Beredskabsplan (delplan) - Administrationen

Transkript

1 Beredskabsplan (delplan) - Administrationen Udarbejdet af: Morten Hedelund Hougaard Dato: Sagsid.: P Version nr.: 1

2 Faaborg-Midtfyn Kommunes beredskabsplan for administrationen Indholdsfortegnelse: 1. Indledning side 2 2. Administrationen side 2 3. Formål med Administrationens Beredskabsplan side 2 4. Kommunikation side 3 5. Trusler mod administrationen side 3 6. Administrationens krisestab side 3 7. Forhold over for trusler side 4 8. Bilag side 5 1. Indledning Nærværende plan er en af flere delplaner til Faaborg-Midtfyn Kommunes beredskabsplan. Planen omfatter alene det administrative beredskab, idet der i den overordnede beredskabsplan er tilsvarende delplaner for: Byggeri, Miljø og beredskab, Veje og forsyning, Plan og Kultur, Dagtilbud Børn, Undervisning, Børne- og Ungerådgivningen, Pleje og omsorg, Forebyggelse og sundhed. Et særligt forhold ved administrationen er en høj anvendelsesgrad af IT, denne delplan omhandler alene den generelle drift af IT, idet nødplaner for kommunens IT-systemer er en del af Faaborg -Midtfyn Kommunes IT-politik. Indeholdt i IT - politikens bilag 7 er også en IT-beredskabsplan målrettet mod nedbrud og driftsstop i IT-driften. 2. Administrationen Der er ca. 500 medarbejdere beskæftiget i administrationen. Der arbejdes hovedsageligt ud fra fem administrative bygninger. 1. Faaborg administrationsbygning, der er beliggende sammen med Bryggergården og Nørregade Ringe administrationsbygning, Tinghøj Alle 2, 5750 Ringe 3. Broby administrationsbygning Østerågade 40, 5672 Nr. Broby 4. Ryslinge administrationsbygning, Gråbjergvej 3, 5856 Ryslinge, der er beliggende sammen med IT-afdelingen i det gamle bibliotek. 5. Bygmestervej 3, 5750 Ringe 3. Formål med Administrationens beredskabsplan I en katastrofesituation, eller ved anden driftsforstyrrelse, er det administrationens opgave, så længe som muligt, at videreføre de normale samfundsfunktioner eller reetablere disse efter materielle ødelæggelser og skader. Side 2

3 Men da også mindre nedbrud i den daglige drift har væsentlig betydning for gennemførelse af kommunens vitale funktioner, skal administrations-beredskabet også i disse situationer kunne etableres, således at kommunens administrative drift, hurtigst muligt kan genskabes efter nedbrud. Planen skal skabe forudsætninger for, at løsning af beredskabsopgaver kan gribes rationelt an. I det omfang det er nødvendigt, må visse opgaver, efter ledelsens nærmere bestemmelse, udskydes eller suspenderes for at ressourcerne kan anvendes på livsvigtige eller højere prioriterede opgaver. Udover de normale opgaver vil situationen kunne medføre, at administrationen pålægges uvante opgaver som led i beredskabsopbygningen. Her henvises til Beredskabslovens 57, der pålægger offentligt ansatte og ansatte i offentlige og private virksomheder og institutioner at udføre de opgaver inden for redningsberedskabet og det civile beredskab, der pålægges dem. 4. Kommunikation Under en krise, eller et større driftstop, vil der være et ekstra pres fra medier, borgere, samarbejdsparter og andre interessenter for at få informationer. Dette emne vil ikke blive behandlet særskilt i denne delplan, der henvises i stedet for til Faaborg-Midtfyn Kommunes overordnede beredskabsplans afsnit med Krisekommunikation. 5. Trusler mod administrationen Den geografiske spredning af administrationsbygningerne gør, at det anses for meget usandsynligt, at flere eller alle bliver ramt på en gang. Dette vil næsten kun kunne forekomme ved et egentligt koordineret attentat. Derfor er der to mere sandsynlige scenarier som administrations beredskabsplan imødegår. Et driftstop som følge af strømsvigt, vandskade eller tilsvarende, hvor bygningerne som sådan stadig er anvendelige. En eller flere bygninger er ubrugeliggjort som følge af brand, svampe angreb, omfattende beskadigelse eller tilsvarende. 6. Administrationens krisestab Da eventuelle driftstop vurderes oftest at være begrænset til enkelte adresser, frem for i alle eller flere administrations bygninger på en gang, er administrationens krisestab relativ lille og består indledningsvis af Leder af rådhusfunktionen, og servicelederene fra Faaborg og Ringe. Staben kan efter behov udvides med chefen for Fællessekretariat og/eller en kommunikationsmedarbejder. Krisestaben kan nedsættes af borgmester, kommunaldirektør eller chefen for fællessekretariatet. Side 3

