfor forsikre sig om, at der er en holdbar plan for bemandingen af tilbudet i den sidste tid. 2. Når opholdsstedet er ophørt med driften, skal tilsynsmyndigheden have tilsendt et afsluttende regnskab. Regnskabet skal gennemgås efter samme principper som beskrevet i gennemgangen af det økonomiske tilsyn. I forbindelse med regnskabsgennemgangen er det her særligt vigtigt at undersøge, om opholdsstedet har betalt til forbedringer af private boliger m.m. Hvis opholdsstedet/botilbudet har fået lov at betale for særlige installationer i private hjem afskrives disse installationer over en periode. Hvis installationen ikke er fuldt afskrevet ved ophør, så skal det ikke afskrevne beløb tilbageføres til opholdsstedet. Dette er som regel beskrevet i det brev, hvor tilsynsmyndigheden giver godkendelse til forbedringen. Lukker opholdsstedet med et underskud, og er det privat ejet, så skal tilsynsmyndigheden ikke foretage sig yderligere. Er det en fond, så skal tilsynsmyndigheden kontakte Civilstyrelsen og meddele, at fonden skal opløses. Er der overskud, så fremgår det af tilbudets godkendelse, at overskuddet skal bruges til tilbagebetaling til kommunerne. Såfremt dette ikke kan lade sig gøre, skal pengene bruges til et formål, som tilsynsmyndigheden kan godkende. Når pengene er fordelt til formålet, kan sagen afsluttes. Er det et privatejet opholdssted, kan sagen lukkes og henlægges. Er det en fond, skal Civilstyrelsen underrettes. At tilsynsmyndigheden bestemmer over en eventuel formue, fremgår ligeledes af Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område 43, stk Civilstyrelsen underrettes, når en fond ønsker at ophøre med sit virke. Er fonden erklæret konkurs, sker der en tvangsopløsning, hvilket betyder, at 23

24 tilsynsmyndigheden ikke behøver foretage sig yderligere. Lukkes fonden med et overskud, uddeles overskuddet til et formål godkendt af tilsynsmyndigheden, og dette meddeles Civilstyrelsen i en skrivelse, hvor der anmodes om opløsning af fonden. Efter fremsendelse af brevet kan sagen afsluttes og henlægges. 24

25 Tilbudsportalen. Den 1. januar 2007 trådte bekendtgørelse nr. 780 af 6. juli 2006 i kraft. Denne omhandler kravet om at nærmere bestemte tilbud under serviceloven skal registreres på den internetbaserede portal. Samtidig er det fastsat, at der ikke kan henvises til disse tilbud efter serviceloven, hvis ikke de er registreret på Tilbudsportalen. Det er Mariagerfjord Kommunes forpligtelse at sørge for, at disse tilbud bliver registreret på Tilbudsportalen. I forhold til Godkendelses- og Tilsynsenheden i Mariagerfjord Kommune betyder dette, at enheden er ansvarlig for, at følgende tilbud registreres på Tilbudsportalen: 104 aktivitets- og samværstilbud 107 botilbud 108 botilbud kvindekrisecentre 142 plejefamilier for børn og unge, egne værelser, kollegier og kollegielignende opholdssteder og opholdssteder. Myndigheden skal godkende oplysninger der indberettes til Tilbudsportalen, og myndigheden er ansvarlig for at tilse, at oplysningerne på Tilbudsportalen er i overensstemmelse med de faktiske forhold i tilbudet. 6. Indberetning til Tilbudsportalen. Hver enkelt tilsynskonsulent er ansvarlig for indberetning og ajourføring af oplysninger til Tilbudsportalen Leverandørerne indberetter selv oplysningerne til Tilbudsportalen Tilsynskonsulenten sørger for log-in.der skal oplyses leverandørens p-nr. (fås via CVR-registeret), lederens adresse Tilsynskonsulenten godkender oplysningerne, der er indberettet af leverandøren Tilsynskonsulenten er ansvarlig for ajourføring af tilbudsportalen, således at oplysningerne her altid er i overensstemmelse med godkendelsesgrundlaget. 25

26 Tilsyn. Tilsynsforpligtelsen fylder størstedelen af enhedens daglige arbejde. Enheden fører tilsyn med private opholdssteder og såvel private som kommunale botilbud. Tilsynsfunktionen bør baseres på tre overordnede principper: Kontrolaspektet Kvalitetsaspektet Udviklingsaspektet Godkendelses- og Tilsynsenheden i Mariagerfjord Kommune ønsker at føre et dialogbaseret tilsyn med vægtning af alle tre principper, dog med den forståelse, at kontrolaspektet aldrig vil kunne tilsidesættes i forhold til de to øvrige aspekter. For at opnå overskuelighed i opgaven både for medarbejdere og for leverandører er de forskellige opgaver i Godkendelses- og Tilsynsenheden lagt ind i en årsplan. Ifølge Retssikkerhedsloven 16 har kommunen en forpligtelse til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver udføres. Tilsynet føres her på baggrund af de kvalitetsstandarder, der er udarbejdet i Mariagerfjord Kommune. Ifølge Bekendtgørelsen for Godkendelse og Tilsyn med private Opholdssteder og Botilbud 15 er kommunen forpligtet til at føre et løbende tilsyn med tilbuddene. Formålet med tilsynet er løbende at påse, at forudsætningerne for den givne godkendelse fortsat er til stede, og at bl.a. det pædagogiske arbejde i tilbudet til enhver tid er til gavn for beboerne. I de private tilbud danner godkendelsesskrivelsen grundlaget for det løbende tilsyn, som omfatter en løbende forpligtelse til at have indsigt i opholdsstedets/botilbudets samlede drift: Pædagogisk Ledelses- og personalemæssigt Organisatorisk og Økonomisk. For de kommunale tilbud danner de kommunalt vedtagne kvalitetsstandarder grundlag for det løbende tilsyn og omhandler ikke den organisatoriske og økonomiske del. På de interne skoler skal tilsynet sikre, at der leves op til den med skolemyndighederne indgåede overenskomst og til Folkeskoleloven i øvrigt, således at der skabes garanti for, at barnet får den undervisning, det har ret til. 7. Pædagogisk tilsyn. Det løbende tilsyn med opholdssteder og botilbud skal sikre, at der til stadighed leves op til de vilkår, som godkendelsen er givet under. Det skal påses, at der alene modtages brugere, der er omfattet af den godkendte målgruppe, og at de pædagogiske ideer og målsætninger, der er givet i godkendelsen følges. Tilsynet skal således påse, at der er tydelig sammenhæng mellem den for tilbuddet beskrevne pædagogik og praksis. Det tilsigtes, at tilsynet i Mariagerfjord kommune udføres med en ensartethed, som dog kan/skal tilpasses behovet på det enkelte tilbud. Det skal respekteres, at det er 26

