Procesplan for det videre arbejde med fælles forsyningsselskab

Transkript

1 Procesplan for det videre arbejde med fælles forsyningsselskab 1. Faseopdeling af det fremtidige arbejde angående øget samarbejde på tværs af forsyningsselskaberne Fase I: Afklaring I løbet af efteråret 2013 og frem til ultimo september 2014 har der været iværksat en afklaringsfase, hvor der har været undersøgt potentialer ved et øget samarbejde på tværs af flere forsyningsselskaber. Fase I har været kørt i samarbejde med de valgte konsulenter til styring PwC. Hovedleverancen var foranalyserapporten, hvor potentialer for øget samarbejde mellem ni forsyninger (Energiforsyningen Køge, Faxe, Holbæk, Lejre, Ringsted, Roskilde, SK og Sorø) blev undersøgt. Foranalyserapporten er herefter blevet suppleret med en mindre analyse, hvor de individuelle synergier fremgår. I juni måned tilsluttede Odsherred og Greve Solrød forsyningsselskaber sig, og der er nu udarbejdet en yderligere analyse, hvor potentialerne for de to forsyningsselskaber indgår i den samlede opgørelse. Afklaringsfasen løber frem til ultimo september 2014, hvor der vil være truffet principbeslutninger politisk om, hvilke forsyningsselskaber, der ønsker deltagelse i et fælles selskab, herunder hvilke(n) model(ler). Fase II: Planlægning Planlægningsfasen vil starte i medio september og vil forløbe frem til primo februar Første del vil blandt andet omhandle valg af konsulenter til henholdsvis styring, samt strategi og organisation. Herudover vil der blive nedsat et forhandlings- og koordineringsudvalg i begyndelsen af fase II. Udvalget skal forhandle en ejeraftale med fordeling af ejerandele på plads i løbet af denne fase, så grundlaget for etablering af det fælles selskab er på plads. et vil derfor køre i to parallelle spor. Det ene spor indeholder ejeraftalen, hvor det andet spor vil indeholde kortlægning af lov-, regnskabs- og ejermæssige forhold, der gør sig gældende for etablering af et fælles selskab. Der skal i den forbindelse ske dialog om den valgte model med de forskellige myndigheder, herunder: Statsforvaltningen, Naturstyrelsen, Energistyrelsen, Forsyningssekretariatet og Energitilsynet. Afklaring med Konkurrencestyrelsen vil starte op i fase II, men vil først afsluttes i løbet af fase III. Det andet spor vil udarbejde supplerende analyser, herunder en udvidet analyse af de tekniske synergier ved et samlet selskab, sikring af det økonomiske og regnskabsmæssige setup for det fremtidige selskab. Der skal ligeledes afklares vilkår for overenskomst, valg af navn og logo mv. I planlægningsfasen har kommunikationen en stor rolle, og der skal sikres åbenhed om processen både eksternt, og kommunikation skal også ske internt til ledere, medarbejdere og bestyrelse. Fasen afsluttes med, at de forskellige kommunalbestyrelser godkender diverse selskabsdokumenter og indgåelse i det fælles selskab. Fase III: Beslutning Beslutningsfasen vil starte i januar og forløbe frem til primo april Den administrative skal sammen med projektsekretariatet og konsulenterne for styring, samt konsulenten for strategi og organisation sikre, at set-up på domicil og den øvrige organisation er på plads. Herudover skal der etableres en (interim) bestyrelse. Fasen skal bruges til at forberede den endelig beslutning og sikre, at der er grundlag for etablering af et fælles selskab, herunder fastlægge vilkår for fremtidigt domicil. Herudover skal der internt arbejdes med organisationsstrukturen, så alt er på plads til det nye selskab træder i kraft per 1. januar Kommunikation skal i denne fase have fokus på at kommunikere ud om de beslutninger, der træffes samt sikre at medarbejdere, ledere og bestyrelse har viden om 1

2 processen og de beslutninger, der er truffet. I slutningen af fase III vil der ske en endelig godkendelse af det nye samlede forsyningsselskab ud fra den valgte model. Fase IV: Forberedelse af gennemførelse Ved overgangen til forberedelsesfasen til gennemførelsen vil der ske et grundigt planlægningsarbejde, så det bliver muligt at have et detaljeret overblik over, hvad der skal ske fremadrettet. Herefter vil kommune regi ikke længere være en aktiv del af processen, idet beslutningskompetence lægges over til (interim) bestyrelsen og den ny direktion, som skal sikre processen og driften af det nye selskab med virkning per 1. januar Den politiske nedlægges og bestyrelsesformændene vil nu være ansvarlig for aktivt at afslutte de nuværende forsyningsselskaber. I fasen skal der være fokus på at forberede det nye selskab, og der skal være et intensivt forløb med (interim)bestyrelsen som i første omgang ansætter den fremtidige direktion. Herefter skal de sammen danne grundlaget for det nye selskab. Den administrative nedlægges, når de gamle selskaber har aflagt regnskaber og de formelle indsatser er helt på plads. Selve sammenlægningsprocessen vil ske med den ny direktion. De skal blandt andet omsætte den beskrevne vision til en strategiplan, som vil angive retningen i det ny selskab. Fase IV afsluttes med udgangen af 2015 og her vil der ske en overlevering til det ny selskab fra de nuværende forsyningsselskaber. Fase V: Realisering I 2016 skal der arbejdes med at realisere det ny selskab ud fra den beskrevne organisation og regnskabsprincipper mv. 2

3 Figur fasebeskrivelse for forsyningssamarbejde 3

4 KOMMUNALT REGI SELSKABSREGI organisation for forsyningssamarbejde Fase I III (medio september 2014 primo april 2015) Politisk Borgmestrene Bestyrelsesformænd Kommunaldirektører Orienteringsdeltagere Forsyningsdirektører Ansv. Kommunaldirektør Relevante adm. funktion fra kommunerne leder Ad hoc Forhandlings- og koordineringsudvalg Kommunal ledelse Kommunaldirektører Forsyningsdirektører Sekretariat leder (ansv. forsyningsdir.) Kommunikationsmedarb. Administrative arbejdsgrupper Faglige arbejdsgrupper 1. Ejeraftale 1. Plan og udvikling 2. Ejerrelationer og bestyrelse, 2. Facility management 3. Politikker og jura 3. Afdækning af tekniske synergier 4. Økonomi (takster, regnskab, budgetter mv.) herunder: - Vand 5. IT - Varme 6. HR/løn - Spildevand 7. Indkøb - Tømningsordning 8. Kommunikation - El 9. Forretningsudvikling - Affald 10. Navn og logo Arbejdsgrupperne nedsættes af den administrative. I hver arbejdsgruppe vil der indgå en direktør og en konsulent, der er ansvarlig for afrapporteringen. Hver projektgruppe skal ud fra en fastlagt projektplan indeholdende tids- og aktivitetsplan. 4 organisationen fungerer i perioden 1. oktober 2014 til primo april organisationen ændres i fase IV-V i takt med, at selskabet nærmer sig realisering

5 SELSKABSREGI organisation for forsyningssamarbejde Fase IV (primo april 2015 ultimo 2015) (Interim) Bestyrelse Ny Direktion ledelse Forsyningsdirektører Sekretariat Direktør (implementeringsans.) leder (ansv. forsyningsdir.) Administrative arbejdsgrupper Faglige arbejdsgrupper organisationen ændres i fase IV-V i takt med, at selskabet nærmer sig realisering 5