HVORDAN GODKENDER OG FØRER MAN TILSYN MED PRIVATE OPHOLDSTEDER? Børne- og ungeområdet

Transkript

1 HVORDAN GODKENDER OG FØRER MAN TILSYN MED PRIVATE OPHOLDSTEDER? L Æ S H E R E K S E M P L E R, E R F A R I N G E R, S Y N S P U N K T E R M. M. F R A A M T E R O G K O M M U N E R Børne- og ungeområdet KL har i begyndelsen af 2007 haft møder med tidligere amtsmedarbejdere (nu kommunale) og kommuner om de nye opgaver vedrørende godkendelse og tilsyn med private opholdssteder 1. På møderne har vi drøftet mange af de spørgsmål, alle kommuner får behov for at diskutere: Hvad indeholder opgaven? Hvilke kompetencer der er brug for? Hvordan organiserer vi opgaven? Hvad er de væsentligste problemstillinger og udfordringer på området? Læs her de mange synspunkter, erfaringer, eksempler m.m., der kom frem på møderne. Notatet er langt fra udtømmende, men kan bl.a. bruges af ledere og medarbejdere til at få indsigt i opgaven, og til at kvalificere de lokale drøftelser om de nye opgaver. Notatet skal ses som et supplement til KL og Danske Regioners fælles vejledning om godkendelse af og tilsyn med private opholdssteder og private tilbud 2. Den 4. februar 2007 Jnr A09 Sagsid Ref HGH [email protected] Dir Weidekampsgade 10 Postboks København S Tlf Fax /10 1 Bekendtgørelse af lov om social service, nr. 58 af 18/ , Bekendtgørelse om godkendelse af og tilsyn med private opholdssteder og private botilbud nr. 621 af 15/ og Bekendtgørelse om retssikkerhed og administration på det sociale område nr af 12/12/ KL og Danske Regioner har i fællesskab udarbejdet "Vejledning om godkendelse af og tilsyn med private opholdssteder og private tilbud efteråret 2006".

2 Kommunernes opgaver i relation til regler om magtanvendelse, som er en del af tilsynsopgaven, og kommunernes tilsyn med egne døgninstitutioner indgår ikke i notatet 3. Men det vil være naturligt at tænke tilsynet med egne døgninstitutioner sammen med tilsynet med de private opholdssteder, og bruge erfaringerne på tværs af områderne. Følgende hovedtemaer indgår i notat: 1. Godkendelse Processen (forundersøgelse) Indholdet i ansøgningen Hvordan er politikerne involveret? Når tilbudet først er godkendt hvad så? Eksempler på fælles skabeloner, tjeklister m.m. 2. Tilsyn Formål Hvilke områder skal kommunen føre tilsyn med? Hvor mange tilsynsbesøg om året? Hvor mange deltager? Hvordan gennemføres tilsynsbesøg? Til hvem og hvordan afrapporteres tilsynsbesøg? Eksempler på fælles skabeloner, retningslinier, tjeklister m.m. 3. Hvilke kompetencer er der brug for til at godkende og føre tilsyn? 4. Hvordan kan godkendelses- og tilsynsopgaverne organiseres? Internt eller eksternt? Internt i kommunen 1. Godkendelse Beliggenhedskommunen modtager en ansøgning fra én eller flere personer, som overvejer at oprette et privat opholdssted. Indholdet i ansøgningen kan variere fra at være meget velbeskrevet til meget mangelfuld. Det stiller meget forskellige krav til kommunens arbejde i forbindelse med godkendelsen. Kommunen behandler ansøgningen og godkender opholdsstedet, hvis det lever op til lovgivningen m.m. på området. 3 Bekendtgørelse om magtanvendelse over for børn og unge, der er anbragt uden for hjemme nr 1613 af 12/12/2006 2

