Vejledning til publicering af dagsordner

Transkript

1 Vejledning til publicering af dagsordner Indledning Fra uge gik Randers kommune over til en ny metode i forbindelse med offentliggørelse af dagsordener og referater på hjemmesiden og intranettet. I det nye system er der lavet 2 hjemmesider til hhv. interne og eksterne dagsordener, de 2 sider er indarbejdet i hhv. Randers.dk og Broen. Der er udarbejdet en opsætning i systemet, der fordeler hvilke dagsordener og referater, der skal på hvilke sider, hvilket betyder at man ikke behøver tage stilling til det. I det nye system skal der ikke længere genereres for at offentliggøre dagsordener og referater på hhv. Randers.dk og Broen, hvilket ligeledes betyder, at eventuelle ændringer efter en offentliggørelse automatisk vil blive vist, hvis dagsordenen er sat til publiceret. Dog skal det bemærkes at beslutninger først vises, når en dagsorden står til afsluttet. I det følgende gennemgåes hvordan dagsordener og referater frigives. Dagsordener og referater til Prepare skal stadig genereres som tidligere. Hvordan genererer jeg til hjemmesiden? Hjemmesiden og intranettet henter automatisk alle data fra dagsordensmodulet i SBSYS. Der er nogle områder, som du skal være meget opmærksom på: 1. De dagsordenspunkter, der ikke skal udstilles på hjemmesiden, SKAL være sat til lukket punkt. I forbindelse med lukkede punkter er det vigtigt at huske at udfylde Åben overskrift ellers vil det give fejl i generering til Prepare. Side 1 af 7

2 2. Der er oprettet nye dagsordensskabeloner. De er angivet med Ny Skulle der være anvendt en skabelon, hvor der ikke står NY- foran. Klik på Rediger ud for behandlingsplan og vælg den korrekte dagsordensskabelon. Det er meget vigtigt at vælge det samme dagsordenpunkttype, blot med angivelsen Ny- for an. Vælger man en anden punkttype, kan der være uoverensstemmelse mellem hvilke felter skabelonen indeholder og man risikere at miste tekstindhold. 3. Det er vigtig ikke at slette teksten: Indstilling i indstillingsfeltet, da den genereres til overskrift i visning på Randers.dk og Broen. Side 2 af 7

3 Skriv istedet indholdet ind under Indstillingens punktet 4. Hvis åbne dagsordenspunkter skal offentliggøres på hjemmesiden, SKAL selve dagsordenen være sat til publiceret, ellers bliver de ikke udstillet. For at referatet med beslutningerne bliver udstillet SKAL punkterne være tilbagejournaliseret og mødet sat til afsluttet. 5. Standard typografien er Microsoft Sans Serif pkt 12. Der kan være dagsordenspunkter, der er oprettet før skabelonerne blev ændret og som derfor står med en anden typografi. Dette ændres på følgende måde: Markeres teksten Højreklik, vælg Skrifttype vælg Skriftype og Størrelse Klik Ok Side 3 af 7

4 6. Tjek for CPR oplysninger Der må IKKE være CPR numre eller andre personfølsomme oplysninger i dagsordenspunkter, hverken i titelangivelser eller i bilag der offentliggøre på intra/randers.dk med mindre det er et lukket punkt. I forbindelse med offentliggørelse af dagsordener, er det vigtigt, at scanne dagsordenerne samt bilag for cpr-nr. inden dagsordenerne offentliggøres på vores hjemmeside. Derfor SKAL cpr scanner anvendes inden offentliggørelse på intra/randers.dk. Se videovejledning i hvordan scanneren virker. Er der behov for at få lave en læsevenlig udgave af csv-fiilen. Se videovejledning. 7. Nummerering af At betingelser i Indstillingsfeltet Tidligere blev at betingelser sat ind i tabel og at blev markeret som fed. Nu skal betingelserne numereres og dette foregå manuelt, som følgende: 1. at der gives. 2. at der gives Bemærk at selv om der kun er en betingelse skal denne ligeledes nummereres 8. Tjek behandlingsplanen Hvis dagsordenspunkt ikke kan afsluttes, inden næste mødedagsordens skal udsendes. Kan behandlingsplanen ikke anvendes. Se afleveringsfrister for møder 9. Layout og formattering SBSYS har forudindstillet skriftstørrelse og type til dagsordenspunkter, og det må ikke ændres. Derudover skal man være opmærksom på følgende: Underoverskrifter skal fremhæves med fed skrift. Side 4 af 7

5 Understregning er ikke tilladt. Citater og udtalelser skrives med kursiv. På Broen ligger retningslinier for typografi. Se under Layout og formattering 10. Ændring på afsluttede møder Som dagsordensansvarlig, har du mulighed til at redigere i dagsordenspunkterne for et afsluttet møde. Er punktet en del af en behandlingsplan SKAL du give besked til de/den udvalgssekretær, der er tilknyttet de efterfølgende møder. Da informationerne i flere tilfælde ikke overføres korrekt Disse arbejdsgange skal du følge, når du genererer dagsorden og referat: 1. Marker selve dagsordenen, så du kan se overbliksbilledet vedr. dagsordenspunkterne. 2. Tjek at behandlingsplanen er korrekt og tilføj evt ændringer 3. Tjek grundigt, om de sager, der ikke skal udstilles, er markeret som Lukket punkt. De må ikke være markeret under punktet Åbent. Side 5 af 7

6 4. Marker dagsordenen for mødet, højreklik og vælg Egenskaber. 5. Anvend CPR scanneren Der ligger på H: drevet i mappen CPR Scanner. 6. I dialogboksen skal du under Tilstand sætte flueben i Lukket for tilgang og Publiceret. 7. Klik på OK. De åbne dagsordenspunkter er nu tilgængelige på hjemmesiden. Der er tale om samme arbejdsgang, når du vil publicere referatet til hjemmesiden, dog skal dagsordenen være sat til Afsluttet og alle dagsordenspunkter skal være tilbagejournaliseret på de enkelte sager. 8. Foretag en sidste kontrol af, at du ikke har overset nogle punkter i vejledningen under genereringen. I værste tilfælde kan der være offentliggjort punkter, der ikke skal vises. Tjek, at alt ser fint ud på hjemmesiden Randers.dk eller på Broen. Hvor kan jeg få hjælp, hvis jeg er i tvivl? Hvis du har spørgsmål til de forskellige arbejdsgange mv., er du meget velkommen til at kontakte SBSYS-teamet på [email protected]. Tag evt. kontakt til en af kollegaerne i andre udvalgssekretariater, da de også har kendskab til de enkelte arbejdsgange omkring generering af dagsordener. Side 6 af 7

7 Browserindstillinger til straksvisning af ændringer på dagsordener For at du kan se de ændringer du har lavet i SBSYS, hver gang du går ind på dagsordensiden eller trykker opdater, hvis du allerede står på siden. Skal dine browser indstillinger angives følgende: Under Funktioner vælges Internetindstillinger Vælg fanen Generelt samt Indstillinger under feltet Browserdata I det næste vindue vælges Hver gang jeg besøger webstedet Side 7 af 7