Det gode sprog i dagsordenstekster. Januar 2013

Transkript

1 Det gode sprog i dagsordenstekster Januar 2013

2

3 indhold Kære dagsordensskribent... 5 Gode råd... 7 Husk altid, at:... 7 Kend din læser Gør din tekst nem at gå til... 8 Gør din tekst levende og indbydende...10 Eksempel

4 4 skriv mere levende og forståeligt

5 Kære dagsordensskribent I denne folder finder du gode råd og tips til at skrive mere levende, forståelige og enkle dagsordenstekster, der er forfattet med modtageren for øje. Folderen skal ses som et supplement til dokumentet Vejledning til udarbejdelse af dagsorden og beslutningsprotokol/-referat herefter blot nævnt som vejledningen, men forhåbentlig kan den også inspirere dig til, hvordan du forbedrer dine tekster generelt. Alle formmæssige krav og regler for dagsordener finder du i vejledningen. I vejledningen henvises der til denne folder de steder, hvor der kan være input at hente. Det samme gøres i folderen de steder, hvor der er ekstra hjælp og info at hente i vejledningen. Jeg håber, du får gavn af begge publikationer i arbejdet med at skrive bedre dagsordener. God læselyst. Venlig hilsen Jesper Kaas Schmidt, kommunaldirektør. 5

6 Et par linjers resume giver mulighed for at sige goddag til sagen igen. Medlem af kommunalbestyrelsen. Det er vigtigt, at der trækkes tråde til tidligere vedtagne politikker, planer og projekter, som har betydning for den beslutning, vi skal træffe. Medlem af kommunalbestyrelsen. 6

7 Her finder du gode råd til, hvordan du skriver klart, forståeligt, sprogligt korrekt og med modtageren for øje i dagsordenstekster. Læs mere om forkortelser og fagudtryk på side 8 i vejledningen. Det skal fremgå tydeligt, hvad handlerummet er inden for en given sag. Og for hvert forslag skal konsekvenserne beskrives Medlem af kommunalbestyrelsen. Læs mere om at skrive let forståeligt og konkret på side 3 i vejledningen. Husk altid, at: En dagsordenstekst skal være forståelig for modtageren. En dagsordenstekst skal danne grundlag for en politisk beslutning. En dagsordenstekst skal være sproglig korrekt. En dagsordenstekst skal være overskuelig. En dagsordenstekst er et arbejdsredskab. En dagsordenstekst er en informationskilde. 7

8 Kend din læser Spørg dig selv: Hvem er læseren, hvad er hans/hendes forudsætninger og behov for information? Tænk på læseren før du skriver, imens du skriver, og når du læser teksten igennem til sidst. Vær opmærksom på, at nogle læsere måske ser sagen for første gang, mens andre har mødt den før f.eks. i fagudvalgets behandling af sagen. Husk, at læseren ikke nødvendigvis forstår fagudtryk. Vælg det vigtigste ud, så det bliver nemt at overskue teksten. Brug forkortelser og fremmedord med omtanke. Kan et fremmedord erstattes af et mere almindeligt ord, så brug det. Bed en kollega (gerne en indenfor et andet fagområde end dit eget) læse teksten igennem. Gør din tekst nem at gå til Skriv konkret. Husk fokus på, hvad hovedpointen i din tekst er. Brug afsnit, så teksten bliver overskuelig. Skriv kort, aktivt og læsbart. Undgå indskudte sætninger. Undgå så vidt muligt fagudtryk. Læs din tekst igennem en ekstra gang for at luge ud i kommafejl, slåfejl og stavefejl. Det giver en bedre læseoplevelse og et professionelt udtryk. 8

9 Teksterne kan være meget svære at forstå. Vi kan mærke, at det er specialister og fagfolk, som skriver dem. Medlem af kommunalbestyrelsen. Det skal skrives i et letforståeligt sprog, så en 10. klasses elev kan forstå det. Medlem af kommunalbestyrelsen. Læs mere om, hvordan du husker din læser, på side 12 i vejledningen. 9

10 Gør din tekst levende og indbydende Skriv tæt på det talte sprog uden at skrive talesprog. Skriv enkelt ikke banalt. Varier dit sprog ved at skifte mellem korte og lange sætninger og undgå gentagelser. Gør dit sprog aktivt. Undgå så vidt muligt man og passivformer som f.eks. det skal aftales. Det slører, hvem der er den aktive part. Pas på overflødige udtryk. Kan det skrives enklere, så gør det. Eksempel: Drop nærværende skriv i stedet dette. Drop fremsende skriv i stedet sende. Drop ligeledes skriv i stedet også. Drop forefindes skriv i stedet er. Drop medens skriv i stedet mens. Drop implementere skriv i stedet gennemføre. Skriv aktivt, enkelt og varieret. 10

11 Find flere gode råd til at skrive aktivt, levende og let forståeligt på: I I Input, kommentarer og forslag til forbedringer af denne folder modtages gerne på mail til: [email protected]. 11

12 Det gode sprog i dagsordenstekster Norddjurs Kommune Direktionssekretariatet Norddjurs Kommune Rådhuset Torvet Grenaa Tlf Mail: [email protected] Design og grafisk produktion Johnsen.dk Januar 2013