27 den private driftsherre, der er ansvarlig leder af stedet. Tilsynet har ikke ledelsesbeføjelser, men kan give råd og vejledning. Det pædagogiske tilsyn interesserer sig for (vurderer): Målgruppen Pædagogiske metoder Personalesammensætningen Den ledelsesmæssige drift Samarbejde såvel internt som eksternt Bruger- og pårørende inddragelse Magtanvendelse Det skal sikres at: Der leves op til de personalemæssige forudsætninger, som beskrevet i godkendelsen Der arbejdes efter de pædagogiske og behandlingsmæssige metoder, der er beskrevet ved godkendelsen, og at disse til stadighed udvikles Det pædagogiske og behandlingsmæssige arbejde har den kvalitet, der var forudsat ved godkendelsen. Brugerne omgås på en værdig, omsorgsfuld og respektfuld måde Der leves op til standarder for god behandling af brugerne Brugerne får den hjælp, som de har ret til efter loven Der så vidt muligt gribes korrigerende ind, før mindre problemer udvikler sig til alvorlige problemer Såfremt der ikke leves op til forudsætningerne for godkendelsen, kan der være anledning til, at der indledes procedure vedr. tilbagekaldelse af godkendelsen. Konkret betyder dette, at det pædagogiske tilsyn kan omhandle: Pædagogisk målsætning Pædagogisk metode Målgruppe/visitation Personalesammensætning Samarbejdsrelationer (eksternt) Samarbejde/ledelse Brugerindflydelse Faglig udvikling Fysiske rammer i forhold til pædagogisk praksis og målgruppe Konflikthåndtering Midlerne til at opnå dette kan være: Møde med ledelse Møde med bestyrelse Møde med personale Deltagelse i personalemøder og lignende Deltagelse i dagligdagens aktiviteter Samtaler med beboere/pårørende Indhentning af individuelle handleplaner Indhentning af materiale i forbindelse med visitation Indhentning af straffeattester 27

28 Vurdering af magtindberetninger Alle tilbud tilknyttes fast tilsynskonsulent, som fører tilsyn med alle enheder i tilbudet, bortset fra interne skoler. I forbindelse med tilsyn på interne skoler vurderes det, at opgaven kræver en medarbejder, der har indsigt i den undervisningsmæssige del. Den enkelte tilsynskonsulent tilrettelægger tilsynsbesøgene i forhold til det enkelte tilbuds behov. Der kan således være tale om variation i forhold til besøgenes omfang, indhold og metode. Som udgangspunkt er der i enheden fastsat et omfang af besøgsantal, som dog kan ændres, idet der altid må finde en prioritering sted i forhold til behov og givne ressourcer. Private opholdssteder besøges min. 5 gange om året Private botilbud besøges min 5 gange om året Kommunale botilbud besøges min. 4 gange om året Kommunale aktivitets- og samværstilbud besøges min. 1 gang om året Efterskoler besøges min. 1 gang om året Interne skoler besøges min. 2 gange om året Som udgangspunkt er der tale om anmeldte tilsynsbesøg, men der kan dog til hver en tid, hvor tilsynet finder det formålstjenligt, foretages uanmeldte besøg. Anmeldte tilsynsbesøg aftales med leder, og der sendes som udgangspunkt dagsorden i forvejen. Tilsynskonsulenten bestemmer dagsordenen, men leder kan ønske punkter, der kan indgå i dagsordenen. Efterfølgende udfærdiges et referat med de vurderinger og eventuelle aftaler, som mødet måtte have afstedkommet. Dette sendes altid i kopi til leder af tilbudet. Som led i tilsynsforpligtelsen vil Godkendelses- og Tilsynsenheden afholde et årligt ledermøde med deltagelse af lederne af tilbudene både på børne- og voksenområdet. Dette møde har til hensigt at sikre en ensartet og åben dialog med lederne omkring fælles erfaringspunkter. Ligeledes anser enheden det for hensigtsmæssigt, at der kan afholdes fælles temadage med et fagligt indhold, sandsynligvis ofte med deltagelse af foredragsholder udefra. 8. Økonomisk tilsyn. Ifølge vejledning nr. 98 af 5. december 2006 skal kommunen godkende private opholdssteder og botilbuds budgetramme som helhed. Der skal således ikke foretages godkendelse af enkeltposter i budgettet, ligesom der heller ikke kan stilles krav til de enkelte poster. I den samlede budgetramme skal dog indgå fire hovedelementer: Lønudgifter Ejendomsudgifter Øvrige udgifter Henlæggelser Der er mulighed for at overføre midler mellem de enkelte hovedelementer, men der kan ikke overføres midler fra posten øvrige udgifter til lønbudgettet. 28