3 Processen (forundersøgelse) Amterne har erfaring for, at det fremmer processen med behandlingen af ansøgningen, hvis kommunen kan informere ansøger om godkendelsesprocessen, som fx oplysninger om: Hvor lang tid forventes processen at vare? Hvornår og hvordan ansøger kan forvente at blive involveret? Hvilke forventninger kommunen har til det skriftlige materiale? Det er vigtigt, at godkendelsesprocessen ikke forceres. Der skal sættes tid af til møder med ansøger og ansøgeren skal have tid til at reflektere over de mange spørgsmål, som bl.a. kommunen stiller til ansøgningen. Amterne kender flere sager, hvor ansøger i løbet af processen/forundersøgelsen er blevet usikker på opgaven og vælger at trække ansøgningen tilbage. Et passende forløb kan fx. tage fra omkring 3 måneder til 6 måneder. Det er sket, at amterne har givet afslag på en ansøgning, men ofte har ansøger trukket sig inden den endelige afgørelse. Ansøger kan klage over kommunens afgørelsen til Kommunalbestyrelsen. Indholdet i ansøgningen Forudsætningen for, at kommunen kan behandle en ansøgning er, at der er indsendt en skriftlig ansøgning med de nødvendige oplysninger om tilbudet. Nedenfor er kort beskrevet de temaer, der indgår i ansøgningen. Organisation Opholdsstedet beslutter selv organisationsform, ejerforhold mv. Rigtig mange opholdssteder er organiseret som selvejende institutioner og et mindre antal som enkeltmandsvirksomheder. Kommunalbestyrelsen skal ikke godkende sammensætningen af opholdsstedets bestyrelse, men Kommunalbestyrelsen har ret til at udpege et medlem af bestyrelsen. Bestyrelsen skal sammensættes således, at mindst et medlem er uafhængigt af stifteren. Der er ikke krav om tilstedeværelsen af en bestyrelse i opholdssteder organiseret som enkeltmandsvirksomheder. Målgruppe Hvilken alder har målgruppen? Hvor mange børn kan bo på opholdsstedet? Hvilke typer af problemer har børnene og de unge? 3

4 Det er op til ansøgeren at beslutte, hvem der skal være tilbudets målgruppe. Kommunen kan ikke afvise ansøgningen, fordi kommunen ikke tror på, at der vil være tilstrækkelig efterspørgsel efter pladser til denne målgruppe. Fysiske rammer Kommunen må fx forholde sig til: Har ansøger allerede en bygning, som fx kan være vedkommendes eget hus eller en anden bygning? Skal ansøger først finde en egnet bygning? Passer institutionens fysisk indretning indendørs og udendørs til målgruppen? Pædagogiske forhold Hvilke pædagogiske og behandlingsmæssige metoder vil tilbudet arbejde efter? Hvilke målsætninger har tilbudet for børnene? Man skal være opmærksom på, at kommunen alene skal vurdere, om de pædagogiske metoder er egnet i forhold til de problematikker, der er beskrevet for målgruppen. Kommunen kan ikke godkende metoder m.m. ud fra, om kommunen selv anvender eller ville anvende de samme metoder overfor den pågældende målgruppe. Personale Har ledelse og medarbejdere de nødvendige kvalifikationer og kompetencer til at arbejde med målgruppen? Har ansøger allerede aftaler med medarbejdere, der er interesseret i at arbejde på stedet? Kan de eventuelt deltage i møder med kommunen? Hvor meget personale forventer ansøger at ansætte? Er antallet rimeligt i forhold til børnene og de unges problematikker? Økonomi Kommunen skal godkende tilbudets budget indenfor 3 hovedområder: Løn Øvrige drift Ejendomsudgifter En af de store udfordringer for amterne har været at vurdere, hvad der er et rimeligt lønniveau for ledere og medarbejdere i tilbudet. Ifølge Socialmini- 4

5 steriets vejledning 4 kan kommunerne tage udgangspunkt i tilsvarende gennemsnitslønninger for offentlige institutionstilbud. Det kan fx være gennemsnittet for tilsvarende stillinger i kommunen, regionen eller på landsplan. Kommunen skal mindst én gang årligt godkende opholdsstedets budget for det kommende år. Det er normal praksis, at opholdsstedet selv opkræver betaling/taksten hos de kommuner, der har anbragt et barn eller ung på stedet. Man skal være opmærksom på, at hvis tilbudet har intern skole, afholder beliggenhedskommunen udgifterne til den interne skole, og opkræver efterfølgende taksten/udgifterne hos de anbringende kommuner (mellemkommunal betaling). Hvordan er politikerne involveret? Der har været forskellig praksis i amterne i forhold til placering af kompetencen til at godkende private opholdssteder. Kompetencen kan være placeret hos politikerne eller delegeret til administrationen. Fx har politikerne i et amt godkendt retningslinier for godkendelse af private tilbud, som administrationen efterfølgende har kunne administrere indenfor. Når tilbudet først er godkendt hvad så? I et af de gamle amter, har amtet sendt en "start-pakke" til de godkendte private tilbud med bl.a. love og bekendtgørelser, vejledningsmateriale, materiale om magtanvendelse m.m. Tilbudet skal informere kommunen, hvis der sker ændringer i forudsætningerne for godkendelsen. Kommunen skal undersøge og vurdere, om ændringerne har betydning for godkendelsen, som fx hvis: Målgruppen ændres De pædagogiske metoder ændres Der sker væsentlig ændringer i personalegruppens kompetencer indenfor målgruppen Eksempler på fælles skabeloner, tjeklister m.m. Flere amter har udviklet forskellige fælles skabeloner, tjeklister mv. bl.a. for at sikre et fælles serviceniveau og kvalitet i behandlingen af ansøgninger (ensartede metoder). 4 Socialministeriets vejledning om godkendelse og tilsyn med private opholdssteder af 1. juli

