E-dagsorden. Vejledning

Transkript

1 E-dagsorden Vejledning

2 Roller i E-dagsorden Almindelig mødedeltager Medlem af ét eller flere udvalg Kan læse dagsordenen, når den bliver frigivet Dagsordenssamler Medlem af et eller flere udvalg Kan læse dagsordenen før denne bliver frigivet Kan oprette dagsordenspunkter Kan frigive dagsordenen til et udvalg Kan ændre dagsordenen til en allerede frigivet dagsorden og genudsende Kan udarbejde referat af mødet

3 Almindelig mødedeltager Når du logger på webudgave af E-dagsorden, får du et billede, hvor du kan se, hvilke udvalg du er medlem af, og hvilke udvalg du kan se dagsordenen på. Når du klikker på det enkelte udvalg kommer en oversigt over udvalgets dagsordener frem.

4 Dagsordenssamler Når du logger ind som dagsordenssamler, har du mulighed for at læse dagsordener på de udvalg, du er medlem af eller bruge menupunktet Udvalg til at gå ind i de udvalg, du er dagsordenssamler i. Under menupunktet Udvalg kan du oprette møde og frigive dagsordener.

5 Dagsordenssamler Opret møde (1) Som dagsordenssamler har du mulighed for, at oprette et møde. Mødet oprettes ved at vælge opret møde.

6 Dagsordenssamler Opret møde (2) Alle felter skal udfyldes korrekt. Feltet lukket betyder, at kun udvalgets medlemmer kan se dagsordenen for mødet, selvom udvalget er et åbent udvalg. Bemærkningsfeltet kan indeholde praktiske oplysninger om mødets afholdelse. Husk at trykke på Gem.

7 Dagsordenssamler Opret dagsordenspunkt (1) Et dagsordenspunkt oprettes på samme side som mødet. Tryk på Opret nyt punkt. Udfyld overskriften på dagsordenspunktet. Nummeret genereres automatisk. Lukket. Hvis dagsordenen er åben kan det pågældende punkt lukkes, så kun udvalgets medlemmer kan se det.

8 Dagsordenssamler Opret dagsordenspunkt (2) Tryk på Skriv sagsfremstilling. I feltet sagsfremstilling skrives dagsordenspunktets sagsfremstilling. I feltet resumé kan en kortere opsummering af hele sagsfremstillingen skrives. Der kan tilknyttes bilag, alle Office-dokumenter, pdf, billeder etc.

9 Dagsordenssamler Opret dagsordenspunkt (3) Klik på Tilknyt bilag. Derefter åbner stifindere op. Find det eller de bilag, der skal tilknyttes dagsordenspunktet. En oversigt og de tilknyttede bilag vil blive vist. Status skal være grøn før bilaget er klart. Der går typisk 1-5 minutter førend dette sker, afhængig af bilagets størrelse.

10 Dagsordenssamler arranger dagsordenspunkter Når alle dagsordenspunkter er færdige, kan der være behov for at bytte om på de enkelte punkter. Dette gøres ved at trække i pilene under Sortér. Bemærk numrene sorteres ikke automatisk. Når alle punkter er sorteret, skal nummereringen skrives om.

11 Dagsordenssamler Frigiv dagsorden Når dagsordenen er færdig, skal den udsendes/frigives. Tryk på Frigiv. I Kommentar til frigivelse kan der skrives en besked til udvalgets medlemmer. Som udgangspunkt får alle medlemmer en mail, når dagsordenen frigives med mindre fluebenet fjernes i notificer udvalgsmedlemmer. Tryk på Frigiv i bunden for endeligt at sende dagsordenen.

12 Dagsordenssamler ændre frigivet dagsorden Efter dagsordenen er frigivet kan man ændre dagsorden ved at klikke på dagsordenen i det pågældende udvalg. Klik på titlen på mødet. Herefter kommer der en advarsel op. Klik på OK. Når dette er gjort kan dagsordenen ændres. Husk at frigive dagsordenen igen så udvalgsmedlemmerne får rettelserne.

13 Dagsordenssamler Referat (1) Referat af mødet kan først skrives, når mødet er startet. Under Udvalg vælges udvalget f.eks. IT-enhed. Vælg det møde, der skal tages referat af. Der kommer en advarsel frem. Klik OK til denne.

14 Dagsordenssamler Referat (2) Klik på det dagsordenspunkt, der skal tages referat af. Klik på Skriv sagsfremstilling for at få feltet referat frem. Husk, at gemme engang i mellem. Brug knappen tilbage for, at komme tilbage til de andre dagsordenpunkter til mødet.

15 Dagsordenssamler Frigiv referat Når referatet er færdigt, skal det udsendes/frigives. Tryk på Frigiv. I Kommentar til frigivelse kan der skrives en besked til udvalgets medlemmer. Som udgangspunkt får alle medlemmer en mail, når referatet frigives med mindre fluebenet fjernes i notificer udvalgsmedlemmer. Tryk på Frigiv i bunden for endeligt at sende referatet.

16 Dagsordensamler tilføj punkt(er) under møde Såfremt der opstår behov for, at tilføje et eller flere punkter mens mødet er i gang skal man udføre følgende handlinger. 1. Tilføj de nye dagsordenpunkter 2. Frigiv dagsordenen som vist Dagsordensamler frigiv dagsorden 3. Start på referat igen som vist Dagsorden referat (1) + (2) 4. Husk, at alle skal gå ud af dagsordenen og ind igen før de nye dagsordenpunkter bliver vist i mødedeltagernes browser.

17 E-dagsorden gode råd Brug aldrig browserens fremeller tilbageknapper. Brug i stedet E-dagsordens navigationsmuligheder. F.eks. Gem, Tilbage. Der findes en navigationen øverst som også kan anvendes. Husk dog, at gemme inden du navigere væk fra den side du var i gang med at redigere.