29 Overskud ved driften iflg. regnskabet skal efter evt. hensættelser til oparbejdning af det enkelte botilbud eller opholdssteds egenkapital som hovedregel anvendes til nedsættelse af opholdsbetalingen. Mariagerfjord kommune skal godkende konkrete henlæggelser efter en konkret vurdering. Ved godkendelse af budgettet skal vurderes, om budgettet afspejler aktiviteterne på stedet og giver mulighed for den fornødne kvalitet i tilbudet i forhold til prisen og i forhold til målgruppen. Et budget for et opholdssted bør være opdelt i følgende fire poster. (løn, ejendomsudgifter, øvrige udgifter og henlæggelser.) 8.1. Løn Opholdsstederne bestemmer ikke selv deres lønniveau. Af vejledningen af 6. juli 2005 fra Socialministeriet fremgår det i punkt 38, at lønningerne kan tage udgangspunkt i de tilsvarende gennemsnitlige lønninger i tilsvarende kommunale tilbud. Løndelen af budgettet består af en samlet opgørelse af lønnen. Opgørelsen over lønnen bør være opdelt på de faggrupper af personale, som opholdsstedet er normeret til Ejendomsudgifter Ejendomsudgifterne består af flere elementer, dels udgiften til den fysiske bolig, dels de løbene forbrugsudgifter samt vedligeholdelse. Alt efter hvordan opholdsstedet er organiseret, kan ejendomsudgifterne være sat forskelligt sammen Øvrige udgifter De øvrige udgifter kan med fordel opdeles i følgende kategorier. Husholdning (f.eks. kost, rengøring) Klientudgifter (f.eks. lomme- og tøjpenge, elevtelefon og andre direkte relaterede udgifter til de indskrevne) Aktiviteter (f.eks. dyrehold, sommerferier, ekskursioner) Transport (f.eks. drift af bus/bil uden afskrivninger, leje af bil/bus, hjemrejse) Administration (f.eks. kontorhold, kurser, supervision) Afskrivninger (f.eks. på inventar og bil) 8.4. Henlæggelser Henlæggelserne deles typisk op i beløb til konsolidering og beløb til andre formål. Det økonomiske tilsyn udføres i praksis af en økonomisk medarbejder ansat i økonomiafdelingen. Der er dog behov for et tæt samarbejde med de socialfaglige konsulenter, da det pædagogiske og økonomiske tilsyn nødvendigvis må ses i sammenhæng. Ligeledes vil der være behov for, at der i det økonomiske tilsyn kan trækkes på juridisk bistand. De private opholdssteder og botilbud indsender det reviderede regnskab til Godkendelses- og Tilsynsenheden senest 1.maj. Regnskabet indsendes på baggrund 29

30 af de retningslinier for udarbejdelse af regnskab, der hvert år udsendes fra Mariagerfjord Kommune senest 1.marts. Regnskabet færdigbehandles senest 31. august. Ligeledes udsender Mariagerfjord Kommune retningslinier via budgetvejledning for udarbejdelse af det kommende budget, hvilket skal være Godkendelses- og Tilsynsenheden i hænde senest 1.oktober. Budgettet skal være godkendt senest 1.december Budgetvejledning Inden opholdsstederne/botilbudene indsender deres budgetter til godkendelse, skal de have en budgetvejledning. Formålet med budgetvejledningen er at orientere opholdsstederne/botilbudene om de vilkår, som deres budget for det efterfølgende år skal udfærdiges på baggrund af. De væsentligste informationer, der skal fremgå af budgetvejledningen, er hvilket lønniveau, der kan godkendes til lederne, og hvilke lønninger der kan godkendes til de andre personalekategorier. Det skal her bemærkes, at lønnen til lederen er det maksimale, som lederen kan hæve i løn. Det bør videre fremgå, hvilke procentsatser andre udgifter kan fremskrives med. Det bør ligeledes fremgå, hvad der er den seneste rettidige frist for indsendelse af budgettet. Den normale frist for indsendelse af budget er 1. oktober året før det gældende budgetår. Retningslinier og procedurer 9. Procedure ved Godkendelse af nyt tilbud. I Mariagerfjord Kommune benyttes følgende procedurer for behandling af ansøgning om godkendelse til at drive privat opholdssted/botilbud: Sagsbehandlingen foretages af et team bestående af to tilsynskonsulenter. Ved opstart af den enkelte sag tages der stilling til hvilke to tilsynskonsulenter, der tilknyttes sagen. Desuden er der behov for at inddrage både økonomisk og juridisk bistand i forbindelse med godkendelsesproceduren. I de konkrete sager udnævnes der en tovholder i teamet, som er ansvarlig for afholdelse af møder, dagsorden, referat, indhentning af oplysninger, koordinering m.v. Den anden tilsynskonsulent er med som aktiv deltager i dialogen med ansøgere og som sparringspartner for tovholderen. Sagsforløb: 9.1. Henvendelse, evt. telefonisk, startpakke fremsendes 9.2. Forsamtale med ansøger Der holdes forsamtale med ansøger, inden en ansøgning modtages eller umiddelbart efter, at ansøgning (evt. foreløbig ansøgning) er modtaget. Her redegøres bl.a. for proceduren ved behandling af en ansøgning. Startpakke indeholdende beskrivelse 30