4 7. Forhold over for trusler Strømsvigt i administrationsbygningerne imødegås ved leje af generatorer. Generatorerne kan lejes på dag til dag basis, enten gennem forsyningsselskab, private selskaber eller ved beredskabskorpset (via beredskabschefen). Der kan være en periode af driftstop, hvor der ikke kan arbejdes i administrationen, men hvor en genhusning vil tage længere tid, end fremskaffelstiden af en generator. (Se bilag 3). For at formindske omfanget af en eventuel vandskade på kommunens papirarkiver, er der installeret vandalarmer i papirarkiverne, samt i særligt udsatte lokaler i kommunen. Alarmerne kører over G4S alarmsystemet. Der er ikke mange arbejdsstationer der er så lavt placeret, at de ville blive berørt af vandskade, så genhusning ses kun anvendt i meget sjældne tilfælde. I situationer hvor en eller flere bygninger er uanvendelige i længere tid, vedligeholdes den administrative drift ved genhusning af medarbejderne. Dels ved anvendelse af hjemmearbejdspladser, og dels ved placering ved tomme pladser i kommunens øvrige administrationsbygninger. I praksis sker det ved, at medarbejdere med hjemmearbejdsplads sendes hjem, både fra den afgivende og den modtagende bygning. De resterende medarbejdere fordeles så på de nu ledige arbejdsstationer. Der er i administrationen særlige funktioner, hvor borgerne skal kunne betjenes ved personlig fremmøde. Dette gør sig gældende for Borgmesteren, direktionen og borgerservice i Faaborg og Ringe. For borgmesteren og Direktionen udmønter det sig i, at de ikke i samme omfang, som de øvrige medarbejdere, kan anvende hjemmearbejdsplads, men skal genhuses i et kontor. Borgerservice i Ringe genhuses i bygningen på Bygmestervej 3, og borgerservice i Faaborg genhuses i det gamle bibliotek i Grønnegade 44. Skulle alle administrationsbygninger i kommunen blive uanvendelige på en gang må genhuses på skoler, plejehjem, mødelokaler osv. alt efter situationen. Det nødvendige antal PCér kan skaffes via skolernes beholdninger. Adgang til kommunens interne netværk kan sikres gennem et dag til dag indkøb af mobile bredbånds løsninger baseret på USB stik, og princippet om hjemmearbejdspladser. Der er i kommunen to lokaler med serverdrift, et primært i Ryslinge og et sekundært i Ringe. Men selvom langt den største del af driften afvikles fra Ryslinge, med Ringe som backup, er der enkelte systemer der køre i Ringe som primær og Ryslinge som backup. Serverrummet i Ryslinge er sikret med køleanlæg, UPS anlæg, temperatur alarmer, vandalarm, adgangsalarm samt et nødstrømsanlæg. Serverrummet i Ringe er sikret på samme måde bortset fra nødstrømsanlægget. Det anbefales derfor at der etableres et nødstrømsanlæg i Ringe, der modsvare anlægget i Ryslinge, da der ikke er nogen egentlig forskel i vigtigheden af de to server-rums drift. Side 4

5 8. Bilag 1. Oversigt over lokaler a. Lokaleopgørelse FMK total b. Lokaleopgørelse Broby c. Lokaleopgørelse Faaborg Bryggergården 2 d. Lokaleopgørelse Faaborg Bryggergården 6 e. Lokaleopgørelse Faaborg Nørregade 2 f. Lokaleopgørelse Faaborg Nørregade 4 g. Lokaleopgørelse Faaborg Mellemgade 15 h. Lokaleopgørelse Ringe i. Lokaleopgørelse Ryslinge 2. Plantegninger over lokaler a. Bryggergården 2 Stuen b. Bryggergården 2 1. sal c. Bryggergården 2 2. sal d. Bryggergården 6 e. Faaborg Rådhus stuen f. Faaborg Rådhus 1 sal g. Nørregade 2 Stuen h. Nørregade 2 1 sal i. Nørregade 4 stuen j. Nørregade 4 1 sal k. Nørregade 4 2 sal l. Broby m. Ringe n. Ryslinge 3. Liste over firmaer der udlejer generatorer med en effekt der modsvare en administrationsbygning. (Under udarbejdelse bl.a. ved Iver Hass) 4. Liste over medarbejdere der har hjemmearbejdsplads. (Under udarbejdelse ved HR staben) 5. Telefon liste over medlemmer af krisestaben Side 5