6 Plan for godkendelsesprocessen Tjekliste med de materialer den godkendende myndighed har brug for til at behandle ansøgningen Spørgeguide til det første møde med ansøger/den kommende leder Standardskabelon for den godkendelse, der sendes til tilbudet 2. Tilsyn Kommunerne skal føre tilsyn med de private opholdssteder, der er beliggende i kommunen. Hvad er formålet med tilsynet? Hvad skal det indeholde? Formål Formålet med tilsynet er bl.a., at beliggenhedskommunen skal føre tilsyn med: At lovgivningen overholdes At opholdsstedet lever op til den givne godkendelse At de offentlige midler anvendes forsvarligt og i overensstemmelse med godkendelsens rammer At det pædagogiske arbejde har kvalitet og bliver udført At støtte udviklingen af de private opholdssteder At de administrative forhold er i orden Beliggenhedskommunens tilsyn er de anbringende kommuners sikkerhed for, at stedet lever op til lovgivningen og godkendelsen. Der er enighed om blandt de tidligere amtsmedarbejdere, at tilsynet udover kontrol også bør fokusere på at sikre kvaliteten og udviklingen af tilbudet. Fx gennem løbende dialog med stedet om, hvordan institutionen fortsat vil sikre kvaliteten og udviklingen af tilbudet. Hvilke områder skal kommunen føre tilsyn med? Kommunen skal føre tilsyn med forhold vedr.: Organisation Målgruppe Fysiske rammer Pædagogiske forhold Personale Økonomi De temaer, der indgår i godkendelsen af tilbudet. 6

7 Kommunen skal som en del af tilsynet føre tilsyn med, hvordan tilbudet lever op til reglerne om magtanvendelse 5. Regler og erfaringer med håndtering af magtanvendelsesbekendtgørelsen vil blive behandlet i et særskilt notat. Hvor mange tilsynsbesøg om året? Kommunen fastlægger selv antallet af tilsynsbesøg om året. Amterne har haft forskellig praksis på området, fx har et amt haft et årligt besøg, et andet 3 årlige besøg og et tredje 6 årlige tilsynsbesøg. Hvor mange deltager? Det har været forskelligt i amterne, om der har deltaget én eller to personer på tilsynsbesøg. Men erfaringen fra amterne er, at det er godt at være to personer på tilsyn (flere øjne på tilbudet). Ifølge lovgivningen kan kommunen både gennemføre anmeldte og uanmeldte besøg, det er op til den enkelte kommune at beslutte. Hvordan gennemføres tilsynsbesøg? Det har været praksis i flere amter, at tilsynet har været delt op i to faser en skriftlig del og selve tilsynsbesøget. Forud for besøget har den/de tilsynsførende gennemgået forskellige skriftlige materialer fremsendt af tilbudet og andre tilgængelige materialer i forvaltningen, fx: Økonomiske årsrapporter Tilbudets årsplan Beskrivelser af metoder og værdier Kvalitetsmål Handleplaner Magtanvendelsesindberetninger Sygefraværsstatistik Tidligere tilsynsrapporter Personalehåndbøger. Formålet med selve tilsynsbesøget er bl.a. at belyse de mere bløde data som fx. stemningen i huset, i personalegruppen, i ledelsen, børnenes trivsel og de fysiske rammer, værdigrundlag, målgruppe, målsætning og brugersammensætning, pædagogiske metoder, brugerindflydelse i tilbudet, inddragelse af pårørende og personaleudvikling. 5 Bekendtgørelse om magtanvendelse over for børn og unge, der er anbragt uden for hjemme nr 1613 af 12/12/2006 7