31 af godkendelsesproceduren og henvisninger til relevant lovstof gennemgås. Der gives rådgivning omkring etablering af det påtænkte projekt 9.3. Skriftlig ansøgning I startpakken er beskrevet, hvilke oplysninger og materiale den skriftlige ansøgning skal indeholde (se bilag) Svar på at ansøgning er modtaget Ansøger skal have skriftlig bekræftelse på, at ansøgning er modtaget. Vurderes det, at der mangler oplysninger, skal ansøger have oplyst, hvad der mangler, for at det kan betragtes som en ansøgning. Efterfølgende når alt materiale foreligger, meddeles ansøger skriftligt, at det nu kan betragtes som en endelig ansøgning. Samtidig hermed anmodes om samtykke til, at der indhentes de nødvendige attester m.m. (se pkt. 5) Indhentning af attester Godkendelses- og Tilsynsenheden sikrer, at der foreligger udvidet straffeattest (se procedure for personalegodkendelse). Hvis ansøger ikke skal være leder af opholdsstedet, skal disse attester også indhentes på den påtænkte leder. For ledere udbedes som udgangspunkt endvidere udtalelser for min. 5 år tilbage og fra min. 2 uafhængige relevante arbejdsforhold Første møde Ved første møde tages der stilling til, om der er grundlag for at gå videre med den nærmere undersøgelse, eller om der på det foreliggende grundlag er forhold, som betyder, at der kan vurderes, at der ikke vil kunne gives en godkendelse. Mødet kan evt. afholdes med deltagelse af jurist og/eller økonom, hvis der er forhold i ansøgningen, der tilsiger en afklaring af juridiske og/eller økonomiske spørgsmål, førend der startes på den socialfaglige undersøgelse. Dagsorden for første møde: - Gennemgang af undersøgelsesforløbet (tidsrammer, evt. køb af ejendom ) - Drøftelse af ansøgers intentioner med projektet - Drøftelse af leders personlige og faglige erfaringer/kvalifikationer - Dato for nyt møde. Det gøres klart, at kommunen ingen suppleringsforpligtelse har i forhold til tilbudet. Referat af mødet fremsendes til ansøger Andet møde Dagsorden: - Opsamling fra 1. møde evt. kommentarer til referatet - Persongodkendelse fortsat - Vurdering af projektindhold (målgruppe og pædagogisk/socialfagligt/behandlingsmæssigt indhold). Evt. anmodning om yderligere skriftlig uddybning af udvalgte dele af projektindhold) - Dato for nyt møde Referat af mødet fremsendes til ansøger Tredje møde Dagsorden: 31

32 - Opsamling fra 2. møde. Evt. kommentarer til referatet - Vurdering af projektindhold fortsat (f.eks. behandlingsmetoder contra målgruppe, menneskesyn og holdninger Evt. anmodninger om yderligere skriftlig præcisering ) - Udvalgte temaer (f.eks. konflikthåndtering, evne til refleksion over egen praksis og ledelse. Leder kan evt. indkaldes til alene at deltage i møde) - Dato for nyt møde Referat af mødet sendes til ansøger. Det er vigtigt at referaterne giver et tydeligt billede af konsulentens vurdering af samtalerne ikke mindst evt. bekymringspunkter Internt møde Så vidt det er muligt, foretages der en foreløbig socialfaglig vurdering vedrørende projektets bæredygtighed samt godkendelse af leder/medarbejdere. Når vurderingen er foretaget skal resultatet forelægges ansøger. I de tilfælde hvor det socialfaglige fundament skønnes bæredygtigt, og det besluttes at gå videre i undersøgelsesforløbet, skal det gøres helt tydeligt for ansøger, at der ikke gives forhåndsgodkendelser. Godkendelsen af opholdsstedet/botilbudet foreligger FØRST, når ansøger står med godkendelsesoversigten i hånden. Vurderes projektet at være socialfagligt i orden, holdes der møde mellem socialfaglig konsulent, jurist og økonom for at forhåndsvurdere projektet, herunder pris contra kvalitet Fjerde møde Dagsorden: - Opsamling fra tredje møde. Evt. kommentarer til referatet. - Evt. redegørelse for afslag (efterfølgende skriftligt afslag) - Ellers fortsættelse af drøftelserne fra tredje møde - Drøftelse af økonomi og jura (dokumenter fremsendes til kommunen bygningsgodkendelser, skoleaftaler, budgetudkast m.m. Der vejledes om kommunens skabeloner, vejledninger og forslag til vedtægter) - Dato for nyt møde når div. dokumenter har været forelagt økonom og jurist Referat af mødet sendes til ansøger Internt møde Der afholdes efter behov møde internt med juridisk og økonomisk medarbejder om de fremsendte materialer vedr. lejekontrakter, vedtægter, budgetter m.m Femte møde Jurist og økonom deltager i dette møde efter behov. Mødet afholdes evt. på det påtænkte opholdssted/botilbud. Dagsorden: - Opsamling fra fjerde møde. Evt. kommentarer til referatet. - Evt. afklaring af juridiske eller økonomiske problemstillinger - Vurdering af de fysiske rammer (egnethed, størrelsesforhold, nærmiljø, myndighedskrav, f.eks: Planlov, brandmyndigheder, jordbrugskommission, byggetilladelse, ibrugtagningstilladelse, Arbejdstilsynet m.m.) - Drøftelse/opridsning af lovgivning (forvaltningslov, offentlighedsloven, magtbekendtgørelse m.m.) Referat af mødet sendes til ansøger. 32

33 9.13. Korrespondance og aftaler. Det vurderes, hvorvidt der er behov for endnu et møde, eller de sidste aftaler kan laves pr. telefon eller mail. Det vurderes, om alle aftaler er på plads. I tilfælde af, at der ikke er hængepartier, kan der træffes aftale med ansøger om, hvornår tilbudet sættes i drift Godkendelsesskrivelse. Når de socialfaglige, økonomiske og juridiske forhold kan godkendes, udfærdiger og fremsender den socialfaglige konsulent udkast til godkendelsesoversigt til stedet (se bilag). Når der er modtaget respons herpå, udfærdiges den endelige godkendelsesoversigt for opholdsstedet/botilbudet. Denne fremsendes sammen med forudsætninger for godkendelsen (se bilag) til stedet, der dermed er klar til drift. Ansøger godkendes særskilt med udsendelse af standard godkendelsesskrivelser for leder og medarbejdere, når opholdsstedet/botilbudet er endeligt godkendt. Personalegodkendelserne udsendes sammen med godkendelsesskrivelsen og journaliseres på sagen. Den tilsynsførende konsulent er ansvarlig for at tilbudet indberettes til Tilbudsportalen. Generelt: - Vurdering af drøftelserne efter hvert møde - Ansøgere vil blive gjort bekendt med bekymringer undervejs i forløbet - I forbindelse med journalisering gælder, at alle dokumenter undtages sagsnavn og afsender/modtager indtil den dag de evt. bliver godkendt. Efter godkendelse undtages intet - Vedr. tavshedspligt: På forespørgsel om konkret ansøgning henvises til aktindsigt. Som udgangspunkt oplyses ansøgers navn ikke - Der er ingen klageadgang for offentligheden i forbindelse med etableringen af et opholdsted/botilbud. - Beslutninger, aftaler og konsulentens bemærkninger (ikke mindst bekymringer) skal fremgå af referaterne. Det er væsentligt, at der er en sammenhæng mellem referaterne og godkendelseskravene. - Alt materiale herunder ind- og udgående post samt notater i sagen skal tilgå den socialfaglige konsulent, juristen og økonomen, så alle er underrettet. 10. Procedure ved personalegodkendelse Vurdering af medarbejder personligt: Leder af botilbud eller opholdssted indhenter selv børneattest. Medarbejder udfylder og underskriver: o Samtykke til rekvisition af straffeattest fra Det centrale Kriminalregister forbindelse med ansættelse i et privat opholdssted eller botilbud for børn og unge. Medarbejder udfylder: o Rekvisition vedrørende ansættelse af medarbejder ved et privat opholdssted eller botilbud for børn og unge. Disse 2 attester indsendes til Godkendelses- og Tilsynsenheden, der underskriver rekvisitionen og indsender begge til Rigspolitiet. 33

34 Godkendelses- og Tilsynsenheden modtager efterfølgende oplysninger fra Rigspolitiet. Hvis der ikke er vedlagt straffeattest: Medarbejder vurderes fagligt i forhold til den samlede medarbejderstab. Se vurdering af medarbejder fagligt. Hvis der er vedlagt straffeattest: Tilsynskonsulenterne foretager en vurdering af forholdet evt. i samarbejde med jurist. - Der sendes en vurdering uden anmærkning til stedet eller - Der sendes et brev til medarbejder med samtykkeerklæring til underskrift angående videregivelse af oplysninger til leder af stedet (det er alene forhold Godkendelses- og Tilsynsenheden tillægger betydning, der søges videregivet). Samtykkeerklæring kommer retur til Godkendelses- og Tilsynsenheden i underskrevet stand: - Tilsynskonsulenten sender oplysninger til leder og anmoder om en redegørelse for ansættelse af medarbejder. - Leder sender redegørelse til Godkendelses- og Tilsynsenheden - Tilsynskonsulenten sender endelig vurdering af medarbejder til leder. Samtykkeerklæring kommer ikke retur i underskrevet stand: - Medarbejder kontaktes og rykkes for samtykke - I tilfælde af, at medarbejder ikke ønsker at give samtykke, drøftes sagen med jurist før endelig vurdering af medarbejder til leder. Vedr. journalisering af straffeattester og samtykkeerklæringer til videregivelse af oplysninger: - Alle dokumenter journaliseres elektronisk Vurdering af medarbejder fagligt Godkendelses- og Tilsynsenheden modtager CV fra pågældende medarbejder. Vurdering af den enkeltes CV i forhold til den samlede medarbejderstab: - Der sendes en vurdering uden anmærkninger til opholdssted eller botilbud jfr. standardbrev eller - der sendes en vurdering ang. den samlede medarbejderstab Ansættelse af leder i fond Godkendelses- og Tilsynsenheden modtager CV, udtalelser og uddannelsespapirer. Leder indkaldes til samtale i Godkendelses- og Tilsynsenheden. Godkendelses og Tilsynsenheden indsender vurdering af leder til bestyrelsen Ansættelse af leder i enkeltmandsvirksomhed Der skal igangsættes ny godkendelse af botilbud eller opholdssted. Se denne procedure. 34