8 Nedenfor er eksempler på møder, som den/de tilsynsførende har deltaget i: Møde med ledelsen Personalemøde Børnemøder Bestyrelsesmøder Årligt evalueringsmøde med tilbudet Mere uformelt har den/de tilsynsførende deltaget i hverdagsarrangementer på stedet. Til hvem og hvordan afrapporteres tilsynsbesøg? Efter hvert tilsynsbesøg rapporteres om observationer på tilbudet i en tilsynsrapport. I flere amter sendes udkast til tilsynsrapport til tilbudet til kommentering/rettelse af faktuelle forhold. Bemærkninger eller redegørelser fra tilbudet af mere indholdsmæssig karakter kan vedlægges tilsynsrapporten. Hvis der i forbindelse med tilsynets udførelse eller hvis der fra brugere, pårørende eller andre fremkommer oplysninger/kritik at stedets arbejde, er en del af tilsynsforpligtigelsen at reagere på observationerne/oplysningerne (lave handleplan og aftaler om opfølgning). Det har været praksis i nogen kommuner, at tilsynsrapporten blev sendt til de kommuner, der har anbragt børn/unge på stedet. Eksempler på fælles skabeloner, retningslinier, tjeklister m.m. Flere amter har udviklet forskellige fælles skabeloner, tjeklister mv. bl.a. for at sikre et fælles serviceniveau og kvalitet i tilsynet (ensartede metoder). - Fælles skabelon med dagsorden for tilsynsbesøg - Fælles manual for tilsynsbesøg - Spørgeguide til mødet med lederen, ledelsen, bestyrelsen, medarbejderne eller børnene og de unge - Fælles skabelon for tilsynsrapporten Læs mere om amternes tilsyn i Rapport Amternes tilsyn med døgninstitutioner og opholdssteder for børn og unge. Udviklings- og Formidlingscenter for Børn og unge Rapporten kan hentes på 3. Hvilke kompetencer er der brug for til at godkende og føre tilsyn? 8

9 Der er brug for en bred vifte af faglige kompetencer til at behandle ansøgninger om godkendelse af private tilbud og til at føre tilsyn med tilbudene. De tidligere amtsmedarbejdere er enige om, at det er vigtigt, at alle kompetencer er til stede i kommunen, og at man ved hos hvem eller hvor man kan trække på juridisk og økonomisk bistand. Nedenfor er givet eksempler på kompetencer, kommunen har behov for til at løse de nye godkendelses- og tilsynsopgaver. Socialrådgiver, som fx: - Processtyrer - Journal ansvarlig - Sikre alle oplysninger foreligger - Rådgivning og vejledning Juridisk bistand, som fx: - Vurdering af vedtægter - Vurdering af lejeaftale - Vurdering af evt. straffeattester - Rådgivning og vejledning om organisatoriske forhold Pædagogisk konsulent, som fx: - Vurdering af målgruppe - målsætning, pædagogisk og behandlingsmetoder - Vurdering af medarbejderkvalifikationer - Rådgivning og vejledning af pædagogisk art Økonomisk bistand, som fx: - Opstilling af budget - Rådgivning og vejledning af økonomisk art 4. Hvordan kan godkendelses- og tilsynsopgaverne organiseres? Internt eller eksternt? Som allerede nævnt er det langt fra alle kommuner, der har overtaget amtsmedarbejdere med kompetence på området. Hvad gør de? Kommunen skal blandt andet forholde sig til, om kommunen ønsker at opbygge og udvikle kompetencen i egen kommune, selvom kommunen kun er beliggenhedskommune for et mindre antal opholdssteder? 9

10 Eller i stedet for vil forsøge at samarbejde med andre kommuner om at løse opgaven i fællesskab, fx ved, at én af kommunerne er entreprenør for de andre kommuner mod betaling? Et eksempel er, at Fåborg-Midtfyn er entreprenør for kommunerne i det gamle Fyns Amt på godkendelses- og tilsynsopgaven. Læs mere om aftalen på KL's hjemmeside bilag F. Det er vigtigt at være opmærksom på, at kommunerne ikke kan delegere myndighedsansvaret til en anden kommune. Kommunen kan uddelegere /købe andre til at behandle en ansøgning og føre tilsynet med tilbudene. Men det er fortsat beliggenhedskommunen, der har ansvaret for den endelige godkendelse og for at reagere og følge op på de observationer tilsynet rapporterer fra besøgerne. Internt i kommunen Hvis kommunen beslutter selv at løse godkendelses- og tilsynsopgaverne på børne- og ungeområdet, skal kommunen samtidig tage stilling til, hvor opgaven organisatorisk bedst placeres i kommunen. Skal godkendelses- og tilsynsopgaver på børne- og voksenområdet placeres i samme afdeling? Amterne har erfaring for, at det er uhensigtsmæssigt, hvis den samme afdeling/de samme medarbejdere både visiterer børn til opholdssteder (og har det individuelle tilsyn) og samtidig fører det institutionelle tilsyn. 10