35 11. Retningslinier for godkendelse af opnormering. I forbindelse med Mariagerfjord Kommune behandling af ansøgninger om opnormering i private botilbud og opholdssteder skal nedenstående elementer lægges til grund for opnormeringen. Betingelser og overvejelser i forhold til ansøgning om opnormering Socialfaglige overvejelser og betingelser: Om tilbudet er socialfagligt stabilt om tilbudet fungerer og hænger sammen i forhold til personale og beboerne mv. Vurdering af de fysiske rammer, lokaler, badeværelsesforhold (antal ift. beboere), inventar og andre bygningsmæssige godkendelser. Pædagogiske konsekvenser i forhold til beboergruppen De personalemæssige ændringer. Økonomiske betingelser og overvejelser: Ved ansøgning om opnormering skal der, udover en socialfaglig vurdering, også foretages en økonomisk vurdering med henblik på en godkendelse af opnormeringen. Dette ved fremsendelse af et nyt budget, hvoraf fremgår: Øgede udgifter i den daglige drift Den nye pladspris Personaleændringer I forbindelse med opnormering skal institution udarbejde en redegørelse, hvor der skal være fokus på: Målgruppens personalebehov Den anvendte pædagogiske metode og eventuelle konsekvenser for metoden Fysiske rammer m.m. Andre socialfaglige karakteristika på stedet De økonomiske konsekvenser for budgettet Tilsynsførende konsulent vil i samarbejde med økonomimedarbejder herefter imødekomme eller afslå ansøgningen. 12. Retningslinier for godkendelse af overbelægning. I Godkendelses- og Tilsynsenheden vil vi gerne sikre en ensartet praksis i forhold til alle private tilbud vedr. godkendelse af overbelægning. Udgangspunktet for opholdssteder/botilbud er, at de ikke kan modtage flere beboere end det antal, som der i godkendelsesskrivelsen er givet godkendelse til. Således kan der ikke modtages flere beboere uden forudgående ansøgning om og godkendelse af overbelægningen. Overbelægning er altid af midlertidig varighed. Således skal en ansøgning om overbelægning altid være ledsaget af en angivelse af tidshorisonten for overbelægningen. 35

36 Tidshorisonten skal således være defineret/begrænset ved en konkret aftale med den visiterende myndighed, om at en given beboer skal udskrives på en bestemt dato i løbet af budgetåret. Baggrunden for en ansøgning om overbelægning kan alene være: En hensigtsmæssig koordinering af ind- og udskrivninger på det helt korte sigt maksimalt 3 måneder. Den hensigtsmæssige koordinering skal være begrundet med hensynet til en god sammensætning af beboergruppen Overbelægning udover 1-3 måneder skal være ekstra velbegrundet og skal være begrundet med hensynet til beboerne generelt samt i særdeleshed til de beboere, der giver anledning til ansøgning om overbelægning. Følgende oplysninger vil være nødvendige, for at enheden kan vurdere, om ansøgningen kan imødekommes, hvorfor disse skal fremgå af ansøgningen: Begrundelse for ansøgning Tidshorisont for overbelægningen Navn på den beboer som ønskes indskrevet samt indskrivningsdatoen Navn på den beboer som skal udskrives Oplysninger om evt. ekstra personaleforbrug Oplysninger vedrørende de fysiske og pædagogiske rammer kan de bære overbelægningen Oplysninger om økonomiske konsekvenser af overbelægningen. Ved gentagne ansøgninger om overbelægning kan det give anledning til en drøftelse af, om antallet af pladser i tilbudet skal sættes op generelt. Det forudsættes, at man ved overbelægningen har taget højde for, at andre regelsæt (f.eks. planloven) er overholdt. 13. Retningslinier ved anmeldt/uanmeldt tilsynsbesøg Som udgangspunkt praktiseres tilsynsbesøg som anmeldte besøg. Tilsynskonsulenten aftaler i god tid med lederen af tilbudet, hvornår besøget skal foretages, hvilken form mødet skal have, og hvad besøget skal omhandle. Det er tilsynskonsulentens afgørelse, hvad disse elementer skal indeholde. Det er enhedens holdning, at det som udgangspunkt er de anmeldte besøg, der giver mulighed for det største indblik i tilbudets praksis, og at enheden på den måde bedst kan tilgodese alle tre aspekter: Kontrol, kvalitet og udvikling. I den forbindelse er det vigtigt, at der kan aflægges så mange løbende besøg, at de kan danne grundlag for et reelt kendskab til tilbudets praksis. (se i øvrigt afsnittet vedr. pædagogisk tilsyn). Som tilsynsmyndighed har man altid ret til at foretage uanmeldte besøg. Enheden har ikke en fast aftale om hvor mange uanmeldte besøg, der skal foretages på de enkelte tilbud. Det er enhedens holdning jf. ovenstående at ressourcerne udnyttes bedst ved, at behovet for uanmeldte besøg koncentreres til de tilfælde, hvor det vurderes, at denne form giver det bedste indblik i tilbuddets praksis. Enheden vil/skal benytte sig af denne form, hvis det skønnes nødvendigt. Et skærpet tilsyn vil ofte - men ikke nødvendigvis - indebære uanmeldte besøg, ligesom uanmeldte 36

37 besøg også kan foretages, uden der er tale om skærpet tilsyn. Alle tilbud må således påregne at modtage uanmeldte besøg. I forbindelse med uanmeldte besøg er det vigtigt at overveje: Hvad er formålet med det uanmeldte besøg Er der behov for at være to tilsynskonsulenter om besøget. 14. Retningsliner ved skærpet tilsyn Såfremt der er forhold i opholdsstedet, der giver anledning til bekymring, iværksættes en nærmere undersøgelse (se undersøgelse og behandling af klagesager). Hvis undersøgelsen viser, at problemerne har et omfang der gør, at der er tvivl om, hvorvidt opholdsstedet lever op til godkendelsen, iværksættes et skærpet tilsyn. Skærpet tilsyn kan iværksættes på baggrund af såvel økonomiske som pædagogiske forhold. Opholdsstedet og evt. bestyrelse informeres skriftligt om beslutningen, baggrund, plan og tidsperspektiv for det skærpede tilsyn. Skærpet tilsyn er en indgribende foranstaltning, og der fastlægges altid en tidsramme. Anbringende kommuner orienteres straks om beslutningen og eventuelle konsekvenser for de anbragte børn. Der kan evt. være behov for at opfordre kommunerne til at intensivere deres tilsyn med de konkrete unge. Under et skærpet tilsyn kan der lukkes for indskrivning af nye beboere. Plan for omfang og indhold af det skærpede tilsyn fastlægges ud fra undersøgelsens resultat. Det skærpede tilsynet tilrettelægges, så det giver tilsynsmyndigheden mulighed for indgående indsigt i stedets vanskeligheder og giver muligheder for at følge udviklingen. Der kan f.eks. iværksættes følgende tiltag: Hyppige tilsynsbesøg, Uanmeldte tilsynsbesøg Deltagelse i personalemøder Deltagelse i andre aktiviteter Indhentelse af udtalelser fra de anbringende kommuner om forløbene for de enkelte børn og samarbejdet med opholdsstedet Samtaler med de anbragte børn og unge Samtaler med personalet Gennemgang af døgnrapporter Gennemgang af statusrapporter Særligt om skærpet økonomiske tilsyn: 37

38 Saldobalancer mv. Når den fastlagte tidsperiode for det skærpede tilsyn er slut, foretages en samlet vurdering af forholdene. Vurderingen meddeles mundtlig og skriftligt til ledelse og bestyrelse samt til anbringende kommuner. Der kan være tale om følgende: Problemerne er løst og forholdene vurderes til at være tilfredsstillende. Der fortsættes med almindeligt tilsyn. Der gives påtale om forhold der skal ændres og træffes aftaler om opfølgning. Det skærpede tilsyn forlænges i ny tidsperiode. Hvis opholdsstedet ikke vurderes at kunne leve op til godkendelsen, indkaldes til forhandling jfr. bekendtgørelsens 14 og vejledningens pkt. 9, hvorefter der tages stilling til, om godkendelsen skal tilbagekaldes. (Se afvikling af opholdssted). Da et skærpet tilsyn er en meget indgribende og belastende proces for opholdsstedet, må der være stor opmærksomhed på retssikkerhed og etik. For den tilsynsførende er det ofte en krævende og belastende arbejdsopgave at føre et skærpet tilsyn. Der skal som udgangspunkt altid være 2 medarbejdere på opgaven. 15. Retningslinier ved magtindberetning. Sagsarbejdet i forbindelse med magtanvendelse tager udgangspunkt i gældende bekendtgørelser henholdsvis på børneområdet og voksenområdet. Heri er beskrevet, hvilke retningslinier tilbudene skal efterleve i forbindelse med magtindberetninger. Tilsynets opgaver i forbindelse med magtindberetninger er beskrevet nedenfor. Børneområdet: Bekendtgørelse nr. 893 af 9. juli 2007 vedr. magtanvendelse over for børn og unge, der er anbragt uden for hjemmet Magtindberetning modtages fra institutionen på særligt skema. Indgrebet forventes tilstrækkeligt beskrevet, så sagsbehandling kan finde sted alene på baggrund af det skriftlige materiale. Ved modtagelsen af skemaet foretages hurtig vurdering af indberetningen: er der eventuelt behov for akut sagsbehandling; er der sket overtrædelse af loven? I så fald skal der ageres i forhold til dette, eksempelvis i form af politianmeldelse, besøg eller andet. Der foretages vurdering af det indberettede, og der udfærdiges kvittering for modtagelsen med eller uden kommentarer, afhængig af karakteren af indgrebet. Det påhviler lederen af opholdsstedet at sende kopi af kvittering med evt. kommentarer til anbringende kommune. Voksenområdet: 38

39 Bekendtgørelse nr. 789 af 6.juli 2006 vedr. magtanvendelse og andre indgreb i selvbestemmelsesretten over for voksne og særlige sikkerhedsforanstaltninger for voksne og modtagepligt i boformer efter serviceloven. For så vidt angår fysiske indgreb foretaget overfor beboere indenfor voksenområdet, skal disse indberettes til og sagsbehandles af det individuelle tilsyn Tilsynsenheden modtager kopi af magtindberetning som orientering. Magtindberetninger følges op i forbindelse med det løbende tilsyn. 16. Procedurer i forbindelse med behandling af klagesager. Det vurderes om det er Godkendelses- og Tilsynsenheden, der skal behandle klagen. I forbindelse med klagesager er det meget vigtigt at procedurer og tidsfrister samt regler for journalisering overholdes. Der er derfor valgt en meget detaljeret gennemgang af, hvorledes et klageforløb skal behandles. Klagen modtages pr. post, mail, via andre systemer/enheder, kollegaer m.fl. Såfremt der er tale om en telefonisk henvendelse, anmodes om skriftliggørelse fra klager. Er dette ikke muligt, udarbejdes der straks et notat vedr. henvendelsen 1. Klagens alvorlighed og omfang vurderes nøje med henblik på at afgøre, hvilken indsats der er behov for (akut handling, opmærksomhedspunkter i tilsynet, almindelig klagegang eller andet). Forudsat der er tale om en klage og almindelig procedure, kan nedenstående anvendes som guideline. En klager kan som udgangspunkt ikke være anonym, med mindre der er tungtvejende grunde hertil. Disse skal konkret vurderes i hver enkelt sag. Lov derfor aldrig 100% at klager kan være anonym, førend det har været nærmere vurderet. Leder orienteres med det samme om klagen, og denne udpeger to medarbejdere, der skal foretage undersøgelsen af den indgivne klage. Jurist og økonom inddrages hurtigst muligt og efter behov. Der oprettes en særskilt klagesag i SBSYS med relation til den almindelige tilsynssag. Opret erindringer til de relevante interne parter. I klagesager er det nødvendigt altid at notere i særskilte notater, der journaliseres på sagen. Vær opmærksom på, at indklagede er part! Vær ligeledes opmærksom på om sagen påkræver, at der skal indgives politianmeldelse, underretning til anbringende kommuner eller lignende! 1 Husk at sende notatet til klager til gennemsyn inden det sendes i høring hos indklagede. 39

40 Klager skal hurtigst muligt - og indenfor en frist af 5 hverdage have kvitteringsskrivelse tilsendt. Der vedlægges evt. det af forvaltningen udarbejdede notat i de tilfælde, hvor der ikke foreligger et skriftligt materiale fra klager. Fremsendes kvitteringsskrivelsen sammen med dette notat, fastsættes en kort frist for respons på samme, således at indklagede kan modtage klagematerialet til høring. Indklagede orienteres ikke, inden responsen er modtaget. Trækkes klagen tilbage - eller vil klager ikke stå ved sit udsagn - vurderes sagen sammen med juristen for videre behandling. Sagen vurderes i samråd mellem de to undersøgende konsulenter og leder for sagens planlægning og behandling. Dette vil konkret afhænge af sagens omfang og karakter, men nedenstående gør sig dog altid gældende i behandlingen af klager. N.B: Behovet for orientering af de anbringende kommuner vurderes konkret. Klagen sendes i partshøring hos indklagede inden 8 dage efter modtagelsen i enheden. Ved udarbejdet notat, jfr. ovenstående tælles de 8 dage fra datoen for modtaget respons fra klager. Klagen sendes til institutionens bestyrelse og leder med anmodning om høringssvar 2 på det fremsendte klagemateriale. Med klageskrivelsen(erne) udarbejder forvaltningen følgeskrivelse, der angiver fra hvem, hvornår og hvad klagerne omfatter, samt hvilke fokuspunkter forvaltninger ønsker svar på udover en generel stillingtagen til materialet. Høringsfristen fastsættes som udgangspunkt til 10 hverdage fra afsendelsen. Såfremt svaret ikke er modtaget efter fristens udløb, fremsender de undersøgende konsulenter rykkerskrivelse påført ny frist på max. 5 hverdage. Høringssvaret modtages og undersøgende konsulenter vurderer dette. Såfremt der er behov for yderligere redegørelse, anmodes der skriftligt om dette. Med kort frist for svar! Vær opmærksom på høring af evt. part. Når et fyldestgørende høringssvar er modtaget fastlægges den videre sagsbehandling af klagen af de undersøgende konsulenter og leder i samråd. Det videre forløb kan bl.a. bestå i: samtaler med medarbejdere/beboere (individuelt eller samlet), afholdelse af møder med deltagelse af enkelte eller flere relevante personer, indhentning af oplysninger fra anbringende myndighed, uanmeldt tilsynsbesøg, møder med leder og bestyrelse m.v. Det skal løbende vurderes, om der er nye oplysninger, der bør partshøres med det samme. Skriftlige notater fra samtaler skal som udgangspunkt sendes til den adspurgte med henblik på bekræftelse af oplysninger, før fremsendelse i partshøring hos den indklagede (jf. respons, i tidligere kommentar). Metoden til anmodning om respons på afgivne oplysninger vurderes dog konkret i de tilfælde, hvor de interviewede er børn eller voksne med betydelige funktionsnedsættelser. Når undersøgende konsulenter og leder i samråd vurderer at sagen er tilstrækkeligt belyst, laves en skriftlig opridsning af forløbet med afsluttende vurdering og 2 Det vurderes konkret hvorvidt forvaltningen ønsker svar fra bestyrelse og leder samlet eller særskilt. 40

41 konklusion. Afgørelsen sendes til både bestyrelse og leder. Klager 3 samt evt. anbringende kommuner 4 orienteres kort og relevant (jfr. lovgivning) om, at der er truffet afgørelse i sagen. Endelig skal det bemærkes, at der ikke kan tages højde for alt. Klagesager skal hele tiden vurderes i forhold til omfang, indhold, mål og midler. 3 Ved svar til klager skal det vurderes om denne er part i sagen. Såfremt klager ikke er part, (hvis det eksempelvis er forældre der klager over en institution uden samtykke fra beboeren selv) har klager i princippet ikke krav på svar på klagen. Vi gør det dog som udgangspunkt i Godkendelses- og Tilsynsenheden. 4 I det omfang disse har været informeret om/involveret i klagen. 41

42 Årsplan Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August September Oktober November December Måned Kvartal År Deadline for godkendelsesskrivelser Tilsynsbesøg Ajourføring af Indsamling af statistik Tilbudsportal Udarbejdelse af Udarbejdelse af årsrapport regnskabsvejledning Deadline for udsendelse af regnskabsvejledning Skærpet tilsyn Deadline for Tilsynsbesøg indsendelse af regnskab Behandling af Skoletilsyn klager Vurdering af regnskab interne møder Første respons vedr. vurdering af regnskab Udarbejdelse af budgetvejledning Deadline for udsendelse af budgetvejledning Afslutning af regnskabsvurdering Deadline for indsendelse af budget Gennemgang af budgetter interne møder Deadline for godkendelse af budgetter. Udsendelse af takstbrev. Udarbejdelse af nye godkendelsesskrivelser. Ledermøde Politisk orientering Tilsynsbesøg fokus budget/godkendelsesgrundlag Interne temadage Tilsynsbesøg Behandling af budgetter og nye godkendelsesskrivelser Skoletilsyn Eksterne temadage Godkendelse af nyansøgninger Deltagelse i netværksmøder Deltagelse i kursusvirksomhed 42

43 Bilag Liste over private tilbud børneområdet Liste over private tilbud - voksenområdet Liste over kommunale tilbud Regnskabsvejledning Budgetvejledning Forudsætninger for godkendelse 43